朱丹丹

(廣東電網(wǎng)公司茂名供電局,廣東茂名 525000)

新形式下檔案管理信息化的對(duì)策研究

朱丹丹

(廣東電網(wǎng)公司茂名供電局,廣東茂名 525000)

在社會(huì)信息化的新形勢(shì)下,開展檔案信息化管理是有效收集、保管和利用檔案資源的重要保障,檔案管理信息化涉及眾多方面,積極采取有效對(duì)策,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理,推進(jìn)我國(guó)檔案工作的開展。本文將重點(diǎn)對(duì)能夠推進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理信息化的有效措施進(jìn)行闡述分析。

檔案管理 信息化 對(duì)策

隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息化時(shí)代的到來，信息資源逐漸進(jìn)入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，成為戰(zhàn)略性資源。檔案作為一種原生的信息資源，實(shí)現(xiàn)其電子化、信息化的管理，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的價(jià)值。所以，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，推進(jìn)檔案服務(wù)體制的創(chuàng)新，形成數(shù)字化、信息化管理已經(jīng)成為迫切客觀要求。

1 檔案管理信息化的概念和內(nèi)容

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指為了實(shí)現(xiàn)檔案材料由實(shí)體保管模式向數(shù)字化模式的轉(zhuǎn)變，由國(guó)家檔案的行政管理部門開展的，以現(xiàn)代技術(shù)作支持的信息化資源管理行為，其最基本的特點(diǎn)是服務(wù)具有全面性，并有著向集成化、合作化、專業(yè)化方向發(fā)展的趨勢(shì)。

1.2 檔案管理信息化的主要內(nèi)容

(1)檔案資源技術(shù)的信息化：即運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)傳輸途徑所提供的保存技術(shù)以及信息系統(tǒng)的加工技術(shù)，將原有檔案的各項(xiàng)實(shí)體資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、信息化的管理資源，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的合理分配、社會(huì)共享，以便全面實(shí)現(xiàn)資源的開發(fā)利用的一種信息化形式。

(2)檔案管理方法的科學(xué)化：科學(xué)的管理方法作為新形勢(shì)下檔案管理信息化的重要實(shí)現(xiàn)途徑，旨在利用檔案行業(yè)客觀規(guī)律以及社會(huì)信息特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)有組織的、有計(jì)劃的對(duì)檔案的控制管理。(3)檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)代化：管理人員的專業(yè)化水平和知識(shí)水平，是判斷其的素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案的管理，不僅應(yīng)該有知識(shí)淵博的管理人員，還應(yīng)建立合理的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)全面管理。(4)檔案服務(wù)的社會(huì)化：隨著電子時(shí)代的到來、檔案意識(shí)的增強(qiáng)以及檔案效益的顯現(xiàn)，我們不僅需要實(shí)現(xiàn)資源全社會(huì)共享，還要預(yù)見到檔案在未來世界的利用情況，比如用戶對(duì)象明顯變化、社會(huì)公眾和非官方組織對(duì)檔案利用范圍的增大，以及其在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的利用將明顯上升。

2 新形勢(shì)下檔案管理信息化的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念,樹立信息化管理理念

在新形勢(shì)下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)觀念已經(jīng)成為迫切需求，從現(xiàn)在的發(fā)展?fàn)顩r來看要完成觀念轉(zhuǎn)變，完成新觀念的建立要從以下方面進(jìn)行努力：第一，管理人員需增強(qiáng)信息化意識(shí)，了解檔案管理的發(fā)展走向，以便為企業(yè)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步提供更好的服務(wù)。第二，大力宣傳檔案管理信息化，例如提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其關(guān)注度，讓高層管理者進(jìn)一步了解檔案管理信息化的迫切需求，以便針對(duì)檔案管理的發(fā)展做出更科學(xué)的決策。最后，為了提高管理和服務(wù)效率，為企業(yè)謀求最系統(tǒng)、科學(xué)、全面的服務(wù)，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，要不斷更新檔案管理理念，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化程度。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范檔案信息化管理

為了認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的意義及目標(biāo)，就需要我們完善管理檔案信息化的相關(guān)制度。對(duì)此，可以從宏觀角度和具體角度兩個(gè)方面來看，從宏觀上來說，信息化管理的主要目的是，在堅(jiān)持效益原則、實(shí)用原則以及科學(xué)管理原則基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各原則的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，提高管理水平，促進(jìn)部門穩(wěn)定、健康的發(fā)展。而具體的來說，要將管理工作作為發(fā)展重點(diǎn)，提高資源管理服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)管理機(jī)制建設(shè)，即增強(qiáng)部門與部門之間獨(dú)立性，各個(gè)管理部門應(yīng)明確各自職責(zé)，還應(yīng)建立相應(yīng)制度，以便在日常工作中能夠相互制約。

2.3 制定相關(guān)法律法規(guī),提供法律保障

為了使信息資源的法律效力得到有效的實(shí)現(xiàn)，依法推進(jìn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)電子資源、數(shù)字化檔案資源的建設(shè)、生成、利用、保管，完成信息化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，信息安全的保障，就必須建立系統(tǒng)的、合理的法律體系，將信息化管理納入法律保障當(dāng)中，保證檔案資源在信息化建設(shè)過程當(dāng)中的安全、穩(wěn)妥。

2.4 提高技術(shù)水平,實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

提高檔案的科學(xué)化管理主要表現(xiàn)在提高檔案管理的信息化技術(shù)水平上，而這不僅要注重軟件、硬件設(shè)備的開發(fā)建設(shè)，完善信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和高效率維護(hù)，完善路由器、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，充分的利用現(xiàn)有設(shè)備的各方面優(yōu)勢(shì)，并完成新設(shè)備的購(gòu)置，還應(yīng)該在快速建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)之后進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行完善，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享和檢索。

2.5 打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍,提供智力支撐

檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執(zhí)行的。為了給檔案管理提供全面的智力、人力支持，需要組建高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。在打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍，必須要以從實(shí)際情況出發(fā)，建立管理信息化理念，為員工提供各方面技能培訓(xùn)，了解最新形勢(shì)下的管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化管理人才的合理分配。不僅如此，還需要加快對(duì)信息化管理人才的吸收，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化，將復(fù)合型人才納入信息化管理團(tuán)隊(duì)。

2.6 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實(shí)用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時(shí)間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進(jìn)。第三，效益原則。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤(rùn)，一旦進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長(zhǎng)期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進(jìn)行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)， 必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)， 必須與全國(guó)信息化工程相協(xié)調(diào)。

3 結(jié)語(yǔ)

在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理已經(jīng)成為迫切需求。而作為一名高素質(zhì)的信息化管理人才，更應(yīng)增強(qiáng)現(xiàn)代化、信息化的管理意識(shí)，提高自身各方面素質(zhì)，從而完成我國(guó)的檔案管理向先進(jìn)水平邁進(jìn)，以便進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。

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