檔案優(yōu)化管理之我見

李淑娟

[摘 要]隨著辦公自動化的全面投用，電子文件的收集、歸檔和安全管理已成為刻不容緩的一項重要檔案工作。因此，本人依據(jù)國內(nèi)檔案管理的發(fā)展趨勢，結(jié)合自身檔案管理實際談幾點看法。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；優(yōu)化管理；淺析

一、當前國內(nèi)檔案管理發(fā)展趨勢

1.建立網(wǎng)站將成為檔案部門實現(xiàn)信息共享的捷徑

目前國內(nèi)檔案部門普遍存在經(jīng)費不足，人才缺乏的情況，要盡快實現(xiàn)檔案信息資源共享，建立檔案網(wǎng)站便是最佳途徑。因為網(wǎng)站建設(shè)的技術(shù)已經(jīng)相當成熟，不存在太大的技術(shù)難度，并且可以在較短的時間內(nèi)實施完成。在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面（包括內(nèi)聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站和外聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），國內(nèi)已有成熟產(chǎn)品，功能覆蓋檔案信息的整個生存周期，包括檔案信息采集、發(fā)布分類導(dǎo)航和查詢等，這些產(chǎn)品可以確保在短期內(nèi)迅速搭建檔案館網(wǎng)上的應(yīng)用系統(tǒng)并完成二次開發(fā)。而且可以將檔案部門已經(jīng)建立起來的檔案自動保系統(tǒng)與網(wǎng)站之間建立有機聯(lián)系，將現(xiàn)有自動化系統(tǒng)中的信息自動發(fā)布到網(wǎng)站，以最小的代價實現(xiàn)資源共享，這種聯(lián)結(jié)既可以保留原檔案部門自動化系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)管理功能，還能通過網(wǎng)站升展各種利用服務(wù)。

2.“混合型”檔案館將長久存在

電子計算機、Intemet、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的快速發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案館產(chǎn)生了前所未有的沖擊，使檔案館的發(fā)展進入了重要的歷史轉(zhuǎn)折點，即以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)介質(zhì)收藏和服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案館時代尚未走向終結(jié)，而數(shù)字檔案館時代還未真正到來的轉(zhuǎn)型時期。所以，當前檔案館應(yīng)以“混合型”檔案館的形態(tài)存在。館藏資源多元化、服務(wù)方式多樣化、檔案管理工

作復(fù)雜化將是“混合型”檔案館的特點。另一方面，盡管業(yè)內(nèi)人士大聲疾呼檔案上網(wǎng)，加強檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，但限于總體規(guī)劃、思想認識、資金、人力資源等因素的影響，檔案館間的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還未全面展開，沒有形成上下貫通、網(wǎng)網(wǎng)互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)體系。解決這些問題還需要相當長的時間，因此，“混合型檔案館”將長久存在，這樣既能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，又能用紙質(zhì)檔案來保證檔案的真實性與憑證性及作為檔案的永久備份。

3.數(shù)字檔案館是未來發(fā)展的必然趨勢

相對傳統(tǒng)檔案館來說，數(shù)字檔案館有明顯的優(yōu)勢。數(shù)字檔案館其館藏信息全部實現(xiàn)數(shù)字化管理，信息存儲和保管將更容易；其服務(wù)方式實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，檔案用戶訪問不受任何時空限制；其信息內(nèi)容將更加廣泛，不僅包括文本信息，還包括聲音、圖像等多媒休信息。數(shù)字檔案館是未來發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

隨著經(jīng)濟全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，電子檔案的形成越來越多，目前在管理上依然是按照紙質(zhì)檔案的管理辦法進行的。雖然，國家檔案局等部門已經(jīng)發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，可是，由于技術(shù)、設(shè)施方面原因，還沒有真正意義上實現(xiàn)電子文件的科學(xué)收集及管理，一些已歸檔的電子檔案由于沒有同時移交相應(yīng)的支持軟件、硬件，有些已無法識別及應(yīng)用。利用計算機作服務(wù)器，缺少對數(shù)據(jù)的系統(tǒng)整理及備份功能，容錯性差。隨著服務(wù)器中數(shù)據(jù)的不斷增大，用戶的不斷增多，信息傳輸量大大增加，服務(wù)器的容量、穩(wěn)定性及數(shù)據(jù)的安全性越來越受到嚴重威脅。

網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接采用50歐的同軸細電纜，它是一種比較老的目前已被淘汰的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接線，在與T形頭連接時比較麻煩，特別是容易出現(xiàn)接觸不良，或內(nèi)外導(dǎo)體相連短路等錯誤，影響網(wǎng)絡(luò)正常運行。同時，50歐的同軸電纜，僅用于數(shù)字傳輸，傳輸率太低，抗干擾能力和地理范圍都較小。

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)為總線拓樸，這種結(jié)構(gòu)采用單根傳輸線作為傳輸介質(zhì)，所有的站點都通過相應(yīng)的硬件接口直接連接到傳輸介質(zhì)上。為所有的節(jié)點共享一條公用的傳輸鏈路，所以，一次只能由一個設(shè)備傳輸信號，傳輸率低。使用這種連接方式，如果一個終端出現(xiàn)問題，所有網(wǎng)上的工作站都無法上網(wǎng)工作，在查找問題時，需對每一個站點進行測試，故障隔離和故障診斷都很困難。

三、提高檔案管理效率的對策

1.提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵

首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

2.調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

3.檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來

信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。

參考文獻：

[1]江曉鈴.電子檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題的對策[J].西南民族大學(xué)學(xué)報（人文社科版），2003（10）.

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