教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)探究

張櫪心

(伊犁師范學(xué)院藝術(shù)學(xué)院，新疆伊寧 835000)

教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)探究

張櫪心

(伊犁師范學(xué)院藝術(shù)學(xué)院，新疆伊寧 835000)

教學(xué)秘書隊(duì)伍是高校教學(xué)管理的中堅(jiān)力量，是疏通各項(xiàng)教學(xué)工作的紐帶，有著不可替代的作用。本文從教學(xué)秘書的角色及作用入手，分析伊犁師范學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀，探究切實(shí)可行的教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)意見，完善教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，使得日常教學(xué)管理更好更高效地運(yùn)行，從而促進(jìn)學(xué)院教育教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提升。

教學(xué)秘書；教學(xué)管理；現(xiàn)狀；隊(duì)伍建設(shè)

伊犁師范學(xué)院旨在為北疆地區(qū)培養(yǎng)高素質(zhì)師資人才，教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的好壞，進(jìn)而影響人才培養(yǎng)質(zhì)量的優(yōu)劣。教學(xué)秘書作為高校各項(xiàng)教學(xué)工作的具體實(shí)施者之一，始終處在教學(xué)管理工作的前沿，是保證各教學(xué)單位教學(xué)工作順利實(shí)施、正常組織、有效管理的重要紐帶，是教務(wù)處與院系之間、教師與教師之間、教師與學(xué)生之間開展教學(xué)活動的橋梁，發(fā)揮著咨詢反饋、后勤服務(wù)保障、上傳下達(dá)等重要職能。由此可見，要有較高的教學(xué)管理水平和質(zhì)量，關(guān)鍵在于配備高水平、專業(yè)化的教學(xué)秘書隊(duì)伍。

1 教學(xué)秘書工作角色定位及其作用

1.1 教學(xué)秘書的角色定位

角色定位即在一定的系統(tǒng)環(huán)境下(包括時(shí)間)，在一個(gè)組合中擁有一個(gè)相對的不可替代的地位。教學(xué)秘書的角色定位是指教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中所扮演的角色。教學(xué)秘書的工作十分繁雜，如執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、各類考試編排、組織好教學(xué)活動能夠正常運(yùn)行、編排課表等。隨著伊犁師范學(xué)院辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)逐年增多，教學(xué)秘書的工作復(fù)雜性和重要性更為顯著。教學(xué)秘書作為一種工作崗位，既有一般秘書崗位的普遍性，又具有其崗位的特殊性，即成就的隱蔽性、角色的輔助性、工作的務(wù)實(shí)性。教學(xué)秘書只有明確定位才能處理好各種關(guān)系，才能做好教學(xué)管理各項(xiàng)工作。

1.2 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

1.2.1 參謀與助手的作用

協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)處理好日常的教學(xué)管理工作是教學(xué)秘書作為參謀與助手的主要體現(xiàn)。教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)通常都屬于“雙肩挑”的干部，既要主抓學(xué)院的教學(xué)管理工作，同時(shí)還承擔(dān)著較為繁重的教學(xué)、科研工作，在教學(xué)管理工作中教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)不可能所有的事情都親力親為，實(shí)際上大量的日常教學(xué)管理工作是由教學(xué)秘書來完成的。這就要求教學(xué)秘書思路縝密，統(tǒng)籌安排各項(xiàng)日常教學(xué)管理工作。

1.2.2 橋梁與紐帶的作用

教學(xué)秘書在日常工作中需要與教務(wù)處、院系之間以及其他職能部門進(jìn)行密切聯(lián)系，尤其是各教研室、辦公室、任課教師以及全院學(xué)生?！吧狭钕逻_(dá)”、“下情上奏”在教學(xué)工作中起著橋梁與紐帶的作用。使得教務(wù)處教學(xué)工作與本院(系)的教學(xué)工作實(shí)際相結(jié)合，把各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)安排落實(shí)好，營造一個(gè)較為和諧愉悅的教學(xué)環(huán)境，從而穩(wěn)定和提高教育教學(xué)質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理部門與教學(xué)院系之間的紐帶與橋梁，在整個(gè)管理過程中有著不可替代的作用。

1.2.3 促進(jìn)提高教學(xué)質(zhì)量的作用

教學(xué)秘書工作是為了通過日常的教學(xué)管理促進(jìn)提升教學(xué)質(zhì)量。作為教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，教學(xué)秘書要協(xié)助教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行課堂教學(xué)質(zhì)量檢查，深入教學(xué)一線，了解一線教學(xué)情況。召集教學(xué)信息員召開專題教學(xué)信息反饋會議，及時(shí)掌握教學(xué)工作中存在的問題，找準(zhǔn)解決辦法，提升課堂教學(xué)質(zhì)量。同時(shí)協(xié)助教務(wù)處、教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)評價(jià)工作，不斷改進(jìn)完善教學(xué)督導(dǎo)評價(jià)體系，使得教學(xué)工作能夠一直處于有效的監(jiān)督和掌控之下，向著明確的培養(yǎng)目標(biāo)有序開展。

1.2.4 管理教學(xué)信息的作用

教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)工作的指導(dǎo)以及決策都依托于教學(xué)信息。教學(xué)信息的主要內(nèi)容包括歷任教師對教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、教學(xué)方法的探討、教學(xué)內(nèi)容的研究以及有關(guān)教學(xué)資料等。教學(xué)信息都是若干年來累計(jì)下來的寶貴財(cái)富，對深化教學(xué)改革和維護(hù)教學(xué)秩序都有重要的借鑒和繼承價(jià)值。所以，在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書編制和整理大量的教學(xué)信息及教學(xué)文件或相關(guān)資料，存在著極其重要的作用。

2 教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀

2.1 對教學(xué)秘書工作性質(zhì)和重要性認(rèn)識不足

目前，伊犁師范學(xué)院一些管理機(jī)構(gòu)和師生對教學(xué)秘書工作內(nèi)容及其性質(zhì)的理解，往往停留在教材征訂、登錄成績、考試安排以及編排課表等簡單工作方面，在意識和言行中把教學(xué)秘書看作人人可勝任的崗位，教學(xué)秘書工作不會對教育教學(xué)質(zhì)量造成影響。

2.2 教學(xué)秘書隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)以及職業(yè)生涯規(guī)劃面臨困境

我院教學(xué)秘書平均年齡31歲，有工作熱情，但缺乏教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，在一定程度上影響了工作效率及工作質(zhì)量，且在從事教學(xué)研究和教學(xué)管理研究時(shí)存在一定困難。同時(shí)，教學(xué)秘書職稱結(jié)構(gòu)偏低，初級職稱10人，中級職稱1人，無高級職稱。教學(xué)秘書工作往往時(shí)效性很強(qiáng)，而且較為繁雜瑣碎，與專任教師相比較，從事科學(xué)研究的時(shí)間非常少，科研成果比較匱乏，從而導(dǎo)致晉升職稱較為困難。

教學(xué)秘書和輔導(dǎo)員所處的環(huán)境基本相仿，然而輔導(dǎo)員隊(duì)伍有著較為明確的發(fā)展階梯，通過努力工作，爭當(dāng)優(yōu)秀輔導(dǎo)員，可晉升為管理學(xué)生工作的學(xué)工辦副主任、學(xué)工辦主任，之后可晉升為分管學(xué)生工作的書記(副書記)，而教學(xué)秘書想要在行政職務(wù)上有所發(fā)展相對是比較困難的。教學(xué)秘書工作發(fā)展前途不容樂觀，辛勤的付出與反饋的不平衡，個(gè)人的發(fā)展需求與辛勤工作只為他人作嫁衣的現(xiàn)狀形成強(qiáng)烈反差。

2.3 教學(xué)秘書普遍感到工作強(qiáng)度大、精神壓力大而成就感低

隨著工作重心的下移，教學(xué)秘書身上的擔(dān)子越來越重，背負(fù)的責(zé)任也越來越大。面對時(shí)效性很強(qiáng)且繁雜細(xì)瑣的教學(xué)工作，教學(xué)秘書身心疲乏。教學(xué)秘書的工作細(xì)瑣，編排課表、辦理調(diào)(停)課手續(xù)、安排落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、征訂教材以及編排各類考試等都需要教學(xué)秘書本人操作，稍有疏忽就有可能導(dǎo)致教學(xué)事故，從而嚴(yán)重影響教學(xué)秩序。長期處于高強(qiáng)度的工作狀態(tài)下，教學(xué)秘書難免對其工作產(chǎn)生倦怠。

2.4 教學(xué)秘書隊(duì)伍存在職業(yè)倦怠，缺乏激勵(lì)機(jī)制

教學(xué)秘書工作強(qiáng)度大、精神壓力大、個(gè)人成就感較低以及職業(yè)聲望低致使其產(chǎn)生職業(yè)倦怠，加之沒有配套的評價(jià)機(jī)制，工作得不到有效量化，不能及時(shí)得到工作上的認(rèn)可及勉勵(lì)，長此以往會逐漸失去工作熱情，從而不能全身心地投入到工作中。造成教學(xué)秘書工作出現(xiàn)上述問題的原因，主觀上有秘書人員自身學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)驗(yàn)等因素，有師生觀念滯后的影響；客觀上，也有教學(xué)制度的問題，牽涉教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)、崗位定性、激勵(lì)機(jī)制，牽涉體制和管理諸多層面的工作。倘若繼續(xù)漠視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，缺乏管理和評價(jià)的機(jī)制，這些問題將進(jìn)一步惡化，對教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定、教學(xué)秘書常規(guī)工作的實(shí)施和可持續(xù)發(fā)展，乃至教學(xué)質(zhì)量的提升，造成一定程度的負(fù)面影響。

3 教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)意見

3.1 提升對教學(xué)秘書工作重要性的認(rèn)識

在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書隊(duì)伍是教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，是促進(jìn)教學(xué)管理和各項(xiàng)教學(xué)工作有序開展的中堅(jiān)力量，是受教育者與教育者之間的樞紐，起著重要且不可代替的作用。教學(xué)秘書有著咨詢反饋、后勤服務(wù)保障、上傳下達(dá)等重要職能，所以教學(xué)秘書的工作質(zhì)量與效率，將會直接影響學(xué)校教學(xué)秩序的有效運(yùn)行和教學(xué)工作的完成。因此，應(yīng)在教學(xué)和科研、學(xué)校和師生等整體情境中認(rèn)識教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，切合實(shí)際地對教學(xué)秘書的角色職能進(jìn)行歷史的描述。

3.2 提升教學(xué)秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)，拓展其學(xué)習(xí)方式

根據(jù)伊犁師范學(xué)院實(shí)際，制定教學(xué)秘書培訓(xùn)計(jì)劃，為教學(xué)秘書提供培訓(xùn)方式，如短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、兄弟院校之間的學(xué)術(shù)交流(參觀學(xué)習(xí))、繼續(xù)教育、座談會(經(jīng)驗(yàn)交流)、專家召開專題講座以及教學(xué)管理工作研討會等，使教學(xué)秘書的視野和知識面得以拓寬，提高他們的管理水平和創(chuàng)新能力，在教學(xué)秘書隊(duì)伍中樹立“終生學(xué)習(xí)”理念。

3.3 提升教學(xué)秘書研究素養(yǎng)

根據(jù)實(shí)際情況，一方面考察教學(xué)秘書個(gè)人科研方向和知識結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向的問題；另一方面考察教學(xué)秘書所在院系的科研環(huán)境對其課題申報(bào)、論文撰寫、成果轉(zhuǎn)化等的影響因素。創(chuàng)造條件努力為教學(xué)秘書提供時(shí)間和經(jīng)費(fèi)保障，引導(dǎo)教學(xué)秘書積極參與到科研項(xiàng)目和教育教學(xué)改革項(xiàng)目，探索教學(xué)管理工作的新思路和新方法，為學(xué)院的教學(xué)管理隊(duì)伍培養(yǎng)既有理論水平又有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)管理人才，從而使得教學(xué)秘書由原先的“事務(wù)性工作者”逐漸向“教學(xué)管理者”轉(zhuǎn)變。

3.4 完善教學(xué)秘書管評機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制

結(jié)合伊犁師范學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍實(shí)際，進(jìn)一步明確崗位責(zé)任制，使得責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，建立符合實(shí)際、切實(shí)可行的管評機(jī)制。完善對教學(xué)秘書評價(jià)及考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)競爭，引入激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行崗位聘任制、責(zé)任制，將考核與增資、聘用、晉級、職稱晉升等掛鉤。同時(shí)，需注重精神物質(zhì)雙向肯定與獎(jiǎng)勵(lì)。

3.5 提升教學(xué)秘書自身職業(yè)素質(zhì)

教育事業(yè)不斷發(fā)展對教學(xué)秘書工作提出了更高要求，同時(shí)也對教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)提出了進(jìn)一步的要求。院系的教學(xué)秘書，由于日常教學(xué)管理工作繁雜細(xì)瑣，更應(yīng)牢固樹立“管理即服務(wù)”的工作理念，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。還需掌握溝通協(xié)調(diào)能力和科學(xué)的管理方法，知曉各項(xiàng)工作的輕重緩急，從而統(tǒng)籌安排。另外，除掌握以上技能外，教學(xué)秘書還需熟練操作辦公自動化，科學(xué)有效地提高工作效率。

教學(xué)秘書在教學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用，應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，將教學(xué)秘書工作放在學(xué)校教學(xué)管理的重點(diǎn)核心位置，突破二級行政管理角色，提倡教學(xué)秘書專業(yè)化管理和行政管理的雙重角色和職能，對其工作性質(zhì)、工作內(nèi)容及工作水平予以合理考量，為教學(xué)秘書的管理和評價(jià)提供理論依據(jù)。建立有效的管理和評價(jià)機(jī)制，激發(fā)教學(xué)秘書工作熱情，建設(shè)一支辦事能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高、可持續(xù)發(fā)展的教學(xué)秘書隊(duì)伍。

[1]劉學(xué)政.加強(qiáng)高校教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的思考與對策[J].教學(xué)研究,2011(12):12-15.

[2]洪艷媚.高職高專院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)可持續(xù)性發(fā)展探析[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011(4):28-30.

[3]韓召.重視高校教學(xué)秘書工作培養(yǎng)教學(xué)秘書創(chuàng)新素質(zhì)[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào),2010(9):85-86.

2014-02-06

伊犁師范學(xué)院2013年度教育教學(xué)改革項(xiàng)目。

張櫪心(1985- )，女，河北棗強(qiáng)人，伊犁師范學(xué)院藝術(shù)學(xué)院研究實(shí)習(xí)員，碩士研究生，從事教學(xué)管理研究。

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