陳 嶺

二級(jí)管理體制下高校教學(xué)秘書角色定位的新思考

陳 嶺

在二級(jí)管理體制下，高校系部教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員，面臨著工作強(qiáng)度大、服務(wù)對(duì)象廣、職業(yè)認(rèn)同感低和培訓(xùn)機(jī)會(huì)少等新問題。同時(shí)，由于教學(xué)管理工作具有周期性、獨(dú)特性和創(chuàng)新性的特點(diǎn)，需要教學(xué)秘書充分發(fā)揮橋梁和紐帶的功能，定位好管理、服務(wù)與協(xié)調(diào)角色，促進(jìn)系部教學(xué)管理工作健康發(fā)展。

高校;二級(jí)管理;教學(xué)秘書;角色定位

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組分，處于最基層和最前沿的位置。目前，國(guó)內(nèi)各大高校紛紛將教學(xué)管理的重心下移，構(gòu)建院系二級(jí)管理教學(xué)模式，走內(nèi)涵式建設(shè)道路。在這樣的新形式下，面對(duì)工作中出現(xiàn)的各種新情況和新挑戰(zhàn)，教學(xué)秘書如何充分發(fā)揮橋梁和紐帶的功能，明確自身的角色定位十分重要。

為了了解二級(jí)管理體制下教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，筆者對(duì)4所院校(含2所本科院校和2所高職院校)的50名教學(xué)秘書進(jìn)行了調(diào)研，調(diào)查以個(gè)別訪談和問卷調(diào)查相結(jié)合的形式展開，經(jīng)過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，匯總了二級(jí)管理體制下高校教學(xué)秘書工作面臨的新問題，并結(jié)合自身工作實(shí)踐，提出了對(duì)角色定位的一些新思考。

一、二級(jí)管理體制下高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

(一)工作強(qiáng)度大，崗位設(shè)置有限

在高?，F(xiàn)行的二級(jí)管理體制下，系部教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定了他們的工作涉及面廣泛、事務(wù)繁瑣復(fù)雜。調(diào)查顯示，當(dāng)問到目前教學(xué)秘書在工作中面臨的最大困難時(shí)，有88%的秘書選擇了“工作繁雜”。教學(xué)秘書是高職院校日常教學(xué)管理的基層執(zhí)行者，幾乎要參與到教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及復(fù)雜的情況和具體的事務(wù)性工作。

近年來，隨著高職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)數(shù)量、師資隊(duì)伍及學(xué)生規(guī)模出現(xiàn)了大幅增長(zhǎng)，但部分院校對(duì)從事系部基層教學(xué)管理工作的教學(xué)秘書的配備數(shù)量卻沒有隨之增多。在教學(xué)管理工作重心下移到系部的前提下，建議參考輔導(dǎo)員的配備政策，根據(jù)系部的專業(yè)數(shù)量、學(xué)生規(guī)模等按比例增加教學(xué)秘書的編制。只有秘書的數(shù)量有了保證，才能夠?qū)⒎彪s的教學(xué)管理工作進(jìn)行合理的分工，緩解秘書超負(fù)荷工作的壓力，同時(shí)，也有利于人員流動(dòng)時(shí)的順利交接。

(二)服務(wù)對(duì)象廣，工作職責(zé)不清

目前，系部教學(xué)秘書需要配合學(xué)院教務(wù)處、科研處、督導(dǎo)室、繼續(xù)教育學(xué)院、圖書信息中心、人事處、招生就業(yè)處、總務(wù)處、財(cái)務(wù)處和院辦等職能部門的工作，同時(shí)承擔(dān)著兄弟系部之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)工作，在系內(nèi)還要負(fù)責(zé)與系部領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)訓(xùn)基地、教研室、專業(yè)教師、輔導(dǎo)員和學(xué)生進(jìn)行溝通，處于學(xué)院各個(gè)部門和各類人員的交叉點(diǎn)位置，起著其他人不可替代的橋梁和紐帶作用。由于教學(xué)秘書隸屬于系辦公室，因此，往往除了教學(xué)管理和督導(dǎo)工作之外，不少秘書還要承擔(dān)會(huì)務(wù)、后勤、對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待、財(cái)務(wù)報(bào)銷以及師資管理等工作，無法保持工作的單一性。

從學(xué)院層面而言，院辦公室與教務(wù)處是兩個(gè)獨(dú)立的職能部門，各司其職;然而到了系部，往往在分工上就沒有那么明確。對(duì)于教學(xué)秘書而言，教學(xué)管理工作才是其本職工作，如果能將其從很多本不屬于教學(xué)秘書工作范疇的辦公室事務(wù)中解脫出來，讓系辦行政工作和教學(xué)管理工作分別對(duì)口上級(jí)兩個(gè)部門開展相關(guān)工作，應(yīng)當(dāng)更有利于提高工作的實(shí)效性。［1］應(yīng)當(dāng)明確教學(xué)秘書的職責(zé)，并給予教學(xué)秘書一定的管理權(quán)限，有效避免管理工作存在真空地帶，出現(xiàn)效率低下、職責(zé)不清、相互推諉的情況，使教學(xué)秘書能夠更好地完成自己的本職工作。

(三)職業(yè)認(rèn)同感低，上升空間有限

從本次調(diào)研數(shù)據(jù)來看，4所院校的秘書隊(duì)伍中74%的秘書是年齡介于20歲～40歲之間的青年，中級(jí)職稱人數(shù)達(dá)到了58%，副高職稱6%，學(xué)歷以碩士為主，占到60%以上。因此可以說目前高校秘書隊(duì)伍是一支以青年為主的、學(xué)歷層次較高的生力軍。對(duì)于這樣的秘書隊(duì)伍，如果能夠給予適當(dāng)?shù)募?lì)政策、建立相應(yīng)的培訓(xùn)制度，必然能夠更好地促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的可持續(xù)發(fā)展。然而在對(duì)教學(xué)秘書的工作滿意度調(diào)研中，對(duì)目前工作滿意的僅26%(含非常滿意1人)，感覺一般的占62%，對(duì)工作明確不滿意的有12%。在對(duì)工作不滿意的原因調(diào)查中，有56%的秘書選擇“工作缺乏認(rèn)同感”，48%的秘書選擇了“工作沒有前途”，說明秘書工作的職業(yè)認(rèn)同感較低，上升空間也十分有限。

教學(xué)秘書承擔(dān)著系部龐雜的管理工作，但是在現(xiàn)行的人事體制和崗位設(shè)置制度中，教學(xué)秘書大多被定位在辦事員的性質(zhì)，其待遇不僅與專任老師和實(shí)職行政干部相差懸殊，而且晉級(jí)困難。［2］根據(jù)現(xiàn)行的收入分配制度，學(xué)生輔導(dǎo)員可以走教師崗，實(shí)訓(xùn)基地的教學(xué)輔助人員可以走專技崗，均可以按照職稱享受相應(yīng)的待遇。目前教學(xué)秘書雖然可以申報(bào)職稱，但其管理崗的性質(zhì)又決定了他們的崗位級(jí)別，最高只能定位為副科級(jí)，而且無法享受相應(yīng)的職稱待遇。

(四)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，科研創(chuàng)新難

教學(xué)秘書每天忙于繁雜的事務(wù)，很少有時(shí)間和機(jī)會(huì)進(jìn)行進(jìn)修學(xué)習(xí)和深造。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在近三年內(nèi)參加過教學(xué)管理方面崗位培訓(xùn)的僅占34%，其中又有大約一半的秘書在三年內(nèi)僅參加了一次培訓(xùn)。接受調(diào)查的秘書中有80%的人認(rèn)為“培訓(xùn)機(jī)會(huì)少”是目前秘書培訓(xùn)的主要問題，而造成秘書培訓(xùn)問題的主要原因是“缺少培訓(xùn)制度和培訓(xùn)計(jì)劃”以及“學(xué)院和系部領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持”。

同時(shí)，在對(duì)教學(xué)秘書科研創(chuàng)新方面的數(shù)據(jù)顯示，近三年內(nèi)具有教學(xué)管理方面科研成果的僅占28%，而且論文類成果居多。參與調(diào)研的秘書中只有30%的秘書曾經(jīng)成功申請(qǐng)了教學(xué)管理方面的課題，而且其中73%為校級(jí)課題。只有2人被學(xué)院邀請(qǐng)參加過教學(xué)管理方面的研究課題。分析秘書科研與創(chuàng)新能力不強(qiáng)的原因，84%的秘書認(rèn)為“工作太忙，沒有時(shí)間和精力”，44%的秘書選擇了“學(xué)校沒有相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)政策，因此沒有動(dòng)力”。

綜上所述，在高校中教學(xué)秘書無論是實(shí)際待遇還是發(fā)展空間，都處于弱勢(shì)地位。長(zhǎng)此以往，會(huì)嚴(yán)重挫傷教學(xué)秘書的工作積極性，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，不利于教學(xué)秘書工作發(fā)揮主觀能動(dòng)性，也不利于教學(xué)秘書隊(duì)伍的健康發(fā)展。

二、二級(jí)管理體制下高校教學(xué)秘書的角色定位

(一)管理角色

在二級(jí)管理的體制下，高校教學(xué)秘書的角色從一個(gè)簡(jiǎn)單的政策任務(wù)執(zhí)行人轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)熟悉各種教學(xué)文件和制度的管理者。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)能夠以教務(wù)處的文件規(guī)范為基礎(chǔ)，從系部的實(shí)際情況出發(fā)，制定切實(shí)有效的系部教學(xué)管理細(xì)則，為系部各項(xiàng)教學(xué)工作制定科學(xué)規(guī)范的管理流程。以系部頂崗實(shí)習(xí)工作為例，教務(wù)處頒布了《學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)管理暫行辦法》，但是沒有具體的細(xì)則，因此系部根據(jù)該辦法制定了《應(yīng)用工程系學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)督查辦法》。并且，根據(jù)教務(wù)處《學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)管理工作考核內(nèi)容與指標(biāo)》，制定了系部頂崗實(shí)習(xí)過程管理材料匯編，明確頂崗實(shí)習(xí)前期、中期和后期各項(xiàng)工作的要求、責(zé)任人和完成時(shí)間。

(二)服務(wù)角色

教學(xué)秘書工作為系部教學(xué)管理工作的窗口崗位，在二級(jí)管理的體制下，要逐漸轉(zhuǎn)變觀念，從單純管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變，做好全方位的服務(wù)工作。同時(shí)，在服務(wù)中要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，比如對(duì)于系部的外聘教師，由于不熟悉學(xué)院的日常教學(xué)規(guī)范，往往在教學(xué)文件的準(zhǔn)備等方面容易出錯(cuò)。因此對(duì)于每一位外聘教師，都發(fā)放“致應(yīng)用工程系外聘教師的一封信”，其中包括本系教師工作注意事項(xiàng)及所有教學(xué)檔案模板，以確保外聘教師在日常工作當(dāng)中有據(jù)可依，同時(shí)，將服務(wù)做在前面，減少教學(xué)環(huán)節(jié)出錯(cuò)的可能性。

(三)協(xié)調(diào)角色

系部基層教學(xué)工作涉及到學(xué)院各個(gè)行政部門，以及兄弟系部之間，如教學(xué)任務(wù)的下達(dá)涉及到各個(gè)專業(yè)之間的協(xié)調(diào)，排課工作又涉及到與教務(wù)處、圖書信息中心和兄弟系部之間的協(xié)調(diào)。一方面，要將學(xué)院的方針政策及時(shí)傳達(dá)到教師和學(xué)生;另一方面，也要講教師和學(xué)生對(duì)學(xué)院教學(xué)管理的意見和建議及時(shí)反饋給院系領(lǐng)導(dǎo)，使系部教學(xué)管理工作不再是單向，而形成反饋機(jī)制，從而有利于系部教學(xué)管理工作的健康良性發(fā)展。

教學(xué)秘書的工作是繁雜而瑣碎，同時(shí)，也是不可或缺的。作為一名教學(xué)秘書，需要極大的耐心、細(xì)心和責(zé)任心。在二級(jí)管理體制下，高校教學(xué)秘書的工作責(zé)任重大，因此，在工作中也需要不斷的思考和創(chuàng)新，才能更好地發(fā)揮基層管理、服務(wù)和協(xié)調(diào)功能。

［1］魏偉，潘華，趙璋，等．高校二級(jí)管理體制下如何提高教務(wù)管理工作效率的方法探索——以上海電力學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院為例［J］．科技廣場(chǎng)，2012(2)：230－232．

［2］尹祝風(fēng)．角色定位困境與教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)［J］．當(dāng)代教育論壇，2011(10)：8－9．

［責(zé)任編輯 秦 濤］

浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院2013年第二批教育教學(xué)建設(shè)招標(biāo)課題“二級(jí)管理體制改革中對(duì)教學(xué)秘書角色定位與管理創(chuàng)新的思考”(項(xiàng)目編號(hào)：ZY201313)

陳嶺，女，浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，碩士，主要研究方向?yàn)楦呗毥逃?/p>

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1674－7747(2014)11－0065－03