知識(shí)角

何為數(shù)字檔案館？

數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類(lèi)檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館總體建設(shè)內(nèi)容

1、按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長(zhǎng)規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿(mǎn)足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

2、開(kāi)發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

3、全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類(lèi)數(shù)字檔案資源庫(kù)群。

4、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴(lài)性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長(zhǎng)期可讀性。

5、運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過(guò)不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿(mǎn)足各類(lèi)用戶(hù)利用需求。

6、配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能要求

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶(hù)權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

1、收集功能要求

系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。

（1）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機(jī)制基礎(chǔ)上，保證接收過(guò)程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用。

（2）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式。

（3）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

（4）系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證。

（5）系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。

2、管理功能要求

系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝?lèi)數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類(lèi)、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能：

（l）按照設(shè)定的分類(lèi)方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

（2）過(guò)濾重份數(shù)據(jù)和重新分類(lèi)、編號(hào)。

（3）對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，將來(lái)不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理。

（4）輔助人工完成檔案的開(kāi)放鑒定工作。

（5）對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

（6）對(duì)檔案類(lèi)型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類(lèi)檔案信息。

（7）輔助完成館藏實(shí)體檔案編目（著錄、標(biāo)引）、整理、出入庫(kù)房管理等工作。

（8）定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。

3、保存功能要求

系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長(zhǎng)久保存策略的確定，二是存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。

3.1 長(zhǎng)久保存策略

長(zhǎng)久保存策略包括存儲(chǔ)格式的選擇，檢測(cè)、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。

（l）應(yīng)當(dāng)選擇符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，暫時(shí)未制定標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開(kāi)放格式或主流格式。

（2）定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

（3）根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式。

（4）計(jì)算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時(shí)，為了保證數(shù)字檔案信息可讀，應(yīng)采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理。

3.2 存儲(chǔ)架構(gòu)選擇

根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲(chǔ)技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲(chǔ)設(shè)備的首要因素。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶(hù)數(shù)的需求，以保證數(shù)字檔案館合理安全的存儲(chǔ)容量和較快的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，適當(dāng)選擇采用單一應(yīng)用平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件存儲(chǔ)器、備份服務(wù)器、備份軟件等構(gòu)成的存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，以及采用 SAN 、NAS 、 DAS、IP-SAN 或其他形式的存儲(chǔ)技術(shù)方法。

4、利用功能要求

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過(guò)公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)、資源發(fā)布、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：

（1）能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿(mǎn)足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢(xún)要求。

（2）能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。

（3）能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘。

（4）能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。

（5）能夠輔助開(kāi)展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。

（6）能夠進(jìn)行檔案利用訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。

（7）能夠?qū)τ脩?hù)、數(shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門(mén)類(lèi)設(shè)置、結(jié)構(gòu)沒(méi)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。endprint