余潔

[摘要] 醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，是衛(wèi)生技術(shù)人員在醫(yī)療實(shí)踐和科研活動(dòng)中的記錄。本文從目前醫(yī)院技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀入手，探討如何加強(qiáng)個(gè)人技術(shù)檔案的建設(shè)和管理。

[關(guān)鍵詞] 個(gè)人技術(shù)檔案；現(xiàn)狀；建設(shè)和管理

[中圖分類號(hào)] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C [文章編號(hào)] 1673-9701（2014）28-0123-03

隨著醫(yī)療市場競爭的日趨激烈，許多醫(yī)院把擴(kuò)大規(guī)模、增加投入、引進(jìn)新項(xiàng)目、購買新設(shè)備，即外延型發(fā)展模式作為醫(yī)院間主要的競爭方式，這種方式雖然能使醫(yī)院的建設(shè)取得較快的發(fā)展，但不可避免地帶來高精尖設(shè)備大戰(zhàn)、醫(yī)院費(fèi)用高漲、醫(yī)療資源造成嚴(yán)重浪費(fèi)的弊端。新時(shí)期醫(yī)院的競爭應(yīng)該是內(nèi)在綜合實(shí)力的競爭，即主要是管理、科技、人才、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)特色方面的競爭，而在這眾多因素之中，最激烈的當(dāng)屬人才的競爭。人力資源是第一生產(chǎn)力，復(fù)合型的多學(xué)科人才是醫(yī)院生存及壯大的重要因素，專業(yè)技術(shù)人員檔案是人力資源不可缺少的一部分，是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用的源泉，是保障人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，為人才的發(fā)現(xiàn)、考察、挖掘和利用提供信息和依據(jù)。

“檔案”一詞歷來與封閉、機(jī)密、神圣聯(lián)系在一起，但在現(xiàn)代文明社會(huì)已經(jīng)不是什么神秘的東西了，人們?cè)谧约汗ぷ?、生活、學(xué)習(xí)中越來越清楚地感受到檔案就在身邊，人人都要和它打交道。國家與國家的關(guān)系，機(jī)關(guān)工作、科研、基建、生產(chǎn)活動(dòng)、醫(yī)療、訴訟、財(cái)會(huì)工作、甚至個(gè)人參與的社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人交往中都會(huì)產(chǎn)生原始的記錄，成為憑據(jù)性或參考性歷史資料，保存起來就是檔案[1]。它與社會(huì)各行各業(yè)相聯(lián)系，是歷史記錄，更是證據(jù)，具有法律效力。它包容著大量的信息，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域服務(wù)。依據(jù)產(chǎn)生的主體不同，有各種各樣的分類，技術(shù)檔案就是檔案組成中重要的一個(gè)部分。

醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在長期的醫(yī)療實(shí)踐和科研活動(dòng)中，利用智力和辛勤勞動(dòng)所取得的豐碩成果，逐步積累和形成的思想、理論體系，有著較強(qiáng)的醫(yī)學(xué)科研價(jià)值和歷史研究價(jià)值。醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)檔案不僅反映了醫(yī)院的綜合醫(yī)療水平和科研能力，也記錄了衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的德、能、勤、績，是醫(yī)院寶貴的精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富[2]。

同時(shí)，醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案也是三級(jí)綜合醫(yī)院復(fù)評(píng)的重要指標(biāo)之一[3]。衛(wèi)生部《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》（2011年版）及《江蘇省三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則（2012年版）》的第六章人力資源管理的第四節(jié)中均明確提出，職能部門應(yīng)為每位衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員建立個(gè)人技術(shù)考評(píng)檔案，并存有個(gè)人的資質(zhì)文件（經(jīng)審核的執(zhí)業(yè)注冊(cè)證、文憑、學(xué)位、教育和培訓(xùn)等資料復(fù)印件）。因此，加強(qiáng)醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案的建設(shè)和管理，是檔案管理工作者的重要課題。

1 醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀

2013年，江蘇省多家醫(yī)院進(jìn)行了三級(jí)醫(yī)院的復(fù)評(píng)工作，筆者了解了所在地區(qū)的幾家三級(jí)醫(yī)院，個(gè)人技術(shù)檔案相對(duì)于人事檔案來說不盡完善，發(fā)展相對(duì)滯后，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

1.1 缺乏規(guī)范的檔案管理制度[4]

目前，各家醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案的管理仍不普遍，尚未建立合理規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，沒有明確的個(gè)人技術(shù)檔案管理部門，無專人管理，也無獨(dú)立的存儲(chǔ)空間。個(gè)人技術(shù)檔案材料往往分散在各個(gè)部門，例如科研課題項(xiàng)目等材料歸口科技部門管理，繼續(xù)教育和規(guī)范化培訓(xùn)等材料歸口教育部門管理，定期三基考核、支農(nóng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等相關(guān)材料歸口醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部管理，職稱的申報(bào)評(píng)審、學(xué)籍材料等歸口人事部門管理，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)等材料歸口行風(fēng)辦管理，先進(jìn)工作者、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料歸口黨辦管理等，這種分散式管理導(dǎo)致個(gè)人技術(shù)檔案材料七零八落，時(shí)間上缺乏系統(tǒng)性與連貫性，部門之間材料有重復(fù)，查閱和利用較為困難。隨著時(shí)間的推移，各個(gè)部門的專業(yè)技術(shù)檔案資料堆積的越來越多，由于紙張的特性，存放檔案的地方應(yīng)按照不同的季節(jié)做好各項(xiàng)濕度、溫度控制和防蟲防火工作，但由于各個(gè)部門辦公地點(diǎn)的局限，根本無條件做到規(guī)范的保管要求，易導(dǎo)致重要資料的破損和丟失，無法真實(shí)反映衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的實(shí)際情況。

1.2 缺乏足夠的重視

廣大職工的存檔意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案的作用認(rèn)識(shí)模糊，為圖個(gè)人工作上的方便將檔案資料據(jù)為己有，久催不交，或因工作的不慎而使資料丟失[5]。同時(shí)，各個(gè)部門的檔案管理員大多是兼職人員，非檔案專業(yè)的人才，專業(yè)不對(duì)口，經(jīng)常因工作繁忙或工作調(diào)動(dòng)而臨時(shí)換人管理，人員流動(dòng)性大，在一定情況下影響了檔案管理的有序進(jìn)行。另外，由于管理人員自身的工作積極主動(dòng)性和開拓性欠缺，對(duì)檔案管理的認(rèn)知上還僅僅停留在材料簡單的放進(jìn)抽出上，經(jīng)常坐等材料上門，往往導(dǎo)致所收集的材料不完整、不系統(tǒng)。再加上檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)檢查、學(xué)術(shù)交流和崗位再培訓(xùn)的滯后，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)不熟練，也在一定程度上影響了檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3 利用率低，個(gè)人技術(shù)檔案不能很好的發(fā)揮作用

檔案的最大功能就在于它能為醫(yī)院和社會(huì)提供他們所需要的信息，資源共享。但由于個(gè)人技術(shù)檔案缺少統(tǒng)一歸口管理部門，加之檔案內(nèi)容收集滯后和不完整，使得領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人才考察、選拔和任用時(shí)無法快速全面地了解一個(gè)人的全部業(yè)績和貢獻(xiàn)，往往需要從各個(gè)不同的部門借取材料，大大影響了工作效率。

立足等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合上述存在的問題，根據(jù)醫(yī)院自身工作的特點(diǎn)和需求應(yīng)逐步規(guī)范和改善醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案的管理工作。

2 個(gè)人技術(shù)檔案的建設(shè)和管理

2.1 確定歸檔范圍，建立健全管理制度

個(gè)人技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體，具有動(dòng)態(tài)性，其材料是隨著專業(yè)技術(shù)人員一次次的崗位聘任、業(yè)務(wù)考核、教育培訓(xùn)等活動(dòng)的開展而不斷形成和變化的，材料很多，因此需要我們有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的檔案管理范疇，具體內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面[6]：①個(gè)人基本信息：包括個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，學(xué)歷證書、學(xué)位證書、各級(jí)專業(yè)技術(shù)資格證書、聘書等。②資格準(zhǔn)入：執(zhí)業(yè)資格證書、注冊(cè)證書、手術(shù)及介入治療的資質(zhì)、大型醫(yī)用設(shè)備上崗合格證、放射診療資質(zhì)等[7]。③醫(yī)療活動(dòng)：典型病例、手術(shù)分析、新技術(shù)的開展、病歷書寫、查房情況、會(huì)診情況以及參與支農(nóng)支邊等情況。④醫(yī)療安全：醫(yī)療事故、醫(yī)療安全不良事件、醫(yī)療投訴情況。⑤教育培訓(xùn)：院內(nèi)院外進(jìn)修培訓(xùn)、繼續(xù)教育、承擔(dān)的教學(xué)情況。⑥科研管理：論文與著作的發(fā)表、科技成果、科研項(xiàng)目、發(fā)明專利情況。⑦業(yè)務(wù)考核：衛(wèi)生法律法規(guī)考核、專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能考核、年度考核等。⑧其他材料：院內(nèi)、院外獲得的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)術(shù)團(tuán)體任職情況、懲處情況。endprint

材料收集應(yīng)按照歸檔范圍，由醫(yī)院人事部門牽頭，各相關(guān)職能科室合作完成。同時(shí)，作為檔案材料，真實(shí)性是其基本屬性，因此，必須重視對(duì)材料的審核，尤其是對(duì)基本信息的審核。審核原則上由材料收集的各職能科室負(fù)責(zé)。例如醫(yī)務(wù)處（護(hù)理部）要仔細(xì)鑒定醫(yī)生（護(hù)士）的執(zhí)業(yè)資格證書、注冊(cè)證書及定期更新情況；人事處要鑒定人員的教育信息，特別是后學(xué)歷的教育情況，可以通過信函、權(quán)威部門的網(wǎng)站、電話等途徑進(jìn)行核實(shí)確實(shí)，對(duì)學(xué)歷學(xué)位證書進(jìn)行復(fù)印留存等。

為了確保這項(xiàng)工作能持續(xù)、完整地進(jìn)行，我們應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，建立符合醫(yī)院工作特點(diǎn)的《個(gè)人技術(shù)檔案管理辦法》，具體規(guī)定歸檔的范圍、歸檔的時(shí)間以及對(duì)檔案材料的要求，并以文件的形勢下發(fā)到各個(gè)科室，使全院職工都了解到技術(shù)檔案的作用和意義，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

2.2 個(gè)人技術(shù)檔案的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段日趨先進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案歸檔方式檔案資料大多以紙質(zhì)化的形勢存在，隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，數(shù)量越來越多，像目前醫(yī)院里的人事檔案和文書檔案，占用了大量的儲(chǔ)存空間。因此，檔案人員應(yīng)積極探索，整合醫(yī)院各個(gè)部門現(xiàn)有信息資源，開發(fā)研制相應(yīng)的個(gè)人技術(shù)檔案管理軟件，對(duì)個(gè)人技術(shù)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，并實(shí)行信息共享，授予使用權(quán)限，通過現(xiàn)代化手段建立醫(yī)院的人才信息收集、反饋和使用系統(tǒng)，節(jié)約資源，提高工作效率。

2.2.1 建立個(gè)人技術(shù)檔案的信息化管理系統(tǒng)[8] 醫(yī)院人事部門與信息部門主要負(fù)責(zé)個(gè)人技術(shù)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和實(shí)施。在系統(tǒng)建設(shè)之初進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)醫(yī)院內(nèi)各科室的職能進(jìn)行仔細(xì)梳理，明確各職能科室的職責(zé)，科學(xué)合理設(shè)計(jì)各業(yè)務(wù)模塊。

首先，各職能部門對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行需求分析，得出該系統(tǒng)應(yīng)具備的管理功能，信息部門根據(jù)需求進(jìn)行軟件的設(shè)計(jì)和開發(fā)，并與醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案系統(tǒng)和文書檔案系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)的聯(lián)系，做好數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕涌?，以減少原始信息的錄入。其次，將設(shè)計(jì)好的軟件交由各職能部門進(jìn)行反復(fù)的討論和實(shí)驗(yàn)，確保科學(xué)、合理后投入使用。最后，隨著所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息量的不斷擴(kuò)大，加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全成為該系統(tǒng)正常開展的先決條件。一旦信息系統(tǒng)遭到攻擊，相關(guān)數(shù)據(jù)信息遭到惡意修改、泄露或刪除，就會(huì)給醫(yī)院帶來重大損失。

2.2.2 實(shí)行院、科、個(gè)人三級(jí)用戶管理 用戶管理是提供基于角色的授權(quán)管理機(jī)制，可對(duì)系統(tǒng)所有的管理對(duì)象進(jìn)行精細(xì)的授權(quán)控制。

首先，個(gè)人管理端口是個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建基礎(chǔ)[9]。全院職工使用唯一的胸牌號(hào)和自己設(shè)置的密碼登陸系統(tǒng)，利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等將各種原始資料上傳，按照管理系統(tǒng)條目進(jìn)行個(gè)人信息的錄入和實(shí)時(shí)更新。如臨床工作繁忙，個(gè)人沒有時(shí)間進(jìn)行資料的更新，可在授權(quán)的情況下由各臨床科室的秘書代為更新。

其次，各相關(guān)職能科室根據(jù)信息管理系統(tǒng)模塊的操作權(quán)限，對(duì)個(gè)人填寫的信息進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，如發(fā)現(xiàn)問題，直接與個(gè)人聯(lián)系進(jìn)行溝通和解決。

醫(yī)院人事部門是個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的最終檢查與監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)問題，可直接與對(duì)應(yīng)的職能科室聯(lián)系，由后者負(fù)責(zé)解決。

2.2.3 個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的使用 個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)真實(shí)、全面、完整地存儲(chǔ)了醫(yī)院職工的原始信息資料，院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、臨床科室和個(gè)人可利用索引、關(guān)聯(lián)、排序等命令查找、篩選需要的全部信息，大大節(jié)省了過去翻閱檔案、查對(duì)證件、手抄記錄、手工畫表等繁瑣落后工作所占用的時(shí)間。（1）充分發(fā)揮個(gè)人技術(shù)檔案的基石作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)[10] 個(gè)人技術(shù)檔案是職工德才表現(xiàn)的動(dòng)態(tài)材料，是個(gè)人的成長軌跡，要使決策正確，用人得當(dāng)，個(gè)人技術(shù)檔案就是重要的信息資源。院領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)了解各科室各系列人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)療技術(shù)水平和科研工作技能等方面情況，對(duì)重點(diǎn)人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，充分發(fā)揮個(gè)人特長，使醫(yī)院形成一支合理的人才梯隊(duì)建設(shè)，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。（2）便于各職能科室和臨床科室的管理，提高工作質(zhì)量和工作效率 個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)在個(gè)人晉升職稱中發(fā)揮了重要作用。醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育學(xué)分已成為職稱評(píng)聘的必要條件，管理系統(tǒng)可與繼續(xù)教育培訓(xùn)的考核掛鉤，將每個(gè)人的學(xué)分完成情況、外出進(jìn)修培訓(xùn)等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以方便教育處和各科室全面掌握每個(gè)人的繼續(xù)教育情況，合理安排培訓(xùn)計(jì)劃[11]；下基層支農(nóng)服務(wù)是醫(yī)師晉升中、高級(jí)職稱的必備條件，醫(yī)務(wù)處和臨床科室根據(jù)個(gè)人晉升需求，有針對(duì)性地合理安排本科室醫(yī)師分批分次下基層，從而避免晉升前一窩蜂外出支農(nóng)、科內(nèi)人手不足的現(xiàn)象。個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)在臨床醫(yī)療質(zhì)量管理中也起到了舉足輕重的作用。醫(yī)務(wù)處可根據(jù)衛(wèi)技人員的典型病例、手術(shù)分析等醫(yī)療活動(dòng)，以及醫(yī)療投訴、醫(yī)療事故和專業(yè)技能、專業(yè)知識(shí)的考核情況，在聘任周期內(nèi)對(duì)人員的資質(zhì)進(jìn)行審核評(píng)估，對(duì)不符合或達(dá)不到要求的人員進(jìn)行再培訓(xùn)再考核，如仍不合格將進(jìn)行降職或待崗處理，以確保醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的安全有效。（3）個(gè)人職業(yè)生涯的規(guī)劃 職工既是個(gè)人技術(shù)檔案信息系統(tǒng)的主要完成者，也是使用者。個(gè)人技術(shù)檔案信息系統(tǒng)以強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和時(shí)間序列的記錄方式，展現(xiàn)了一個(gè)人的成長、學(xué)習(xí)、工作業(yè)績、個(gè)性和協(xié)作能力等方面的變化情況[12]。職工可以對(duì)一段時(shí)間內(nèi)的工作、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等進(jìn)行整理與反思，分析其在某領(lǐng)域中存在的優(yōu)勢與不足，調(diào)整自己學(xué)習(xí)計(jì)劃和奮斗目標(biāo)，不斷反思，不斷進(jìn)步，以求更好地認(rèn)識(shí)自己、完善自己、發(fā)展自己，從而促進(jìn)個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的管理。

醫(yī)院是高層次人才聚集的地方，他們的個(gè)人技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的動(dòng)態(tài)信息資源，既肩負(fù)著知人善任、合理使用干部，建立一支年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化干部隊(duì)伍的重任，同時(shí)也為各系列專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)和醫(yī)院的發(fā)展提供可靠依據(jù)。因此，醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人技術(shù)檔案的價(jià)值，提高職工的檔案意識(shí)，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，充分發(fā)揮個(gè)人技術(shù)檔案的作用。

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（收稿日期：2014-07-01）endprint