文/大唐黃島發(fā)電有限責(zé)任公司 房麗娜

一、前言

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下，21世紀(jì)進(jìn)入了全面的信息化時(shí)代，直接影響到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、生活方式的巨大變革，企業(yè)檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)今社會(huì)，信息資源已經(jīng)成為參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)生活的重要戰(zhàn)略資源，信息化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用和推廣，進(jìn)一步改善了傳統(tǒng)的檔案管理模式和辦公軟件環(huán)境，有效提高了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。在新形勢(shì)下開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是企業(yè)施行檔案管理改革的重要組成部分，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

二、企業(yè)檔案管理信息化概觀

企業(yè)檔案指在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中形成的不同形式（聲像、圖像、文字等）的文件材料，檔案管理的信息化是當(dāng)前國(guó)家檔案行政管理部門運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)組織和開展對(duì)信息資源的管理行為，實(shí)現(xiàn)了檔案管理由檔案實(shí)體保管模式向檔案實(shí)體信息化模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)主要從企業(yè)電子文件歸檔和管理、企業(yè)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、企業(yè)檔案信息數(shù)字化、企業(yè)數(shù)字檔案館、企業(yè)檔案信息化人才建設(shè)等方面展開，全面性服務(wù)是企業(yè)檔案管理的基本特點(diǎn)，專業(yè)化、合作化以及集成化是企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

三、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，建立企業(yè)檔案管理信息化的管理理念

新形勢(shì)開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，實(shí)現(xiàn)觀念上的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，建立企業(yè)檔案管理信息化管理理念可以從以下三個(gè)方面展開：首先提高企業(yè)檔案管理人員的信息化意識(shí)，認(rèn)清企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，為企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)；其次通過各種渠道進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化的宣傳，加大企業(yè)管理層對(duì)檔案管理信息化的關(guān)注，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，從而為企業(yè)的發(fā)展做出科學(xué)的決策和管理；最后全面更新企業(yè)檔案管理的服務(wù)觀念，從提高檔案管理和服務(wù)效率出發(fā)，加快企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供全面、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案服務(wù)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化制度建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化制度建設(shè)有利于明確企業(yè)檔案信息化管理的任務(wù)和目標(biāo)，為檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。從企業(yè)發(fā)展的宏觀方面來(lái)看，企業(yè)檔案管理信息化的目標(biāo)是提升企業(yè)檔案管理水平和促進(jìn)企業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)，在堅(jiān)持實(shí)用原則、效益原則、技術(shù)與管理并重原則、全面協(xié)調(diào)發(fā)展原則的基礎(chǔ)上，促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。從企業(yè)發(fā)展的具體方面來(lái)看，要加快企業(yè)檔案信息化管理機(jī)制的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門的獨(dú)立性，明確各個(gè)部門的管理職責(zé)，并制定相關(guān)的考核制度加強(qiáng)對(duì)日常工作的約束，以服務(wù)企業(yè)發(fā)展為檔案管理工作的重點(diǎn)，提高檔案信息資源的服務(wù)功能。

（三）建立健全企業(yè)檔案管理信息化法律法規(guī)

作為新型的檔案管理模式，企業(yè)檔案管理的信息化需要健全的法律法規(guī)作支撐，提高檔案信息資源的法律效力，真正體現(xiàn)其憑證作用。從企業(yè)數(shù)字化檔案資源建設(shè)、電子資源的生成、利用與保管、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)到信息安全，都要制定合理的法律法規(guī)，為企業(yè)檔案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度規(guī)范。

（四）提高企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)水平

提高企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)水平是增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的重要表現(xiàn)。一方面要加快建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)，注重軟硬件設(shè)施的開發(fā)和建設(shè)，例如注重計(jì)算機(jī)、路由器、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的完善和維護(hù)，在提高舊設(shè)備使用效率的同時(shí)購(gòu)置新型信息化設(shè)備。另一方面要加快企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善，為企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)檢索和共享奠定基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化安全體系建設(shè)

首先要明確各級(jí)別針對(duì)企業(yè)檔案信息管理的安全要求，根據(jù)安全需求和風(fēng)險(xiǎn)程度將企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行級(jí)別分類，明確規(guī)定各個(gè)級(jí)別的安全要求，并對(duì)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)問題立刻停用進(jìn)行完善。其次在企業(yè)檔案管理信息化中采用冗余系統(tǒng)設(shè)計(jì)的方法，降低檔案信息系統(tǒng)的失效率，提高正常運(yùn)行的安全性能；最后采用余度配置方案，根據(jù)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)中的元件設(shè)置余度，提高企業(yè)檔案管理信息化的安全性。

（六）打造高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理信息化人才隊(duì)伍

打造高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理信息化人才隊(duì)伍，為企業(yè)檔案管理改革和完善提供智力支持。一方面立足企業(yè)實(shí)際，樹立檔案管理信息化的理念，加強(qiáng)對(duì)在職人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握最新的管理咨詢和管理模式，合理配置企業(yè)檔案管理信息化人才；另一方加快對(duì)專業(yè)型、復(fù)合型檔案管理信息化人才的培養(yǎng)和選拔，積極吸收高素質(zhì)的人才進(jìn)入企業(yè)檔案信息化管理體系。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，加快對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探究對(duì)我國(guó)企業(yè)的管理改革和未來(lái)發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深刻的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。企業(yè)檔案管理信息建設(shè)要從思想建設(shè)出發(fā)，改善傳統(tǒng)的管理觀念，依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)企業(yè)信息資源進(jìn)行整合、處理以及管理。另外，還要加快檔案管理人員的后續(xù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的系統(tǒng)性、及時(shí)性和創(chuàng)新性，切實(shí)提高企業(yè)處理和運(yùn)用信息資源的效率，從而提升企業(yè)效益、促進(jìn)企業(yè)在新時(shí)期的跨越式發(fā)展。

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