王娟

摘要：在新時期背景下，我國事業(yè)單位人事制度改革的不斷深化，對人事管理工作提出額更高的要求。事業(yè)單位人事檔案的管理作為事業(yè)單位基礎(chǔ)的一部分，也在其基礎(chǔ)上不斷變革以滿足新形勢、新變革的要求。本文主要對現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，在總結(jié)不足的基礎(chǔ)上提出了解決人事檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 管理 問題 對策

伴隨著事業(yè)單位管理體制的改革和事業(yè)單位的快速成長，提升人事檔案水平成為事業(yè)單位人事部門的首要任務(wù)，這就要求事業(yè)單位人事檔案管理部門人員要緊跟事業(yè)單位發(fā)展步伐，管理好人事檔案，以滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

▲▲一、人事檔案概述

人事檔案大致上從十個方面記錄一個人的一生：一、履歷材料；二、自傳材料；三、鑒定、考核、考察材料；四、學(xué)歷、職務(wù)、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；五、政治歷史情況的審查材料；六、入黨、入團(tuán)民主黨派材料；七、獎勵材料；八、處分材料；九、工資、任免、退（離）休等材料；十、其他可供參考的材料。人事檔案具有真實性、全面性、動態(tài)性以及機(jī)密性的特點，也是一個人一生職業(yè)生涯的過程記載，是國家公務(wù)員以及事業(yè)單位的招聘和考核的重要參考依據(jù)。

人事檔案管理工作主要是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。人事檔案的管理具有重要的記錄價值和社會價值，在一個事業(yè)單位中，檔案管理是進(jìn)行高效有序工作的前提和基礎(chǔ)。在我國人事制度改革力度不斷加大的背景下，加強事業(yè)單位檔案管理顯得更為重要。

▲▲二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

在事業(yè)單位各項事務(wù)的管理中，人事檔案管理是極重要性的一環(huán)。人事檔案管理人員要有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度。但是通過對我國現(xiàn)階段的事業(yè)單位的考察，檔案管理工作還存在許多亟待解決的突出問題。

1.檔案管理認(rèn)識不足

在國內(nèi)許多事業(yè)單位中，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人和配備人員將檔案的管理工作放在各項工作的后面，導(dǎo)致了檔案管理形式化和滯后性現(xiàn)象的出現(xiàn)。伴隨著經(jīng)濟(jì)體制和干部人事制度的改革，人事檔案的管理創(chuàng)新卻沒有跟上人事制度改革的步伐，檔案管理人員工作不明確，身兼數(shù)職的情況十分普遍，而且。目前我國的事業(yè)單位已經(jīng)普遍，不能集中精力負(fù)責(zé)檔案管理，對檔案管理工作整體認(rèn)識不足。

2.檔案管理水平落后、管理力量薄弱

在我國，事業(yè)單位人事檔案管理主要由人才流動服務(wù)中心、就業(yè)服務(wù)中心以及大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心來管理，這些地方由于缺乏專業(yè)的軟硬件設(shè)施，缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員，對人事檔案的安全性和保密性造成了很大的挑戰(zhàn)。依據(jù)現(xiàn)有《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案管理機(jī)制不能滿足當(dāng)前各階層發(fā)展的需要。管理手段也比較陳舊，在大多數(shù)的事業(yè)單位，仍以手工為主。管理體制、管理設(shè)備以及管理手段的落后綜合造成了檔案管理水平落后。

3.檔案管理人員的素質(zhì)不高

人事檔案管理是一件復(fù)雜繁瑣的工作。檔案管理人員需要熟悉掌握每一份檔案材料，并及時地根據(jù)實際需要進(jìn)行增添，嚴(yán)格遵守人事檔案管理的保管與利用制度。但是在大多的事業(yè)單位中，大部分檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，再加上經(jīng)過事業(yè)單位人事制度改革后，管理人員的數(shù)量大量減少，人員經(jīng)常更換，這造成檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，對檔案管理水平產(chǎn)生了負(fù)面影響，檔案管理人員的管理素質(zhì)亟待加強。

4.檔案管理的信息化程度不高

隨著技術(shù)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已成為最主要的信息載體，但是在人事檔案管理中并沒有得到廣泛的應(yīng)用。因為經(jīng)濟(jì)、人員管理等方面的原因，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案的專門管理人員都對人事檔案信息化的普遍運用安全性和全面性存在質(zhì)疑。這也就沒有改變?nèi)耸聶n案仍以手工為主要的管理手段的現(xiàn)狀。在一些事業(yè)單位，檔案管理人員只是簡單的將個人的信息和檔案的目錄存放在電腦里，對于檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。檔案管理的信息化水平整體不高。而且人事檔案管理軟件沒有統(tǒng)一，各地區(qū)各單位之間不能相互兼容，也是信息技術(shù)未能廣泛應(yīng)用的原因之一。

5.檔案材料缺乏制度化、規(guī)范化管理。

主要體現(xiàn)在收集歸檔工作制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)格、收集歸檔工作被動、不及時，而且收集歸檔的材料不全面，一些檔案資料缺乏真實性和準(zhǔn)確性。人事檔案本要求是真實的反映本人各項情況的。但在實際研究中卻發(fā)現(xiàn)虛假現(xiàn)象比較嚴(yán)重，對學(xué)歷、年齡、經(jīng)歷造假。另外規(guī)范問題方面，人事檔案須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，對于不符合規(guī)定的以及出現(xiàn)破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。而且在人事檔案材料方面沒有具體統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)。

▲▲三、解決人事檔案管理存在問題的對策

1.提高人事檔案管理意識

增強人事檔案相關(guān)人員的管理意識是解決人事檔案管理存在問題的前提和基礎(chǔ)。首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，將其作為單位干事建設(shè)的基礎(chǔ)性工作實踐，首先要讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確的人事檔案管理意識，指導(dǎo)、督促在實際中落實好相關(guān)的工作要求及標(biāo)準(zhǔn)。

2.提高檔案管理水平，實現(xiàn)人事檔案管理方法的創(chuàng)新

目前我國的事業(yè)單位正在進(jìn)行意識和觀念的變革，人事檔案要由原來的單位分散式管理向社會化集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變。通過社會化人事檔案管理機(jī)構(gòu)整合人事檔案及其信息資源，可以實現(xiàn)人事檔案及其信息資源集中保管、集中開發(fā)，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。各級組織、人事、勞動、檔案部門同時要完善相關(guān)的條例、辦法制定并指導(dǎo)、監(jiān)督實施，從而推動人事檔案管理制度改革的順利進(jìn)行，這也滿足了市場經(jīng)濟(jì)條件下政府職能轉(zhuǎn)變的需要，提升了檔案管理水平。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)可以聘請專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的保管和出借，改進(jìn)管理的技術(shù)和方法。

3.加強人事檔案管理人員自身建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，提高人員素質(zhì)

事業(yè)單位的人事檔案管理工作是一項保密性、政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，這對檔案管理人員技能和素質(zhì)提出了更高的要求。隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，在檔案管理工作人員的挑選過程中，要注重選派勤懇工作、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、富有責(zé)任感的人。我們必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍，聘請專業(yè)人事進(jìn)行培訓(xùn)，注重培養(yǎng)他們正確的價值觀、教授最新的檔案管理方法，跟上新時代下經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的要求。同時，檔案管理人員要提高自身素質(zhì)與政治覺悟，認(rèn)真對待本職工作。

4、加強人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，要使人才信息得到最廣泛的運用，必須加快人事檔案管理信息化建設(shè)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會對檔案信息需求日益增強，要適應(yīng)這一客觀需求，檔案管理部門就要能夠及時。有效地進(jìn)行人事檔案信息傳輸，進(jìn)一步提高工作效率。首先事業(yè)單位要利用計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、等現(xiàn)代信息化設(shè)備進(jìn)行輔助管理，因為是電子管理，可以大大降低人事檔案原件的損壞度，利于延長人事檔案壽命。然后通過對人事檔案處理軟件進(jìn)行統(tǒng)一，擁有一定權(quán)限的檔案管理人員及時地通過查詢軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行一定權(quán)限范圍內(nèi)的人事檔案檢索，極大地提高了效率，減少了不必要的資源浪費。事業(yè)單位要充分利用現(xiàn)代計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)傳媒技術(shù)，是人事檔案資源最大范圍地達(dá)到共享，以實現(xiàn)更大的價值。

5.健全檔案各項管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平

結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，事業(yè)單位需要進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，監(jiān)督各項制度的實施情況。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，人事檔案材料制度也有了新的要求。檔案管理人員對檔案有關(guān)的各種材料，要進(jìn)行及時收集、認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，確保收集材料的完整性、準(zhǔn)確性。另外要及早建立計算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，阻止虛假材料進(jìn)檔。同時要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加具有科學(xué)性、全面性、完整性，為以后的工作開展提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。

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