舒雪冬

（河南城建學院，河南平頂山，467036）

人事檔案是指政府機構(gòu)或企事業(yè)單位在人事工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉等方面的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表和照片材料，其主要功能是為選人、用人、育人等人事工作及時提供有效的信息。關(guān)于人事檔案管理體制，目前大部分單位和部門施行還是計劃經(jīng)濟時代背景下產(chǎn)生的管理模式。隨著經(jīng)濟市場化的深入發(fā)展，人員流動進一步加劇，這種模式和人事檔案內(nèi)容的陳舊單一、功能弱化也就逐步成為一系列人事檔案管理弊端的原因之一，如：擅自棄檔、建檔、造檔、扣檔等等。從而嚴重影響了人事檔案的權(quán)威性，大大降低了人事檔案的可信度。

早在2005年，中國人事科學院在《中國人才報告》就指出：目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程；社會人才特別是流動人員迫切希望加快人事檔案制度的改革，為人才流動和人才成長創(chuàng)造更寬松、更人性化的制度環(huán)境[1]。由此可見，人事檔案改革已成被動之勢。近幾年來，各企事業(yè)單位在實行人才戰(zhàn)略的同時，大多數(shù)都出臺并實施了人事檔案改革的相關(guān)政策，人事檔案管理體制發(fā)生了很大變化，人事檔案的功能在逐步強化。但相比于社會經(jīng)濟發(fā)展的實際需求，人事檔案改革的力度和深度還有所欠缺，尤其是人事檔案的社會公共服務(wù)功能并沒有得到充分的體現(xiàn)，相比于國外較為成熟的做法還有一定的距離。究其原因，主要是檔案管理部門“重藏輕用”和“為管而管”，只把精力簡單地投入到人事檔案的收藏和內(nèi)部管理上面，沒有重視其價值的利用性，社會服務(wù)意識不到位，信息資源開發(fā)和使用滿足不了市場的需求。那么，如何建立和完善人事檔案的開放服務(wù)體系已成為我們亟待解決的首要問題。為此，筆者擬就人事檔案開放式服務(wù)體系的若干問題進行探討，也是對人事檔案服務(wù)體系課題的開篇，希望能為檔案事業(yè)發(fā)展盡一點微薄之力。

表1 人事檔案權(quán)變理論的環(huán)境變量和管理變量分析參照表

1 原則與基本思路問題

任何一項制度的變革，都要首先確立其原則和基本思路作為一切行動的綱領(lǐng)[2]?！伴_放”和“實用”是人事檔案開放式服務(wù)體系建立的原則和基本思路，這也是基于上述提到的人事檔案管理弊端及原因而考慮并形成的。具體說來，“開放”就是要樹立“以人為本”思想，實現(xiàn)人事檔案的“藏用合一”。逐步打破封閉式的管理模式，讓更多的檔案知情權(quán)所有者了解檔案信息，更好地為個人和社會全方位服務(wù)?！皩嵱谩笔侵溉耸聶n案對個人和社會的作用要有切實可行性，檔案的內(nèi)容要精煉生動，能夠反映個人多個層面的背景信息，真正體現(xiàn)其信息的及時性、有效性、完整性和生動性；再者檔案管理要與社會其他行業(yè)的人才選用機制協(xié)調(diào)結(jié)合起來，能夠高效地為人才培養(yǎng)、人才調(diào)配等方面提供有效的人事信息，做到“人盡其才”?？傮w而言，我們把“實用”作為改革目標，“開放”作為改革方向，再進一步探索具體改革舉措，便不再盲目和隨意。

2 改革理念問題

隨著歷史和社會的發(fā)展，從改革開放前的“政治人”到計劃經(jīng)濟時代的“計劃人”，再到市場經(jīng)濟的“社會人”，人的角色發(fā)生著轉(zhuǎn)換和變化。社會角色的變化在某種程度上影響著人的思想和思維的發(fā)展。人事檔案理念的改革就是要樹立管理者和使用者的新檔案意識和檔案思想，以順應(yīng)社會和時代的實踐需求。人事檔案開放式服務(wù)體系的構(gòu)建理念大致可分為三個方面，即樹立權(quán)變思想、強化服務(wù)功能和擴大知情權(quán)限。

圖1 人事檔案開放式服務(wù)體系管理方式模式構(gòu)建

權(quán)變理論認為，通過組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和它所處的環(huán)境之間的聯(lián)系，來確定各種變數(shù)的關(guān)系類型和結(jié)構(gòu)類型。它強調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部條件隨機應(yīng)變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案或方法[3]。如何對人事檔案進行權(quán)變管理呢？在人事檔案的管理實踐中，管理者要因人、因時、因地，采取實事求是、審時度勢、具體問題具體分析的管理方式，積極探索和構(gòu)建人事檔案開放式服務(wù)管理模式，使之在實踐應(yīng)用中逐步合理化。人事檔案權(quán)變理論變量分析具體見表1。

人事檔案的封閉管理和被動服務(wù)的模式很大程度上束縛了檔案功能的發(fā)揮，我們應(yīng)淡化傳統(tǒng)的人事檔案憑證作用，強化其信息服務(wù)功能。在社會市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展時期，我們要順應(yīng)潮流和市場實際需求，克服狹隘思想，豐富人事檔案內(nèi)容，擴大信息服務(wù)對象，為社會組織和個人提供及時、準確、完整、科學和實用的人事檔案信息，更好的服務(wù)于人才建設(shè)和人才流動中心工作。

人事檔案知情權(quán)主要是指當事人合法擁有的對人事管理部門保管的有關(guān)自己的檔案材料狀況及其利用情況等進行知曉的權(quán)利，用人單位合法擁有的對其員工人事檔案記錄內(nèi)容的客觀真實程度的知曉的權(quán)利[4]。長期以來，人事檔案知情權(quán)的缺失相當嚴重，檔案的“神秘面紗”蒙蔽了人事檔案各項功能的價值實現(xiàn)。解決這一問題的根本途徑就是要樹立“知情權(quán)”意識，建立人事檔案形成材料的真實性控制體系，構(gòu)建“雙方認可”和“雙方審核”機制，充分賦予檔案知情權(quán)所有者知情權(quán)利。

表2 傳統(tǒng)人事檔案管理模式和社會開放模式對比表

3 管理方式問題

關(guān)于人事檔案開放式服務(wù)體系構(gòu)建的管理方式，筆者認為可以從社會開放模式、雙向?qū)徍四Ｊ?、身份追蹤模式、信息化模式、HR接軌模式及監(jiān)測考評模式等六大模式和機制上進行重點探討。如圖1。

市場經(jīng)濟的深入發(fā)展要求人才及勞動力在寬松開放的政策環(huán)境下實現(xiàn)自由流動，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式往往以人事檔案為“要挾”，阻礙或限制人才的合理流動。而且這樣的模式直接造成了人事檔案“分散多頭”的不良狀況，影響了人事檔案的真實性和權(quán)威性，不利于檔案的科學化管理與配置，這也是與《中華人民共和國檔案法》基本精神相違背的[5]。鑒于此，構(gòu)建人事檔案開放模式可以設(shè)想建立人事檔案文件中心、人事事務(wù)所、人才交流中心等第三方管理機制，以實現(xiàn)人事檔案的公共管理及公共服務(wù)化。這樣既有助于人才資源的合理配置，克服“分散多頭”等弊端，很大程度上節(jié)約檔案管理人才資源，又利于人事檔案自身的完整性補充，并建立完善個人信用檔案。同時也可為用人單位推行人事制度的聘任管理機制提供良好條件，用人單位要靠政策運作、完善機制及其他有利措施來留住人才，而非靠人事檔案的“扣留”等非正常舉措。當然，人事檔案社會開放模式也存在一些弊端和劣勢，如易生泄密事件、社會條件不成熟等，這些都有待于進一步研究和探討。如表2。

基于公民的人事檔案信息知情權(quán)或有限知情權(quán)，有必要建立人事檔案管理的雙向?qū)徍四Ｊ?，雙向?qū)徍耸蔷S護人事檔案“當事人”的知情權(quán)或有限知情權(quán)的自然延伸[6]。雙向?qū)徍思粗笇θ耸聶n案的同一內(nèi)容材料由當事人和人事檔案管理部門雙方同時進行審核與鑒定，對有異議的地方可以采取其他方式進行重點審核。這樣有利于維護當事人的合法權(quán)益不受侵害，破除傳統(tǒng)管理模式的神秘感，增強檔案操作流程的透明度，同時對于人事檔案管理部門來說，也可以減少鑒定檔案的壓力和難度。

信息時代的人事管理工作更側(cè)重于人事檔案的動態(tài)價值，即實時更新檔案信息內(nèi)容，保持人事檔案的時效性和動態(tài)化，以便更好地提供人才最新的有效信息，為人事工作服務(wù)。傳統(tǒng)的管理模式顯然對這一功能的實現(xiàn)困難重重。構(gòu)建人事檔案的身份追蹤模式，主要針對流動人員的檔案信息及時收集、鑒定和歸檔，以便更好地掌握、利用有關(guān)人事信息的變動情況。當然，從內(nèi)容上，要求身份追蹤后的信息要突出重點，對失去價值的靜態(tài)材料進行研究后消減。

圖2 HR接軌模式的人事檔案與人力資源管理關(guān)系圖

關(guān)于人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的構(gòu)建模式問題，國內(nèi)研究的文獻較多，論述已經(jīng)相當成熟，在此筆者不再贅述。下面談一下HR接軌模式及監(jiān)測考評模式。HR是Hulnan Resource的縮寫，意為人力資源，通常是指一定時期內(nèi)，組織中的“人”作為一種資源，所能夠被企業(yè)使用，且對價值創(chuàng)造起貢獻作用的教育、能力、技能、經(jīng)驗、體力等的總稱，目標是更好地進行人力資源的發(fā)展和規(guī)劃，更加充分的利用員工的價值[7]。隨著社會經(jīng)濟的市場化，在借鑒國外經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，很多企事業(yè)單位越來越重視人力資源管理和開發(fā)。從范疇上講，人事檔案管理隸屬于人力資源管理，兩者在管理內(nèi)容上雖側(cè)重不同，但實踐上存在著較多契合點和交叉點。HR接軌模式（詳見圖2）就是建立人事檔案在人力資源規(guī)劃和實施的。

人事檔案管理的服務(wù)能力如何，要靠監(jiān)測考評模式的構(gòu)建來完成，沒有監(jiān)管考核的任何管理模式都是不科學的。筆者認為，對人事檔案管理的監(jiān)測考評模式主要從以下三個方面進行：一是主管部門考核。主要是主管人事檔案的各級檔案館（室）和組織人事部門在明確政策、確定范圍和標準的基礎(chǔ)上定期對人事檔案的管理狀況進行檢查，并形成長效機制，獎優(yōu)罰劣。二是中介機構(gòu)測評。隨著人事代理制度的施行與市場化運作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高，以探索建立市場化人事檔案評價體系為目的，執(zhí)行測試評估職能的社會中介機構(gòu)應(yīng)當是首選舉措。中介機構(gòu)的測評不僅能激勵保管機構(gòu)高質(zhì)高效管理人事檔案，同時使檔案保管更加全民化、透明化，提高全社會的檔案意識。三是公民監(jiān)督。這一點也就是上述提及的人事檔案當事人在履行其知情權(quán)或有限知情權(quán)的同時，對檔案管理機構(gòu)工作質(zhì)量的監(jiān)督，不再贅述。

4 內(nèi)容創(chuàng)新問題

傳統(tǒng)的人事檔案往往重政治歷史問題，輕工作實績；重家庭關(guān)系，輕現(xiàn)實表現(xiàn)；重思想品德，輕才能成就；重錯誤問題，輕發(fā)展變化。在語言表述上，也存在格式化、公式化的問題，空洞無物，千人一面[8]。顯然，這種形式的人事檔案在市場經(jīng)濟實踐過程中服務(wù)形式單一，內(nèi)容欠缺嚴重，根本滿足不了公民和社會的需求，必須進行創(chuàng)新性改革。

內(nèi)容的創(chuàng)新就是要擯棄過時的沒有價值的信息材料，防止出現(xiàn)形式化、格式化的東西，內(nèi)容上能真正反映一個人德、能、勤、績的發(fā)展軌跡。要尊重人事檔案的個性化，提高其辨識度。市場經(jīng)濟時代人才分工的精細化反映在人力資源管理上就是提倡和使用人才的優(yōu)勢特點，人盡其才，更好的發(fā)揮個人的才能和潛能。人事檔案理應(yīng)為人力資源管理服務(wù)，在其材料的收集、鑒定等方面?zhèn)戎厝瞬诺膫€性化，突出每個人的特點。同時，對于不同層次的人才的檔案實行內(nèi)容的側(cè)重化管理，比如領(lǐng)導的材料側(cè)重反映其思想、群眾公認度、工作業(yè)績等，流動人員則側(cè)重記錄信用、考勤，從而提高人事檔案的辨識度，增強立體感和折射度。內(nèi)容的更新也要體現(xiàn)客觀性和可信度，通過制定標準、量化指標、細化內(nèi)容等措施，來增強人事檔案的真實性，最大限度的減少主觀性。另外，要根據(jù)工作實際，盡量擯棄過于陳舊的信息，避免材料內(nèi)容的重復性。對于“老十類”的分類方法，可根據(jù)不同需要增加新的內(nèi)容信息，以實現(xiàn)人事檔案最大接近實際的目標，為人力資源的優(yōu)化和配置提供可靠地參考價值。

注釋

[1]中國人事科學院.中國人才報告[N].中國人事報,2005-10-9(1).

[2]鄧紹興.試論制約干部人事檔案工作發(fā)展的因素與對策[J].檔案學通訊,2005(1):65.

[3]沈晨,李萍萍.政產(chǎn)學研聯(lián)合培養(yǎng)研究生模式中權(quán)變理論的應(yīng)用[J].江蘇大學學報,2009(3):83-86.

[4]孫振嘉.人事檔案知情權(quán)問題研究[J].檔案學通訊,2010(5):44-46.

[5]呂元智.構(gòu)建國家人事檔案中心的設(shè)想[J].中國檔案,2003(4):11-12.

[6]任美麗.職工醫(yī)院人事檔案安全體系構(gòu)筑及人事檔案審核流程初探[J].山西檔案,2012(1):28-29.

[7]于艷冬.e-HR的應(yīng)用對HR管理者勝任力的影響研究[D].大連:大連理工大學檔案館,2005.

[8]唐晶.談人事檔案內(nèi)容改革的三個方面[J].山東檔案,2008(2):21-22.