高職院校教學(xué)秘書(shū)崗位職責(zé)與崗位能力淺議

鐘任軍

摘 要：高職院校教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理的基層實(shí)踐者、組織者、管理者和服務(wù)者，同時(shí)也是部系領(lǐng)導(dǎo)的助手，在教學(xué)管理中起著重要作用。明確教其崗位職責(zé)、培養(yǎng)其崗位能力將有利于教學(xué)工作和教學(xué)秩序。因此，建立高素質(zhì)的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，培養(yǎng)、提高教學(xué)秘書(shū)的崗位能力是高職院校加強(qiáng)教學(xué)管理、推進(jìn)教學(xué)改革的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)秘書(shū) 崗位職責(zé) 崗位能力

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）02（c）-0155-01

近年來(lái)，高職院校發(fā)展迅速，提高其教學(xué)管理水平已經(jīng)成為時(shí)代的必然要求。高職院校在人才培養(yǎng)方面要考慮強(qiáng)化實(shí)踐技能與綜合能力培養(yǎng)，設(shè)置合理的文化課與專(zhuān)業(yè)課比例。此外，高職院校的教學(xué)管理不僅符合普通高校教學(xué)管理的規(guī)律，而且具有職業(yè)教育的特點(diǎn)。高職院校教學(xué)工作也是教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)秘書(shū)正是教學(xué)管理最基層的管理者和執(zhí)行者。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)也是系、部領(lǐng)導(dǎo)的助手，在教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的作用。從這方面而言，明確教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)，培養(yǎng)其崗位能力，對(duì)整個(gè)高職院校的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)秩序的保障與提高具有重要的意義。

1 高職院校教學(xué)秘書(shū)崗位職責(zé)

教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)就是起到“承上啟下”的作用，一方面要準(zhǔn)確及時(shí)傳達(dá)學(xué)院（如院辦）、各分管部門(mén)（如教務(wù)處、質(zhì)管辦）下達(dá)的各項(xiàng)通知，一方面要積極協(xié)助所在部、系主任完成各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù)。對(duì)于負(fù)責(zé)基礎(chǔ)課程教學(xué)的部、系，如基礎(chǔ)部，由于課程涉及各專(zhuān)業(yè)系的學(xué)生，還要和各班主任（輔導(dǎo)員）保持密切、及時(shí)的溝通。

1.1 積極協(xié)助所在部、系領(lǐng)導(dǎo)工作

教學(xué)秘書(shū)的最主要工作職責(zé)之一就是做好協(xié)助工作，即做好合格的“參謀”作用。由于教學(xué)工作是所有高校，包括高職院校工作的重中之重，是院校的生命線，因此各部、系領(lǐng)導(dǎo)也是視教學(xué)與教學(xué)管理工作為極為重要的內(nèi)容。作為教學(xué)秘書(shū)，必須積極、認(rèn)真地協(xié)助部、系領(lǐng)導(dǎo)處理好日常教學(xué)管理事務(wù)，對(duì)于上級(jí)的指令必須及時(shí)下達(dá)，對(duì)于在自己責(zé)權(quán)范圍內(nèi)的內(nèi)容要認(rèn)真迅速的解決，對(duì)于自己不能解決的則要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)來(lái)解決。因?yàn)閰f(xié)調(diào)好與各部門(mén)、各部、系的關(guān)系，對(duì)于提高教學(xué)管理水平與效率是非常重要的，因此，教學(xué)秘書(shū)的另一重要職責(zé)就是協(xié)助所在部、系的領(lǐng)導(dǎo)處理好各類(lèi)關(guān)系。努力做領(lǐng)導(dǎo)和師生間的溝通紐帶，將任課老師的意見(jiàn)準(zhǔn)確及時(shí)的通報(bào)給各班主任，再進(jìn)一步告知為各位同學(xué)，反之將各位同學(xué)的意見(jiàn)反饋給任課老師，進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書(shū)還需要協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)檢查，并且將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，這非常有利于提高教學(xué)質(zhì)量。

1.2 教學(xué)資料的收集與整理

教學(xué)檔案資料的收集與整理是教學(xué)秘書(shū)的重要任務(wù)，因?yàn)榻虒W(xué)管理的重要措施之一就是規(guī)范各類(lèi)教學(xué)資料。教學(xué)秘書(shū)按照教學(xué)檔案管理的要求，需要在每學(xué)期的不同階段收集各類(lèi)教學(xué)檔案。例如，開(kāi)學(xué)初期需要收集各位任課老師的教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃以及教學(xué)大綱，需要收集各門(mén)課程的教學(xué)進(jìn)度表，然后將這些信息提供給部、系領(lǐng)導(dǎo)，便于部、系主任安排聽(tīng)課，對(duì)教師的教學(xué)情況起檢查督導(dǎo)作用。

1.3 監(jiān)督調(diào)課與教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行情況

由于可控或不可控的原因，調(diào)課也是教學(xué)管理中經(jīng)常發(fā)生的事情，但有些任課老師在臨近上好課或上課之后才打電話說(shuō)因病、因事不能上課，這顯然會(huì)給教學(xué)秘書(shū)的日常管理造成很大的困難，同時(shí)也會(huì)給學(xué)生留下很不好的影響，在了解真相前，學(xué)生可能會(huì)認(rèn)為學(xué)校對(duì)教學(xué)工作不重視，過(guò)于隨意，這樣班主任對(duì)于學(xué)生的管理也會(huì)造成不良影響。為防止這種事情的發(fā)生，教學(xué)秘書(shū)就必須要監(jiān)督任課教師認(rèn)真執(zhí)行已經(jīng)制定的調(diào)課規(guī)范化管理制度與條例，讓任課老師嚴(yán)格執(zhí)行，否者需要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，如教學(xué)事故的處罰。教學(xué)計(jì)劃是任課老師執(zhí)行的，但是執(zhí)行情況如何？有沒(méi)有違反計(jì)劃的行為？這就需要教學(xué)秘書(shū)時(shí)刻進(jìn)行監(jiān)督，這不僅是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，也是對(duì)任課老師負(fù)責(zé)，更是對(duì)院校教學(xué)工作負(fù)責(zé)。

2 高職院校教學(xué)秘書(shū)崗位能力

教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該是高職院校最基層的教學(xué)管理者，其特點(diǎn)是：工作任務(wù)多、工作形式繁瑣，工作責(zé)任重大，但卻難出成績(jī)。辛辛苦苦工作，卻得到重視與認(rèn)可。為了應(yīng)對(duì)這種不利局面，需要教學(xué)秘書(shū)具有良好的心理調(diào)節(jié)能力和心理素質(zhì)，以及熟練的業(yè)務(wù)能力，否則很難長(zhǎng)時(shí)期的承擔(dān)教學(xué)秘書(shū)工作。為了使教學(xué)秘書(shū)能夠勝任各項(xiàng)崗位職責(zé)，培養(yǎng)一下崗位能力是必不可少的。

2.1 全局觀念與統(tǒng)籌安排能力

教學(xué)秘書(shū)必須具備全局觀念，考慮問(wèn)題要從全局高度來(lái)看，擁有統(tǒng)籌全局工作的能力，對(duì)于各類(lèi)工作，要做到：分清主次與輕重緩急。這樣才能高效地完成各項(xiàng)本職工作。日常工作要有計(jì)劃，而常規(guī)工作要有流程，同時(shí)要做好階段性工作總結(jié)、反思并加以提高。

2.2 溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書(shū)在處理日常教學(xué)管理工作時(shí)，需要面對(duì)部、系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生，溝通協(xié)調(diào)能力是教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該具備的重要素質(zhì)。有效的進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，可以消除工作中的阻力，提升執(zhí)行政策的能力，還可以通過(guò)開(kāi)展工作不斷積累合力與助力，從而促進(jìn)教學(xué)管理工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，提高教學(xué)管理工作的效率。

2.3 心理調(diào)節(jié)能力

教學(xué)秘書(shū)工作特點(diǎn)就是：紛繁復(fù)雜，壓力大，責(zé)任重。一旦發(fā)生疏忽，就可能影響教學(xué)工作。在執(zhí)行決策的過(guò)程中，遇到同事不配合，工作情緒也會(huì)受到很大影響。因此，教學(xué)秘書(shū)具備良好的心理素質(zhì)和心理調(diào)節(jié)能力非常重要。要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，并能夠站在服務(wù)對(duì)象的立場(chǎng)思考問(wèn)題。

總而言之，高職院校教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的作用是無(wú)可替代的，學(xué)校主管部分應(yīng)該重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的管理與培養(yǎng)，一方面要認(rèn)可他們的工作，提高他們的工作積極性，另一方面要采取多種手段，包括開(kāi)辦主題培訓(xùn)班來(lái)提升教學(xué)秘書(shū)的崗位能力。全校都要關(guān)注教學(xué)秘書(shū)的發(fā)展空間，讓他們體會(huì)到自己工作的付出具有重要價(jià)值，確保教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定、高效，這也有助于高職院校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的快速提升。

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