出版社業(yè)務(wù)流程信息化管理初探

毛宇新

摘 要：在經(jīng)濟全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，國內(nèi)眾多出版社已經(jīng)認(rèn)識到，信息化已成為決定其核心競爭力的關(guān)鍵因素。信息化建設(shè)是一場管理體制的革命，它用先進(jìn)的思想模式和技術(shù)手段改變以前的管理模式，實施業(yè)務(wù)流程再造，實現(xiàn)出版社管理的科學(xué)化、信息化、精細(xì)化。

關(guān)鍵詞：出版社；業(yè)務(wù)流程；信息化

中圖分類號：G23 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0024-02

信息化建設(shè)是一場管理體制的革命，它用先進(jìn)的思想模式和技術(shù)手段改變以前的管理模式，實施業(yè)務(wù)流程再造，實現(xiàn)出版社管理的科學(xué)化、信息化、精細(xì)化。在經(jīng)濟全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，信息化已成為國內(nèi)眾多出版社決定其核心競爭力的關(guān)鍵因素。

一、總體目標(biāo)

出版社內(nèi)編務(wù)、印制、物流、發(fā)行、財務(wù)各部門利用電子計算機，統(tǒng)一使用一套管理信息系統(tǒng)，科學(xué)規(guī)范地管理好編輯、出版、發(fā)行等業(yè)務(wù)，按市場的需求及時調(diào)整出版計劃，降低產(chǎn)品庫存積壓，準(zhǔn)確地進(jìn)行圖書成本核算，預(yù)測未來某一時段的收支情況，打破信息孤島，實現(xiàn)內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)同，及時獲取統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的第一手材料，從而進(jìn)一步提高全社的經(jīng)營管理水平，增強自身的市場競爭力。

二、具體目標(biāo)

運用統(tǒng)一的信息平臺，整合財務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)信息共享，提升公司戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)運營和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力，增強企業(yè)競爭力，為企業(yè)創(chuàng)造最大效益。

1.加強成本管理。統(tǒng)一財務(wù)和成本核算口徑，加強財務(wù)管理，降低經(jīng)營成本。

2.加強業(yè)務(wù)監(jiān)控。建立標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，加強各環(huán)節(jié)監(jiān)控，減少呆死庫存。

3.提高單品盈利。實行產(chǎn)品精細(xì)化和專業(yè)化生產(chǎn)，提升內(nèi)容創(chuàng)新能力和盈利能力。

4.實現(xiàn)規(guī)模效益 。整合資源，集中業(yè)務(wù)管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)規(guī)模效益。通過編務(wù)、印務(wù)、發(fā)行等基本業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集，提供給財務(wù)集中核算平臺，實現(xiàn)信息共享，為戰(zhàn)略決策和集中管控提供依據(jù)。

三、總體設(shè)計

（一）編務(wù)信息化管理設(shè)計

建立以編輯業(yè)務(wù)為核心，以項目管理為主線，以事件響應(yīng)為驅(qū)動，滿足出版社層面選題開發(fā)和圖書生產(chǎn)，滿足公司層面選題管理與出書調(diào)控，并為可持續(xù)發(fā)展不斷提供數(shù)據(jù)支持的信息平臺。

1.稿源登記。提供編務(wù)人員最初接到稿源文件進(jìn)行登記的功能，是編務(wù)一切業(yè)務(wù)的起源。主要用來記載稿源的來源、時間、作者、負(fù)責(zé)編輯等內(nèi)容。

2.選題管理。包括選題策劃、申報、審批與列選。出版、發(fā)行等部門可以介入到選題審批過程中，為選題決策及定價、印數(shù)等提供數(shù)據(jù)支持和部門意見；審批可以跨部門、跨公司；重印的申請可以根據(jù)庫存和銷售數(shù)據(jù)等自動生成；支持對執(zhí)行中的選題進(jìn)行變更管理（如更改書名）；提供與新聞出版部署、CIP數(shù)據(jù)中心等的接口。

3.編務(wù)管理。對版權(quán)引進(jìn)、出版合同、書稿三審、版式設(shè)計、排版、書號審批、CIP申請、發(fā)稿等環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和管理?？梢葬槍Σ煌霭嫔?、不同圖書類別、不同編寫類型（新書、重印、再版等）制訂不同的編務(wù)工作流程和單據(jù)模板；可以為每一環(huán)節(jié)制訂標(biāo)準(zhǔn)工作量，并進(jìn)行到期自動提醒。

4.合同管理。出版合同與財務(wù)相關(guān)發(fā)生的第一項費用，稿酬、編輯、租型等與版權(quán)有關(guān)費用計算。系統(tǒng)根據(jù)圖書出版合同所規(guī)定的為以后財務(wù)相關(guān)編務(wù)費用支付提供依據(jù)。與版權(quán)有關(guān)的費用標(biāo)準(zhǔn)為生成稿費支付單，版權(quán)費用計算單傳遞到財務(wù)。

5.發(fā)稿管理。要求在系統(tǒng)中對發(fā)稿相關(guān)信息進(jìn)行記載并傳遞到印制部門，由印制部門確認(rèn)收稿。此流程是整個流程中比較重要的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將根據(jù)此記錄生成核算所需的圖書基礎(chǔ)檔案。

6.費用管理。自動計算稿費；稿費數(shù)據(jù)自動進(jìn)入財務(wù)應(yīng)付和成本模塊；稿費的支付處理；對實際稿費與計算出來的稿費（預(yù)估稿費）間的差異進(jìn)行處理；對編錄加工費進(jìn)行記錄和處理。

（二）印務(wù)信息化管理設(shè)計

建立統(tǒng)一的信息化業(yè)務(wù)操作平臺，按項目管理的模式對圖書印制進(jìn)行管理，主要包含印數(shù)定價的審批管理、印單的管理、質(zhì)檢管理、工價管理等。

1.印單管理。按單品建立印單信息，記錄印廠及用料情況，監(jiān)控圖書實際印制情況。

2.材料管理。按單品紙張采購或者集中采購紙張，管理印制用料的申請和出庫。

3.印廠管理。對印廠進(jìn)行集中管理。

4.供應(yīng)商管理。對供應(yīng)商進(jìn)行集中管理。

5.印制工價和費用管理。按工價標(biāo)準(zhǔn)計算各項印制費用，按單品進(jìn)行印制費用的提交和結(jié)算。其中：

制版費用即制版公司開據(jù)來的發(fā)票，審核后傳遞到財務(wù)由財務(wù)確認(rèn)應(yīng)付制版費用并付款，并自動將處理后的信息反饋回印制部門 。

復(fù)印通知單：

一是歸集工藝流程信息。

二是成本的歸集。

三是材料出庫的依據(jù)。

四是圖書入庫的依據(jù)。

印刷費用：

印刷發(fā)票是記賬依據(jù)，所產(chǎn)生的費用，通過點擊生產(chǎn)成本明細(xì)表按書號進(jìn)行檢索，查到該圖書相關(guān)印制信息及付款信息。

在印制部門產(chǎn)生的印制費用，一方面進(jìn)應(yīng)付，一方面形成生產(chǎn)成本，通過應(yīng)付款的審核，可以直接掛賬，也可以直接付款。

（三）發(fā)行信息化管理設(shè)計

對客戶、銷售、成品庫存等進(jìn)行管理。

1.客戶管理。對客戶的信用進(jìn)行管理，在詳細(xì)記錄客戶各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（如發(fā)貨、退貨、差錯、回款周期等）的基礎(chǔ)上，動態(tài)調(diào)整客戶信用，包括最低折扣、欠款額度等。

2.銷售管理。支持集中發(fā)行和出版社自辦發(fā)行等發(fā)行模式；支持批發(fā)、郵購、現(xiàn)金等銷售模式；處理訂單、發(fā)貨、出庫、運輸（或與物流接口）、退貨、差錯、途損、銷售結(jié)算、回款等各種業(yè)務(wù)；按照信用等級、圖書類別、客戶類別等多種方式建立折扣規(guī)則；建立新書主發(fā)規(guī)則，自動進(jìn)行新書發(fā)貨。endprint

3.庫存管理。監(jiān)控和管理印廠完工圖書的入庫、發(fā)往渠道和留存寄外庫等情況。對入庫、銷售出庫、樣書出庫、調(diào)撥、盤點、報廢等業(yè)務(wù)進(jìn)行處理；根據(jù)印刷任務(wù)單自動進(jìn)行產(chǎn)成品入庫；支持條碼操作；支持貨位管理；支持與物流系統(tǒng)接口；可進(jìn)行庫存預(yù)警分析；可根據(jù)庫存自動推出重印申請。

4.訂單管理。訂單管理起到控制作用，實現(xiàn)整個訂單發(fā)貨的跟蹤查詢以及按訂單查詢收款情況。

5.圖書發(fā)貨。發(fā)貨審核后，會自動沖減庫存量。

6.圖書退貨。參照發(fā)貨單進(jìn)行退貨，有效防止非本單位發(fā)出的貨物進(jìn)行退貨。

7.圖書結(jié)算。圖書結(jié)算的信息作為財務(wù)確認(rèn)收入和結(jié)轉(zhuǎn)成本的重要依據(jù)。

通過發(fā)貨結(jié)算的勾對幫助各單位及時進(jìn)行結(jié)算，減少呆賬壞賬的發(fā)生。

有利于各單位及時掌握庫存實際情況，有效處理庫存損失，嚴(yán)防先清后亂。

有利于各單位根據(jù)發(fā)行數(shù)據(jù)進(jìn)行按照編輯、發(fā)行員、地區(qū)、客戶等的考核分析。

（四）出版物單品信息化管理設(shè)計

對生產(chǎn)過程進(jìn)行細(xì)化管理，利用項目管理思想，從選題策劃、申報和列選，再到編務(wù)過程、印務(wù)過各，對選題進(jìn)行全生命周期管理，對選題的生產(chǎn)過程進(jìn)行監(jiān)控，對生產(chǎn)過程中的費用進(jìn)行核算，對生產(chǎn)過程中涉及到的崗位和人員進(jìn)行管理；對成本進(jìn)行單品歸集和核算，能夠核算單品種的成本、收入、利潤。

1.生產(chǎn)成本。生產(chǎn)成本按照八項費用，設(shè)置明細(xì)：稿酬及校訂費、租型費、原材料及輔助材料、制版費、印裝（制作）費用、出版損失、編錄經(jīng)費、其他真接費用及時進(jìn)行歸集。

2.應(yīng)計生產(chǎn)成本。各單位要使用應(yīng)計生產(chǎn)成本，按照財務(wù)制度規(guī)定的權(quán)責(zé)發(fā)生制和配比制度進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的預(yù)估，及時填制相關(guān)單據(jù)，匯總到圖書成本明細(xì)表。

3.編錄經(jīng)費。各單位對于編錄經(jīng)費，應(yīng)采取有效的分?jǐn)偡椒?，可以按照總印張或總定價、總出版字?jǐn)?shù)、盒數(shù)、總印數(shù)等一種方法和多種方法組合進(jìn)行分配。

總之，出版社推進(jìn)信息化建設(shè)，有利于實施精細(xì)化管理，實現(xiàn)單品種的成本、收入、利潤核算，用于決策支持和績效考核；加強基于成本預(yù)估和銷售預(yù)判的針對選題的前瞻控制，以及針對生產(chǎn)成本發(fā)生的反饋檢查體系；完善針對整個業(yè)務(wù)流程的綜合分析，提高數(shù)據(jù)分析的效率和準(zhǔn)確性；實現(xiàn)財務(wù)-業(yè)務(wù)-體化管理，減少內(nèi)部協(xié)調(diào)成本，實現(xiàn)出版社效益最大化。

[責(zé)任編輯 仲 琪]endprint