李文媛

論高等學校內(nèi)部會計控制
——從財務報銷的角度

李文媛

高校財務報銷管理工作，是高等學校內(nèi)部會計控制工作的重要內(nèi)容。本文從加強高校財務報銷管理工作力度的重要性研究出發(fā)，深入探討了高校財務報銷管理工作面臨的巨大壓力，并最終從完善制度體系，規(guī)范財務報銷管理工作；完善崗位設計，明確財務報銷崗位工作范圍；增強專業(yè)教育，提高財務報銷管理人員素質(zhì)等三個角度提出了提升高校財務報銷管理工作效果加強高校內(nèi)部會計控制力度的方法建議。

高校財務；財務報銷；內(nèi)部會計控制；財務報銷管理

對于任何一個企業(yè)來說，強化內(nèi)部會計控制都是企業(yè)提升自身管理水平，降低財務風險的必由之路。高等學校雖然是負擔著傳播和普及知識的學校機構，但是高等學校的生存和發(fā)展同樣需要練好內(nèi)部會計控制這項“內(nèi)功”。從提高高等學校財務管理工作水平的角度出發(fā)，高校內(nèi)部會計控制能力的提升，就應當從強化財務報銷工作力度的角度入手。

一、加強高校財務報銷管理工作力度的重要性

高校財務報銷管理工作，是高等學校內(nèi)部會計控制工作的重要內(nèi)容。強化高校財務報銷管理工作力度，會對高校內(nèi)部會計控制水平的提升產(chǎn)生積極的影響。首先，從高校財務管理的實際需要出發(fā)，所有需要報銷的費用，都是高校教職員工因為各種工作需要產(chǎn)生的“費用”，加強高校財務報銷管理工作的力度，能夠有效提升高校在日常經(jīng)營管理過程中的盈利能力，能夠為學校節(jié)約大筆資金。其次，在為數(shù)眾多的報銷申請中會出現(xiàn)各種各樣來源不同、性質(zhì)不同的票據(jù)、單據(jù)等，加強高校財務報銷管理工作力度，就能更有效辨識相關票據(jù)的真?zhèn)?，避免學校的正常財務報銷工作遭受虛假票據(jù)的影響和干擾。再有，從學校的長遠發(fā)展角度出發(fā)，加強高校財務報銷管理工作力度，能夠讓財務管理工作更加細致地審查高校的工作安排和相關財務管理制度，找到高校在財務管理和日常經(jīng)營管理工作中存在的可能給學校造成巨大資金和財產(chǎn)損失的管理漏洞，從而站在高校內(nèi)部會計控制的角度，將這些存在隱患的漏洞及時進行彌補，這樣不僅有助于學校的長遠進步，更有助于發(fā)揮高校財務部門對高校在日常經(jīng)濟活動中的監(jiān)督管理作用。

二、高校財務報銷管理工作面臨的巨大壓力

（一）工作量大，管理效率不高

對于任何一所高校來說，財務報銷管理工作都是一份顯而易見的“苦差事”。具體說，盡管目前我國高校大都采取學院制的財務管理模式，但是最終的財務報銷工作都要匯總到學校財務報銷工作人員手中。對于報銷管理工作人員來說，任何一筆費用的報銷都至關重要，任何一張單據(jù)的確認和審核都不能馬虎。在這樣的工作原則和大量的現(xiàn)實工作面前，相關財務報銷審核的工作速度勢必會受到影響。對于每一個從事財務報銷管理工作的工作人員來說，由于工作責任、心理壓力以及繁重的工作量的客觀存在，導致許多的財務報銷管理工作人員不得不在超負荷的精神狀態(tài)下工作，工作效率難免不高，工作滿意度難免不盡如人意。

（二）制度粗糙，管理工作被動

首先，學校財務報銷管理制度的“知名度”不高。從內(nèi)容和實際需要上看，各高校的學校財務報銷管理制度都毫無疑問是學校主要的財務管理制度之一。但是事實上各高校在做到財務管理制度“制度上墻”之后，并沒有將財務報銷管理制度通知落實到每一位教職員工，相關財務報銷工作就會遇到許多因為對于制度內(nèi)容不熟悉和不了解造成的尷尬難題，使財務報銷工作十分被動，這完全就是學校財務報銷管理制度普及程度不高造成的。

其次，報銷等待時間大于報銷時間。從當前高校財務報銷管理工作的實際情況來看，財務報銷工作人員的工作時間與其他部門工作人員的工作時間是一致的，教師要想遞交相關的費用報銷申請，就必須在滿足高校財務管理制度規(guī)定的最后交單期限時間的前提下，自主選擇單據(jù)、票據(jù)交給財務報銷工作人員的時間，還必須要為財務人員留足充分的審核時間?？墒?，一方面高校教師自身都有教學和科研任務，不可能隨時洞悉財務報銷工作人員的工作動態(tài)，難以找到合適的報賬時機；另一方面財務報銷工作人員自身的工作也非常的繁忙，不可能洞悉每一位教師的實際報銷需要，因此報銷等待時間過長，讓許多需要報銷的高校工作人員怨聲載道，同時也反映出由于制度規(guī)定的粗糙造成報銷難問題的尷尬。

再有，票據(jù)保存不專業(yè)，“各種破損”導致財務報銷管理工作難度陡增。從目前高校的財務管理制度規(guī)定內(nèi)容來看，極少有高校在相關的財務報銷管理制度中提到財務票據(jù)、單據(jù)的保存方法，導致許多學生和教師辛苦才得到的發(fā)票、單據(jù)內(nèi)容填寫不完整、書寫格式不正確、書寫內(nèi)容不規(guī)范、缺少必要的公章、財務章、殘頁缺角，甚至有的教師和學生因為無法識別相關票據(jù)的真?zhèn)文弥侔l(fā)票提交報銷申請，在這樣的情況下，財務報銷管理工作人員只得在工作之余將一部分時間放在對相關原始票據(jù)的還原、更換以及對相關人員進行的規(guī)定解釋和相關單據(jù)的調(diào)換說明上。這樣的現(xiàn)實情況，不僅給報銷人員的報銷申請增加了難度，還在客觀上增加了財務報銷管理工作人員的工作量和工作壓力，這些都會給報銷管理工作的順利完成制造麻煩。

（三）專業(yè)欠缺，團隊素質(zhì)不高

從目前我國企業(yè)財務管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，財務管理的信息化、無紙化已經(jīng)成為一種潮流，但是在高校的財務報銷管理工作中，以互聯(lián)網(wǎng)技術為基礎的相關財務系統(tǒng)的應用和普及程度還不高，大多數(shù)的財務報銷管理工作都要在原始票據(jù)和紙質(zhì)單據(jù)的幫助下完成。在這樣的現(xiàn)實情況下，加之相關財務管理人員的計算機操作水平也還難也達到專業(yè)級的水準，導致對相關軟件的基礎功能了解尚且一般，對于相關軟件的輔助功能知之甚少，難以有效利用。更為嚴重的是，一旦遇到電腦或者網(wǎng)絡出現(xiàn)問題的情況，財務報銷管理工作人員并不具備自己解決問題使得工作得以繼續(xù)開展的能力，甚至財務部門的工作人員中也較少有人具備這樣的工作能力，如此以來財務報銷管理工作也就難以高效化、現(xiàn)代化、信息化的展開，工作效率難以提升的實際情況也就難以避免了。在這樣的情況下，即便學校工作人員能夠在出差中應用或者索取電子賬單，受限于自身的工作能力，學校的財務報銷管理工作的開展也無法順暢進行，這也就必然會使得高校財務報銷管理工作人員不得不在工作中面臨巨大的工作壓力。

三、提升高校財務報銷管理工作效果的具體方法

（一）完善制度體系，規(guī)范財務報銷管理工作

首先，充分利用財務網(wǎng)絡平臺對財務報銷制度、財務報銷流程、財務報銷服務指南進行發(fā)布，將“熟知學校財務報銷管理制度規(guī)定”寫入《教師手冊》，將這一規(guī)定從“潛規(guī)則”變成“明規(guī)則”，全面提高制度的知名度。

其次，明確每個工作日的10:00—16:00為財務報銷管理工作人員每天固定的必須無條件接收紙質(zhì)報銷申請的“受理時間”。與此同時，為方便工作的開展，應當逐步開通財務報銷的財務賬單電子化服務渠道，財務報銷管理部門開設專門的接收電子報銷申請的郵箱，由財務報銷管理工作人員自行安排時間，每天接收和處理相關的報銷申請，逐步實現(xiàn)高校財務報銷管理工作的“無紙化”。

再有，為全面解決相關財務報銷申請人遞交的相關紙質(zhì)單據(jù)不清楚不完善的問題，應當進一步明確相關的財務管理制度規(guī)定，即在財務管理制度中增加“所有易損單據(jù)全部通過傳真或者電子掃描的方式，在獲得單據(jù)的第一時間將相關的單據(jù)資料進行備份保存，以提升相關單據(jù)的完整性。同時，所有可以通過二維碼掃描或者條形碼掃描等方式生成電子單據(jù)的票據(jù)，必須生成電子單據(jù)備份?！边@一項新規(guī)定。這項新規(guī)定的實施能有效降低由于單據(jù)保存難度大或者單據(jù)易損、丟失等給財務報銷管理工作帶來的工作難度。

（二）完善崗位設計，明確財務報銷崗位工作范圍

通過制度化的方式，將財務報銷管理工作的工作范圍和工作人員的權利義務進行進一步的細化和明確。這樣一來，高校財務報銷管理工作的職責就能得到進一步的明確，當相關的財務報銷審核工作量增加到一定的程度之后，財務部門的主管人員也就可以根據(jù)相關的職責權限，將一部分工作分配給其他具有同等權限的可以對相關單據(jù)的報銷申請進行審核的財務管理人員進行處理，這樣就能有效降低高校財務報銷管理工作人員的工作壓力，以往在高校財務報銷管理工作中遇到的，由于工作量過大而給財務報銷管理工作人員造成的不良影響以及給相關工作帶來的諸多損害問題就能得到妥善解決。

（三）增強專業(yè)教育，提高財務報銷管理人員素質(zhì)

從增強高校內(nèi)部會計控制的角度出發(fā)，實現(xiàn)高校財務報銷管理工作的信息化，是高校內(nèi)部會計控制發(fā)展的必由之路。要想實現(xiàn)這樣的發(fā)展，歸根究底需要廣大高校為之努力的就是對財務報銷管理人員進行有計劃的階段性的電子信息技術的培訓和教育，幫助財務人員掌握相關軟件的使用技巧，幫助財務報銷工作順利完成從紙質(zhì)工作到無紙工作的過渡。通過全面增強專業(yè)教育力度的方式，全面提高財務報銷管理人員的綜合素質(zhì)。

高校財務報銷管理工作水平的提高，對于高校的內(nèi)部會計控制來說，作用巨大，影響深遠。不僅能夠拉動高校財務管理工作整體工作水平的進步，還能扎實有效為高校的費用控制和盈利能力提升做貢獻，對于高校的長遠建設和發(fā)展有百利而無一害。

[1]顧寶華.加強高校財務報銷審核工作的思考[J].財經(jīng)界(學術版)，2012(07).

[2]楊自浣.黃素芳.高校財務管理發(fā)展趨勢探討[J].中國總會計師，2011(04).

[3]翁曉玲.關于加強高校財務管理工作的幾點思考[J].會計師，2011(01).

（作者單位：四川理工學院）