對縣級社保檔案管理的思考

陳樹江

社會保險是社會保障的核心內(nèi)容，隨著我國社會保障制度改革的深入，社會保險覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大。社保檔案是參保者參保繳費和享受待遇的重要憑證，直接關(guān)系到參保人的切身利益。用科學(xué)的方法管理和利用好這些社保檔案，是實現(xiàn)社會保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)為參保職工“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件。

一、縣級社保檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識薄弱。一些社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只注重社保業(yè)務(wù)，對社保檔案缺乏足夠認(rèn)識，社保檔案工作處于無序狀態(tài)。雖然有的也設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，但是在工作中履職根本不到位。一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作了解很少，將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，正因為如此，他們即使抓也只是應(yīng)付一下，很少從檔案工作的整體管理、長遠(yuǎn)規(guī)劃和提高檔案現(xiàn)代化管理水平上去考慮問題。檔案管理人員多是兼職，對檔案工作缺乏責(zé)任心，干好、干壞一個樣?？h級檔案主管部門，多年來只注重文書檔案，對產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門的社保檔案，沒有引起足夠的重視，缺乏指導(dǎo)和監(jiān)管。

2、檔案管理制度不健全。很多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用、移交等制度不夠健全，雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。比如收集移交難問題普遍存在，一些社保經(jīng)辦人員為了工作查詢方便，業(yè)務(wù)檔案留在個人手里，只為自己暫時考慮，忽視了全局。尤其是新農(nóng)保檔案面臨的突出問題就是資料收集不齊全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村是新農(nóng)保檔案管理的主要平臺，由于沒有歸檔意識，造成大量檔案積壓。本應(yīng)送縣農(nóng)保中心存檔一份，卻遲遲不交。由于不及時移交資料，造成了一些非常重要檔案的空缺或丟失，致使一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，影響到今后的利用。

3、檔案案卷規(guī)范化程度不高。有的裝訂，有的不裝訂，沒有案卷題名，即使有擬寫也不合乎規(guī)范。編號隨意，沒有目錄，沒有劃分保管期限，分類不科學(xué)。由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案裝具也五花八門，甚至不用裝具。沒有利用登記以及相關(guān)的統(tǒng)計表冊，家底不清，未達(dá)到最基本的規(guī)范化。

4、檔案利用效率低?，F(xiàn)在養(yǎng)老保險費由縣社會保險事業(yè)管理局征繳，醫(yī)療、工傷、生育保險由縣醫(yī)療保險基金管理中心征繳，而失業(yè)保險費由縣就業(yè)局失業(yè)保險管理所征繳。參保單位和個人，參加五險就要到這三個機(jī)構(gòu)分別辦理參保登記，申報繳費。這種現(xiàn)狀就造成了參保多個機(jī)構(gòu)經(jīng)辦，重復(fù)登記，業(yè)務(wù)交叉，造成了人力物力財力浪費。而與之相應(yīng)，不同險種的社保檔案分別歸屬不一樣的機(jī)構(gòu)管理，形成了多頭管理問題。一個人的保險檔案分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)，沒有一個完整的檔案中心能夠查詢到一個人的全部社保檔案。正是由于管理機(jī)構(gòu)分散，造成了人們在利用社保檔案時，存在著諸多不便，檔案分散管理與群眾集中利用間的矛盾比較突出。管理手段落后，社保檔案基本未信息化。

5、硬件建設(shè)亟待加強(qiáng)。由于縣財政緊張，在社保硬件設(shè)施上投入不足現(xiàn)象普遍存在。再加上社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)場地限制，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今還沒有存放檔案的固定場所，歷年積累的社保檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。有的雖有檔案室，但保管設(shè)備簡陋，條件達(dá)不到要求，保護(hù)措施不到位。

二、加強(qiáng)縣級社保檔案管理的思考

1.提高收集水平，打牢工作基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊，如果沒有材料的收集，就形成不了系統(tǒng)完整的檔案。特別是在簡化整理，強(qiáng)化檔案利用的今天，收集工作已變得越來越重要了。收集工作要有計劃、有目標(biāo)地進(jìn)行，才能保證材料的齊全完整。本著“誰經(jīng)辦、誰收集”的原則，各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案收集工作，具體收集社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中參保登記、關(guān)系轉(zhuǎn)移、保費征繳、待遇核定發(fā)放、稽核監(jiān)察、統(tǒng)計報表等資料，按照類別存放，并按辦理時間排序。歸檔材料還要確保真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標(biāo)識完整齊全，然后向檔案室移交。

2.及時規(guī)范整理，防止材料積壓。材料收集上來，檔案人員要嚴(yán)格按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》中明確的歸檔項目及內(nèi)容，定保管期限、編號后歸檔，編制檢索目錄?？h級社會保險制度開始于1986年，積累了大量的紙質(zhì)資料，分散地存在各業(yè)務(wù)科室。對于這些歷年社保歷史資料，要全部收集歸檔整理，確保社保檔案歷史資料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使檔案收集整理經(jīng)?；?、制度化，防止材料積壓。

3.成立社保檔案管理中心，由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。雖然養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)保險由不同社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理，但都隸屬于縣人力資源和社會保障局，因此可以在縣人力資源和社會保障局內(nèi)部成立社保檔案管理中心，將文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案以及其他載體的檔案集中統(tǒng)一管理。這樣檔案就由原來的多頭分散管理轉(zhuǎn)化為集中管理，避免單獨設(shè)立檔案室造成的資金、人力、庫房上的浪費，而且提高了庫房的利用率，保證檔案的安全。由于各檔案室變分散為集中，還順應(yīng)民生需求，做到了資源整合，解決了群眾為一件事跑多個檔案室的情況，提高了檔案信息的利用率。另外，單獨成立的社保檔案管理中心，還可以負(fù)責(zé)全縣社保檔案工作的指導(dǎo)和檢查。

4.強(qiáng)化檔案開發(fā)利用，推進(jìn)檔案信息化管理?？煞秩浇鉀Q：第一階段是完成條目錄入，實現(xiàn)計算機(jī)檢索；第二階段是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案原文掃描；第三階段是實現(xiàn)檔案管理軟件與社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的連接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案在前臺經(jīng)辦業(yè)務(wù)完成后自動生成和歸檔管理。在縣里資金投入不足的情況下，社保檔案還可以移交到縣檔案館，充分發(fā)揮其在條件技術(shù)上的優(yōu)勢，對社保檔案進(jìn)行數(shù)字化方便參保單位和群眾利用。

（作者單位：盧龍縣檔案局）endprint