劉新喻

(青海廣播電視大學(xué) 教務(wù)處，青海 西寧 800008)

【管理科學(xué)】

電大教務(wù)文書、檔案管理工作一體化芻議

劉新喻

(青海廣播電視大學(xué) 教務(wù)處，青海 西寧 800008)

教務(wù)檔案管理是學(xué)校教學(xué)教務(wù)管理工作的重要組成部分，本文闡述了教務(wù)文書、檔案一體化的重要性，就如何做好電大教務(wù)檔案一體化管理工作進(jìn)行了分析，提出了建議。

教務(wù)檔案；管理；一體化

教務(wù)檔案是教務(wù)處在教學(xué)管理過程中形成的各種文件、材料等，是衡量電大教育質(zhì)量及管理水平的一個重要標(biāo)志。隨著電大辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在教學(xué)管理過程中形成的教務(wù)檔案材料越來越多，內(nèi)容越趨豐富，教務(wù)文書、檔案一體化管理是指教務(wù)文檔所載信息的系統(tǒng)管理。這與以往文檔簡單混同管理有著本質(zhì)區(qū)別。有些電大教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍管理都采用中央電大統(tǒng)一的軟件管理，而文書檔案則采用最原始的管理辦法，這樣既影響了工作效率，也影響了有關(guān)文書檔案的利用，因此電大的教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍、文書檔案工作應(yīng)進(jìn)行一體化管理，使每一項(xiàng)工作的處理結(jié)果都將以電子檔案的形式保存下來并作為各級電大、用人單位以及學(xué)員個人創(chuàng)新性工作的基本依據(jù)。

一、電大教務(wù)文書、檔案管理工作一體化的重要性

教務(wù)文書、檔案管理一體化就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上。結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論．對形成的電子文件實(shí)行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理。從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式。

教務(wù)檔案作為學(xué)校教學(xué)工作的特殊資源，具有信息參考、學(xué)習(xí)借鑒、檢查和評估等特定的價值和功能。電大的教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原始資料，在發(fā)生意外時使檔案資料免受外界的破壞。其次，電大的教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍檔案數(shù)字化能有效改善檔案的利用形式，一份檔案文件可以同時提供給眾多的使用者，超越時間和地域的限制。這對電大的教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍管理是至關(guān)重要的。使用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍文書檔案管理是為了提高全省電大教務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)的利用率，達(dá)到數(shù)據(jù)異地共享。統(tǒng)一規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的重要保證，如果教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍文書工作與教務(wù)檔案工作不能最終做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)、銜接配套，而是各不相干，各系統(tǒng)互不兼容，那么數(shù)據(jù)的接收轉(zhuǎn)儲、轉(zhuǎn)化是無法實(shí)現(xiàn)的。所以必須著眼于大局，從教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍文件的形成和運(yùn)動的全過程考慮電大文書、檔案一體化建設(shè)的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)制定等各項(xiàng)問題，減少各種損耗，取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。電大教務(wù)文書與檔案工作自動化的整體管理，將有可能促進(jìn)電大教務(wù)文書、檔案管理整體效率和質(zhì)量的提高，符合現(xiàn)代化辦公的要求，使兩者在合理分工的基礎(chǔ)上，互相促進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展，從而使文書、檔案工作一體化建設(shè)步入良性循環(huán)的軌道。(1)教務(wù)文書、檔案管理一體化，既能使管理者實(shí)現(xiàn)快速、多途徑的全文檢索，又能為全系統(tǒng)教務(wù)教學(xué)工作提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)，適應(yīng)了現(xiàn)代管理和信息社會的發(fā)展。(2)教務(wù)文書、檔案管理一體化，管理者可以根據(jù)需要建立文件之間的多維聯(lián)系，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)文件(檔案)的存放位置，便可借助先進(jìn)的文件檢索功能迅速查到所需的紙質(zhì)文件檔案。(3)教務(wù)文書、檔案管理一體化，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字影像在系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)上平臺的遠(yuǎn)程傳輸，既能加強(qiáng)教務(wù)部門對各分校、工作站的綜合監(jiān)管效率和交流力度，又能實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)檔案電子化影像資料的社會開放，對學(xué)校發(fā)展會產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益。

二．電大教務(wù)文書、檔案管理的范疇

現(xiàn)行教務(wù)文件，是電大文書工作自動化的管理對象，教務(wù)檔案是由現(xiàn)行教務(wù)文件在有條件的情況下轉(zhuǎn)化而來的是具有查考價值的一種文件。因此，現(xiàn)行教務(wù)文件與教務(wù)檔案是同一事物在不同階段的不同產(chǎn)物，兩者源出一脈。

1.教務(wù)部門建設(shè)與職能檔案：主要是指教育行政管理中形成的具有保存價值的文字、圖表等材料。如上級行政管理部門的行政綜合性文件，學(xué)校有關(guān)文件，管理?xiàng)l例、規(guī)定、辦法和實(shí)施細(xì)則，學(xué)校有關(guān)教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和各類信息統(tǒng)計材料，教務(wù)部門的管理職能等。

2.教學(xué)管理與質(zhì)量管理檔案：教學(xué)工作計劃、開課計劃安排、每學(xué)期教學(xué)計劃內(nèi)各專業(yè)課程安排表、期末考試安排表；每學(xué)期教學(xué)質(zhì)量檢查數(shù)據(jù)材料，教師教學(xué)質(zhì)量反饋材料等。控制和決定著學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)、考務(wù)管理系統(tǒng)和教材管理系統(tǒng)，它是教務(wù)管理的綱領(lǐng)。

3.考務(wù)管理檔案；考務(wù)管理是在嚴(yán)格遵守考務(wù)管理基本原則的前提下，專門負(fù)責(zé)組織和實(shí)施教學(xué)計劃內(nèi)規(guī)定課程的考試報名、考場安排等考試方面的任務(wù)。其主要功能是：課程科目表管理、考前處理、試卷管理、考試報名、考試安排、違紀(jì)處理、缺考處理等。

4.學(xué)籍管理檔案：學(xué)籍管理部分承擔(dān)著重要的工作，學(xué)生注冊、學(xué)籍異動、畢業(yè)、學(xué)位管理和證書管理、證書遺失的補(bǔ)證登記材料及電子注冊材料等。同時還需要負(fù)責(zé)向子系統(tǒng)以及教務(wù)管理系統(tǒng)之外的有關(guān)部門發(fā)送有關(guān)學(xué)籍管理的信息，每學(xué)期學(xué)生成績表、獎懲登記表、學(xué)籍異動的管理標(biāo)準(zhǔn)與處理意見材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書的統(tǒng)計、審核和頒發(fā)。

5.教材管理檔案：教材預(yù)訂計劃、教材征訂和發(fā)行、教師用書登記表、教材領(lǐng)發(fā)登記表等。同時負(fù)責(zé)向有關(guān)部門發(fā)送有關(guān)教材管理信息。

三.對電大教務(wù)文書、檔案一體化管理的思考和建議

1.加強(qiáng)教務(wù)管理人員的意識心理，及時、全面收集整理教務(wù)檔案

教務(wù)處是學(xué)校日常工作的重要窗口和形象的重要標(biāo)志。教務(wù)管理人員必須高度重視教務(wù)文書、檔案一體化的重要性。熟悉電子化的檔案操作過程與管理方式，文件從形成到作為檔案永久保存是一個完整的運(yùn)動過程，這就要求檔案管理人員收集檔案要預(yù)先布置，有計劃、有目的地收集，確保教務(wù)檔案收集的及時性和全面性。教務(wù)檔案的形成在時間上有連貫性和階段性，文件之間有著必然的內(nèi)在聯(lián)系，因此，教務(wù)檔案在收集后要進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定分類，統(tǒng)計編目和系統(tǒng)排列，按照一定的規(guī)范進(jìn)行收集、整理、歸檔，使其前后銜接有序排列，從整體上合理安排各環(huán)節(jié)的工作，以實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案規(guī)范化管理。

2.建立健全檔案保密制度，把好檔案保密關(guān)

將檔案保密工作貫穿于教務(wù)工作的全過程。從檔案材料形成就要隨時掌握流向、嚴(yán)格歸檔制度，及時將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件收集起來，謹(jǐn)防留存?zhèn)€人手中，凡是調(diào)離崗位的人都要繳清應(yīng)歸檔材料，防止有關(guān)數(shù)據(jù)流失泄密。信息利用中采取有效的安全保密措施：一是根據(jù)教務(wù)檔案所記錄的信息對保密性的需求不同，提出不同的檔案保密級別，通過不同級別檔案的加密存儲和查詢。二是計算機(jī)的防火墻設(shè)置，由于大量的信息存儲在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，這就需要建立一套嚴(yán)格的管理機(jī)制，有效控制系統(tǒng)訪問和黑客的入侵。三是可以在系統(tǒng)登錄時設(shè)置密碼登陸環(huán)節(jié)；確保信息的機(jī)密性；防止越權(quán)操作。最后是檔案管理工作人員的監(jiān)督檢查，共同維護(hù)檔案信息的安全。

3.推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作，實(shí)現(xiàn)無縫對接

教務(wù)文書與檔案工作自動化必須通過制定和推進(jìn)各種標(biāo)準(zhǔn)，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)的準(zhǔn)則和依據(jù)，教務(wù)文書工作與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)實(shí)施無縫對接，以在文書、檔案工作自動化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達(dá)到兼容性、一致性、合作性的剛性要求，統(tǒng)一現(xiàn)行文件與檔案的標(biāo)引語言；加強(qiáng)宣傳和推廣工作，保證標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，使兩者在技術(shù)上保持前后銜接和協(xié)調(diào)一致，從而達(dá)到數(shù)據(jù)成果共享。

4.運(yùn)用多種形式的保存載體保存文件

采用多種形式的保存載體 (1)通過光盤或移動專用硬盤的方式備份保存，同時保存所有的對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，發(fā)揮兩種檔案形式的優(yōu)點(diǎn)，避免工作中的意外差錯。(2)利用網(wǎng)絡(luò)郵件以及提供的網(wǎng)盤空間進(jìn)行部分檔案的存儲，這種形式可以使管理者不受時間與地點(diǎn)的限制，在需要時只要通過網(wǎng)絡(luò)就可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢與檢索。(3)教務(wù)管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺模塊或網(wǎng)頁鏈接形式進(jìn)行檔案存儲，既能擴(kuò)大適用范圍，又能確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。(4)采用多媒體課件的形式進(jìn)行部分檔案的管理。這種管理存儲，既可以體現(xiàn)內(nèi)容的真實(shí)性，又可以通過聲音、視頻、動畫等形式幫助人們愉悅地對檔案進(jìn)行查詢與檢索。(5)異地備份。電子文件是以新型電子載體為介質(zhì)，在特定的環(huán)境下形成的，并借助計算機(jī)編目歸檔、存儲、利用、具有對計算機(jī)很強(qiáng)的依賴性，它的形式極其豐富多彩，不僅有文檔、圖片，還有音響、影像；信息傳輸、處理、保存及開發(fā)利用極其高效、快捷、便利，但電子文件的長期儲存也存在問題，儲存時間的長短受到儲存載體的的影響很大，以軟盤和移動硬盤為例，其使用均有一定的期限和次數(shù)限制并且可能在使用的過程中受到載體本身質(zhì)量的影響，如果突然出現(xiàn)問題而并無進(jìn)行備份，則電子文件難以找回，因此，異地備份就是保存電子文件時的必要措施，即把文件轉(zhuǎn)化成不易被篡改但又易于識讀的其它載體，搞好異地備份是電大教務(wù)文書檔案人員的職責(zé)所在。在過去的檔案移交過程中，移交檔案只負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄的移交；現(xiàn)在則需要實(shí)行電子文檔和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制相結(jié)合。雙軌制是在文件(包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件)進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，保證電子文件異地保存。這種舉措既推進(jìn)了電大教務(wù)檔案電子化進(jìn)程，又提高了建立檔案數(shù)據(jù)庫的效率。

總之，電大教務(wù)文檔一體化管理是基于工作的連續(xù)性和整體性，它可以使教務(wù)工作的每—個環(huán)節(jié)逐步實(shí)現(xiàn)簡化與簡便的目標(biāo)。作為全世界人數(shù)最多、規(guī)模最大的全國廣播電視大學(xué)辦學(xué)系統(tǒng)，只有不斷創(chuàng)新教務(wù)工作的一體化管理思路，才能在充分挖掘有限人力、物力和財力的前提下，努力實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)與人才選拔的一體化管理。

[1] 趙振武. 電大教務(wù)文書、檔案工作自動化的一體化芻議 [J]. 貴州廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012，[1].

[2] 葉建國. 論高校教務(wù)檔案管理 [J].考試周刊 ，2011，[15].

[3] 湯惠玲. 淺談中職學(xué)校教務(wù)檔案管理辦公自動化中存在的問題及應(yīng)對策略,[J]. 辦公室業(yè)務(wù)2013,[4].

[4] 劉志選. 遠(yuǎn)程開放教育教務(wù)檔案電子化的創(chuàng)新思考 [J] 蘭臺世界，2009 ,下半月.

[責(zé)任編輯 王愛萍]

2014-01-20

劉新喻(1964— )，女，安徽省蕭縣人，青海廣播電視大學(xué)教務(wù)處副研究館員。

G728

A

1008-4649(2014)01-0082-03