傅麗娜

摘 要：高職院校的合并、重組能偶優(yōu)化教育資源布局、提高辦學(xué)層次和辦學(xué)水平，但為學(xué)校的檔案管理工作帶來了新的問題，本文根據(jù)重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校的實踐，提出了實現(xiàn)院校合并后檔案管理實質(zhì)性融合的思路、方法。

關(guān)鍵詞：高職院校；合并；檔案管理

隨著我國教育體制改革深人，以優(yōu)化教資源布局、提高職業(yè)教育辦學(xué)層次和辦學(xué)水平為日的，高職院校的合并、重組成為高等職業(yè)教育發(fā)展有效手段。需要注意的是，高職院校合并為檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)，由于各學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不同、檔案管理體制和手段相同，合并院校實現(xiàn)檔案管理的實質(zhì)性融合需要克服一系列的問題。

2006年重慶市藥劑校、重慶市衛(wèi)校和重慶市第二衛(wèi)校合并為重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，合并前三所院校均為中專院校，檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱。本文將重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校在檔案管理中的優(yōu)秀實踐，提出了實現(xiàn)院校合并后檔案管理實質(zhì)性融合的思路和方法。

1、合并高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

對于高職院校而言，《中華人民共和國檔案法》、《普捅高等學(xué)校檔案管理辦法》是開展檔案工作的法律依據(jù)，但在實際工作中，進(jìn)行合并的高職院校在檔案管理工作中不同程度的存在以下問題。

1.1 檔案保管不善

高積院校一般都是在中專學(xué)校的基礎(chǔ)上合并產(chǎn)生的，中專學(xué)校的檔案管理工作基本上處于“領(lǐng)導(dǎo)高度重視，實際投入不足”的狀態(tài)，軟、硬件設(shè)施普遍較為落后，有的學(xué)校甚至沒有專門的檔案室，檔案資料隨處存放。

1.2 檔案管理手段落后

在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備上，部分院校不注重檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、學(xué)歷和職稱，有些中專學(xué)校檔案管理人員以兼職為主，檔案管理工作主要是“簡單的整理文件、裝訂成冊，放入檔案柜”，檔案管理手段落后，造成檔案歸檔不齊、案卷質(zhì)量不高、利用效率低、單一等現(xiàn)象。

1.3 檔案管理制度不嚴(yán)

合并以前各學(xué)校檔案是分散管理的，合并階段人員變動大、管理不嚴(yán)、對檔案工作不重視，造成檔案移交成了簡單的交接 ，導(dǎo)致學(xué)院檔案移交工作漏洞很多，為今后的檔案管理留下了隱患。

2、高職院校合并初期檔案管理的重點(diǎn)工作

學(xué)校合并初期，各單位檔案管理的情況差別較大，很難通過簡單的方法“一刀切”的解決所有問題，應(yīng)該認(rèn)真做好以下兩方面的工作。

2.1加強(qiáng)收集工作

檔案的收集工作是高職院校檔案形成的重要環(huán)節(jié)，是院校檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的重要途徑，是維護(hù)院校檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。高職院校合并期間，人們往往重視結(jié)構(gòu)合并、權(quán)利統(tǒng)一、財產(chǎn)合并，容易忽視檔案工作的移交、合并，文件散失的可能性較大。因此，在合并初期要嚴(yán)格制度，督促檔案管理人員堅守崗位，在保證原有檔案不丟失的同時，實現(xiàn)合并期間產(chǎn)生的新文件、檔案及時收集歸檔。

2.2實行集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理學(xué)校全部檔案，是學(xué)校檔案工作基木原則的核心，是學(xué)校檔案工作的組織原則。高等院校合并之前，各校都有自己的檔案管理部門，配備了專兼職檔案員，形成了自身的管理體系。各學(xué)校合并后，必須對新組建學(xué)校產(chǎn)生的檔案實行統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整和安全，要做到統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一使命，學(xué)校可以將以前分散的檔案部門室合并成綜合檔案室，集中管理各校原有的檔案。由綜合檔案室按照學(xué)校的統(tǒng)一要求，確定文件材料歸檔范圍，然后整理鑒定、開發(fā)利用。

3、合并后做好高職院校檔案管理工作的有效手段

合并后，高積院校應(yīng)把“深度融合”作為檔案管理的行動目標(biāo)，要采取行之有效的措施，實現(xiàn)檔案管理工作的實質(zhì)融合、深度融合

3.1管理模式上實現(xiàn)實質(zhì)性融合

檔案管理模式是高職院校檔案部門工作運(yùn)行的脈絡(luò)，是高職院校合并后檔案工作實質(zhì)性融合的關(guān)鍵因素。合校是檔案管理工作者改革創(chuàng)新、超越自我的一個契機(jī)，檔案工作人員應(yīng)該抓住院校合并的機(jī)會，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。合校前，每所學(xué)校的類型、隸屬關(guān)系、服務(wù)對象、辦學(xué)水平有所不同，其檔案管理模式也有所不同，而且具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性和差異性，這種差異性不會隨著檔案管理工作形式上的合并自然消失，管理模式的整合就是要打破原有學(xué)校、原有制度、原有模式和原有習(xí)慣的不同，建起了其合并院校檔案管理的體制、管理模式和相應(yīng)的工作模式。應(yīng)重點(diǎn)打破各校、院系檔案部門職能分散、各自為政的舊模式，監(jiān)理以學(xué)校綜合檔案館為中心、院系檔案室為具體管理部門的縱向業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，采取統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理和分散負(fù)責(zé)制相結(jié)合的管理模式

3.2實行合并高職院校檔案工作的目標(biāo)管理

高職院校合并后，必須制定出新的檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略、工作目標(biāo)，對高職院校檔案工作的制度建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)提出具體的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都提出具體要求。合并院校應(yīng)圍繞《中華人民共和國檔案法》、《普捅高等學(xué)校檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級辦法》的要求，制定檔案管理工作的總目標(biāo)，并進(jìn)行任務(wù)分解，對檔案工作的管理體制、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)提出具體的工作目標(biāo)，并開展嚴(yán)格的績效考核工作，組建校領(lǐng)導(dǎo)、館（室）領(lǐng)導(dǎo)和檔案骨干共同組成的考核小組，做到公平、客觀的獎優(yōu)罰劣，充分調(diào)動廣大檔案員的積極性。

3.3實現(xiàn)檔案工作人員的融合

在實際工作重，檔案人員的合作精神缺失，影響檔案工作人員的實質(zhì)性融合的主要阻礙。合作精神的缺失主要由兩個原因引起，一是情感因素，檔案工作人員均有較為穩(wěn)定的情感圈，幾所學(xué)校合并后，面對新的工作環(huán)境和人際關(guān)系，人們自然會產(chǎn)生不適應(yīng)，加之檔案管理相對封閉，檔案工作人員習(xí)慣于在自己的學(xué)校開展工作，不愿介入其它校區(qū)的檔案管理工作；二是利益因素，學(xué)校合并將帶來學(xué)校管理體制的改革，將影響每一個人的利益，可能造成檔案人員工作產(chǎn)生抵觸情緒，影響在工作中的合作。

檔案工作人員是檔案管理的主體，實現(xiàn)檔案管理人員的融合是做好并校后檔案管理工作的基礎(chǔ)，樹立以人為木的思想，在考慮學(xué)校整體利益、檔案工作日標(biāo)的同時，要尊重個人追求內(nèi)在價值、自我實現(xiàn)的訴求，為檔案管理工作人員提供公平的機(jī)會、平臺，調(diào)動他們的積極性和創(chuàng)造性。通過開展崗位培訓(xùn)、專題講座、重點(diǎn)人員脫產(chǎn)進(jìn)修等方法，提高檔案工作者的工作激情，提高高校檔案工作的人力資源水平，在促進(jìn)檔案工作人員能力提升的同時，實現(xiàn)檔案工作人員的融合。

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