立足服務大局 全面提升檔案工作管理水平

朱薪志

歷史留下記載，記載形成檔案，檔案見證歷史。今天的現實就是明天的歷史，如果國家沒有檔案，我們的工作就不可能在繼承中發(fā)展，在前進中創(chuàng)新?；厥鬃约旱墓ぷ鹘洑v，曾先后在8個電力單位工作過，從一名普通的專責成長為現在的企業(yè)負責人，在近30年的職業(yè)生涯中，直接或間接地感受著檔案不可替代的重要價值，它在政治、經濟、文化等諸多領域發(fā)揮著不可替代的信息支撐作用，對國家、社會、組織和個人都有著重要的憑證和參考作用。

電子設備方面蘋果的更新換代，航天事業(yè)方面“玉兔”車在月球表面的探測，醫(yī)學界針對癌癥的疫苗研究與應用等等各個領域的發(fā)展進步都離不開前人打下的基礎，留下的檔案。吉林省檔案館對新發(fā)掘日本侵華檔案的公布，揭露了日本侵華的罪惡本質，提供了大量確鑿可信的歷史證據，是對日本右翼勢力否定侵華歷史罪行的有力反擊，鐵證如山，還原了歷史，警醒了世人。檔案在解決勞動糾紛、 查處經濟犯罪等方面也發(fā)揮了重要的憑證作用。

檔案事業(yè)隨著社會的進步而進步，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。當前，國家電網公司系統正以改革創(chuàng)新精神深化“兩個轉變”（公司發(fā)展方式、電網發(fā)展方式的轉變），向著“兩個一流”（世界一流電網、國際一流企業(yè)）奮斗目標闊步邁進。為使檔案工作與其他管理工作協調發(fā)展，使其更好地服務于公司的各項工作，平時工作中，我以身作則高度重視、大力支持檔案工作，采取有效措施不斷推動檔案工作實現新提升。

一、依法管檔，科學定位檔案管理工作

在認真貫徹落實《檔案法》和《河北省檔案管理條例》、《國家電網公司檔案管理辦法》的基礎上，準確定位檔案工作，全面提升檔案管理認識水平。堅持把檔案工作作為大事來抓，與公司重要工作同研究、同部署、同檢查、同考核，形成了齊抓共管的良好工作局面。從機構設置和人員配備上，建立了由公司總經理，辦公室主任以及公司專（兼）職檔案員構成的三級管理網絡。按照國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)內有關規(guī)定、辦法，結合實際，制定了《檔案保密管理制度》等各項規(guī)章制度，組織專業(yè)人員編寫了《檔案管理工作指導書》，細化了每類檔案的工作流程、歸檔原則、質量要求、歸檔時間和歸檔方式，在檔案工作中做到“精”、“細”、“嚴”。

二、注重建設，夯實檔案管理基礎

檔案管理基礎建設是實現檔案管理現代化的關鍵，從重視軟硬件提高方面抓管理。一是狠抓業(yè)務。重視檔案人員業(yè)務水平的提高，積極選送檔案員參加上級組織的檔案業(yè)務培訓，并采取以崗輪訓、現場培訓等方式對基層檔案員進行傳幫帶，以豐富專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質。二是加大投入。檔案用房面積從2010年前的240平方米擴大到現在的750平方米，庫房面積有了一定裕度，實現了庫房、閱覽、辦公三分開，所有庫房都安裝了中央空調，配備了遮光窗簾和防火、防盜自動報警系統等，達到了檔案庫房的“八防”要求。為實現檔案現代化管理，配備了計算機、打印機、復印機、專業(yè)掃描儀、刻錄機等檔案專用設備，協同辦公檔案管理系統服務器遠程在線服務，為做好檔案工作打下了良好基礎。三是豐富檔案資源。以“確保重點、突出價值、門類多樣、符合標準”為檔案收集原則，將具有重要保存、利用價值和較強典型意義的，能夠真實記錄和反映公司在各個發(fā)展時期的主要工作、重大事件、重點工程、重要成就和典型人物的檔案資料全部接收歸檔，實現統一科學保管和利用。目前庫存文書、科技、財務、聲像、實物等五大類檔案，共58836卷，另14982件。為延長檔案壽命，我們對年代久遠的受損檔案76卷692頁進行了修裱。

三、科學管理，加強檔案信息化建設

檔案管理數字化、信息化是對檔案工作的必然要求，也是檔案工作的努力方向。將檔案信息化建設納入我公司信息化建設總體規(guī)劃和目標，1998年，采用清華紫光檔案管理系統，公司實現了計算機網上立卷歸檔管理。2010年，全面啟用國家電網公司統一推廣的協同辦公檔案管理系統，實現了文檔一體化和在線收集、信息管理、借閱管理、數據維護、系統權限定制和綜合利用等多種功能，為檔案信息資源共享創(chuàng)造了條件。2012年以來，先后投資百余萬元對室藏全部科技、文書、聲像、實物檔案共計4萬余卷進行了數字化加工處理，所有電子文件掛接檔案管理系統，檔案數字化率達到100%；會計檔案2萬多卷實現了檔案文件級目錄管理，實現了檔案的數字化圖片與相應的目錄數據庫的連接，實現了檔案原文的網上查閱。同時，依靠數字檔案權限管理技術，實行磁介質和紙介質異質異地備份管理，確保檔案不損毀、不遺失、不泄密。

四、創(chuàng)新形式，不斷提升檔案服務新水平

保管和利用好檔案是做好檔案管理工作的重中之重。以創(chuàng)建河北省企業(yè)檔案工作目標管理6★級認定為契機，以 “室藏檔案數字化、網絡信息化、規(guī)范化、資源共享化”的檔案管理理念，通過加快檔案信息化建設、開展檔案編研等方式提高了檔案利用效率，實現了企業(yè)檔案信息資源高度共享。為滿足檔案利用者需求，提高檔案利用效率，檔案工作人員編制了檔案利用指南、分類目錄、全引目錄等多種檢索工具；同時，我們公司員工還可以通過局域網全文搜索、查閱檔案管理系統中的信息資源，查閱檔案的原文原件、原圖原貌。

注重檔案開發(fā)利用向深層次服務轉化。根據企業(yè)生產、經營工作的需求進行檔案編研，組織員工完成了《唐山供電公司1996至2012年全宗介紹》、《唐山供電公司1996至2012年組織機構沿革》、《唐山供電公司大事記（1989-2012）》《唐山供電公司年鑒（2007-2012）》、《唐山供電公司科技成果選要介紹（1997至2012年）》、《唐山供電公司生產、生活施工土地、房產情況一覽表》、《唐山供電公司變電站簡介》、《唐山供電公司志》等46種1120冊的編研工作，強化檔案資源在設備檢修、勘測設計、工程施工、編史修志、維護企業(yè)合法權益等方面的參考借鑒功能，真正做到來源于工作，服務于工作，充分發(fā)揮了檔案工作“知識庫”、“參考書”的重要作用。據不完全統計，2011年以來，各部門利用檔案信息直接或間接創(chuàng)造經濟效益達2000余萬元。

注重檔案文化建設。投資300余萬元建設企業(yè)綜合展廳，展示企業(yè)發(fā)展歷程和取得的顯著業(yè)績，展望美好企業(yè)愿景，建設榮譽檔案展室，展示公司在各項工作中取得的成績。利用大量歷史檔案資料舉辦了“鑄就輝煌”圖片展、“迎祖國60華誕、展供電企業(yè)風采”圖片展、科學發(fā)展觀成果展和愛國主義教育大型圖片實物展。通過展現企業(yè)輝煌發(fā)展歷程和在企業(yè)文化、管理、技術方面積淀的寶貴財富，激發(fā)了員工的榮譽自豪感、歸屬感和主人翁責任感。檔案工作實現了由“收攤子”管理向“開放式”利用、“封閉式”管理向“開門式”服務轉變，真正把“死檔案”變成了“活信息”。

經過公司上下共同努力，對檔案工作精益求精，努力推進檔案“規(guī)范化、標準化、科學化、信息化”進程，檔案工作服務于公司生產經營的同時，還積極對照新規(guī)范，調高新起點，落實新舉措，搭建新平臺，主動查找檔案管理上的差距和不足，不斷提升檔案管理水平。2013年，以98.3分的優(yōu)異成績順利通過河北省企業(yè)檔案工作目標管理6★級認定，我公司成為河北省首家6★級企業(yè)，所屬10家縣級供電公司，其中1家通過5★級認定，9家通過4★級認定。

電力企業(yè)檔案管理永無止境。結合新形勢下電力檔案的特點規(guī)律和發(fā)展趨勢，著眼建設“國內一流檔案室”的奮斗目標，我們將帶領公司上下以檔案資源建設為基礎，以信息化建設為重點，以安全管理為保障，著力強化檔案的收集、整理、保管、利用，使其更好地為企業(yè)各項工作服務。endprint