蔣 瑩

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院，廣西 南寧 530006）

隨著中國—東盟自由貿(mào)易區(qū)的形成，東盟十國與中國之間的關(guān)系越加緊密，各國的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、文化交流不斷加強(qiáng)，由此產(chǎn)生了不同語種的往來文件，這些往來文件需要進(jìn)行整理歸檔，并進(jìn)行保留以備日后查考之用。由于語種的不同，各國的歸檔方法與標(biāo)準(zhǔn)并不一致，這將阻礙這些檔案在以后發(fā)揮其查考作用。故筆者以中國——東盟多語種檔案為基點，來探討東盟10+1各國之間經(jīng)濟(jì)、文化往來之間的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化問題。

1 歸檔標(biāo)準(zhǔn)化的意義

中國——東盟多語種檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)的建立，意義在于規(guī)范、合理、科學(xué)的整合東盟合作之間的各類文件資源，特別是指導(dǎo)在語言不同的情況下如何整理多語種檔案。

1.1 有利中國——東盟地區(qū)檔案工作的開展

中國——東盟地區(qū)檔案工作是一項對東盟合作歷史負(fù)責(zé)、以及為東盟現(xiàn)在服務(wù)的，替東盟工作未來著想的工作。要使中國——東盟的檔案工作能夠有條不紊的開展，要使保管著的檔案能夠發(fā)揮其最大潛能，做好歸檔工作是前提，而歸檔標(biāo)準(zhǔn)化更是歸檔工作的關(guān)鍵。

1.2 有利于東盟地區(qū)的檔案資源共享

中國——東盟地區(qū)的多語種檔案是一種信息資源，而這項資源的有用性更多的體現(xiàn)在其共享性上，因為東盟是一個合作貿(mào)易組織，這些往來多語種檔案將會在以后的合作、交流甚至解決經(jīng)貿(mào)、地區(qū)糾紛時起到重要作用。建立歸檔標(biāo)準(zhǔn)化，不僅僅有利于現(xiàn)階段的東盟地區(qū)檔案資源共享，更有利今后對東盟地區(qū)多語種檔案資源的進(jìn)一步挖掘。

1.3 對于今后東盟地區(qū)的各項合作有著基礎(chǔ)性的促進(jìn)作用

中國——東盟地區(qū)多語種檔案是服務(wù)于大眾的，特別是服務(wù)于東盟區(qū)域合作。而東盟地區(qū)多語種檔案的服務(wù)作用的發(fā)揮前提就是多語種檔案的通用性，只有對多語種檔案進(jìn)行統(tǒng)一語言統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的整理，才能使得大眾能夠有效的利用多語種檔案，才能為東盟地區(qū)的各項合作進(jìn)行服務(wù)。

2 中國——東盟多語種檔案的現(xiàn)狀及存在問題

中國——東盟多語種檔案，主要是指往來于中國與東盟國家之間的經(jīng)濟(jì)、政治、文化相關(guān)文件、檔案，而這些文件、檔案混雜著多種語言。

2.1 中國——東盟多語種檔案現(xiàn)狀

東盟十國包括：文萊、柬埔寨、越南、泰國、菲律賓、印度尼西亞、老撾、緬甸、新加坡、馬來西亞。那么在些國家中，以英語作為通用語的國家是：柬埔寨、新加坡、菲律賓、馬來西亞、文萊，其中柬埔寨較為特殊除了英語通用外，法語也是較為通用的官方語言。而其他國家，泰國以泰語為通用語，緬甸以緬甸語為通用語，老撾以老撾語為通用語，而這三個國家的語言較為相近，出自同一語系。越南以越南語為官方語言，印度尼西亞以印尼語為官方用語。那么根據(jù)這一情況，在東盟各國的交往中就會產(chǎn)生英語、越南語、泰語、緬甸語、老撾語、印尼語等多語種檔案，而中國作為主辦國必然也會產(chǎn)生中文檔案。由于這些檔案出自不同國家，語種不一，其歸檔方法與標(biāo)準(zhǔn)也是各異的。而現(xiàn)在雖然成立國際檔案理事會東南亞地區(qū)分會，但是并有給出東南亞地區(qū)檔案的工作體制，以至于各國之間的這些相互往來的檔案在歸檔時十分的混亂。

2.2 中國——東盟多語種檔案歸檔所存在的問題

中國——東盟多語種檔案由于其文字、國家的差異性，管理的松散，在歸檔時存在著一定的問題。

2.2.1 沒有專門機(jī)構(gòu)對多語種檔案進(jìn)行整理

在東盟組織中并沒有設(shè)立一個專門的文檔管理機(jī)構(gòu)對往來多語種檔案進(jìn)行整理，而中國作為東盟博覽會的永久舉辦國，也并沒有成立相關(guān)的特色檔案館，僅是中國—東盟博覽會的一個機(jī)構(gòu)在整理著一小部分的東盟博覽會文檔。東盟組織是第三大自由貿(mào)易區(qū)，期間產(chǎn)生的文檔是難以統(tǒng)計的，缺少了對東盟檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)，東盟地區(qū)的檔案工作將難以展開。

2.2.2 東盟多語種檔案歸檔缺乏制度化

由于東盟多語種檔案來自各個國家，語言的不同，各國家歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，因此，多語種檔案的歸檔并沒有形成一個統(tǒng)一的制式。歸檔環(huán)境十分混亂，各個國家的歸檔方法不一，而東盟地區(qū)也并沒有統(tǒng)一的歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)，這就使得東盟多語種檔案的歸檔工作難以開展。

2.2.3 缺乏專業(yè)的有語言基礎(chǔ)的檔案人才

對于東盟地區(qū)檔案工作所需要的檔案人才，不僅要熟知檔案知識和掌握技能，還要具備東盟語言能力，這是在開展東盟多語種檔案收集歸檔中的一大難道。在我國，雖然開展東盟語言教育工作正穩(wěn)步進(jìn)行中，如廣西、廣州和北京等地的學(xué)校都開設(shè)了東盟國家語言專業(yè)。以廣西民族大學(xué)為例，廣西民族大學(xué)是區(qū)內(nèi)高校中開設(shè)檔案學(xué)的唯一一所大學(xué)，并且開設(shè)有越南語、老撾語、泰國語、柬埔寨語、印尼語、緬甸語六種東盟國家語言。據(jù)筆者了解，廣西民族大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)開設(shè)有專業(yè)英語這門課，但并未開設(shè)有關(guān)東盟語言專業(yè)外語?，F(xiàn)在國內(nèi)還沒有進(jìn)行檔案人才的相關(guān)語言培訓(xùn)，所以在開展東盟多語種檔案的收集整理歸檔工作時，是很缺乏相關(guān)檔案人才的。

3 解決中國——東盟多語種檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化問題的措施

東盟多語種檔案所處語言環(huán)境復(fù)雜，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，文件制式?jīng)]有統(tǒng)一格式，沒有專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行收集整理，這些問題都是困擾中國——東盟地區(qū)檔案工作進(jìn)一步開展的障礙。

3.1 制定中國——東盟往來文件相對統(tǒng)一的地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)該從檔案的源頭東盟往來現(xiàn)行文件上著手解決歸檔問題，如果文件能夠采用相對統(tǒng)一的格式來行文，并且在文件用語可以以英文為主要文件用語。文件的格式可參考我國的應(yīng)用文寫作格式來制定東盟往來文件格式，當(dāng)然具體的行為格式應(yīng)該根據(jù)東盟地區(qū)的特殊情況在實際中來確實東盟各國共用的往來行文格式。首先，在行文時必須要有題目、送往單位企業(yè)、責(zé)任單位、責(zé)任者、日期等項目，并且這些項目最好能用英文標(biāo)注，以便行文方便，也能在歸檔時省去許多繁瑣的翻譯程序，更利于檔案工作人員進(jìn)行整理和歸檔。

3.2 由國際檔案理事會東南亞地區(qū)分會牽頭，簽署東盟地區(qū)檔案管理協(xié)議

國際檔案理事東南亞地區(qū)分會應(yīng)該作為帶頭者，應(yīng)協(xié)調(diào)東盟各國共同開展中國—東盟地區(qū)的檔案工作。東盟多語種檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)化問題，是需要各國相互協(xié)商共同制定的。檔案理事東南亞地區(qū)分應(yīng)該組織制定東盟地區(qū)檔案工作的相關(guān)制度，其中在東盟地區(qū)多語種檔案歸檔問題這一塊，應(yīng)該確定東盟往來文件的歸檔時間、歸檔制度等。

3.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的東南亞檔案人才

東盟地區(qū)多語種檔案的歸檔工作，需要通曉東南亞語言的檔案人才。現(xiàn)今通曉東南亞地區(qū)語言的人才多是經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、旅游等方面的人才，相對缺乏檔案人才。在檔案人才培訓(xùn)時，可以相對的培訓(xùn)東南亞語言技能，或者在通曉東南亞語言的人才中開設(shè)檔案培訓(xùn)班，培養(yǎng)綜合人才。檔案部門在培訓(xùn)過程中應(yīng)注重培養(yǎng)檔案人才掌握多語種檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 共建檔案匯集中心，構(gòu)建多語種檔案館藏結(jié)構(gòu)

中國作為東盟的主辦國，各國往來的中心地區(qū)，應(yīng)建立東盟檔案匯集中心，這個匯集中心應(yīng)由東盟各國共同出資建設(shè)，并由各國檔案人才組成工作小組。東盟檔案匯集中心，應(yīng)建立數(shù)字檔案館，以方便各國檔案的收集和利用。在收集東盟多語種檔案時，不僅僅要坐等各單位各企業(yè)送來的檔案，還應(yīng)該主動到各單位各企業(yè)去收集檔案。所以，東盟檔案匯集中心要各國共同努力，建立東盟多語種檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，才做到歸檔方便，利用省心。

東盟多語種檔案的歸檔問題，需要多方努力，并遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能為其后面的開發(fā)與利用提供基礎(chǔ)。要解決東盟多語種歸檔標(biāo)準(zhǔn)問題，不僅需要建立標(biāo)準(zhǔn)還需要遵循標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)專業(yè)人才，歸檔標(biāo)準(zhǔn)化問題的道路還需要各國的共同努力。

［1］陳勇，陳維維.論中國—東盟檔案工作交流與合作[J].檔案管理,2009(4).

［2］劉國能.發(fā)展中的老撾檔案工作[J].中國檔案，1998(8).

［3］黃廣燕.談中國—東盟檔案信息中心的建設(shè)：基于廣西的設(shè)想[J].廣西檔案，2011（1）.