淺析醫(yī)院人事檔案的信息化管理

王麗霞

摘 要：人事檔案的管理能夠為醫(yī)院內(nèi)部考核工作的開展提供重要的信息依據(jù)，同時也能夠有效的提升醫(yī)院人力資源管理工作效率的關(guān)鍵，因此需要給予充分的重視。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理將是未來醫(yī)院檔案管理的重要發(fā)展趨勢。從當(dāng)前的情況來看，醫(yī)院內(nèi)部人事檔案信息化管理工作的開展依然存在諸多的問題，需要進(jìn)一步的解決與完善。本文我們將就醫(yī)院人事檔案管理的信息化問題展開探究，從各個角度分析其實施意義，及具體的實施策略，以確保能夠為醫(yī)院服務(wù)及管理工作的開展提供更多的保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；管理

在現(xiàn)代社會中，隨著高科技現(xiàn)代化的發(fā)展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院人事資料庫，是醫(yī)院檢核醫(yī)護(hù)人員信息，考察醫(yī)護(hù)人員工作狀態(tài)和工作能力的重要依據(jù)，也是醫(yī)院加強(qiáng)人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理是跟隨現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展國情的必然趨勢，是我國人事改革制度和醫(yī)院醫(yī)療改革制度的必然要求，更是廣大現(xiàn)代社會民眾對醫(yī)院服務(wù)的必然期許。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理開展過程中出現(xiàn)的問題

在實施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發(fā)展建設(shè)的因素主要來自以下三個方面。

1.1 信息量冗雜

醫(yī)護(hù)人員就業(yè)前背景調(diào)查檔案，工作履歷檔案，人事調(diào)配檔案，重大醫(yī)療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時，還極易在工作交接中造成信息丟失，導(dǎo)致信息不完整、信息不準(zhǔn)確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時間浪費，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費，工作人員和醫(yī)護(hù)人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時會有撕破現(xiàn)象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動力浪費，還會造成紙張浪費。最后是勞動力浪費，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎(chǔ)上重置一份，是一項很大的工作量，造成工作人員勞動力的浪費。

1.2 管理人員工作不到位

人事檔案管理是一個枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時間都花費在查找和翻閱中。長期以來，很容易讓工作人員產(chǎn)生懈怠情緒和懶散態(tài)度。此外，很多管理人員和工作人員對檔案管理認(rèn)識度不夠，很多工作人員沒有意識到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫(yī)護(hù)人員和領(lǐng)導(dǎo)需要查閱資料時能夠翻閱出來，并保證資料的完整性就過關(guān)了，這種認(rèn)識直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，跟現(xiàn)代化社會要求嚴(yán)重脫節(jié)。

1.3 檔案管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動，工作人員工作流程不細(xì)致，工作人員工作不規(guī)范，針對檔案管理工作人員獎懲制度不健全等四方面內(nèi)容。管理人員工作量大，工作內(nèi)容不容易具體劃分區(qū)域，工作流程單一以及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機(jī)制不健全和工作人員實施過程敷衍等現(xiàn)象。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作開展的意義

2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率

人事檔案信息化促使信息管理有傳統(tǒng)手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統(tǒng)手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節(jié)省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)素質(zhì)提供了可能性。

2.2 有利于保護(hù)人事紙質(zhì)檔案

人事紙質(zhì)原發(fā)檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機(jī)批下專欄專門放置醫(yī)護(hù)人員原發(fā)資料。在需要查閱原發(fā)資料時首先查閱計算機(jī)記錄原發(fā)資料，在出現(xiàn)疑問和不確定的情況下再翻閱紙質(zhì)原發(fā)檔案資料，降低紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，可在一定程度上保護(hù)原發(fā)紙質(zhì)檔案。

2.3 有利于完善檔案管理建設(shè)

檔案管理建設(shè)主要包括人力建設(shè)、制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)三方面內(nèi)容。人事檔案信息化大量引進(jìn)計算機(jī)設(shè)施，在一定程度上跟進(jìn)了社會設(shè)施發(fā)展程度；對于人力建設(shè)，又分為人力資源分配建設(shè)和人力綜合素質(zhì)建設(shè)兩方面內(nèi)容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質(zhì)提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質(zhì)的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術(shù)保障；制度建設(shè)分為獎懲制度、工作流程制度、行為規(guī)范制度三種。隨著工作人員工作內(nèi)容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統(tǒng)工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細(xì)很多，根據(jù)不同的工作任務(wù)和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規(guī)范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標(biāo)準(zhǔn)，防治工作人員工作效率低、工作任務(wù)不明現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 有利于增加管理人員工作積極性

檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質(zhì)，降低人員浪費的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴(kuò)大了信息搜索實現(xiàn)內(nèi)涵，實現(xiàn)了信息分析強(qiáng)化，確保了人盡其才，人盡其用?？梢哉f是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強(qiáng)度，增加了工作人員的技術(shù)競爭力，加強(qiáng)了工作本身的挑戰(zhàn)度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

2.5 有利于醫(yī)院人才的管理和利用

當(dāng)前醫(yī)院人才的流動量大，通過醫(yī)院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調(diào)動人才工作積極性，推動醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作具體實施策略

3.1 吸取新時期計算機(jī)應(yīng)用人才

在新時期招收檔案管理工作人員時，將計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)作為衡量錄用人才標(biāo)準(zhǔn)之一。此方式不僅可逐步收納新世紀(jì)計算機(jī)應(yīng)用人才，進(jìn)而提升檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用整體素質(zhì)，還間接為醫(yī)院收納了計算機(jī)應(yīng)用導(dǎo)師，尋找到了針對檔案管理部門管理人員的計算機(jī)培訓(xùn)人才，幫助醫(yī)院對現(xiàn)任管理人員做計算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實行互相課堂培訓(xùn)，前輩教導(dǎo)后背檔案管理要點，后輩教導(dǎo)前輩常見計算機(jī)應(yīng)用方式。

3.2 計算機(jī)整理檔案信息

醫(yī)院派出一批專業(yè)人員通過使用計算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對其進(jìn)行保密設(shè)施建立，加強(qiáng)信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統(tǒng)，人員查閱保障系統(tǒng)等），可有效提升檔案信息保密度。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理認(rèn)識

在增加工作人員技術(shù)素質(zhì)的同時，還應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案的管理認(rèn)識。檔案管理認(rèn)識包括制度認(rèn)識、保密認(rèn)識、效能認(rèn)識、和其他管理制度的聯(lián)系認(rèn)識等。對檔案管理的認(rèn)識度決定其發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)，正確的檔案管理認(rèn)識是加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)，也是提升管理人員綜合素質(zhì)需要。

4 結(jié)束語

總的來說，信息化管理的實施能夠確保人事檔案資源得到充分應(yīng)用，同時也能夠有效提升醫(yī)護(hù)人員的工作效率，對于醫(yī)院的發(fā)展具有關(guān)鍵的推動意義，是未來醫(yī)院人事檔案管理的重要開展方向。

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