張澤琳

（宣城職業(yè)技術(shù)學院，安徽 宣城 242000）

《會議管理》課程是文秘專業(yè)的核心課程，旨在通過教學幫助學生掌握會前準備、會中服務、會后落實的基本知識，具備辦會的基本能力。這是一門實踐性很強的課程，如何貫徹教育部提出的在“學中做、做中學”的教育理念，把枯燥的以教師傳授理論為主的被動式學習，變?yōu)橐詫W生為主體的理論實踐相結(jié)合的探究性、主動性學習，成為從事文秘教學研究者必須思考的問題。筆者通過幾輪的《會議管理》教學工作發(fā)現(xiàn)，如果沿襲傳統(tǒng)的教學方法，教師疲憊、學生厭倦，效果甚微；相反，如果在課堂上融“教、學、做”為一體，將會議策劃、會場布置、禮儀接待、會議記錄等重要知識點任務化，讓學生在實際工作演練中消化、運用知識，則極大地激發(fā)了學生的學習熱情，不僅能很好地達到培養(yǎng)辦會能力的教學目的，辦文辦事能力也隨之鞏固和提升，并且在共同完成任務的過程中，潛移默化地提升了學生創(chuàng)新能力以及人際溝通、團隊協(xié)作等綜合素質(zhì)，可謂事半功倍。

一、依據(jù)教學內(nèi)容設定工作任務

《會議管理》的教學內(nèi)容復雜而又清晰，以辦會為主線，分為會前準備、會中服務、會后落實三大部分，其中每個環(huán)節(jié)又有很多具體的分支。因此，我們按照由易到難的原則把工作任務分成三個階段：

（一）與課程同步的單項任務

1．會前準備。會前準備教學主要包括：進行會議策劃、確定會議的名稱和議題、確定會議工作機構(gòu)與人員分工、擬定會議議程和日程、確定會議地點和場所、擬定并發(fā)送會議通知、編制會議預算、準備會議資料和會議物品、會場布置。

這個階段學生要完成的任務有三項：會議策劃、會場布置和場地考察。會議策劃已基本包含了前期準備工作所應該考慮的內(nèi)容，如名稱、議題、議程、日程、人員分工、場地等等因素。會場布置涉及主席臺座次安排，單雙左右，學生極易弄混，故做為重點列出。場地考察是把教學延伸到課堂之外，學生在老師所提供的酒店名單里選擇五家，按照會議場地的要求進行實地考察，帶回相關圖片資料和數(shù)據(jù)，并得出結(jié)論。此三項任務均以PPT形式最終完成課堂展示。

2．會中服務。會中服務教學主要包括：接站和報到、會間服務、會議記錄、會議簡報、處理會中突發(fā)事件。

這個階段學生自設具體情境，分角色以表演的形式完成接站、乘車引導入座、報到、會場引導和會間茶水服務的過程。

3．會后落實。會后落實教學主要包括：送別與會人員、會場善后工作、會議經(jīng)費結(jié)算、制發(fā)會議紀要、會議資料的收集和整理、會議評估和工作總結(jié)。

此階段學生主要模擬完成安排與會人員返程任務，為與會人員選擇合適的交通工具和具體乘車時間，并掌握網(wǎng)上購票程序。

（二）常見儀式的學習和演練

簽字儀式、開業(yè)慶典、剪彩儀式、婚慶儀式、畢業(yè)典禮、新品發(fā)布會，選擇這些常見的、學生比較感興趣的會議進行教學，要求學生掌握基本流程，并做基本流程的演練。

（三）綜合訓練

在完成全部教學的基礎上，學生自行選擇一種會議形式進行全面展示。具體要求：1．會前：完成會議策劃、擬定會議議程和日程、制作并發(fā)送會議通知、擬定主持人發(fā)言稿、與會人員發(fā)言稿、布置會場。2．會中：分角色完成會議過程、禮儀服務、會議記錄、會議簡報，處理會中突發(fā)事件。3．會后：整理、打掃會場，制發(fā)會議紀要，全部會議資料整理上交。通過PPT展示完成會議總結(jié)。

二、任務實施的過程

（一）成立公司

1．全班同學按6-8人分成一組，注意按性別和能力的高低合理分配。筆者所帶幾屆學生男女比例最高1：5，最低接近1：50，也就是說一個班有時只有一個男生。針對文秘專業(yè)學生性別的特點，我們要求在條件許可的情況下，盡量每組有一個男生，這樣氣氛能更活躍、彼此的積極性也更容易調(diào)動。另外，避免強強聯(lián)手、要以強帶弱。因為高職的學生能力強的也有，但能力一般的占多數(shù)，一定要發(fā)揮強者的引領和感染作用，帶動大多數(shù)同學共同進步。

2．成立虛擬公司。小組經(jīng)過討論，民主選舉小組長。小組長帶領小組召開第一次會議，確定公司性質(zhì)、公司名稱、公司章程，并根據(jù)公司需要合理安排每一個成員的公司職務，如：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)辦主任、銷售部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、秘書等。

（二）開展工作

每次任務下來，各公司總經(jīng)理主持召開會議，討論方案、拿出意見、合理安排每個成員的工作任務。工作思路清晰、任務分配細致、責任到人，是成功的關鍵。以綜合實訓為例，首先通過討論，明確最終展示的會議形式。新品發(fā)布會、畢業(yè)典禮、電影首映禮、結(jié)婚慶典，各類會議形式，應運而生。其次，明確工作任務：文案寫作、PPT制作、設備調(diào)試操作、禮儀訓練、口語表達訓練，擬出明確的時間表和負責人。最后，各公司分別進行彩排，在多次修改完善的基礎上完成展示。

（三）教師的作用

1．必要的理論知識講解。比如與會議相關的的基本概念、文案寫作的基本規(guī)范、不同會議形式的基本流程等等。

2．學生完成任務的過程中的監(jiān)督和指導。工作中，學生會有疑問、有懈怠、有矛盾，教師要對各個環(huán)節(jié)的要點給予提示，答疑解惑，并鼓勵他們團結(jié)協(xié)作、克服困難。

3．工作成果展示的評價與總結(jié)。教師從學生的工作態(tài)度、工作思路、工作能力以及成果所體現(xiàn)的學生的技能水平給予全面的分析和評價，力求客觀，并以正面引導為主，多肯定優(yōu)點，讓學生有動力、有方向。

三、教學評價機制的改革

針對這種任務化的教學，評價考核機制當然要隨之改變。傳統(tǒng)的考核制度是平時成績（主要包括出勤、課堂表現(xiàn)、作業(yè)等）占40%，期終考試占60%，而且完全是教師評價。評價機制改革后的變化主要表現(xiàn)在兩個方面：

1．成績評定學生參與。每次任務完成后，小組長根據(jù)每個組員準備過程中體現(xiàn)出的工作態(tài)度、工作能力給出分數(shù)；而成果展示時所表現(xiàn)出來的技能水平，則由其他小組根據(jù)教師給出的技能評分標準打分。兩次分數(shù)的平均分和教師的評分按2：3納入學生個人成績。

2．成績評定貫穿始終。每次小任務都是一次考核，每次考核的平均分占學生總成績的60%，最后的綜合訓練是期末考核，占40%。

這樣的改革有利于最大限度地刺激學生參與的熱情、也便于小組長加強對組員的日常管理。

四、教改的成果和意義

（一）辦會、辦文、辦事三大能力同步提高

根據(jù)《秘書國家職業(yè)標準》（2006年版）,文秘專業(yè)的核心技能是“辦文、辦事、辦會”，在學生完成各項工作任務的過程中，涉及到會議策劃、會議通知、會議講話稿、會議記錄、會議簡報等文書的擬寫，涉及到會場調(diào)研、會場布置、PPT制作、現(xiàn)代會議設備的安裝使用等事務性工作，這些工作有效的鍛煉了方方面面的能力：領會傳達領導意圖能力、組織策劃能力、文書寫作能力、電子排版能力、審美設計能力、禮儀運用能力等等。諸多能力在實踐中有了很大的提升，學生的自信心也逐步增強。

（二）創(chuàng)新能力、人際溝通能力、團隊協(xié)作能力等綜合素質(zhì)全面提升

高職學生人際交往普遍存在的共性是渴望交往，卻不敢交往、不會交往，交往圈子相對狹窄：同桌、室友、少數(shù)的老鄉(xiāng)，僅此而已。分組完成任務的過程中，異性之間、不熟識的同學之間、師生之間都有了更多的合作和交流，走進社會調(diào)研的活動也讓同學們的人際交往更大方穩(wěn)重、更成熟。在合作的過程中、不可避免的會出現(xiàn)矛盾，甚至會出現(xiàn)因內(nèi)部矛盾而引發(fā)的公司重組，但在這個過程中，他們會反省，會重建自己的價值體系，尊重、寬容、互助、共贏的價值理念，會在不斷的磨合中成為他們自身信奉的人際交往原則。

工作的過程就是不斷創(chuàng)新的過程，策劃、組織、展示、表演，每一個過程都離不開同學們創(chuàng)造性的思維，他們?yōu)榱嗽谡故局型脐惓鲂?，莫不竭心盡力，意想不到的驚喜會接踵而至，你會發(fā)現(xiàn)學生中真是藏龍臥虎。策劃、主持、服裝設計、T臺走秀、舞臺表演，各類人才層出不窮。每一次活動都極大的激發(fā)了他們的潛能和創(chuàng)新意識，每一個金點子的出現(xiàn)，都是他們創(chuàng)新能力提升的一個重要臺階。

高職教育培養(yǎng)的不僅是面向生產(chǎn)、建設、服務和管理第一線需要的高技能人才，更要培養(yǎng)學生的社會適應性，教育學生樹立終身學習理念，提高學習能力，學會交流溝通和團隊協(xié)作，提高學生的實踐能力、創(chuàng)造能力、就業(yè)能力和創(chuàng)業(yè)能力，《會議管理》課程的教學正要適應這一需要。

《會議管理》課程一般開設于大二下學期，文秘專業(yè)其他核心課程 《秘書實務》、《秘書寫作》、《文書檔案管理》、《辦公室事務》已研修完畢，在此基礎上，《會議管理》以辦會為載體、以任務為驅(qū)動，不僅訓練學生掌握基本會務能力、也幫助學生把過去所學的辦文、辦事理論用于實踐，進一步鞏固了專業(yè)知識，為通過秘書國家職業(yè)資格考試、成為合格秘書打下良好基礎。同時，三大核心能力的提升和綜合人文素質(zhì)的提高也為日后走向工作崗位、適應新的工作環(huán)境、人際環(huán)境提供了強有力的保障和支撐。

[1]趙志強.會議管理實務[M].北京：中國人民大學出版社,2011.

[2]陳建國.會議管理實務[M].大連：大連理工大學出版社,2012.

[3]王玉霞，汪玉川.高校文秘專業(yè)以辦會為載體的實踐教學構(gòu)建[J].當代教育論壇，2010，（8）.

[4]黃立新.“辦會”——高職文秘專業(yè)教學的短板及應對策略[J].世紀橋，2009，（10）.

[5]李幸福.會議管理教學模式探討[J].教育與職業(yè)，2011，（32）.