潘 瑩 江相羽 沈建萍 陳 兵 華逸文 周國勤

（南京市水產(chǎn)科學(xué)研究所，江蘇南京，210036）

水產(chǎn)科技檔案，是與水產(chǎn)領(lǐng)域相關(guān)的一類科技檔案，存在于高校、科研單位、行政單位、企業(yè)等相關(guān)行業(yè)，依單位性質(zhì)不同，具體內(nèi)容有所不同，就水產(chǎn)科研單位而言，主要針對(duì)的是各類水產(chǎn)項(xiàng)目在實(shí)施各階段所形成的一套完備材料。目前，已有一些檔案工作者對(duì)水產(chǎn)科技檔案工作從多方面進(jìn)行了探討，陜西省水產(chǎn)研究所張敏[1]、山東省淡水水產(chǎn)研究所董文[2]等均曾結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)探討了水產(chǎn)科技檔案開發(fā)、管理中存在的問題等及相應(yīng)的看法和建議，衛(wèi)建萍[3]對(duì)水產(chǎn)科技檔案管理進(jìn)行分析，楊鈞芬[4]等談?wù)摿怂a(chǎn)科技檔案在漁業(yè)生產(chǎn)中的巨大作用，陳芳芳[5]則探討了水產(chǎn)科技檔案與“科教興漁”之間的關(guān)系。鑒于水產(chǎn)科技檔案在科學(xué)研究、生產(chǎn)及推廣中所起的重大作用，水產(chǎn)科技檔案的整理、歸檔及管理工作日益受到重視，本文結(jié)合自身實(shí)際工作，對(duì)水產(chǎn)研究所整理、管理水產(chǎn)科技檔案的具體方法、存在問題及建議等談一談看法，以期為相關(guān)科技檔案工作的開展提供參考。

1 水產(chǎn)科技檔案的價(jià)值和意義

在國家農(nóng)業(yè)政策的引領(lǐng)下，在農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景趨勢下，科研單位的各類農(nóng)業(yè)創(chuàng)新項(xiàng)目日益增多，這不僅滿足了單位自身發(fā)展需要，諸多創(chuàng)新成果更是帶來不小的收益，農(nóng)業(yè)科技對(duì)農(nóng)業(yè)增產(chǎn)增收功不可沒。水產(chǎn)科技作為農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域的一部分，它的不斷促進(jìn)與更新，為水產(chǎn)產(chǎn)業(yè)、農(nóng)民增收及市民公共安全提供了強(qiáng)有力的科技支撐。以我所為例，水產(chǎn)科技日益精深，近幾年在省級(jí)重大水產(chǎn)養(yǎng)殖品種的推廣應(yīng)用及良種供應(yīng)上貢獻(xiàn)突出，相關(guān)養(yǎng)殖品種的專題科研攻關(guān)項(xiàng)目也不少，各類水產(chǎn)科技培訓(xùn)活動(dòng)等的開展有條不紊，充分發(fā)揮水產(chǎn)科技檔案的價(jià)值就顯得尤為重要。

1.1 水產(chǎn)科技檔案產(chǎn)生并作用于科技實(shí)踐活動(dòng)

各類水產(chǎn)科研項(xiàng)目的實(shí)施開展是水產(chǎn)科研單位的主要工作任務(wù)，伴隨而來的是大量文件與資料的產(chǎn)生，內(nèi)容既有正式合同文件，又有各類試驗(yàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和科技成果，將所有與項(xiàng)目有關(guān)的材料整理成檔案，對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目的實(shí)施和未來項(xiàng)目的申報(bào)都有積極地借鑒和參考作用。充分利用已有數(shù)據(jù)，既可避免重復(fù)的實(shí)驗(yàn)活動(dòng)，少走彎路[6]，也能節(jié)省一定經(jīng)費(fèi)，做到事半功倍。在已有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)下研究熱點(diǎn)，也能積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新、成果創(chuàng)新，做到領(lǐng)域拓寬、研究徹底。伴隨科學(xué)進(jìn)步，對(duì)有爭議的研究手段、方法以及研究成果，進(jìn)行再次論證的同時(shí)，可與原有檔案資料進(jìn)行比較，盡早發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。水產(chǎn)科技檔案的建立和保存不僅僅再是傳統(tǒng)意義上的儲(chǔ)存，而成為指導(dǎo)和服務(wù)科學(xué)研究的主導(dǎo)工具和力量。

1.2 水產(chǎn)科技檔案是單位科研成果的有力證明

科技成果是科研單位可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新之魂，申報(bào)和實(shí)施水產(chǎn)項(xiàng)目的重要意義就在于能獲得相應(yīng)成果，并將成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為解決更多諸如養(yǎng)魚難、水體環(huán)境變差等問題提供技術(shù)支撐，為改善農(nóng)村面貌、提高農(nóng)民生活水平提供幫助。另外，科研單位往往有好幾支科研團(tuán)隊(duì)，他們有著不同的工作任務(wù)和研究內(nèi)容，加上平時(shí)業(yè)務(wù)繁忙、交流時(shí)間相對(duì)較少，成果無法及時(shí)分享，此時(shí)科技檔案管理部門便成為他們共同的信息共享中心，成為提供分享科技成果的良好平臺(tái)，水產(chǎn)科技檔案的作用更是不言而喻。一份完整系統(tǒng)、查閱便利的科技成果檔案，可以為科技人員申報(bào)職稱、申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)以及維護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)提供服務(wù)，也為將科技成果最大化地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供有利保障，更是可以為展示科研單位實(shí)力、證明單位創(chuàng)新發(fā)展高快強(qiáng)提供強(qiáng)大依據(jù)，這對(duì)社會(huì)、對(duì)人民、更對(duì)科研單位和單位科技人員自身有極大幫助。

1.3 水產(chǎn)科技檔案對(duì)梳理科研單位自身發(fā)展有積極作用

仍以我所為例，自1976年成立以來，始終堅(jiān)持科技創(chuàng)新，大力實(shí)施科技興所戰(zhàn)略，逐步打造出四個(gè)研究中心和一個(gè)現(xiàn)代化養(yǎng)殖基地，在科研項(xiàng)目開發(fā)、高端人才培養(yǎng)以及科技成果轉(zhuǎn)化方面做出巨大成就，為全市的漁業(yè)生產(chǎn)、漁民科技水平提高做出巨大努力。有關(guān)基地建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、項(xiàng)目實(shí)施以及成果申報(bào)的整個(gè)過程細(xì)節(jié)都能在水產(chǎn)科技檔案中體現(xiàn)，單位的發(fā)展歷程、成就榮譽(yù)也在檔案中展現(xiàn)，梳理檔案也就梳理了單位科研發(fā)展的點(diǎn)滴進(jìn)程。將歷年來的科研項(xiàng)目歸檔整理，做到系統(tǒng)性、完整性和專業(yè)性，無疑對(duì)全面梳理科研動(dòng)態(tài)發(fā)展、單位創(chuàng)新思路、發(fā)展方向，以及科研人員動(dòng)態(tài)和所科研成果，例如研究重點(diǎn)領(lǐng)域、主打品種、人才培養(yǎng)、成果應(yīng)用等有極大裨益，也為將來的科技發(fā)展提供基礎(chǔ)信息。

2 水產(chǎn)科技檔案工作開展現(xiàn)狀

2.1 新老科技檔案的歸檔整理

科技檔案工作者的主要任務(wù)是做好現(xiàn)有科技項(xiàng)目的檔案歸檔和整理工作。首先，按照歸檔內(nèi)容、歸檔程序以及歸檔時(shí)間，提醒和督促科技人員在完成相應(yīng)程序后盡快遞交相關(guān)存檔材料。其次，針對(duì)已經(jīng)結(jié)題的科研項(xiàng)目，后續(xù)的成果證明及應(yīng)用材料也應(yīng)跟蹤歸檔，認(rèn)真做好檔案的目錄錄入、分類管理等工作。

而一般來說，除了做好現(xiàn)階段的檔案管理外，由于檔案管理意識(shí)越來越強(qiáng)，加之對(duì)老檔案的利用率也有所提高，積極開展老檔案的整理工作也十分有必要。許多已經(jīng)結(jié)題的老檔案保存分散，或材料缺失不全、存放混亂，需要花費(fèi)較大的力氣開展工作，收集和分類是首要任務(wù)，收集工作主要通過在科管檔案存放處查閱，向科技人員索要原始資料等。一份完整的科技檔案材料，主要包括：查新報(bào)告、申報(bào)書、科研課題經(jīng)費(fèi)批件、計(jì)劃任務(wù)書、合同書、試驗(yàn)（實(shí)驗(yàn)）方案、項(xiàng)目實(shí)施過程中的原始記錄、課題階段總結(jié)、中期評(píng)估報(bào)告、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報(bào)告、工作總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、論文、專著、課題經(jīng)費(fèi)決算，驗(yàn)收系列材料、獲獎(jiǎng)情況、專利文件、推廣應(yīng)用證明、成果宣傳文件等[7]，材料形式包括紙質(zhì)文件、電子檔案、光盤、照片等。其次要做好現(xiàn)存文件的檔案目錄記錄工作，對(duì)確實(shí)已經(jīng)缺失的文件進(jìn)行記錄，并在今后工作中注意觀察收集，力所能及補(bǔ)足缺失的資料。最后應(yīng)將整理出的老檔案按照一定原則進(jìn)行分類管理。

2.2 做好科技檔案的查閱管理工作

針對(duì)老檔案、新檔案，都要進(jìn)行分類管理，或是按照年份的先后順序，或是按照課題的研究內(nèi)容，或是按照項(xiàng)目的基本類型來分類，做到管理穩(wěn)妥、查閱便利?？萍紮n案人員及時(shí)做好借閱的登記工作，并在指定時(shí)間內(nèi)提醒使用者歸還檔案資料，以保證檔案資料完整性。同時(shí)，應(yīng)充分熟悉和了解單位已完成或正在完成的課題項(xiàng)目內(nèi)容，提供給信息查閱者最準(zhǔn)確、最恰當(dāng)?shù)臋n案資料，該保密的保密、該宣傳的宣傳、該應(yīng)用的應(yīng)用，如遇不能外借但又急需使用的資料，需得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可使用。借閱過程雖說簡單，但對(duì)管理人員來說，必須保持清醒頭腦，對(duì)已有的、已借的材料要熟悉，要有記憶，對(duì)于借閱過程也應(yīng)有正規(guī)記錄，從而做到萬無一失。

3 水產(chǎn)科技檔案工作中存在的問題及對(duì)策

3.1 科技人員主動(dòng)提交項(xiàng)目實(shí)施材料的意識(shí)較薄弱

一個(gè)項(xiàng)目配備一支科研團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)人員分工細(xì)致，他們積極創(chuàng)新積極出成果，能真正掌握第一手科研資料，盡管科研管理人員也會(huì)適當(dāng)參予項(xiàng)目的查新申報(bào)、驗(yàn)收等過程，但技術(shù)性的資料只能由出成果的科研人員提供。大多數(shù)科研人員會(huì)將階段性的成果報(bào)告與團(tuán)隊(duì)成員分享，但不能主動(dòng)提供給科技管理人員進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和保存，這定會(huì)造成項(xiàng)目資料分散，不利于整個(gè)單位對(duì)科研活動(dòng)的把握和管理。對(duì)科研人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)也就很重要，應(yīng)當(dāng)幫助他們提高主動(dòng)遞交資料的意識(shí)，告知他們檔案存放的必要性，科研人員也應(yīng)在完成階段性的項(xiàng)目后自覺將原始記錄和成果交至科技管理人員處保管。

3.2 檔案人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

水產(chǎn)科研單位的檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)出身，他們大多也是水產(chǎn)科技工作者，在從事專業(yè)生產(chǎn)的同時(shí)兼職檔案管理工作，對(duì)于與檔案有關(guān)的知識(shí)了解不深，對(duì)一些成果檔案例如專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等的知識(shí)理解不夠，花費(fèi)的時(shí)間和精力也較少，加之檔案整理工作并非僅僅是簡單的收集排序編號(hào)儲(chǔ)存等，管理起來有些力不從心。提高檔案人員服務(wù)科研的意識(shí)、認(rèn)清重要性，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，盡可能深入課題組了解項(xiàng)目進(jìn)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集第一手資料，積極開發(fā)科研項(xiàng)目，有機(jī)聯(lián)系歷年來的科研情況，挖掘科研項(xiàng)目潛在的價(jià)值，吃透在研項(xiàng)目，幫助科技人員梳理研究成果，使成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用達(dá)到最大化。科技檔案人員需要認(rèn)真對(duì)待檔案的歸檔和整理工作，嚴(yán)格按照檔案建設(shè)管理制度進(jìn)行操作，確保原始檔案不丟失、不損壞，將其當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立重要的事來完成。

3.3 部分水產(chǎn)科技檔案的系統(tǒng)性和完整性不強(qiáng)

對(duì)于一些老檔案，原始資料往往只剩下一些項(xiàng)目有關(guān)批文、總結(jié)報(bào)告和驗(yàn)收材料，很大部分的材料分散或缺失，且留存材料的形式單一，并很難再找到原始的留檔材料，這與之前對(duì)檔案管理的不重視以及檔案管理過程操作不規(guī)范有很大關(guān)系，加之部分科技人員或轉(zhuǎn)行或退休，資料的收集就變得更為困難，這致使相當(dāng)一部分的水產(chǎn)科技檔案存留不完整，給科技人員查閱帶來困難和遺憾。對(duì)于老檔案，檔案人員應(yīng)做到不氣餒、不放棄，積極做好補(bǔ)充完善工作。

3.4 水產(chǎn)科技檔案建設(shè)及管理制度不完善

水產(chǎn)科研單位沒有一套較為齊全完整的檔案管理制度，沒有明確科技人員和檔案人員在檔案管理上的詳細(xì)職責(zé)，這使得檔案管理變得被動(dòng)，不利于管理，一份詳盡的管理規(guī)章制度顯得尤為重要。

3.5 檔案信息更新不及時(shí)，缺乏共享

在檔案管理過程中，科技人員往往想要隨時(shí)查閱檔案資料，但卻受諸多條件限制不能在第一時(shí)間查詢到自己所要的資料，或者說檔案中有沒有自己需要的資料，或者說有些資料已經(jīng)存在，但檔案庫中并未及時(shí)更新，可以公開的資料查閱不便利，直接導(dǎo)致辦事效率降低，拖延了工作進(jìn)度。如今早已邁入信息化時(shí)代，電子數(shù)碼等高端信息化產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，檔案管理也是如此，人工和電子化辦公總是并存，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來幫助管理已是必需，雖然我們?cè)诠芾磉^程中已初步將檔案的有些目錄存放入計(jì)算機(jī)，但它一不完整，二未共享，僅僅作為檔案管理人員自身管理便利所用，大大降低了檔案的社會(huì)價(jià)值。檔案人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮專業(yè)知識(shí)，建立一套系統(tǒng)的電子資料，并網(wǎng)絡(luò)化，幫助科技人員在進(jìn)行科研生產(chǎn)時(shí)，既能查到原有的檔案材料，又能及時(shí)了解更新的材料，充分享用檔案價(jià)值。

水產(chǎn)科技檔案工作看似獨(dú)立單一，實(shí)則更是科研工作的重要組成部分。檔案科技人員應(yīng)秉承檔案管理一般準(zhǔn)則，創(chuàng)新形式，積極服務(wù)于水產(chǎn)科研單位的主要工作，且要提高服務(wù)意識(shí)，抓好檔案的歸檔管理工作，縱向比較、橫向聯(lián)系，從科研工作中抓好細(xì)節(jié)檔案，從已有檔案中發(fā)現(xiàn)新問題，將檔案工作搞活，在領(lǐng)導(dǎo)重視、人人參與的環(huán)境下，開發(fā)好水產(chǎn)科技檔案的各種價(jià)值為單位的科研創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)。

[1]張敏.漁業(yè)科技檔案開發(fā)利用初探[J].陜西水利,2008(1)：54-55.

[2]董文.如何做好水產(chǎn)科技檔案的歸檔與管理[J].黑龍江水產(chǎn),2012(3)：43-45.

[3]衛(wèi)建萍.淺析漁業(yè)科技檔案的管理[J].福建水產(chǎn),2008(2)：84-86.

[4]楊鈞芬,聶麗艷，程寶平.水產(chǎn)科技檔案在漁業(yè)生產(chǎn)中的作用[J].河北漁業(yè),2002(6)：5+18.

[5]陳芳芳.“科教興漁”與水產(chǎn)科技檔案[J].檔案與建設(shè),1998(8)：40.

[6]許潔,李秀蓮,李桂珍.發(fā)揮水產(chǎn)科技檔案的作用為科研及科研管理服務(wù)[J].水產(chǎn)科學(xué),1995,14(4)：47-48.

[7]黃玉萍,林海.淺談農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔范圍及要求[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué),2006,34(21)：56+78.