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      廣播電視系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化管理的實(shí)施探討

      2014-04-29 19:45:28王姝
      時(shí)代金融 2014年29期
      關(guān)鍵詞:實(shí)施途徑會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

      王姝

      【摘要】會(huì)計(jì)信息在企業(yè)管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用,會(huì)計(jì)工作也從單純的財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)與管理相結(jié)合的綜合性工作。我國(guó)大多數(shù)的企事業(yè)單位都開(kāi)始了會(huì)計(jì)電算化的探索歷程,廣播電視系統(tǒng)也是如此。但是,在會(huì)計(jì)電算化的管理中還存在或多或少的問(wèn)題,本文就將對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出管理之策。

      【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 實(shí)施途徑

      一、會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)涵與作用

      (一)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)涵

      會(huì)計(jì)電算化最初的概念是計(jì)算機(jī)代替人腦報(bào)賬,隨著信息技術(shù)和企業(yè)管理的不斷發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)涵也不斷延伸。現(xiàn)如今會(huì)計(jì)電算化主要包括以下幾個(gè)方面:實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)處理、從財(cái)務(wù)電算化到管理電算化的轉(zhuǎn)變、由會(huì)計(jì)信息的提供轉(zhuǎn)向企業(yè)決策的信息支持。由此可見(jiàn),會(huì)計(jì)電算化囊括了會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、管理、計(jì)算機(jī)等多個(gè)方面的內(nèi)容。

      (二)會(huì)計(jì)電算化的作用

      會(huì)計(jì)電算化通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的處理工作,將人腦從單調(diào)重復(fù)的工作中解放出來(lái),不僅提高了信息處理的效率還提高了正確率。同時(shí),通過(guò)在會(huì)計(jì)軟件中進(jìn)行規(guī)范化的設(shè)置也避免了記賬不規(guī)范、錯(cuò)記、漏記等問(wèn)題。最后,會(huì)計(jì)電算化是管理信息化的基礎(chǔ),為企業(yè)的內(nèi)部決策提供了充足的信息,也為企業(yè)外部信息披露打下了良好的基礎(chǔ)。廣播電視系統(tǒng)雖然不屬于企業(yè)單位,但是也面臨著經(jīng)營(yíng)的壓力,會(huì)計(jì)電算化管理的實(shí)施對(duì)于資金的使用效率、單位的長(zhǎng)久發(fā)展都有很大的作用。

      (三)廣電系統(tǒng)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的必要性

      隨著國(guó)家政策的放開(kāi),各地廣電集團(tuán)紛紛掛牌,公司的形式多種多樣,有多級(jí)公司、股份制公司等。母公司與子公司之間的關(guān)系也是紛繁復(fù)雜,有參股、全資、控股等,子公司作為獨(dú)立的法人既受母公司的管控也有獨(dú)立處事的權(quán)利,而二者之間最大的聯(lián)系就是資本鏈。母公司與子公司之間相互依賴又矛盾頻發(fā)的關(guān)系使得管理起來(lái)更加復(fù)雜。要想實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的有效管理就必須借助會(huì)計(jì)來(lái)實(shí)現(xiàn),通過(guò)會(huì)計(jì)電算化構(gòu)建統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,對(duì)整個(gè)集團(tuán)分而治之,最終實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的有效管理。

      二、廣播電視系統(tǒng)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化管理中存在的問(wèn)題

      (一)管理基礎(chǔ)薄弱,實(shí)施電算化難度高

      管理基礎(chǔ)不僅包括企業(yè)的會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)也包括企業(yè)的歷史管理水平。廣播電視系統(tǒng)屬于行政事業(yè)單位,與企業(yè)采取的是完全不同的兩套管理系統(tǒng)。在管理過(guò)程中計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的氣息濃厚,主要依靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理而不是依靠數(shù)據(jù)分析進(jìn)行決策。在會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)方面,廣電系統(tǒng)的管理也相對(duì)混亂,其資本來(lái)源比較多樣化,國(guó)家撥款、廣告收入等都屬于主要來(lái)源途徑。而系統(tǒng)的收益也不像一般企業(yè)只要產(chǎn)品賣出去就能夠有營(yíng)業(yè)收入,廣電系統(tǒng)的收益體現(xiàn)的更為長(zhǎng)遠(yuǎn)。此外,廣電系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理與一般企業(yè)大有不同,例如攝影就包括委托攝影、聯(lián)合攝影、受托攝影燈多種,不同的攝影方式制片款的處理方式都有所不同。

      (二)廣電行業(yè)會(huì)計(jì)工作的復(fù)雜性阻礙了電算化進(jìn)程

      雖然2005年國(guó)家專門(mén)出臺(tái)了電影企業(yè)會(huì)計(jì)核算方法,對(duì)于影視行業(yè)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行了專門(mén)的規(guī)范,但是依然不能解決廣電行業(yè)會(huì)計(jì)工作中的問(wèn)題。首先影視劇行業(yè)的現(xiàn)金流量大且雜,這就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)憑證經(jīng)常缺失或者錯(cuò)誤,在錄入時(shí)增加難度。其次,收入核算不同于尋常企業(yè),例如電影放映企業(yè)有多種預(yù)售電影票的形式,這就要求的進(jìn)行收入核算時(shí)做出相應(yīng)的處理。

      (三)人員分工不合理

      傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作需要進(jìn)行人員分工,電算化管也要進(jìn)行科學(xué)的人員分工。從軟件的開(kāi)發(fā)到財(cái)務(wù)工作的進(jìn)行都要進(jìn)行合理的人員分工,秉著互相監(jiān)督的原則,如程序設(shè)計(jì)人員就不能從事具體的財(cái)務(wù)工作,審計(jì)人員則不能兼職出納崗位。

      (四)安全性風(fēng)險(xiǎn)控制不到位

      安全性風(fēng)險(xiǎn)是伴隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展而生的。會(huì)計(jì)電算化通過(guò)計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)信息,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳輸和資源共享,這就給網(wǎng)絡(luò)黑客、計(jì)算機(jī)病毒的入侵提供了契機(jī)。一旦系統(tǒng)的密碼被盜取,單位的資金安全就得不到保障,一些重要的財(cái)務(wù)信息也有泄露的風(fēng)險(xiǎn)。如果遭到計(jì)算機(jī)病毒的入侵很有可能造成系統(tǒng)錯(cuò)誤甚至癱瘓,整個(gè)會(huì)計(jì)工作就無(wú)法進(jìn)行,造成單位的嚴(yán)重?fù)p失。

      三、廣播電視系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化管理的實(shí)施途徑

      (一)規(guī)范軟件系統(tǒng),加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)

      目前我國(guó)對(duì)于會(huì)計(jì)電算化軟件還沒(méi)有做出統(tǒng)一的規(guī)定,市場(chǎng)上的電算化軟件魚(yú)龍混雜,廣播電視系統(tǒng)與一般的企業(yè)不同,在會(huì)計(jì)核算、科目劃分等方面都有自身的特點(diǎn)。因此,在選擇電算化軟件時(shí)必須要在保證安全性和基本會(huì)計(jì)核算職能的同時(shí)選擇符合單位特點(diǎn)的軟件系統(tǒng)。只有擁有一個(gè)規(guī)范的、合適的軟件系統(tǒng)才能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化職能的全面使用。

      使用電算化軟件后要加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)工作,制定規(guī)范的計(jì)算機(jī)操作規(guī)程,保存每一個(gè)工作人員的上機(jī)記錄。定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新、修復(fù),一旦出現(xiàn)故障或錯(cuò)誤要由專門(mén)的軟件人員進(jìn)行調(diào)試和維護(hù),檢查信息是否被非法刪除或篡改,保證數(shù)據(jù)信息的完整性、正確性。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行診斷,防止出現(xiàn)一些隱藏性的問(wèn)題。會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)要對(duì)系統(tǒng)做出及時(shí)的調(diào)整。最后,還要做好硬件設(shè)施的檢修和維護(hù),避免因?yàn)橛布O(shè)施故障影響整體工作。軟硬件設(shè)施的維護(hù)不僅能夠?yàn)殡娝慊ぷ鲃?chuàng)造良好的環(huán)境,還能夠強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息的安全與準(zhǔn)確。

      (二)合理進(jìn)行人員分工,實(shí)行崗位責(zé)任制

      電算化系統(tǒng)的使用首先要對(duì)工作人員進(jìn)行合理的分工,明確各個(gè)崗位的責(zé)任,使得不同崗位的員工能夠各司其職,互相監(jiān)督。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作相比,很多工作都由計(jì)算機(jī)代勞,這也使得前期的準(zhǔn)備、審核工作更加重要,因此,在進(jìn)人員分工時(shí)要做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。例如在電算化的環(huán)境下,總賬由計(jì)算機(jī)根據(jù)每一條記錄直接加總而成不需要再通過(guò)人工核算,但是前期的憑證審核工作也就變得更加重要。因此,筆者認(rèn)為要加強(qiáng)憑證的審核,實(shí)行實(shí)物憑證蓋章和計(jì)算機(jī)簽字雙保險(xiǎn)。在做出一定調(diào)整的同時(shí)也要借鑒傳統(tǒng)的分工模式,一些科學(xué)合理的分工模式不應(yīng)該被改變,如業(yè)務(wù)程序分離控制、職務(wù)分離控制等。這些都是防止員工舞弊的有效方式。只有對(duì)人員進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的分工才能保證會(huì)計(jì)核算工作的正常進(jìn)行,才能發(fā)揮電算化的整體作用。

      (三)嚴(yán)格授權(quán)管理

      會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)方式不同,所有的數(shù)據(jù)信息都在一個(gè)大的數(shù)據(jù)里,只要有用戶名和密碼就能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查看和操作,因此對(duì)于操作權(quán)限的管理必須要嚴(yán)格。根據(jù)人員的崗位分配決定誰(shuí)有權(quán)限對(duì)什么樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作,堅(jiān)決杜絕越權(quán)處理的行為。必須要強(qiáng)化管理人員的保密意識(shí),只有這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的安全性。

      (四)加強(qiáng)員工培訓(xùn)工作

      其次,要做好電算化管理工作還要注重員工的崗位培訓(xùn)。會(huì)計(jì)電算化不僅涉及到財(cái)務(wù)相關(guān)的知識(shí),還涉及到計(jì)算機(jī)知識(shí)。廣電系統(tǒng)必須要培養(yǎng)大量能夠熟練使用財(cái)務(wù)軟件的基本人才,同時(shí)還要培養(yǎng)一部分精通財(cái)務(wù)管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的中高端人才,這一類人才往往是系統(tǒng)設(shè)計(jì)和維護(hù)的中堅(jiān)力量。

      (五)建立數(shù)據(jù)管理制度

      數(shù)據(jù)庫(kù)管理主要指對(duì)數(shù)據(jù)的完整性、安全性進(jìn)行管理,主要內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的備份、操作記錄的保存、損毀數(shù)據(jù)的修復(fù)等。每天都要對(duì)電腦中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,對(duì)于磁性介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)要進(jìn)行雙備份。對(duì)于報(bào)表等數(shù)據(jù)信息每個(gè)月都要進(jìn)行備份。對(duì)于每一次操作都要進(jìn)行記錄,尤其是對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改的操作必須要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行,并留下記錄,嚴(yán)禁反記賬或反結(jié)賬的行為。反記賬和反結(jié)賬的行為不僅違反了會(huì)計(jì)基本原則,還容易造成會(huì)計(jì)信息的混亂和錯(cuò)誤。要確保數(shù)據(jù)信息的安全性和保密性。

      (六)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化中的檔案管理

      檔案管理是會(huì)計(jì)電算化管理的重要內(nèi)容之一。國(guó)家在手工會(huì)計(jì)時(shí)代曾經(jīng)制定了專門(mén)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,針對(duì)電算化管理還沒(méi)有制定專門(mén)的檔案管理辦法。廣電系統(tǒng)應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)有的管理辦法建立專門(mén)的制度規(guī)范電子數(shù)據(jù)、硬盤(pán)、磁性介質(zhì)、紙質(zhì)憑證的保管、歸檔、調(diào)閱和銷毀工作。不僅要做到安全性高、保密性好,還要做到管理科學(xué)、查閱方便。每一張記賬憑證都應(yīng)該有錄入人員的簽名和蓋章,計(jì)算機(jī)打印憑證視同手工填寫(xiě)憑證,按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。對(duì)于計(jì)算機(jī)生成的一般賬簿要定期進(jìn)行打印蓋章保存,可以按月打印也可以按季度打印。對(duì)于輸出之前的電子文本檔案要視同財(cái)務(wù)檔案保存,進(jìn)行備份管理。會(huì)計(jì)檔案的管理是對(duì)會(huì)計(jì)信息的有效保存和使用,便于提供更好的信息查詢服務(wù),加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的反饋功能,在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠追根溯源,尋找到問(wèn)題的關(guān)鍵所在。

      (七)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),提高網(wǎng)絡(luò)安全防范

      與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)手段相比,會(huì)計(jì)電算化時(shí)代的信息面臨著更大的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)手段都是紙質(zhì)的資料,只要做好防盜、防火、防潮工作即可。在會(huì)計(jì)電算化時(shí)代不僅有紙質(zhì)資料還有大量的電子數(shù)據(jù)信息,不僅要做好傳統(tǒng)的安全防范工作還要防止黑客攻擊、防止電腦病毒入侵、防止硬件損毀帶來(lái)的數(shù)據(jù)丟失。因此,在會(huì)計(jì)電算化管理中一定要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),要清楚電子數(shù)據(jù)可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn),做好網(wǎng)絡(luò)安全防范工作。對(duì)外,要防范病毒和黑客的入侵,對(duì)內(nèi)要防止密碼的泄露和內(nèi)部人員的舞弊行為,提高會(huì)計(jì)信息的時(shí)效性。最好能夠建立對(duì)外的網(wǎng)絡(luò)防火墻和內(nèi)部審計(jì)制度。任何的系統(tǒng)都不是完善的,要不斷進(jìn)行安全檢查和監(jiān)督,保證系統(tǒng)整體的安全性。

      四、總結(jié)

      綜上所述,會(huì)計(jì)電算化管理不僅是科技發(fā)展的結(jié)果,也是財(cái)務(wù)管理未來(lái)的發(fā)展方向,各企事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的綜合效率與質(zhì)量就必須要做好會(huì)計(jì)電算化管理。在技術(shù)上選擇適合的軟件并對(duì)系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù),在人員管理上要進(jìn)行科學(xué)合理的分工,加強(qiáng)員工的培訓(xùn)工作,在安全上要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),保證系統(tǒng)的安全性。通過(guò)多方面的努力讓電算化管理發(fā)揮更大的作用。

      參考文獻(xiàn)

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