張靜成

（常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 常州 213164）

畢業(yè)論文是大學(xué)生完成學(xué)業(yè)的一個(gè)重要組成部分，論文質(zhì)量如何直接關(guān)系到大學(xué)生是否能順利畢業(yè)。論文的質(zhì)量包含著兩個(gè)方面的內(nèi)容：論文的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、論文的排版質(zhì)量。目前，學(xué)生撰寫論文主要使用MicrosoftWord進(jìn)行編輯，他們對(duì)MicrosoftWord的基本功能還算了解，能夠按學(xué)校的要求編輯完成論文的各個(gè)部分。但論文的撰寫和編輯是個(gè)比較麻煩的過程，因?yàn)樵谧珜懼兄笇?dǎo)教師會(huì)要求他們不斷地修改，其中包括論文排版格式的修改。通常由于某一部分的變動(dòng)，使其他部分進(jìn)行相應(yīng)的變動(dòng)，因此，學(xué)生常因調(diào)整格式而煩惱。如果對(duì)MicrosoftWord編輯系統(tǒng)功能有較充分的了解，就會(huì)得心應(yīng)手地使用該系統(tǒng)，撰寫和排版出有較高質(zhì)量的畢業(yè)論文。

畢業(yè)論文通常包括：封面、目錄、中英文摘要、正文、總結(jié)、致謝、尾注、參考文獻(xiàn)幾個(gè)部分。封面通常由學(xué)校給出嚴(yán)格的樣式，論文其他部分的排版樣式及字體、字號(hào)，各院校也都有具體的要求，學(xué)生在撰寫論文時(shí)必須嚴(yán)格遵守。但要撰寫和排版出有較高質(zhì)量的畢業(yè)論文，必須掌握以下幾個(gè)方面的問題。

1 設(shè)置論文版面

開始用Word2010撰寫論文之前，首先要進(jìn)行版面的設(shè)置。具體操作：在【頁面布局】面板中單擊“頁面設(shè)置”選項(xiàng)板中的“頁面設(shè)置”屬性命令按鈕，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框。在【頁邊距】選項(xiàng)卡中按學(xué)校要求設(shè)置“頁邊距”、“裝訂線位置”，“紙張方向”選“縱向”，“頁碼范圍”選“普通”；在【紙張】選項(xiàng)卡中設(shè)置“紙張大小”為“A4”；在【版式】選項(xiàng)卡中設(shè)置“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，“頁眉和頁腳”設(shè)置為“奇數(shù)頁不同”，其他為默認(rèn)值，所有設(shè)置應(yīng)用于“整篇文檔”，單擊“確定”即完成論文版面的設(shè)置。

2 使用樣式功能

使用“樣式”功能可使文章目錄、標(biāo)題、正文、注釋、參考文獻(xiàn)、頁碼等格式版面達(dá)到完全一致。切換至【開始】面板即可看到“樣式”選項(xiàng)板，其中有標(biāo)題、副標(biāo)題、標(biāo)題1、標(biāo)題2、正文、強(qiáng)調(diào)、引用等樣式。可選擇“標(biāo)題1”、“標(biāo)題 2”、“標(biāo)題 3”等樣式，右擊選擇快捷菜單中的“修改(M)…”，就可根據(jù)學(xué)校論文的要求進(jìn)行修改。

假設(shè)論文格式有如下要求。

摘要。中文在前，英文在后，各占一頁紙。中文摘要中“內(nèi)容摘要”一詞用黑體小三號(hào)字，下面內(nèi)容用宋體小四號(hào)字(常規(guī))。英文摘要中Abstract一詞用TimesNewRoman、粗體、小三號(hào)字，下面內(nèi)容用TimesNewRoman、小四號(hào)字(常規(guī))。

致謝、尾注及參考書目標(biāo)題的格式及字體要求與摘要的要求相同，這些部分內(nèi)容的格式及字體要求也都與摘要內(nèi)容的格式及字體要求相同。

正文。論文各級(jí)標(biāo)題之間格式不同，一級(jí)標(biāo)題用宋體三號(hào)字，加粗、居中；二級(jí)標(biāo)題用宋體小三號(hào)字，加粗、兩端對(duì)齊；三級(jí)標(biāo)題用宋體四號(hào)字，加粗、兩端對(duì)齊；正文用宋體五號(hào)(常規(guī))。每級(jí)標(biāo)題格式段后間距為0.5行，所有英文用TimesNewRoman字體。

我們可以按照如上要求設(shè)定各級(jí)標(biāo)題的樣式及正文并進(jìn)行應(yīng)用。

3 尾注的標(biāo)識(shí)

在正文中進(jìn)行尾注的標(biāo)識(shí)時(shí)，不要采用手動(dòng)輸入上標(biāo)，而應(yīng)采用下面的步驟：切換至【引用】面板，在要進(jìn)行標(biāo)識(shí)尾注1的位置單擊“腳注”選項(xiàng)板中的“插入尾注”，此時(shí)即可在“文檔結(jié)尾”相應(yīng)位置輸入需要的尾注內(nèi)容。

4 分節(jié)

在撰寫論文時(shí)，通常要將論文分為三個(gè)部分：封面、目錄、正文。這三部分要用不同的頁眉、頁碼，封面既不用頁碼也不用頁眉，目錄用小寫羅馬數(shù)字作頁碼數(shù)字，正文以一級(jí)標(biāo)題“標(biāo)題1”作頁眉，但用阿拉伯?dāng)?shù)字作頁碼數(shù)字。這時(shí)，我們需要給三個(gè)部分插入分節(jié)符，給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。

這里的“節(jié)”指的是一部分文檔(可以是幾段，幾頁，甚至幾十頁)，在這部分文檔中，各部分有同樣的頁邊距、紙型、頁面邊框、對(duì)齊方式、頁眉、分欄、頁碼編排、行號(hào)和尾注等。如果不插入分節(jié)符，文檔的所有頁面都屬于一個(gè)節(jié)，若想對(duì)不同的部分設(shè)置不同的頁眉、頁腳等，就必須將文檔分為多個(gè)節(jié)。

插入分節(jié)符的步驟如下：

將光標(biāo)移到需要分節(jié)的地方，切換至【頁面布局】面板，單擊“頁面設(shè)置”選項(xiàng)板中的“分隔符”按鈕右側(cè)的“▼”，打開“分隔符”面板，單擊“奇數(shù)頁”即可插入一個(gè)分節(jié)符，之后就可以在下一奇數(shù)頁上開始新節(jié)，并為不同的“節(jié)”設(shè)置不同的樣式。

5 設(shè)定頁眉頁腳

以設(shè)定正文部分的頁眉頁腳為例，其操作步驟如下。

步驟1：切換至【插入】面板，在“頁眉和頁腳”選項(xiàng)板中單擊“頁眉”按鈕 ，在彈出的下拉列表框中選擇“空白”選項(xiàng)。

步驟2：切換至“頁眉和頁腳工具設(shè)計(jì)”面板，單擊“下一節(jié)”按鈕兩次，跳過封面和目錄的頁眉設(shè)置。

步驟3：在正文的奇數(shù)起始頁頁眉位置，單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕 ，使得“與上一節(jié)相同”提示消失。

步驟4：將光標(biāo)定位在正文的奇數(shù)起始頁頁眉位置，切換至“插入”面板，單擊“文本”選項(xiàng)板中的“文檔部件”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“域(F)…”，在域?qū)υ捒蛑性O(shè)置“域名”為“StyleRef”，樣式名為“標(biāo)題1”，單擊“確定”，切換至“開始”面板，設(shè)置頁眉內(nèi)容對(duì)齊方式為“文本右對(duì)齊”。正文奇數(shù)頁頁眉即設(shè)置好。

步驟5：將光標(biāo)定位在正文的偶數(shù)起始頁頁眉位置，切換至“頁眉和頁腳工具設(shè)計(jì)”面板，單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕 ，使得“與上一節(jié)相同”消失。

步驟6：切換至“插入”面板，單擊“文本”選項(xiàng)板中的“文檔部件”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“域(F)…”，在域?qū)υ捒蛑性O(shè)置“域名”為“StyleRef”，樣式名為“標(biāo)題 1”，單擊“確定”，切換至“開始”面板，設(shè)置頁眉內(nèi)容對(duì)齊方式為“文本左對(duì)齊”。正文偶數(shù)頁頁眉即設(shè)置好。

通過上述的設(shè)置，即可設(shè)置好正文部分的頁眉，按照同樣的方法可以設(shè)置好正文的頁腳。

6 自動(dòng)生成目錄

如果論文的各級(jí)標(biāo)題及其他各部分都已經(jīng)按照樣式進(jìn)行了設(shè)置，那么就可以自動(dòng)生成目錄。其操作步驟如下。

步驟1：光標(biāo)定位在需要設(shè)定目錄的空白頁，編輯文本“目錄”，設(shè)置字體格式為“華文中宋、二號(hào)”，“加粗”，“居中”對(duì)齊，段前段后間距“1.5”倍行距。

步驟2：切換至“引用”面板，單擊“目錄”選項(xiàng)板中的“目錄”按鈕，如圖1所示，在彈出的面板中選擇“插入目錄(I)…”。

圖1 “插入目錄”

圖2 “目錄”對(duì)話框

步驟3：如圖2所示，在“目錄”選項(xiàng)卡中設(shè)置“顯示頁碼”、“頁碼右對(duì)齊”、“顯示級(jí)別”為“3”，“格式”為“來自模板”，單擊“確定”按鈕，即可制作好目錄。

至此，也就完成了整篇論文的編輯排版工作。在撰寫和排畢業(yè)版論文時(shí)按照這種方法進(jìn)行操作，就會(huì)使論文的排版及組織更科學(xué)、更易于管理和改動(dòng)，使文檔結(jié)構(gòu)看起來跟清晰、更美觀。此方法同樣也適用于各種長(zhǎng)文檔的編輯排版。

［1］鄭少京，季建莉.Office 2010 基礎(chǔ)與實(shí)戰(zhàn)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.

［2］武新華，王英英，楊平.Office 2010 三合一實(shí)戰(zhàn)案例精講[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2010.

［3］飛龍書院.Office 2010 從新手到高手[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2011.

［4］蓉科設(shè)計(jì).Office 2010高效辦公從入門到精通[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2012.