林勵(lì)

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)日新月異的今天，企業(yè)發(fā)展不能離開信息化。目前絕大多數(shù)大中型企業(yè)都不同程度的建立了信息系統(tǒng)。在供應(yīng)鏈?zhǔn)怪械腅RP系統(tǒng)、研發(fā)領(lǐng)域PDM系統(tǒng)，營銷領(lǐng)域的CRM系統(tǒng)，還有用于商業(yè)智能決策分析的BI系統(tǒng)，日常辦公中應(yīng)用的OA系統(tǒng)等。2009年7月1日正式實(shí)施的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求已經(jīng)上市公司必須堅(jiān)決實(shí)行，提倡非上市公司執(zhí)行，包括各種大中型企業(yè)。國資委的征求意見稿中，也有部分內(nèi)容是建立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的信息平臺(tái)。國內(nèi)的政策監(jiān)管上也是要求內(nèi)部控制向信息化的方向發(fā)展。

內(nèi)部控制在我國經(jīng)歷了一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，起先人們接觸的很少，對(duì)其實(shí)施意義的理解也尚淺，開始就只有小部分公司認(rèn)識(shí)到其作用，后來隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，越來越多的公司開始上市、不斷擴(kuò)大、走出國門與國際接軌，內(nèi)部控制才逐漸完善好。對(duì)于不同行業(yè)的企業(yè)來講，他們對(duì)內(nèi)部控制的理解是有差異的，以至于不同行業(yè)在具體實(shí)施上也不同。根據(jù)我國《獨(dú)立審計(jì)具體準(zhǔn)則》中第九號(hào)關(guān)于對(duì)內(nèi)部控制制度和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)作了這樣的描述：內(nèi)部控制主要是指為了讓被審計(jì)企業(yè)正常有序開展有效的業(yè)務(wù)活動(dòng)而不發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)資產(chǎn)的完整性和安全性，避免防止發(fā)生錯(cuò)誤，從而也更有效的讓企業(yè)會(huì)計(jì)信息合法、完整、真實(shí)，這樣在后期制定相關(guān)政策和程序才有依據(jù)。

根據(jù)COSO委員會(huì)的定義，內(nèi)部控制被這樣定義為：它本身是企業(yè)在管理過程中的一種，跟企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)，在實(shí)施內(nèi)部控制過程中受到企業(yè)董事會(huì)、企業(yè)管理層和企業(yè)各部門員工的影響，由于部門重要性不一樣，影響程度也不一樣，最終內(nèi)部控制的目的是合力確保企業(yè)的目標(biāo)順利完成，這些跟企業(yè)相關(guān)的目標(biāo)有三種：一是財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)確性和真實(shí)性，二是經(jīng)營管理高效性，三是法律法規(guī)遵從性。其中內(nèi)部控制主要有五個(gè)要素構(gòu)成：內(nèi)部環(huán)境控制、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部活動(dòng)控制、內(nèi)部信息與溝通控制，這五個(gè)要素也互相影響，相互連接，共同發(fā)揮好作用。

根據(jù)上述概念，我國企業(yè)在具體構(gòu)建內(nèi)部控制系統(tǒng)時(shí)，都認(rèn)為實(shí)施內(nèi)部控制是為了更好的完成企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展，讓企業(yè)的財(cái)務(wù)信息更完整精確，資產(chǎn)更完整，相關(guān)法律法規(guī)更清晰，規(guī)章制度更規(guī)范，以至于企業(yè)能夠高效確保整個(gè)運(yùn)營正?；?、合理化以及經(jīng)濟(jì)性。

企業(yè)建立內(nèi)部控制制度的目的在于：

1、確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)效率更高，效果更好；

2、確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息更準(zhǔn)確和完整，財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)有效，防止企業(yè)出現(xiàn)財(cái)務(wù)漏洞，影響企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，在為后期制定目標(biāo)和業(yè)績(jī)考核時(shí)提供真實(shí)的數(shù)據(jù)支持；

3、嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，地方法令，促使企業(yè)不斷完善相關(guān)企業(yè)制度建設(shè)，共同做好內(nèi)部控制，杜絕舞弊行為，損害集體利益。

按照國際權(quán)威美國COSO委員會(huì)定義，企業(yè)內(nèi)部控制包括5個(gè)要素：

1、控制環(huán)境影響企業(yè)員工內(nèi)部控制意識(shí)，使內(nèi)部控制得以貫徹執(zhí)行，確保企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在市場(chǎng)日趨激烈競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)內(nèi)部控制必須分析、了解自身所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，并適時(shí)加以處理。

3、控制活動(dòng)確保企業(yè)管理層的指令得以實(shí)現(xiàn)的政策和程序?？刂苹顒?dòng)主要包括：交易授權(quán)、職責(zé)分離、監(jiān)管、業(yè)務(wù)記錄、接觸控制和獨(dú)立稽核。

4、信息和溝通企業(yè)必須保證員工能夠取得他們?cè)趫?zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息，使員工順利履行其職責(zé)。

5、監(jiān)督整個(gè)內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，并在必要時(shí)對(duì)其加以修正。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，企業(yè)信息化程度越來越高，在企業(yè)享受信息化帶來方便與快捷的時(shí)候，也加重了企業(yè)內(nèi)部控制增大的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)開始由傳統(tǒng)管理向信息化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程中，對(duì)企業(yè)架構(gòu)會(huì)做一些調(diào)整和改變，相對(duì)于內(nèi)部控制來講，一個(gè)適合信息化的完善的系統(tǒng)、完整的體系將重要很多，所以這就要求企業(yè)必須遵循現(xiàn)代化科學(xué)的基本管理方法，不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理能力，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。時(shí)至今日，上市公司，包括大中型企業(yè)，一般都通過聘請(qǐng)了外部咨詢公司，或通過人力，開展了內(nèi)部控制的基本建設(shè)工作。那么如何通過IT手段，在信息系統(tǒng)中做內(nèi)部控制方面的實(shí)踐呢？ 如何將信息系統(tǒng)與管理思想的有機(jī)的融合呢？

在企業(yè)信息化過程中，通常采用的是ERP系統(tǒng)，它是一個(gè)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)。ERP通過將有序的信息，有效將企業(yè)信息在內(nèi)部間進(jìn)行有效傳遞，確保跟企業(yè)運(yùn)營息息相關(guān)的產(chǎn)、銷、存、供、財(cái)、物、人、技術(shù)等最大化利用，并保障企業(yè)高效運(yùn)作。

作為企業(yè)信息化建設(shè)中的最核心部分，ERP能夠有效為企業(yè)建立一套信息化管理系統(tǒng)，幫助企業(yè)進(jìn)行高效管理工作。不管是定制的還是外購的ERP軟件，企業(yè)在實(shí)施時(shí)都必須根據(jù)自身的業(yè)務(wù)流程重組。新的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程不是對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的完全否定，而是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，能使其適應(yīng)信息系統(tǒng)的建立，使ERP的信息可以更有效地集成和傳遞。在ERP應(yīng)用中，已將優(yōu)化的管理流程和業(yè)務(wù)流程固化，這樣就避免了人為的一些差錯(cuò)，提高了經(jīng)營的效率。建立監(jiān)控預(yù)警的指標(biāo)體系的時(shí)候，要建立動(dòng)態(tài)的監(jiān)控，要落實(shí)內(nèi)控的執(zhí)行責(zé)任等等。除了要把相關(guān)內(nèi)部控制措施，這里我著重談下在醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)GSP的要求下，我們要設(shè)置那些關(guān)鍵控制點(diǎn)呢。結(jié)合我的自身工作，我著重談?wù)勪N售過程中結(jié)合新版GSP要求的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵點(diǎn)：

一、適當(dāng)?shù)穆殑?wù)分離。在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行職務(wù)分離符合現(xiàn)代化信息化管理系統(tǒng)，可以有效防止企業(yè)無端發(fā)生各種錯(cuò)誤，避免無謂的損失，因此，企業(yè)應(yīng)該做到：

1、企業(yè)要單獨(dú)設(shè)立銷售、發(fā)貨、收款三個(gè)業(yè)務(wù)部門，分別由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)管理；企業(yè)的銷售崗位與員工信用管理分開設(shè)立；正在從事銷售崗位與進(jìn)行收款業(yè)務(wù)的人員輪替，而不是一直不變。

2、由于醫(yī)藥企業(yè)GSP的要求，對(duì)從事驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)工作的，都具有相關(guān)學(xué)歷要求，而且不能不得兼職其他業(yè)務(wù)工作。對(duì)于含麻含毒藥品，和精神類藥品，蛋白同化制劑、肽類激素、含特殊藥品復(fù)方制劑等特殊藥品要求有采購、銷售進(jìn)行權(quán)限控制，由專人負(fù)責(zé)。

在企業(yè)的ERP實(shí)施中，用戶名和權(quán)限的設(shè)置上就會(huì)充分體現(xiàn)出以上內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的要求。

二、銷售預(yù)算管理。銷售預(yù)算管理能幫助企業(yè)對(duì)銷售進(jìn)度，銷售利潤(rùn)，銷售費(fèi)用進(jìn)行合理規(guī)劃。在進(jìn)度的掌控上，可以通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)提示。可以設(shè)置上下限提醒，在達(dá)不到或大幅超出預(yù)算指標(biāo)是做出報(bào)警提示。在費(fèi)用控制方面，可以有效避免經(jīng)費(fèi)不足等情況而無法對(duì)客戶信用狀況、產(chǎn)品銷售狀態(tài)不佳而影響銷售；也可以避免產(chǎn)生浪費(fèi)，降低企業(yè)利潤(rùn)。

三、充分的客戶信用資料。目前在各行業(yè)的企業(yè)中，賒銷方式已不可避免的成為主要銷售方法，因此為保證應(yīng)收賬款的回收率必須加強(qiáng)客戶的信息管理。作為醫(yī)藥企業(yè)必須關(guān)注客戶是否具有相關(guān)購買資質(zhì)。及時(shí)調(diào)整客戶基礎(chǔ)檔案及新增變更流程，由業(yè)務(wù)部門填寫并由質(zhì)量部人員審核資質(zhì)。

四、對(duì)于授權(quán)審批問題，主要關(guān)注以下五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上的審批程序：

1、在銷貨發(fā)生之前，賒銷已經(jīng)正確審批。

2、非經(jīng)正當(dāng)審批，不得發(fā)出貨物。

前兩項(xiàng)控制的目的在于防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無力支付貨款的顧客發(fā)貨而蒙受損失。

3、銷售價(jià)格、銷售條件、運(yùn)費(fèi)和折扣等必須經(jīng)過審批。價(jià)格審批控制的目的在于保證銷售交易按照企業(yè)定價(jià)政策規(guī)定的價(jià)格開票收款。

4、審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)銷售與收款授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。

5、銷售退貨單由發(fā)貨單生成，不能填寫空白單據(jù)。

在ERP的實(shí)際應(yīng)用中可以通過系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行提醒，隨時(shí)關(guān)注客戶資質(zhì)的到期和更新。特別對(duì)含麻含毒藥品，和精神類藥品，蛋白同化制劑、肽類激素、含特殊藥品復(fù)方制劑等特殊藥品有特別的資質(zhì)要求。通過系統(tǒng)自行對(duì)沒有資質(zhì)購買以上相關(guān)藥品的客戶進(jìn)行過濾。

同時(shí)在貨品運(yùn)輸?shù)某羞\(yùn)商資質(zhì)也有具體要求，對(duì)需要冷鏈運(yùn)輸?shù)乃幤钒l(fā)貨時(shí)自動(dòng)通過ERP系統(tǒng)加以控制。對(duì)有運(yùn)輸時(shí)限要求的，提示或預(yù)警相關(guān)部門和崗位人員；藥品運(yùn)輸?shù)脑谕緯r(shí)間進(jìn)行跟蹤管理，填制藥品運(yùn)輸記錄單。

五、充分的憑證和記錄

關(guān)鍵內(nèi)部控制。只有具備充分的記錄手續(xù)，才有可能實(shí)現(xiàn)其他各項(xiàng)控制目標(biāo)。企業(yè)按照GSP規(guī)定直調(diào)藥品的，直調(diào)藥品出庫時(shí)，由供貨單位開具兩份隨貨同行單（票），分別發(fā)往直調(diào)企業(yè)和購貨單位。隨貨同行單（票）的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第七十三條第二款的要求，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明直調(diào)企業(yè)名稱。

監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求通過信息化的平臺(tái)，對(duì)內(nèi)部控制的控制點(diǎn)進(jìn)行在線監(jiān)控和在線測(cè)試，包括整個(gè)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)，以及內(nèi)部控制的測(cè)試工作，也希望是可以通過信息系統(tǒng)完成的。鑒于ERP管理系統(tǒng)具有運(yùn)算速度快、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量大、查詢方便等優(yōu)勢(shì)，企業(yè)實(shí)施ERP管理系統(tǒng)，能方便的企業(yè)對(duì)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定期評(píng)估，通過評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)掌握企業(yè)內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。在企業(yè)內(nèi)部控制小組或者外部聘請(qǐng)的內(nèi)控咨詢機(jī)構(gòu)需要相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)可以很方便的從中采集。通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施可以給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來諸多方便。是目前企業(yè)內(nèi)控實(shí)施的重要助手。（作者單位：中國醫(yī)藥工業(yè)有限公司）