高校多校區(qū)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐與思考*

馬紅紅，蔡雪芍

(華南理工大學(xué)財(cái)務(wù)處，廣東 廣州 510640)

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，多個(gè)校區(qū)辦學(xué)的現(xiàn)象在全國(guó)高校中相當(dāng)普遍。一方面，國(guó)家為進(jìn)一步優(yōu)化高等教育的資源配置，通過(guò)合并高校提升辦學(xué)效率;另一方面，高校規(guī)模的擴(kuò)大使得原有的校區(qū)無(wú)法滿足學(xué)校發(fā)展的需要，往往另尋征地建設(shè)新校區(qū)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)60%以上的本科院校都屬于多校區(qū)辦學(xué)，而且校區(qū)之間在地理上相隔一定距離，有些高校的校區(qū)甚至多達(dá)五個(gè)。不僅中國(guó)，很多西方國(guó)家的高等學(xué)校也存在著多校區(qū)辦學(xué)的現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國(guó)公立大學(xué)在校生中有近四分之三就讀于多校區(qū)大學(xué)系統(tǒng)中的各個(gè)校區(qū)。[1]多校區(qū)建設(shè)拓展了教育發(fā)展的空間，彌補(bǔ)了教育資源的不足，增加了高校的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，但也給高校管理帶來(lái)了困難和挑戰(zhàn)。如何強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理在多校區(qū)高校管理中的作用，已成為高校財(cái)務(wù)管理研究的重要課題。

一、多校區(qū)財(cái)務(wù)管理的基本原則

(一)服從校區(qū)總體規(guī)劃原則

多校區(qū)大學(xué)的建設(shè)和發(fā)展，必須有一套科學(xué)長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性規(guī)劃，以整合各校區(qū)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，使各校區(qū)形成一個(gè)整體，共同推進(jìn)大學(xué)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。高校財(cái)務(wù)管理應(yīng)當(dāng)適應(yīng)多校區(qū)辦學(xué)發(fā)展的要求，在人員安排、機(jī)構(gòu)設(shè)置、預(yù)算安排、工作流程等方面積極配合校區(qū)的戰(zhàn)略規(guī)劃，并且真正發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在資源配置中的核心作用，為戰(zhàn)略規(guī)劃的執(zhí)行助推添力。

(二)統(tǒng)一管理原則

統(tǒng)一管理原則是指實(shí)現(xiàn)校長(zhǎng)、總會(huì)計(jì)師或財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)全校財(cái)經(jīng)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，具體包括三個(gè)方面:資金管理的統(tǒng)一、人員管理的統(tǒng)一和財(cái)務(wù)政策的統(tǒng)一。在多校區(qū)運(yùn)行的情況下，統(tǒng)一進(jìn)行資金管理可以加強(qiáng)學(xué)校經(jīng)費(fèi)的宏觀調(diào)整能力，提高資金使用效率;人員和財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一管理有利于財(cái)經(jīng)工作的順暢進(jìn)行，減少信息傳遞的環(huán)節(jié)和時(shí)間;財(cái)務(wù)政策的統(tǒng)一則保障了資金管理的執(zhí)行效果。

(三)靈活服務(wù)原則

財(cái)務(wù)工作的目的是為了更好地服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作。多校區(qū)高校由于地理位置分散，財(cái)務(wù)工作的開(kāi)展應(yīng)盡量考慮方便不同校區(qū)的教職工和學(xué)生。靈活服務(wù)原則包括兩個(gè)方面:一方面，財(cái)務(wù)部門應(yīng)簡(jiǎn)化辦事流程，擅用各種網(wǎng)絡(luò)工具，省卻老師同學(xué)在不同校區(qū)之間奔波的辛苦;另一方面，不同校區(qū)的財(cái)務(wù)人員應(yīng)樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)意識(shí)，從老師同學(xué)的角度設(shè)身處地為他們解決問(wèn)題。

二、華南理工大學(xué)多校區(qū)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐探索

(一)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)模式

多校區(qū)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置模式通常有三種:集權(quán)式，指財(cái)務(wù)部門設(shè)立在主校區(qū)，分校區(qū)不設(shè)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu);集權(quán)—分權(quán)式，指財(cái)務(wù)部門設(shè)在主校區(qū)，并在分校區(qū)設(shè)立財(cái)務(wù)辦公室，作為財(cái)務(wù)處派出機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)日常報(bào)銷、學(xué)費(fèi)收取、工資發(fā)放等業(yè)務(wù);分權(quán)式，指財(cái)務(wù)部門設(shè)立在主校區(qū)，并在各個(gè)學(xué)院設(shè)立財(cái)務(wù)辦公室，負(fù)責(zé)各學(xué)院的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理。[2]

華南理工大學(xué)的新校區(qū)——大學(xué)城校區(qū)目前有10個(gè)學(xué)院，學(xué)科涵蓋面較廣，包括理科、工科、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、藝術(shù)設(shè)計(jì)類等，且部分為新學(xué)院;核算資金占全校資金總額的30%左右，學(xué)生人數(shù)大約占全校的50%。針對(duì)新校區(qū)實(shí)際情況，結(jié)合高校委派財(cái)務(wù)制度的推行，華南理工大學(xué)采用了集權(quán)—分權(quán)式財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置模式(見(jiàn)圖1)。財(cái)務(wù)部門設(shè)立在主校區(qū)，在新校區(qū)設(shè)立財(cái)務(wù)中心，負(fù)責(zé)該校區(qū)的日常報(bào)銷、預(yù)算編制、獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放、非統(tǒng)招類學(xué)生的學(xué)費(fèi)收取等業(yè)務(wù)，對(duì)核算資金量較大的學(xué)院派出委派財(cái)務(wù)，其業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)中心歸口管理。利用銀行統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)方式，兩校區(qū)的學(xué)生收費(fèi)和教職工工資發(fā)放由主校區(qū)財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一處理。財(cái)務(wù)中心的設(shè)立為各個(gè)校區(qū)之間財(cái)務(wù)工作的連結(jié)起到了橋梁作用。因財(cái)務(wù)中心編制有限，因此在職責(zé)上基本為一人多崗，如出納人員既要支付銀錢又要管理稅務(wù)申報(bào)，審核人員在賬務(wù)處理之外還需肩負(fù)著檔案管理、系統(tǒng)管理、對(duì)賬等工作。這不僅需要財(cái)務(wù)人員具備過(guò)硬的專業(yè)技能，而且需要良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。

圖1 華南理工大學(xué)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置模式

(二)遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)管理

集權(quán)—分權(quán)模式的優(yōu)點(diǎn)是既方便各校區(qū)教職工就近辦理會(huì)計(jì)事務(wù)，又有利于財(cái)務(wù)部門對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一歸口管理;缺點(diǎn)是財(cái)務(wù)部門要花相當(dāng)大的精力管理和協(xié)調(diào)各校區(qū)財(cái)務(wù)辦公室的工作，而且依托于遠(yuǎn)程操作財(cái)務(wù)系統(tǒng)的可行性。虛擬專用網(wǎng)(Virtual Private Network，簡(jiǎn)稱VPN)通訊技術(shù)的應(yīng)用，較好地解決了跨地域多校區(qū)財(cái)務(wù)辦公的需求。[3]首先，通過(guò)VPN搭建的遠(yuǎn)程辦公管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)不同校區(qū)財(cái)務(wù)人員的考勤管理、文件傳送、通知發(fā)布、內(nèi)部資料查詢等功能。其次，通過(guò)VPN可以將財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)直接接入各分校區(qū)以及各相關(guān)單位，財(cái)務(wù)人員可以直接在遠(yuǎn)程登錄財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，提高了財(cái)務(wù)工作效率。

(三)核算管理

無(wú)論是主校區(qū)還是其余校區(qū)，日常報(bào)銷核算業(yè)務(wù)都是財(cái)務(wù)部門與老師、同學(xué)打交道最多的業(yè)務(wù)。出于財(cái)務(wù)集中管理的要求，各個(gè)校區(qū)的賬務(wù)必須使用同一賬套。從多校區(qū)管理的角度則需要各個(gè)校區(qū)的賬務(wù)分明，便于統(tǒng)計(jì)分析校區(qū)建設(shè)成本。華南理工大學(xué)通過(guò)相互獨(dú)立又相互依存的核算體系，較好地滿足了各個(gè)校區(qū)的日常報(bào)銷需要。

1．核算獨(dú)立

在人員配置上，為使各個(gè)校區(qū)的老師同學(xué)在本校區(qū)就可以方便及時(shí)地處理報(bào)銷業(yè)務(wù)，校區(qū)財(cái)務(wù)中心至少應(yīng)包含報(bào)銷流程所需的審核、復(fù)核、出納等核算崗位，并根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行設(shè)定。

在核算內(nèi)容上，將各個(gè)校區(qū)的核算業(yè)務(wù)設(shè)置為不同的憑證類型，相應(yīng)的記賬憑證和粘貼卡也從顏色和抬頭上予以區(qū)分;將資產(chǎn)、負(fù)債類科目對(duì)應(yīng)校區(qū)進(jìn)行二級(jí)分類;各個(gè)校區(qū)有獨(dú)立的銀行賬戶，以更加有效地處理資金收付業(yè)務(wù);由于地處不同的稅務(wù)管轄區(qū)域，因此各個(gè)校區(qū)在發(fā)票管理和稅務(wù)申報(bào)上應(yīng)注意區(qū)分。

在會(huì)計(jì)檔案管理上，各個(gè)校區(qū)的憑證分校區(qū)存置。一來(lái)省去檔案搬運(yùn)所花費(fèi)的人力物力財(cái)力，更避免在搬運(yùn)過(guò)程中發(fā)生會(huì)計(jì)檔案損壞丟失的情況;二來(lái)便于財(cái)務(wù)人員、報(bào)賬人、審計(jì)部門人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證的查閱檢查。

2．賬務(wù)統(tǒng)一

雖然各個(gè)校區(qū)的核算業(yè)務(wù)具有一定獨(dú)立性，但在財(cái)務(wù)政策和業(yè)務(wù)流程上都是統(tǒng)一的。然而在實(shí)踐操作中，常有報(bào)賬人反映“為什么同樣的票，這個(gè)校區(qū)不給報(bào)，而另一個(gè)校區(qū)就給報(bào)”，“為什么同是一個(gè)部門，這個(gè)校區(qū)對(duì)財(cái)務(wù)政策的解釋與另一個(gè)校區(qū)不一樣”，甚至有些報(bào)賬人會(huì)舍近求遠(yuǎn)報(bào)賬以順利報(bào)銷。由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的靈活性，財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的具體情況做出準(zhǔn)確處理，但隨著管理精細(xì)化、科學(xué)化要求的提出，不同校區(qū)的核算人員需要克服地理位置帶來(lái)的障礙，多交流多溝通多學(xué)習(xí)，規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理和財(cái)務(wù)政策的執(zhí)行，并在不同校區(qū)間及時(shí)傳遞新的財(cái)務(wù)規(guī)定。

(四)預(yù)算管理

預(yù)算管理是財(cái)務(wù)事前管理的重要手段。通過(guò)預(yù)算管理，可以對(duì)各個(gè)校區(qū)進(jìn)行科學(xué)合理的資金投放，可以充分調(diào)動(dòng)各個(gè)校區(qū)的資金，可以引導(dǎo)校區(qū)建設(shè)方向。筆者認(rèn)為，可以從以下幾方面從預(yù)算上對(duì)多校區(qū)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理:

1．對(duì)公共支出按校區(qū)分配預(yù)算

編制預(yù)算時(shí)除了按部門、學(xué)院進(jìn)行預(yù)算分配之外，還可以考慮按校區(qū)分配，如工資、津貼、課酬、福利費(fèi)、水電費(fèi)、課室管理費(fèi)、宿舍維護(hù)費(fèi)等公共支出。將公共支出按校區(qū)分配，一是為了更方便統(tǒng)計(jì)各個(gè)校區(qū)的運(yùn)行成本，二是為了保障各個(gè)校區(qū)有充足的基本運(yùn)行資金，不相互影響。

2．結(jié)合校區(qū)特點(diǎn)安排預(yù)算

編制預(yù)算時(shí)需結(jié)合各個(gè)校區(qū)的特點(diǎn)，如老校區(qū)的舊樓維修費(fèi)居多，而新校區(qū)的新建設(shè)施較多;又如老校區(qū)的退休人員工資居多，而新校區(qū)的引進(jìn)人才費(fèi)用較多。另外在新校區(qū)，新學(xué)科、新學(xué)院較多，可考慮安排相應(yīng)的預(yù)算以支持支持其建設(shè)和發(fā)展。

3．校區(qū)往來(lái)支出的預(yù)算編制

編制預(yù)算時(shí)需考慮不同校區(qū)之間的往來(lái)支出，合理安排不同校區(qū)之間往來(lái)的交通車費(fèi)用、在新校區(qū)工作的教職人員的伙食補(bǔ)貼、跨校區(qū)網(wǎng)絡(luò)光纖建設(shè)和維護(hù)費(fèi)用、學(xué)生跨校區(qū)搬遷宿舍的費(fèi)用等等。

4．校區(qū)建設(shè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制

目前在高校的財(cái)務(wù)管理部門當(dāng)中，預(yù)算編制往往是由專門編制預(yù)算的科室進(jìn)行的，而對(duì)擁有多個(gè)校區(qū)的高校而言，預(yù)算科通常在主校區(qū)，對(duì)其他校區(qū)的實(shí)際情況和建設(shè)需要未必熟悉。此外，新校區(qū)在硬件建設(shè)、教學(xué)建設(shè)等方面的需求都較大，財(cái)務(wù)部門需對(duì)這些建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入和使用進(jìn)行控制。筆者認(rèn)為，由設(shè)立在其他校區(qū)的財(cái)務(wù)中心參與編制該校區(qū)的建設(shè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并且對(duì)重要的項(xiàng)目進(jìn)行托管，可以提高這些建設(shè)資金的使用效率。

(五)貸款管理

自1999年中國(guó)高校擴(kuò)招以來(lái)，為了建設(shè)校園、改善教學(xué)設(shè)施，貸款成為了大部分高校陸續(xù)采取的融資措施。尤其對(duì)新建校區(qū)的高校而言，龐大的資金需求更使貸款成為必須，因此，貸款管理也是多校區(qū)財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)。第一，在貸款之前，高校要對(duì)貸款方式和結(jié)構(gòu)、自身的償債能力做充分的可行性論證，并對(duì)還款計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃。[4]第二，在貸款下達(dá)之后，應(yīng)在預(yù)算中優(yōu)先安排利息支出，且每月落實(shí)利息支付情況;并且在結(jié)余較多可實(shí)現(xiàn)部分全額還款時(shí)，需經(jīng)詳細(xì)分析、權(quán)衡其收益與風(fēng)險(xiǎn)。第三，把握政府化解高校債務(wù)的政策和時(shí)機(jī)，盡力爭(zhēng)取多方資源、更多資金減輕學(xué)校負(fù)擔(dān)。

三、加強(qiáng)多校區(qū)財(cái)務(wù)管理的思考

從單一校區(qū)發(fā)展到多個(gè)校區(qū)，給高校的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了更大的機(jī)遇也同時(shí)面對(duì)著更為復(fù)雜的情況?？偨Y(jié)幾年來(lái)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為多校區(qū)財(cái)務(wù)管理要認(rèn)識(shí)以下幾點(diǎn):

(一)加強(qiáng)溝通

加強(qiáng)溝通是多校區(qū)財(cái)務(wù)管理中容易忽視但又極其重要的一點(diǎn)。在核算、收費(fèi)、工資稅務(wù)、預(yù)算編制的所有環(huán)節(jié)，各個(gè)校區(qū)間財(cái)務(wù)人員都需要處理跟其他校區(qū)有關(guān)的業(yè)務(wù)。因此，如果各個(gè)校區(qū)的財(cái)務(wù)人員的工作無(wú)法對(duì)接和磨合，如果某校區(qū)的財(cái)務(wù)人員對(duì)其他校區(qū)的情況不及時(shí)了解，那么造成的后果不僅僅是工作效率低下，還可能影響會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、及時(shí)性、重要性和相關(guān)性。因此，在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部，應(yīng)完善公文發(fā)布系統(tǒng)，重視內(nèi)部培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員溝通能力，將不同校區(qū)的財(cái)務(wù)人員之間進(jìn)行跨校區(qū)輪崗，以改善內(nèi)部的溝通;在財(cái)務(wù)部門外部，應(yīng)經(jīng)常就辦事流程和服務(wù)水平對(duì)學(xué)院和其他部門進(jìn)行調(diào)研，就高校財(cái)務(wù)知識(shí)和規(guī)定進(jìn)行普及和培訓(xùn)。

(二)優(yōu)化辦事程序

優(yōu)化辦事流程始終是提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平的重要方向和改革趨勢(shì)，尤其對(duì)多校區(qū)高校而言受益更甚。雖然財(cái)務(wù)部門已盡力幫助老師和學(xué)生不跨校區(qū)地處理財(cái)務(wù)事項(xiàng)，但在實(shí)際操作中，仍有相當(dāng)大比例的業(yè)務(wù)需要辦事人員花上半天的時(shí)間在不同校區(qū)間奔波，如發(fā)放酬金涉及的報(bào)稅倒盤、領(lǐng)取倒盤不成功的工資酬金、退學(xué)復(fù)學(xué)申請(qǐng)、辦理畢業(yè)離校手續(xù)、科研結(jié)題、科研免稅申報(bào)等等。在各類網(wǎng)絡(luò)工具日新月異的新形勢(shì)下，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利優(yōu)化辦事程序。如在網(wǎng)上發(fā)布倒盤不成功的人員名單，使得教職工可以及時(shí)了解自己未到賬的工資酬金，而且審核人員在發(fā)放完倒盤不成功的金額后在網(wǎng)上及時(shí)更新，避免重復(fù)領(lǐng)取，通過(guò)這種簡(jiǎn)單的操作即可省去教職工必須在主校區(qū)工資科打領(lǐng)條領(lǐng)取的時(shí)間和精力。又如，借鑒核算系統(tǒng)已經(jīng)可以在多校區(qū)多部門使用的成功經(jīng)驗(yàn)，收費(fèi)系統(tǒng)也可以聯(lián)入不同校區(qū)的財(cái)務(wù)中心，可以及時(shí)幫助學(xué)生查詢繳費(fèi)欠款、打印收據(jù)等情況。

(三)共享大學(xué)城資源

“大學(xué)城”是各地政府興建的高校新校區(qū)聚集地。大學(xué)城具有資源共享的特點(diǎn)，高校之間是融合的。大學(xué)城內(nèi)各高校在根據(jù)自己的學(xué)科特色和發(fā)展目標(biāo)不斷發(fā)展的同時(shí)，能夠加強(qiáng)相互之間的交流和合作，也會(huì)給高校管理的工作理念、工作方法帶來(lái)新的思路。[5]因此，要充分利用大學(xué)城各高校的資源和園區(qū)的整體影響，通過(guò)組織經(jīng)常性的交流活動(dòng)，以及在各高校間建立財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，方便各高校財(cái)務(wù)部門互相交流，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高。

[1]王同孝．高等學(xué)校多校區(qū)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐性思考[J]．會(huì)計(jì)之友，2012(1)中:4－7．

[2]王春舉．多校區(qū)高校財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置模式探討[J]．教育財(cái)會(huì)研究，2009(5):53－57．

[3]蘇林忠，蘇運(yùn)法，孔曉丹．虛擬專用網(wǎng)在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用研究[J]．河南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(7):23－26．

[4]呂致丹．我國(guó)高校貸款問(wèn)題的思考[J]．現(xiàn)代商業(yè)，2011(6):52－53．

[5]李元元，彭新一．創(chuàng)建一流新校區(qū)實(shí)現(xiàn)辦學(xué)新跨越:華南理工大學(xué)南校區(qū)建設(shè)五周年紀(jì)實(shí)[M]．廣州:華南理工大學(xué)出版社，2009．