述高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作

趙金卓　趙曼

摘 要：高校人事檔案工作者利用自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理工作通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行分析、探討，提高檔案統(tǒng)計(jì)管理的功能和作用，解決高校人事管理工作中存在的問(wèn)題，從不同層面進(jìn)一步地完善、研究。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；統(tǒng)計(jì)工作

人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作是非常重要的。其內(nèi)容通常有六個(gè)基本環(huán)節(jié)，即人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用。在這六個(gè)環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計(jì)是其中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是搞好高校人事檔案管理的必要條件。檔案統(tǒng)計(jì)就是用定量的方法對(duì)檔案、檔案工作進(jìn)行量的抽象，通過(guò)質(zhì)、量聯(lián)系中對(duì)數(shù)量的觀察和研究，以及指標(biāo)數(shù)字揭示檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)象及一般規(guī)律。

1 檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用及表現(xiàn)

檔案統(tǒng)計(jì)工作，為反映檔案管理工作規(guī)模、水平、發(fā)展速度，加強(qiáng)和改善管理提供重要依據(jù)。從各種不同角度統(tǒng)計(jì)出來(lái)的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目中，在一定程度上，能看出你這個(gè)單位的業(yè)務(wù)水平和管理人員的素質(zhì)情況。如果需要了解檔案增長(zhǎng)速度，也可以通過(guò)求不同時(shí)期檔案遞增的絕對(duì)值和對(duì)比率剖析。同時(shí)，這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，也能為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、摸索檔案工作發(fā)展規(guī)律提供線索和重要依據(jù)。

開(kāi)展人事檔案統(tǒng)計(jì)的意義主要表現(xiàn)為：第一、從認(rèn)識(shí)檔案管理角度來(lái)說(shuō)，統(tǒng)計(jì)是人事檔案工作的基礎(chǔ)性工作；第二、從人力資源管理工作解讀來(lái)說(shuō)，統(tǒng)計(jì)可以為開(kāi)展有效的人力資源管理提供大量的數(shù)據(jù)和信息服務(wù)。

高校人事檔案的管理工作離不開(kāi)統(tǒng)計(jì)，人事檔案統(tǒng)計(jì)是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基本內(nèi)容和環(huán)節(jié)。搞好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握、了解檔案工作情況，研究它的發(fā)展規(guī)律，制訂新的工作計(jì)劃，提高檔案工作管理水平，具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。中共中央、國(guó)務(wù)院在對(duì)國(guó)家檔案局關(guān)于召開(kāi)全國(guó)檔案工作會(huì)議報(bào)告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)”。檔案作為一項(xiàng)歷史的真實(shí)記錄，其內(nèi)容的重要性決定了檔案價(jià)值的長(zhǎng)遠(yuǎn)性，因此加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)工作，是搞好檔案管理的重要條件。要做到心中有數(shù)，有效地發(fā)揮認(rèn)識(shí)檔案的歷史作用。

2 高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容

記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

高校是各類(lèi)人才的聚集之地，承擔(dān)著知識(shí)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)和服務(wù)社會(huì)的重要使命。人事檔案是高等學(xué)校發(fā)現(xiàn)人才、管理人才、選用人才的重要依據(jù)，是穩(wěn)定教職員工隊(duì)伍的有力憑證，在人才預(yù)測(cè)、政策決策及人力資源開(kāi)發(fā)等方面起著十分重要的作用。人事檔案管理是學(xué)校管理中的關(guān)鍵、是最活躍、最具有藝術(shù)性也是難度最大的工作，而檔案統(tǒng)計(jì)工作又是人事檔案管理事業(yè)中一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作，是人事管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)的改革發(fā)展、開(kāi)拓、創(chuàng)新都離不開(kāi)基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。隨著高校人事制度的進(jìn)一步深化，探索人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的新模式、新體制、新方法成為當(dāng)前人事檔案管理工作的重中之重。高校要不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，探討和研究檔案及統(tǒng)計(jì)工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高準(zhǔn)確的有科學(xué)價(jià)值的檔案資料，以更好地為學(xué)校服務(wù)、為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

3 高校人事檔案統(tǒng)計(jì)方法運(yùn)用

高校校人事檔案管理是大學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)性工作 ，也是高校人事管理要組成部分。人事檔案保管的目的是為了利用，要樹(shù)立視人事檔案為識(shí)才、選才、用才服務(wù)的觀念。人事檔案在收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個(gè)轉(zhuǎn)變。隨著地方醫(yī)學(xué)高校人事體制改革不斷深入，地方醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理工作也面臨新形式，如何更好地改進(jìn)檔案管理工作，充分發(fā)揮其職能作用，為地方醫(yī)學(xué)高校人事工作服務(wù)，實(shí)際工作中，我們必須靈活地運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，對(duì)地方醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理工作去分析、思考和研究。

高校人事檔案工作者，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法從不同層面的樣本分析、研究，在維護(hù)“檔案法”的同時(shí)，把檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字同檔案工作實(shí)際結(jié)合起來(lái)，有利于分析判斷人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確程度，有利于研究改進(jìn)人事檔案統(tǒng)計(jì)資料的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞，有利于不斷完善人事檔案統(tǒng)計(jì)的方法、制度，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的整體水平，提高高校檔案管理的利用率。

（一）從高校人事檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)進(jìn)一步挖掘、探討人事檔案工作。人事檔案統(tǒng)計(jì)是人事檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它以表冊(cè)、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況，是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用中起著承上啟下的作用。通過(guò)統(tǒng)計(jì)資料，可以進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和掌握人事檔案工作的基本規(guī)律，進(jìn)一步提高人事檔案的管理和服務(wù)水平。運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)可以從不同層面的樣本來(lái)分析、研究高校人事檔案目標(biāo)管理理論，把檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字同檔案工作實(shí)際有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，有利于分析判斷人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確程度，有利于研究改進(jìn)人事檔案管理目標(biāo)中的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞，有利于完善人事檔案統(tǒng)計(jì)分析手段，提高高校人事檔案目標(biāo)管理的整體水平。

（二）分析高校人事檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)。檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析是高校人事檔案管理的重要內(nèi)容，在檔案管理實(shí)際工作中從不同角度去分析、研究有價(jià)值的信息，揭示數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系和依存關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)在高校人事檔案管理決策中提供參考依據(jù)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。其思路為：第一，建立高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析思路，突出統(tǒng)計(jì)資料收集重點(diǎn)；第二，采用統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析，提高高校人事檔案統(tǒng)計(jì)質(zhì)量和水平；第三，人事檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析為檔案理論研究提供必要條件。

（三）分析人事檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在的問(wèn)題，并給出相應(yīng)的對(duì)策。目前人事檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在統(tǒng)計(jì)手段落后，方法不科學(xué)，對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)理解不夠等的問(wèn)題。解決方法是提高對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，采取先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)手段，采取科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)方法，提高檔案統(tǒng)計(jì)質(zhì)量。

（四）探討新統(tǒng)計(jì)法對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性，靈活運(yùn)用Excel電子表格做好人事檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)計(jì)法所指的統(tǒng)計(jì)，是指運(yùn)用各種統(tǒng)計(jì)方法對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料和統(tǒng)計(jì)咨詢(xún)意見(jiàn)，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督等活動(dòng)的總稱(chēng)。2010年是新《統(tǒng)計(jì)法》實(shí)施的第一年，但“注水”事件仍層出不窮，如4月24日公布的2010年第一季度GDP，有28個(gè)地區(qū)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)遠(yuǎn)高于國(guó)家統(tǒng)計(jì)局?jǐn)?shù)據(jù)，還有空房統(tǒng)計(jì)結(jié)果、高校學(xué)生就業(yè)率等都被廣泛質(zhì)疑。這說(shuō)明，提高我國(guó)的統(tǒng)計(jì)質(zhì)量工作任重道遠(yuǎn)。而利用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理工作的辦公自動(dòng)化，成為地方醫(yī)學(xué)高校人事管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4 高校檔案統(tǒng)計(jì)的理論創(chuàng)新

1.提高高校人事檔案工作質(zhì)量和水平：利用人事檔案統(tǒng)計(jì)方法對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)分析研究，把原始的檔案統(tǒng)計(jì)信息予以加工，提煉并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)需要的決策依據(jù)的過(guò)程，同時(shí)，還要把地方醫(yī)學(xué)高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析研究作為檔案統(tǒng)計(jì)工作者的一項(xiàng)任務(wù)，要求在每進(jìn)行一次較大的統(tǒng)計(jì)整理之后，寫(xiě)出統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，有利于促進(jìn)檔案人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界，擴(kuò)大知識(shí)面，提高政策水平和業(yè)務(wù)水平。把人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字同檔案工作實(shí)際結(jié)合起來(lái)，有利于判斷統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確程度，有利于研究改進(jìn)統(tǒng)計(jì)資料的搜集和加工整理，有利于不斷完善檔案統(tǒng)計(jì)的方法、制度。

2.維護(hù)高校人事檔案資料完整與安全：建立各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，將檔案資料的搜集、傳遞、人事檔案卷數(shù)的構(gòu)成成分用數(shù)字的形式表現(xiàn)出來(lái)，做到家底清、情況明，保證檔案資料的完整，檔案庫(kù)房溫濕度等專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，可為檔案保護(hù)技術(shù)提供可靠的數(shù)據(jù)，為采取各種措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案資料的壽命，提供第一手原始資料，從而不斷提高高校人事檔案資料的管理水平。

3.為高校人事檔案理論研究提供必要條件：檔案學(xué)理論是一門(mén)獨(dú)立的學(xué)科，它有著自己的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，要想立足就有所發(fā)展，就必須進(jìn)行高校人事檔案統(tǒng)計(jì)研究。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為檔案學(xué)提供必要條件，使以前定性研究提高到定量研究，為人事檔案事業(yè)的發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃，這是當(dāng)代學(xué)科發(fā)展的的一種趨勢(shì)。

作者簡(jiǎn)介

趙金卓（1963-），女，湖北人，本科，研究館員，研究方向：檔案

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