胡云霞 阮海紅
(浙江傳媒學(xué)院圖書(shū)館 浙江杭州 310018)
合作數(shù)字參考咨詢服務(wù),簡(jiǎn)稱CDRS,又稱聯(lián)合虛擬參考咨詢服務(wù),是指圖書(shū)館以數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ),以聯(lián)盟為依托,采用網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作的方式持續(xù)不斷地為用戶提供的跨時(shí)空、跨地區(qū)、跨學(xué)科的專業(yè)參考服務(wù)。〔1〕該項(xiàng)服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館參考咨詢服務(wù)的主流發(fā)展方向,是數(shù)字圖書(shū)館的一項(xiàng)核心工作。
目前有關(guān)數(shù)字參考咨詢服務(wù)的質(zhì)量評(píng)估問(wèn)題開(kāi)始為國(guó)外圖書(shū)館界所關(guān)注,經(jīng)過(guò)專家們不斷的實(shí)踐和探索,提出了具有影響力的評(píng)價(jià)體系主要有:美國(guó)教育部的虛擬咨詢臺(tái)(VRD)于1997年提出的《數(shù)字參考咨詢服務(wù)的質(zhì)量層面》標(biāo)準(zhǔn),從業(yè)務(wù)處理和服務(wù)發(fā)展管理兩方面解析了11項(xiàng)指標(biāo);〔2〕2002年,由麥克盧爾等主持的“數(shù)字參考服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)”項(xiàng)目發(fā)布的《評(píng)估數(shù)字參考手冊(cè)》所提出的8個(gè)評(píng)估咨詢服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)?!?〕這兩種評(píng)價(jià)模型堪稱為實(shí)施咨詢服務(wù)質(zhì)量評(píng)估的典范,具有重要的指導(dǎo)意義和參考價(jià)值,同樣也適用于CDRS的質(zhì)量評(píng)估及控制。
我國(guó)的數(shù)字參考咨詢雖然處于初始階段,但近年來(lái),一批學(xué)者致力于這方面的研究,并初見(jiàn)成果。其中最具有代表性的是國(guó)家科學(xué)數(shù)字圖書(shū)館分布式參考咨詢服務(wù)系統(tǒng)(CSDL-DRD)制定的《服務(wù)質(zhì)量控制與評(píng)價(jià)方案》,從系統(tǒng)使用、服務(wù)水平、咨詢隊(duì)伍、用戶滿意度方面評(píng)價(jià)服務(wù)的質(zhì)量狀況。〔4〕該評(píng)估體系為國(guó)內(nèi)的咨詢服務(wù)質(zhì)量評(píng)估理論和實(shí)踐研究奠定了基礎(chǔ)。
選取在國(guó)內(nèi)外CDRS領(lǐng)域中具有一定影響力的合作咨詢項(xiàng)目作為考察的樣本,典型案例有:美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館推出的QuestionPoint(以下簡(jiǎn)稱QP)、美國(guó)推出的VRD、英國(guó)推出的Ask A Librarian、上海圖書(shū)館牽頭的“網(wǎng)上聯(lián)合知識(shí)導(dǎo)航站”、中科院文獻(xiàn)情報(bào)中心推出的“國(guó)家科學(xué)數(shù)字圖書(shū)館參考咨詢系統(tǒng)”與“國(guó)家科技圖書(shū)文獻(xiàn)中心”、廣東省立中山圖書(shū)館牽頭的“聯(lián)合參考咨詢系統(tǒng)”、上海交通圖書(shū)館牽頭的中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)(CALIS虛擬參考咨詢系統(tǒng))。以上述案例為基礎(chǔ),分別從服務(wù)產(chǎn)出、服務(wù)過(guò)程、服務(wù)政策三方面考察了國(guó)內(nèi)外CDRS的質(zhì)量控制現(xiàn)狀,具體實(shí)踐情況參見(jiàn)下表。
表1 CDRS答案回復(fù)形式
表2 CDRS答案回復(fù)情況
表3 CDRS過(guò)程調(diào)查表
表4 CDRS政策調(diào)查表〔5〕
由上可見(jiàn),國(guó)內(nèi)CDRS在質(zhì)量控制方面比較薄弱,與國(guó)外相比,還存在著明顯的欠缺與不足。
3.1.1 答案回復(fù)形式。由表1可見(jiàn),國(guó)內(nèi)外的CDRS系統(tǒng)都采用了禮貌親切的答復(fù)形式,美國(guó)的QP、美國(guó)的VRD更是嚴(yán)格遵守了咨詢答復(fù)規(guī)范,充分體現(xiàn)了禮貌性、清晰度、規(guī)范性的服務(wù)特點(diǎn)。相比之下,國(guó)內(nèi)的CDRS系統(tǒng)在“參考源”和“結(jié)束語(yǔ)與致謝”這兩項(xiàng)上還做得不夠,答復(fù)形式標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較低。
3.1.2 咨詢回復(fù)情況。國(guó)外CDRS項(xiàng)目中FAQ知識(shí)庫(kù)的知識(shí)面較廣,咨詢解答的響應(yīng)程度快,在24小時(shí)內(nèi)給予回復(fù),咨詢問(wèn)題的解答更具準(zhǔn)確性、可靠性、權(quán)威性,解答的咨詢面較廣。而國(guó)內(nèi)CDRS的響應(yīng)時(shí)間基本上都在3天之內(nèi),CDRS項(xiàng)目中FAQ問(wèn)答知識(shí)面較窄,咨詢過(guò)程中對(duì)咨詢館員的答案質(zhì)量缺乏控制導(dǎo)致咨詢解答的準(zhǔn)確性、可靠性不高,解答咨詢面相對(duì)而言較窄。國(guó)內(nèi)尚未對(duì)用戶的教育引起足夠重視,用戶信息意識(shí)淡薄,咨詢館員所解答的問(wèn)題只是提供簡(jiǎn)單的答案,而對(duì)于有關(guān)答案的檢索策略及檢索途徑卻很少提供。從服務(wù)評(píng)估方面來(lái)看,國(guó)外采取的是咨詢結(jié)束后對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行用戶滿意度調(diào)查的方式來(lái)收集用戶的意見(jiàn),通過(guò)用戶與咨詢館員的雙向反饋,以改進(jìn)和提升咨詢服務(wù)質(zhì)量。而國(guó)內(nèi)只有聯(lián)合參考咨詢系統(tǒng)設(shè)置了用戶滿意度調(diào)查這一項(xiàng),其他咨詢系統(tǒng)都沒(méi)有提及。
3.2.1 服務(wù)方式。國(guó)外的CDRS服務(wù)方式趨于多樣化,逐步向?qū)崟r(shí)服務(wù)、協(xié)作式服務(wù)發(fā)展。在開(kāi)展的CDRS中,基本上都采用以實(shí)時(shí)對(duì)話咨詢?yōu)橹?,以表單和電子郵件咨詢?yōu)檩o的服務(wù)方式。在表單設(shè)計(jì)的內(nèi)容上,對(duì)問(wèn)題的提問(wèn)描述更為詳盡,尊重用戶個(gè)性化需求。而國(guó)內(nèi)由于CDRS系統(tǒng)所提供的實(shí)時(shí)咨詢時(shí)間較短,因此服務(wù)方式主要以Email、表單等初級(jí)的服務(wù)形式為主,對(duì)問(wèn)題的提問(wèn)描述則非常簡(jiǎn)單。
3.2.2 咨詢館員。國(guó)外有大量的咨詢專家,具有良好的職業(yè)素養(yǎng),具備不同的學(xué)科背景和層次,在咨詢服務(wù)過(guò)程中體現(xiàn)出對(duì)用戶友好和熱忱,不僅能夠快速解答用戶的咨詢問(wèn)題而且能進(jìn)一步提供相關(guān)的檢索途徑和檢索方法。而國(guó)內(nèi)的咨詢專家數(shù)量缺乏,且學(xué)科背景比較單一,在咨詢服務(wù)過(guò)程中往往缺乏親和性并只局限于對(duì)所提問(wèn)題的解答,尚未關(guān)注用戶的后續(xù)跟蹤服務(wù),整體咨詢效果不佳。
3.3.1 服務(wù)對(duì)象。國(guó)外CDRS對(duì)象極為廣泛,包括本系統(tǒng)內(nèi)外的所有互聯(lián)網(wǎng)用戶,其服務(wù)政策比較規(guī)范,一般在主頁(yè)顯而易見(jiàn)的地方鏈接比較詳細(xì)的服務(wù)聲明。相比之下,我國(guó)CDRS對(duì)象涉及范圍狹窄,往往局限于系統(tǒng)內(nèi)部的用戶,成員館之間的合作意識(shí)不強(qiáng),尚未真正重視對(duì)參考咨詢服務(wù)政策的制定。
3.3.2 服務(wù)內(nèi)容。國(guó)內(nèi)外的CDRS多數(shù)都規(guī)定了服務(wù)問(wèn)題的類別及拒絕服務(wù)的內(nèi)容,有關(guān)對(duì)本館資源、服務(wù)、設(shè)備以及電子資源利用等方面的問(wèn)題,國(guó)內(nèi)外的服務(wù)內(nèi)容大致上相似。不同的是,國(guó)外的咨詢系統(tǒng)更注重網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航、主題指導(dǎo)與信息資源建設(shè)等深層次研究的問(wèn)題,而國(guó)內(nèi)的咨詢系統(tǒng)則更關(guān)注對(duì)簡(jiǎn)短事實(shí)性問(wèn)題的解答。
3.3.3 服務(wù)時(shí)間。國(guó)外的CDRS系統(tǒng)服務(wù)時(shí)間較長(zhǎng),美國(guó)的QP承諾每周7天,每天24小時(shí)不間斷地提供在線咨詢服務(wù),充分發(fā)揮了各個(gè)成員館協(xié)同合作的優(yōu)勢(shì),大大提高了咨詢服務(wù)的效率。而國(guó)內(nèi)的CDRS系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)咨詢服務(wù)時(shí)間較短,最短的達(dá)到每天4小時(shí),聯(lián)合參考咨詢系統(tǒng)在很大程度上延長(zhǎng)了服務(wù)時(shí)間,每天13小時(shí)提供實(shí)時(shí)在線咨詢,但距離實(shí)現(xiàn)24/7的理想服務(wù)模式還存在較大的差距。
3.3.4 隱私保護(hù)。國(guó)外在開(kāi)展CDRS中都比較注重個(gè)人隱私保護(hù)問(wèn)題,專門針對(duì)數(shù)字參考咨詢服務(wù)制定相關(guān)的隱私保護(hù)政策,而國(guó)內(nèi)的CDRS系統(tǒng)則沒(méi)有制訂有專門的隱私保護(hù)政策,只是口頭聲稱保護(hù)個(gè)人隱私,國(guó)家科技文獻(xiàn)中心則沒(méi)有考慮隱私保護(hù)問(wèn)題。
另外,從服務(wù)保障、標(biāo)準(zhǔn)化等方面來(lái)看,國(guó)內(nèi)CDRS起步較晚,各方面的條件還不具備,與國(guó)外相比存在著許多實(shí)際問(wèn)題。主要表現(xiàn)在:各自為政,缺乏統(tǒng)一規(guī)劃;缺乏統(tǒng)一的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;缺乏一個(gè)合適的補(bǔ)償機(jī)制?!?〕
咨詢服務(wù)政策是指圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)為保證數(shù)字參考咨詢服務(wù)的順利開(kāi)展而制定的行動(dòng)準(zhǔn)則,一般在數(shù)字參考咨詢網(wǎng)的首頁(yè)上以“服務(wù)聲明”、“服務(wù)公告”等形式體現(xiàn)。其內(nèi)容主要涉及服務(wù)的目標(biāo)與宗旨、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)對(duì)象、問(wèn)題界定、用戶行為、咨詢員行為、隱私與知識(shí)產(chǎn)權(quán)等?!?〕一個(gè)完善的服務(wù)政策需對(duì)上述內(nèi)容的方方面面做出詳細(xì)、明確的說(shuō)明,以解除用戶的疑慮和困惑,避免用戶提出與服務(wù)無(wú)關(guān)的問(wèn)題咨詢。公開(kāi)透明服務(wù)政策為CDRS的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供了必要保障,為規(guī)范和約束合作中的數(shù)字參考咨詢服務(wù)行為提供了重要依據(jù)。因此,在開(kāi)展CDRS中,需在圖書(shū)館主頁(yè)最顯著的位置充分公開(kāi)服務(wù)的政策和程序,便于用戶在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)所提供的咨詢服務(wù)有一個(gè)全面清晰的認(rèn)識(shí)。
用戶評(píng)價(jià)作為CDRS質(zhì)量評(píng)價(jià)的一種工具,對(duì)咨詢服務(wù)質(zhì)量的有效控制至關(guān)重要。各成員館在對(duì)CDRS過(guò)程和效果進(jìn)行定期評(píng)估的各環(huán)節(jié)中,只有將用戶作為質(zhì)量評(píng)估的主體,全面了解、追蹤、分析用戶的需求和期望,持續(xù)測(cè)量用戶的滿意度,才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,并提出咨詢服務(wù)改進(jìn)和完善措施,為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策以及制定咨詢服務(wù)的發(fā)展規(guī)劃提供參考依據(jù)。①成立專門的質(zhì)量控制小組。由該小組負(fù)責(zé)制訂評(píng)估CDRS的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),其人員可以由各成員館的咨詢專家代表組成,依照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)合作領(lǐng)域中各成員館質(zhì)量管理實(shí)施情況進(jìn)行定期的監(jiān)測(cè),考察它所提供的服務(wù)與預(yù)期目標(biāo)的完成情況所存在的差距。②建立完善的用戶反饋機(jī)制。由各成員館選派一批專門人員收集、分析、整理用戶反饋意見(jiàn),并對(duì)反饋予以及時(shí)有效的答復(fù),從而改善CDRS系統(tǒng)功能、督促和提高服務(wù)水平。反饋機(jī)制主要體現(xiàn)在咨詢館員與用戶互動(dòng)交流和用戶的反饋意見(jiàn)兩方面?!?〕其反饋意見(jiàn)可以是用戶對(duì)咨詢員問(wèn)題解答效果的評(píng)價(jià),可以是用戶在使用咨詢系統(tǒng)時(shí)對(duì)系統(tǒng)性能的評(píng)價(jià),也可以是對(duì)CDRS提出的改進(jìn)和完善建議等。在這方面,我們可以借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),國(guó)外的各大咨詢網(wǎng)站非常重視用戶反饋功能,用戶只要通過(guò)網(wǎng)站上設(shè)置的反饋表就可以填寫反饋意見(jiàn)?!?〕國(guó)內(nèi)的聯(lián)合參考咨詢網(wǎng)也作了積極的嘗試,該系統(tǒng)重視用戶評(píng)估且對(duì)咨詢數(shù)量、用戶滿意度等進(jìn)行考核統(tǒng)計(jì),取得了較好的咨詢效果,為國(guó)內(nèi)的CDRS質(zhì)量控制實(shí)踐提供了樣本,值得其他CDRS系統(tǒng)學(xué)習(xí)和效仿。
當(dāng)前,國(guó)內(nèi)的CDRS系統(tǒng)中沒(méi)有可以遵循的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范各成員館的服務(wù)行為,給彼此之間的合作與交流帶來(lái)了影響,從而阻礙了CDRS的可持續(xù)發(fā)展。鑒于數(shù)字參考咨詢服務(wù)的合作是依靠遵循相互間的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn),因此建立統(tǒng)一的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,使各成員館能在同一平臺(tái)上共享信息、人力、技術(shù)資源優(yōu)勢(shì),是圖書(shū)館界面臨的一項(xiàng)迫在眉睫的艱巨任務(wù)。國(guó)內(nèi)的圖書(shū)館應(yīng)以國(guó)家圖書(shū)館等權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭,組織一批專家學(xué)者潛心研究相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,統(tǒng)一規(guī)劃,協(xié)調(diào)發(fā)展,盡快出臺(tái)一部符合我國(guó)圖書(shū)館實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,包括:元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)過(guò)程及管理標(biāo)準(zhǔn)、跨平臺(tái)的信息交換與共享標(biāo)準(zhǔn)、合作協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)等?!?0〕與此同時(shí),我們也應(yīng)吸收和借鑒國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn),取其精華,為我所用。比如:《QuestionPoint成員指南》是針對(duì)協(xié)作網(wǎng)的運(yùn)行而制定的規(guī)范,《IFLA數(shù)字參考咨詢指南》中為保證CDRS的服務(wù)質(zhì)量專門制定了詳細(xì)具體的規(guī)范,〔11〕我國(guó)圖書(shū)館界應(yīng)在參考國(guó)外成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上加以推廣和應(yīng)用,以期為國(guó)內(nèi)的研究和實(shí)踐縮短探索時(shí)間與節(jié)約成本。
從經(jīng)濟(jì)學(xué)觀點(diǎn)看,任何組織都在研究如何利用有限資源來(lái)滿足人們的需求,并獲得最大化的福利?!?2〕將這一觀點(diǎn)引入到CDRS中來(lái),CDRS追求的目標(biāo)是以有限的資源投入獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。鑒于合作領(lǐng)域中僅憑某一單個(gè)館的資源投入是有限的、貧乏的,這就需要建立一個(gè)合適的補(bǔ)償機(jī)制來(lái)解決合作中單個(gè)館之間的資金問(wèn)題,只有建立補(bǔ)償機(jī)制才能體現(xiàn)CDRS的互利互惠、共知共享,才能確保合作的正常開(kāi)展。①明確CDRS的補(bǔ)償機(jī)制的經(jīng)濟(jì)學(xué)基礎(chǔ)。主要指CDRS借助數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),使各成員館的信息、人力、技術(shù)等資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),實(shí)現(xiàn)資源共享,追求資源利用的最大化,以獲取最佳的聯(lián)合收益;同時(shí),通過(guò)補(bǔ)償機(jī)制,由成員館共同承擔(dān)責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn),減輕單個(gè)館的壓力,以降低運(yùn)行成本。②建立成本核算機(jī)制。在開(kāi)展CDRS工作中,成本問(wèn)題是必須考慮的一個(gè)因素,需要有效地衡量其運(yùn)行成本,通過(guò)降低成本來(lái)提高整體CDRS的經(jīng)濟(jì)效益。其成本包括維持CDRS所需的硬件投資和各成員館解答每一咨詢問(wèn)題所承擔(dān)的開(kāi)支。
咨詢專家的素質(zhì)水平是界定咨詢服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣的關(guān)鍵因素,它影響和制約著咨詢服務(wù)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)及咨詢服務(wù)項(xiàng)目的拓展程度。組建一支高水平的專家隊(duì)伍是保證服務(wù)質(zhì)量提升的有效措施。國(guó)外的成功經(jīng)驗(yàn)是對(duì)上崗的咨詢專家進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查并建立科學(xué)的考評(píng)制度和淘汰機(jī)制來(lái)規(guī)范咨詢館員的行為和工作,從而促進(jìn)CDRS的順利開(kāi)展和可持續(xù)發(fā)展。國(guó)內(nèi)的咨詢專家應(yīng)立足于各成員館內(nèi)部,選擇具有較強(qiáng)科研能力的人員,也可以在合作領(lǐng)域內(nèi)聘請(qǐng)具有某一學(xué)科專長(zhǎng)的研究人員,此外還可以尋求社會(huì)上的專業(yè)人員來(lái)?yè)?dān)任。合作式數(shù)字參考咨詢專家選擇的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有四大特征:①要求具備碩士以上學(xué)歷,具有較高的科研素養(yǎng)和科研能力。②具有豐富的參考咨詢服務(wù)經(jīng)驗(yàn)和熟練的信息檢索技能。③擁有某領(lǐng)域的學(xué)科背景,掌握某一學(xué)科和圖書(shū)情報(bào)學(xué)的知識(shí)。④熱愛(ài)參考咨詢工作,熱心為用戶服務(wù),善于協(xié)調(diào)與用戶相互關(guān)系和行為?!?3〕
為了不斷提高、改進(jìn)和完善咨詢服務(wù)質(zhì)量,對(duì)咨詢館員的教育和培訓(xùn)是規(guī)劃和實(shí)施咨詢服務(wù)過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。咨詢館員只有通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)、探索和研究,才能增強(qiáng)其自身的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能,才能在處理各種復(fù)雜的用戶咨詢問(wèn)題中應(yīng)對(duì)自如、游刃有余。因此,各成員館在合作中心的統(tǒng)一部署下應(yīng)考慮組建一個(gè)專供咨詢館員學(xué)習(xí)的培訓(xùn)中心,通過(guò)創(chuàng)設(shè)中心論壇的形式為咨詢館員搭建一個(gè)相互交流學(xué)習(xí)的平臺(tái),以提升各成員館咨詢館員相互間的溝通與合作能力;通過(guò)專題講座、訪問(wèn)考察的形式,為咨詢館員傳播圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)前沿;通過(guò)網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航的形式,有利于咨詢館員自主學(xué)習(xí)。〔14〕關(guān)于培訓(xùn)的具體內(nèi)容,在上述國(guó)內(nèi)典型CDRS系統(tǒng)所在的成員館中選取20個(gè)館進(jìn)行抽樣調(diào)查,調(diào)查發(fā)現(xiàn)目前國(guó)內(nèi)的咨詢館員最缺乏的知識(shí)和技能當(dāng)屬學(xué)科專業(yè)知識(shí),所占比例高達(dá)80%,其次是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)占65%,接著依次為運(yùn)用咨詢軟件技能55%、信息檢索技能50%以及網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)技巧35%等。這對(duì)咨詢館員如何進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)提供了依據(jù),要求咨詢館員不僅需要熟悉CDRS的政策、標(biāo)準(zhǔn)、程序,注重培養(yǎng)使用咨詢軟件、信息分析及信息檢索的能力,尤其要加強(qiáng)學(xué)科專業(yè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí),以促進(jìn)自身咨詢服務(wù)水平的提升,為CDRS的有效開(kāi)展提供人員保障。
(來(lái)稿時(shí)間:2014年1月)
1.王希.合作虛擬參考咨詢質(zhì)量控制研究.圖書(shū)館,2008(4):63-65
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