論文書檔案的管理

李 平

(陜西廣播電視臺(tái)辦公室，陜西 西安 710065)

檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的記錄，我們文中所說(shuō)的文書檔案則是指由本單位在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的文件經(jīng)過(guò)整理編冊(cè)轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。例如我單位發(fā)出和收到的指示、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決定、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。

文書檔案不僅是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個(gè)單位各級(jí)黨組織、行政實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的重要依據(jù)，是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項(xiàng)繁瑣、嚴(yán)密的工作。文書處理和檔案工作都是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，二者之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，是不可分割的統(tǒng)一體。文書處理是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作又是文書處理的必然歸宿。文件必須要經(jīng)過(guò)收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等程序才能轉(zhuǎn)化為檔案，才能有利用價(jià)值。如何將文書轉(zhuǎn)化為文書檔案?根據(jù)多年從事檔案管理工作的實(shí)踐，結(jié)合實(shí)際工作，筆者認(rèn)為有以下幾個(gè)方面。

一、文件如何轉(zhuǎn)變?yōu)槲臅鴻n案

1.立卷

一份文件的立卷是積累本單位檔案的開(kāi)端，我們?cè)谡砦募^(guò)程中，必須依據(jù)文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，遵循“一事一檔”的辦法，來(lái)整理立卷。立卷的方法有很多，一是按照文件內(nèi)容和特征立卷，比如說(shuō)把同一事物，同一項(xiàng)工作，組成一個(gè)案卷的方法，這種方式也是我們所說(shuō)的“一事一檔”法，這種方法使用起來(lái)方便，應(yīng)用廣泛，同一件事情對(duì)外有獨(dú)立性，對(duì)內(nèi)又有連續(xù)性，方便檢索和查閱，有效地提高了檔案的利用率。二是按照時(shí)間特征立卷，就是把針對(duì)同一時(shí)間或同一時(shí)段的公文組合在一起的立卷方法。三是按照責(zé)任者特征立卷，它是把同一制發(fā)機(jī)關(guān)的若干份公文組合在一起的立卷?？傊诠ぷ髦杏泻芏喾N立卷方法可供我們學(xué)習(xí)和借鑒。根據(jù)我單位實(shí)際，大多采取的是時(shí)效性立卷分類。我們是根據(jù)保管期限、年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限來(lái)進(jìn)行分類立卷。在立卷中機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)要求我們必須是“一事一檔”，這樣有多種檢索條目，方便我們整理和利用。這是一種行之有效的檔案整理辦法。

2.公文立卷操作程序

一是檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文。我們首先要檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求，字體規(guī)范，公文是否齊全、完整，同時(shí)也要檢查卷內(nèi)的公文是否是一事一檔，有沒(méi)有聯(lián)系，公文是否具有保存價(jià)值。同一事由的文件是不是按時(shí)間順序排列，同一部門(問(wèn)題)內(nèi)的不同事由是不是按時(shí)間順序排列。

二是排列卷內(nèi)公文。當(dāng)我們分好卷冊(cè)時(shí)，要認(rèn)真排列卷內(nèi)的公文，要做到正件在前，附件在后，正本在前，副本在后，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后等。一般上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文都在前，本單位或者是下級(jí)機(jī)關(guān)的公文都在后面。同一份文件的不同稿本排列次序一般為:發(fā)文稿紙(文件處理單)、正本、附件(被轉(zhuǎn)發(fā)文)、定稿和復(fù)制件。

三是對(duì)卷內(nèi)公文進(jìn)行編號(hào)。一般按卷內(nèi)文件的時(shí)效性排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。一般我們要注意的空白頁(yè)不編號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置要求在公文正頁(yè)的右上角，反頁(yè)的左上角。編號(hào)時(shí)采用HB鉛筆用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編寫。

四是填寫卷內(nèi)公文目錄。一般卷內(nèi)公文目錄有格式樣本，我們可根據(jù)目錄的要求用鋼筆認(rèn)真填寫。

五是填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表都放在卷內(nèi)的最后一頁(yè)，主要是填寫卷內(nèi)公文有無(wú)缺損、修改、補(bǔ)充、移出等情況。在右下角需要填寫立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等，其中檢查人和立卷時(shí)間由審核者簽名填寫。

六是填寫案卷封面。根據(jù)我們拿到的案卷上的要求，我們需要認(rèn)真填寫歸檔號(hào)、檔號(hào)、件數(shù)、保管期限、時(shí)間、類目名稱、全宗名稱等項(xiàng)目。

七是裝訂成冊(cè)。

二、文書檔案的管理

一是加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，所以作為一名檔案管理者首先必須要熱愛(ài)本職工作，能做到積極認(rèn)真的對(duì)待工作，在工作中踏實(shí)肯干，并且要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，做出亮點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。同時(shí)還要進(jìn)一步增強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此，檔案管理人員必須積極學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。

二是提高綜合素質(zhì)，努力掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接。文檔管理數(shù)字化、電子化是對(duì)文檔工作的必然要求，也是我們的努力方向。這就要求我們必須要結(jié)合自身工作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的同時(shí)，還要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子技術(shù)等的學(xué)習(xí)，努力把自己培養(yǎng)成一個(gè)復(fù)合型文檔管理人才。

三是利用現(xiàn)代化技術(shù)整理文書檔案。文書檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。因?yàn)槲覀兠總€(gè)人在人工立卷時(shí)，都會(huì)根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因?yàn)槊總€(gè)人的理解不同，對(duì)同一份文件的分類不盡相同，這樣就不可避免地產(chǎn)生了分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便?，F(xiàn)在我們充分利用計(jì)算機(jī)軟件將文書檔案的卷宗、題目、問(wèn)題等輸入到計(jì)算機(jī)里，計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成卷宗，本身計(jì)算機(jī)又帶有檢索功能，這樣就能做到調(diào)取檢索方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

總之，隨著電子科技信息化的發(fā)展，原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，對(duì)我們檔案管理工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。我們只要努力學(xué)習(xí)，不斷實(shí)踐才能更好地為單位服好務(wù)，使文書檔案的利用率發(fā)揮到更大。