運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的幾點(diǎn)思考

鐘琴

【摘 要】為了順應(yīng)社會的發(fā)展需要，在檔案管理過程中必然會不斷運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這是促進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案具有非常廣闊的發(fā)展前景，但是在實(shí)際工作中，我們在檔案管理過程中往往會遇到一些新的問題。本文就檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的幾點(diǎn)思考進(jìn)行分析，以供大家參考。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；技術(shù)革命；思考

計(jì)算機(jī)技術(shù)與電子技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展是促進(jìn)技術(shù)革命的重要條件。因?yàn)橛?jì)算機(jī)運(yùn)行速度快、運(yùn)算結(jié)果準(zhǔn)確度高、存儲與判斷能力強(qiáng)等特點(diǎn)，因此在社會各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)代替了傳統(tǒng)的計(jì)算工具，為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化起到了推動的作用。在檔案工作中，我們可以將計(jì)算機(jī)運(yùn)用在一個(gè)工作領(lǐng)域當(dāng)中：對檔案的編目與分類、對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、對檔案的檢索、對檔案日常的管理等?？偠灾?jì)算機(jī)在檔案管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用，它能夠促進(jìn)檔案更快的朝向現(xiàn)代化、自動化方向發(fā)展。

目前，電子文件在計(jì)算機(jī)不斷應(yīng)用與發(fā)展的基礎(chǔ)上而出現(xiàn)的，這是一種以信息為載體的文件，這一種信息載體將會逐漸代替以紙質(zhì)為載體的檔案，并在檔案工作中占據(jù)主導(dǎo)地位，因?yàn)樗哂畜w積小、信息量大等特點(diǎn)，另外，檔案管理工作由于計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)而發(fā)生了重大的改變，也在實(shí)際工作中出現(xiàn)了一些問題，這就需要我們?nèi)ヌ剿髋c研究，找到解決的辦法。

1.實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理也就是在檔案工作中，通過相關(guān)企事業(yè)單位以及相關(guān)部門來對檔案進(jìn)行有效的管理，根據(jù)檔案工作的概念、原理、質(zhì)量等多方面來制定一個(gè)合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并將這一項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用在實(shí)際工作中，并不斷修改，從而完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能夠促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。為了適應(yīng)社會的發(fā)展，我們需要將計(jì)算機(jī)運(yùn)用在檔案工作當(dāng)中，但在之前，我們必須要不斷加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作，只有保證檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，才能夠更加全面的將計(jì)算機(jī)運(yùn)用在工作當(dāng)中對信息進(jìn)行處理，才能為人們提供電子檔案，以供人們檢索與查詢。但是我們應(yīng)該如何在檔案工作當(dāng)中盡快運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這就需要我們在實(shí)際工作中不斷加強(qiáng)工作人員的歷史責(zé)任感，并采用多種方法來促使工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案的法律法規(guī)，為實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)，從而更快的將計(jì)算機(jī)運(yùn)用在檔案管理工作中。

2.建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)

在檔案工作中，我們可以建立一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行有效的管理。要想在檔案工作中全面實(shí)施計(jì)算機(jī)技術(shù)，那么就需要提高相關(guān)理論知識，然后通過各個(gè)專業(yè)學(xué)科的理論基礎(chǔ)來開發(fā)、研究、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)，從而將系統(tǒng)充分應(yīng)用在檔案工作中，實(shí)現(xiàn)其使用價(jià)值。只有建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，才能夠促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，因此我們需要在實(shí)際工作中不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)，目前，我國在管理系統(tǒng)開發(fā)的過程中出現(xiàn)的形式多用多樣，種類也非常所，因此我們需要根據(jù)實(shí)際情況來選擇合適的喜用來對檔案工作進(jìn)行管理，因此，我們需要注意到以下幾點(diǎn)：一是“系統(tǒng)”的開發(fā)、研制工作應(yīng)由國家或省級檔案行政管理部門指定專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行；二是對開發(fā)、研制出來的“系統(tǒng)”產(chǎn)品成果，在推廣運(yùn)用之前，一定要到基層檔案館室進(jìn)行試驗(yàn)，使“系統(tǒng)”軟件在實(shí)踐中受到檢驗(yàn)并對其進(jìn)行修改和完善；三是鑒于檔案館室工作內(nèi)容有所區(qū)別，“系統(tǒng)”中的檔案內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別，以保證“系統(tǒng)”的實(shí)用性；四是鑒定驗(yàn)收環(huán)節(jié)一定要嚴(yán)格把關(guān)，使那些符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)水平高的“系統(tǒng)”成果，在各級檔案部門得到廣泛運(yùn)用，切實(shí)提高檔案科學(xué)管理水平和有效利用率；五是要在一定范圍或區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一使用一種“系統(tǒng)”軟件，以實(shí)現(xiàn)“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的管理原則。

3.運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化

檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化是指檔案工作者隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案人員的思想素質(zhì)、文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)要符合現(xiàn)實(shí)檔案現(xiàn)代化的需要。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。那么，檔案人員怎樣才能勝任“系統(tǒng)”的開發(fā)與應(yīng)用，靈活自如地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，將檔案現(xiàn)代化引向深入呢？

3.1檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的

要實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。這是因?yàn)椋赫J(rèn)識是行動的先導(dǎo)。人是管理中最活躍、最重要的因素，“系統(tǒng)”的開發(fā)和利用，必須啟動檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的知識信息時(shí)代，作為一名檔案工作者，必須增強(qiáng)時(shí)代緊迫感，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識；面對世界日新月異的新發(fā)展、新變化，面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。

3.2加速培養(yǎng)和造就一批適應(yīng)新形勢、新技術(shù)需要的復(fù)合型人才，全面提高檔案隊(duì)伍綜合管理的整體素質(zhì)和水平

“人是最寶貴的資源，當(dāng)今和未來的國際競爭，歸根到底是人才的競爭?！蔽覀円羁填I(lǐng)會其精神實(shí)質(zhì)，提高對人才重要性的認(rèn)識。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才。因此，檔案人員不僅要具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)和具備相關(guān)的科技知識、社會知識和行政管理等知識。所以，要早日全面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)，就必須加速培養(yǎng)和造就一批既精通檔案專業(yè)、又懂管理、并能熟練掌握現(xiàn)代化管理設(shè)備的使用和操作方法的復(fù)合型人才隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展新形勢、新任務(wù)的需要。

4.結(jié)束語

綜上所述，我國運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，經(jīng)過多年的探索與實(shí)踐，取得了許多成績，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是，與發(fā)達(dá)國家相比，由于起步較晚，還存在許多有待研究解決的問題，這就需我們檔案工作者積極關(guān)心，勇于參與，探索解決的途徑。

【參考文獻(xiàn)】

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