我國企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設之總體思路探索

[摘 要]企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系的建設對提高企業(yè)數(shù)字檔案信息資源的控制力、證據(jù)力和服務力具有現(xiàn)實的重要性。文章旨在通過對當前我國企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的背景與現(xiàn)狀，必要性與可行性加以分析，初步完成該標準體系建設總體思路的探索，為下一階段開展分層次研究提供必要的支撐與指導。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)數(shù)字檔案館；標準體系；總體思路；探索

當前，國內(nèi)企業(yè)數(shù)字檔案館的研究與建設已經(jīng)成為許多行業(yè)，如航天、鋼鐵、電力等領(lǐng)域檔案工作研究的重點和熱點問題，同時也將是今后相當長時期內(nèi)的發(fā)展目標和發(fā)展方向，而制定相應的標準規(guī)范體系，是保證質(zhì)量、安全和績效評估一致性的關(guān)鍵依據(jù)。本文有關(guān)企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的研究一方面是基于數(shù)字檔案館研究與建設的總體背景和現(xiàn)狀，另一方面則是基于現(xiàn)階段對企業(yè)數(shù)字檔案館標準規(guī)范體系建設的必要性與可行性分析。

1.我國企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的研究背景

1.1《數(shù)字檔案館建設指南》的出臺

自青島、深圳等地數(shù)字檔案館建設相繼完成并投入運行后，2009年，國家檔案局又確定云南省檔案館、浙江紹興市檔案館和廣州番禺區(qū)檔案館為全國數(shù)字檔案館建設試點單位。2010年6月，國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設指南》，對全國檔案工作提出了新要求，指明了新方向，數(shù)字檔案館建設的政策性和方向性日益明確。在此前后，一些地方檔案行政管理部門也結(jié)合地方實際出臺了有關(guān)數(shù)字檔案館建設規(guī)程、規(guī)范等文件。當前，許多省、市、企業(yè)檔案部門都已將“數(shù)字檔案館”建設納入到“十二五”規(guī)劃當中來。

1.2《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的出臺

2009年11月2日，國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，該標準給出了企業(yè)檔案工作相關(guān)的術(shù)語和定義，并從組織、制度、基本業(yè)務、信息化建設、設備配置等方面做出了相應的規(guī)定。這是我國專門針對企業(yè)檔案工作制定的為數(shù)不多的幾項標準之一，不僅對企業(yè)基礎(chǔ)的檔案業(yè)務工作提供依據(jù)，同時也是當前企業(yè)檔案信息化環(huán)境下的產(chǎn)物，數(shù)字檔案館作為檔案信息化的新階段，可謂與其一脈相承。

2.我國企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的現(xiàn)狀

2.1文獻研究中的現(xiàn)狀呈現(xiàn)

國內(nèi)文獻調(diào)研主要以CNKI-系列數(shù)據(jù)庫和維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)檢索源數(shù)據(jù)庫，通過對近五年以來的部分標準體系相關(guān)文獻進行分類檢索與閱讀，我們發(fā)現(xiàn)，在檔案領(lǐng)域中，與數(shù)字檔案館標準體系相關(guān)的研究成果并不多見。這里，我們僅能根據(jù)有限的資料來簡要介紹研究成果概況。

發(fā)表與主題直接相關(guān)文章的僅除部分學者外，直接研究成果甚少。有些學者對數(shù)字檔案館標準體系的研究主要停留在對數(shù)字檔案館標準體系淺層次的初步探索；有些學者直接展開了對電子文件管理規(guī)范體系的研究；也有部分學者從檔案信息化的大角度出發(fā)對標準體系做出探索，但共同的問題的，他們并未對標準體系的最終呈現(xiàn)形式等關(guān)鍵性成果做出結(jié)論。事實上，這些間接的研究成果與數(shù)字檔案館標準體系的建設存在著直接的關(guān)系，因為數(shù)字檔案館是檔案信息化建設的一個有機組成部分，電子文件又是數(shù)字檔案館建設的重要內(nèi)容之一，期間的包含與被包含關(guān)系都在很大程度上反映了數(shù)字檔案館標準體系的復雜性及其關(guān)聯(lián)性?？梢?，這些間接的研究成果也是不可忽略的，它們的可借鑒參考價值相對較大。

2.2實踐操作中的現(xiàn)狀呈現(xiàn)

在實際操作過程中，檔案工作標準也已經(jīng)形成了國家標準、行業(yè)標準、地方標準和企業(yè)標準四級標準體系。國內(nèi)部分企業(yè)根據(jù)企業(yè)自身的檔案信息化建設實際需要，在遵循相關(guān)國際標準、國家標準、行業(yè)標準和地方標準的前提下，研究制定符合企業(yè)需要的和可操作的數(shù)字檔案館標準規(guī)范。如國家電網(wǎng)公司就自行制定了《檔案管理模塊接入非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺技術(shù)規(guī)范》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。

3.我國企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的必要性與可行性分析

3.1必要性分析

3.1.1企業(yè)檔案館可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障

隨著大中型企業(yè)內(nèi)部檔案信息化程度的加速，為保障在現(xiàn)有環(huán)境下企業(yè)檔案館各項基礎(chǔ)工作的順利開展，同時企業(yè)支持中期目標和遠期目標的實現(xiàn)，建立與檔案館同步運行的標準體系，使檔案館各項工作流程化、標準化和規(guī)范化，最終達到建設一流企業(yè)數(shù)字檔案館的水平，既至關(guān)重要，又刻不容緩。

3.1.2企業(yè)檔案館適應企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需要

目前在我國，電子文件的管理已經(jīng)上升到了國家戰(zhàn)略的高度，作為企業(yè)檔案部門，應敏銳地意識到這種戰(zhàn)略的意義所在，充分地發(fā)掘自身工作的潛在價值，找準時機，從企業(yè)戰(zhàn)略的高度來搭建全局意義的標準體系平臺，使檔案工作真正地服務企業(yè)中心工作，服務企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展。這種具有全局意義的標準文件體系不僅是企業(yè)檔案館工作的實現(xiàn)規(guī)范管理的必要條件，同時也將是適應企業(yè)一定時期內(nèi)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。

3.2可行性分析

3.2.1國家系列相關(guān)標準的出臺為企業(yè)檔案館標準體系的建設提供了參考與借鑒

目前，國家檔案局和標準化相關(guān)部門已經(jīng)出臺了一系列數(shù)字檔案館相關(guān)標準規(guī)范，且目前仍有部分標準規(guī)范正在制定或修訂過程中。其中，有些標準規(guī)范可直接吸納入標準體系供企業(yè)系統(tǒng)各單位檔案館參照執(zhí)行，有些標準規(guī)范可經(jīng)修訂或細化后納入標準體系供企業(yè)系統(tǒng)各單位檔案館參照執(zhí)行。這些國家層面的標準規(guī)范的出臺無疑為企業(yè)數(shù)字檔案館建設運營標準體系的建立和完善提供了方向上的可行性。此外，國際上也有部分先進標準可供檔案工作發(fā)展程度較高的企業(yè)直接或間接采標。

3.2.2部分大中型企業(yè)相關(guān)標準的出臺為標準體系的建設奠定了基礎(chǔ)

目前，部分大中型檔案部門已經(jīng)制定了企業(yè)檔案工作標準，供本企業(yè)參照執(zhí)行。例如，國家電網(wǎng)公司信息化工業(yè)部出臺的《檔案管理模塊接入非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺技術(shù)規(guī)范》，為實現(xiàn)各類信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接提供了接口標準；國家電網(wǎng)公司檔案館出臺的《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為公司系統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了統(tǒng)一的操作要求和標準等。這些企業(yè)標準規(guī)范的出臺都印證了企業(yè)數(shù)字檔案工作標準體系建設的現(xiàn)實可行性。

4.我國企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的總體思路

4.1在分類方法上，以《企業(yè)標準體系表編制指南》為依據(jù)

本文在標準體系的分類方法上，未沿用檔案領(lǐng)域部分學者借用的印度魏爾曼提出的“標準體系表三維結(jié)構(gòu)思想”，即將標準體系劃分為信息技術(shù)維、業(yè)務屬性維、層次領(lǐng)域維三個維度，也未采用個別其他專業(yè)領(lǐng)域?qū)W者的技術(shù)領(lǐng)域、標準級別、標準內(nèi)容三維屬性空間，而是按照GB/T13017-2008《企業(yè)標準體系表編制指南》的分類要求，將企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系分為技術(shù)標準、管理標準、工作標準，這是由于企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系作為企業(yè)標準化的有機組成部分，需要考慮與企業(yè)其他各部門、各門類標準體系之間的銜接性和配套性，才能更好地融入到企業(yè)的各項生產(chǎn)、管理當中去，才能發(fā)揮出其最大效用。因此，這也是與以往研究的不同之處。

4.2在研究成果上，應該編制標準體系明細表，系統(tǒng)性更強，更具現(xiàn)實意義

除應按照常規(guī)思維對企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系建設的必要性和可行性、存在的問題等方面加以闡述外，更需一改以往理論研究中的務虛詬病，不僅要提出以往研究中企業(yè)數(shù)字檔案館標準體系“應該建、怎么建和建什么”的問題，更重要的是按照GB/T13017-2008《企業(yè)標準體系表編制指南》的要求編制各門類標準體系明細表，將標準體系的整體面貌呈現(xiàn)在讀者面前，使整套標準呈現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化的特征，即完成標準體系由“應該是什么”到“具體是什么”的過渡，更直觀，更系統(tǒng)，也更具現(xiàn)實參考性。

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作者簡介：李秀霞，女，1987年生，助理館員，目前工作于南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院黨政辦公室綜合檔案室。