□文/楊 洋 孫毓川 張鐵山

（河北聯(lián)合大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院 河北·唐山）

21世紀是一個數(shù)字化的信息時代，隨著網(wǎng)絡(luò)及計算機技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛和深入以及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“信息”正以其前所未有的迅猛態(tài)勢滲透到社會的各個方面。圖書館檔案正在以數(shù)字化的形式收集并存儲，用高度有序的數(shù)字化模式管理已是必然趨勢。數(shù)字化圖書館的檔案管理是適應(yīng)信息時代和信息社會需要的現(xiàn)代化（自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等），是建設(shè)信息高速公路需要集當代先進信息技術(shù)之大成的技術(shù)基礎(chǔ)下的飛躍，是適應(yīng)數(shù)字信息文化時代和文化領(lǐng)域信息化要求的必然。

一、圖書館檔案管理數(shù)字化的必要性

（一）圖書館檔案數(shù)字化的基本認識。圖書館檔案是圖書館在開展各項業(yè)務(wù)活動中形成的，經(jīng)過鑒選歸檔的文字、統(tǒng)計照片、數(shù)字、圖表、聲像制品等資料。它是反映圖書館歷史發(fā)展和業(yè)務(wù)活動情況的原始記錄，是圖書館工作人員從事工作活動中形成的珍貴資料，也是圖書館工作成果的一個綜合反映。它記錄并總結(jié)了圖書館在過去不同時期的業(yè)務(wù)工作狀況，是記錄圖書館工作的重要依據(jù)，也是我們總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、探索規(guī)律、進行科學(xué)決策的重要參考。

“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，并發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)甚至國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

圖書館檔案數(shù)字化是通過數(shù)字化技術(shù)，如高分辨率數(shù)字掃描和色彩矯正、光學(xué)字符識別、信息壓縮、轉(zhuǎn)化等，把各種文獻資料替換成計算機能識別的二進制系列圖像，在安全保護、訪問許可等完善的權(quán)限管理之下加以管理和利用。圖書館數(shù)字檔案管理就是運用當代信息技術(shù)，將館藏檔案數(shù)字化，組織檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保護、利用。

（二）圖書館檔案管理數(shù)字化的作用

1、有助于更有效地保存圖書館檔案。通過對圖書館檔案數(shù)字化管理，首先能夠迅速發(fā)現(xiàn)不完整或欠缺的文件材料，并通過各種途徑予以補齊；其次可以修復(fù)圖書館檔案中模糊褪色的字跡、污損殘缺照片等。另外，還能集中分散在各部門及個人手中的各種文件、數(shù)據(jù)等。圖書館檔案數(shù)字化后仍能代替原件使用，數(shù)字化檔案副本還可異地保存，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度地保持檔案的完整性，有利于保護檔案原件，確保原件保存的永久性。

2、有利于提高圖書館檔案管理工作效率。隨著無紙辦公時代的到來，在新形勢下產(chǎn)生了大量的電子文檔，利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字攝影（錄音、錄像）技術(shù)、存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)、先進的設(shè)備可以大大提高圖書館檔案立卷、歸檔的工作效率，實行檔案數(shù)字化管理后，便于圖書館檔案管理人員開展檔案查找、咨詢工作，提高檔案管理工作人員的辦事效率和工作水平。圖書館數(shù)字化檔案的管理能夠準確、即時地將檔案資料歸檔。

3、有助于開發(fā)圖書館檔案資源，創(chuàng)新服務(wù)檔案機制。有效地開發(fā)利用圖書館檔案和創(chuàng)新檔案服務(wù)機制是圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的。圖書館檔案數(shù)字化使得檔案信息不再受時間和空間的限制，通過建立圖書館檔案管理的網(wǎng)頁，積極開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，有利于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、組織教育教學(xué)、科研活動及館內(nèi)各項工作準確地提供檔案信息。同時數(shù)字化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的圖書館檔案更有利于建立圖書館的評估資料，以更有效地完成國家教育部每五年一輪的“普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評估”。

圖書館檔案數(shù)字化的最大優(yōu)勢在于檔案內(nèi)容系統(tǒng)、完整、信息資料更新快、查閱速度快、內(nèi)涵更廣，通過開展網(wǎng)上在線服務(wù)，圖書館檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓學(xué)校有關(guān)部門與圖書館檔案部門利用電子郵件在網(wǎng)上快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢服務(wù)；通過開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)，幫助需要者了解圖書館的狀況、政策及發(fā)展。

二、圖書館數(shù)字化檔案管理的完善與發(fā)展

圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)可以說是一種“二次建檔”。與側(cè)重于實體保存的“一次建檔”相比，圖書館數(shù)字化檔案的管理則以有效整合檔案信息資源為目的，根據(jù)一定的原則有目的、有計劃地篩選館藏檔案應(yīng)當數(shù)字化的范圍，包含目錄部分的數(shù)字化以及全文的數(shù)字化。高校的圖書館要依據(jù)本館的實際情況，選擇有特色的、保管期限較長的、利用率較高、已開放的檔案來進行數(shù)字化建設(shè)，避免再造數(shù)字化檔案垃圾。

（一）建立圖書館檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，是開展館藏檔案數(shù)字化工作的保障。作為檔案信息查詢的集散中心，目錄數(shù)據(jù)庫能夠?qū)z索框架體系化，做到層次分明、結(jié)構(gòu)合理，嚴格規(guī)范檔案信息的標引，以更好地確保檔案數(shù)據(jù)的真實、有效和完整。它能夠?qū)⒋_認不合機密的檔案信息匯編成目錄，在校園內(nèi)部網(wǎng)或經(jīng)授權(quán)的信息Internet上供大家依需要查詢，對于建立高質(zhì)量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫具有重大意義。

（二）建立圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫和指南資料集。在目錄數(shù)據(jù)庫的指引下，建立圖書館數(shù)字化的全文數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)、錄音帶或錄像帶、照片等為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)化為圖片、聲音或影像等，再以一定方式存儲于磁盤、光盤數(shù)據(jù)庫上，也就是實現(xiàn)源文件信息數(shù)字化。但圖書館檔案的數(shù)字化并非沒有輕重緩急，應(yīng)當分階段、分層次、分步驟進行數(shù)字化整理，以利用率頻繁、數(shù)量較大、能體現(xiàn)高校特色或圖書館特色為重點，建立特色圖書館檔案庫，全方位體現(xiàn)特色圖書館檔案管理。為引導(dǎo)閱讀和使用圖書館數(shù)字化檔案，圖書館指南資料集應(yīng)以介紹圖書館檔案、宣傳檔案數(shù)據(jù)及館藏檔案文獻情況為主體，充分實現(xiàn)資源有效利用化。

（三）重塑原文影像資源庫。原文資料始終是一手資料，為滿足人們在網(wǎng)上任意途徑檢索、查詢后閱讀原文的需求，將原文影像資源與開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，能夠保障數(shù)據(jù)資料的權(quán)威性和準確性，同時有助于滿足不同閱讀者的需要，實現(xiàn)圖書館數(shù)據(jù)資源的最大化利用。

（四）數(shù)字化圖書館檔案的管理。圖書館應(yīng)在圖書館主頁設(shè)置圖書館檔案專欄，公開數(shù)字化圖書館檔案信息，使人們能通過圖書館的網(wǎng)頁利用圖書館檔案資源?；趫D書館檔案管理的開放性和對網(wǎng)絡(luò)依賴性特點，信息的安全便成為重大隱患，在圖書館檔案數(shù)據(jù)庫管理和利用過程中，要注意保證數(shù)據(jù)安全，防止被增刪、修改，確保圖書館檔案信息原始的真實性。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。筆者以為，建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”。

圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)工作要繼承和借鑒前人的科研成果，學(xué)習(xí)和參照圖書館和檔案館數(shù)字化建設(shè)的成功經(jīng)驗和數(shù)字化圖書館服務(wù)管理的經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新，以實現(xiàn)新世紀的圖書館檔案工作規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，與現(xiàn)代圖書館文獻信息服務(wù)工作的同步發(fā)展，為圖書館事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

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