□北京迪智成企業(yè)管理咨詢有限公司 楊勇

會(huì)務(wù)組成立后，每天要召開一次碰頭會(huì)，檢驗(yàn)工作進(jìn)度、完善工作細(xì)節(jié)。為了使會(huì)議籌備工作推進(jìn)一目了然，需做一份《會(huì)議籌備工作推進(jìn)表》，并按每項(xiàng)工作完成時(shí)間先后進(jìn)行排序。

每日碰頭會(huì)的工作要點(diǎn)：

首先，明確工作進(jìn)度。明確工作進(jìn)度的意義在于，讓會(huì)務(wù)組人員清楚了解第二天的工作重點(diǎn)是什么，由誰來負(fù)責(zé)，以方便組長(zhǎng)調(diào)配人力物力。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，貫穿始終的有客戶邀請(qǐng)名單、人員分工表、制作物料等，如需要邀請(qǐng)政府官員參會(huì)的話，官員的邀請(qǐng)名單的確定也需要會(huì)務(wù)組反復(fù)討論確定。

其次，處理籌備過程中存在的問題和異議。針對(duì)會(huì)議籌備過程中存在的問題及時(shí)提出并解決，如會(huì)場(chǎng)費(fèi)用調(diào)整、會(huì)場(chǎng)對(duì)宣傳物料擺放有特殊要求等等，不要把問題拖到最后希望一起解決。

再其次，對(duì)相關(guān)文案進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”。會(huì)務(wù)組人員對(duì)已經(jīng)完成初稿的演講類文案各抒己見，力求演講稿內(nèi)容更簡(jiǎn)潔、更貼近會(huì)議、更易打動(dòng)客戶。

最后，客戶邀請(qǐng)?jiān)捫g(shù)演練。凡是參與客戶邀請(qǐng)的所有人員必須登臺(tái)演練。話術(shù)的演練課采用情景模擬來實(shí)現(xiàn)，上臺(tái)演練前，先將業(yè)務(wù)人員按照兩個(gè)人一組進(jìn)行分組，分別模擬業(yè)務(wù)人員及客戶。本組人員上臺(tái)演練時(shí)，市場(chǎng)部經(jīng)理及其他業(yè)務(wù)代表作為觀眾，從意思表達(dá)、體態(tài)語言、流利程度等方面衡量話術(shù)是否合格。合格者當(dāng)天不再上臺(tái)演練，不合格者，待其他業(yè)務(wù)人員演練完畢后再次上臺(tái)。

一般來說，經(jīng)過4到5次上臺(tái)演練之后，可做到脫稿流暢。對(duì)營(yíng)銷人員而言，演練話術(shù)不僅僅是簡(jiǎn)單的對(duì)話表演，在增加登臺(tái)經(jīng)驗(yàn)、提高個(gè)人演講水平上也有很大的幫助。

如果需要制作會(huì)議視頻資料，還需編制《視頻資料制作腳本》，會(huì)務(wù)組人員安排分工，將營(yíng)銷人員拍攝的視頻片段進(jìn)行整理分類，最后依據(jù)腳本制作。