針對高等學校檔案管理現(xiàn)代化問題的研究

陳維宏

[摘 要]檔案管理工作所涉及的方面較多，其政策性及機密性較強。學校的檔案管理工作是對學校全部信息資源的整理，支持學校各部門的具體工作。對學校的活動開展有決定性影響。在傳統(tǒng)的學校檔案管理工作中，對與現(xiàn)代化的科學技術(shù)并未全面運用。因此現(xiàn)代化檔案管理的建設，是學校檔案管理工作的必經(jīng)之路。本文針對高校檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。提出建議。

[關(guān)鍵詞]高等學校；檔案管理；現(xiàn)代化

學校的檔案管理工作，不僅記載著發(fā)展歷史，更記載著在發(fā)展過程中的成功與失敗歷史。在現(xiàn)代化的發(fā)展中，高校的檔案管理已成為學校構(gòu)成的關(guān)鍵部分。其作用是不可替代的，傳統(tǒng)的學校檔案管理工作與現(xiàn)今學校發(fā)展已不適應，要改變這種狀況，必須將檔案管理工作革新。現(xiàn)代化的學校檔案管理已在多所院校實施，其應用的效果也非常好，因此針對現(xiàn)行的檔案管理工作，要想全面的完善，還需要從其根本上進行轉(zhuǎn)變。實施具體問題具體分析策略，以實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作在學校的運用中能夠體現(xiàn)出效率化、效益化及水平化的綜合提升。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作的不夠重視

受傳統(tǒng)思想的影響，相當一部分人認為，檔案工作就是抄抄寫寫、保管等事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔和上級部門的檢查就行。有些單位對國家有關(guān)法律法規(guī)學習和貫徹力度不夠、不知道檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案工作是國家的一項重要事業(yè)。由于長期的認識不足，導致各單位對檔案管理工作不重視，檔案管理工作混亂。

（二）檔案管理的基礎設麓較差

由于長期對檔案工作的不重視，資金不足，導致許多單位的檔案管理設施落后，甚至個別單位沒有專用檔案室。有些單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低

有些單位不重視檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，檔案人員變動頻繁。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不了解，檔案收集意識淡薄。甚至有些單位的檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

二、高校檔案管理建設原則

高校檔案管理具有一定的原則性。既要在工作中動靜結(jié)合，還需在管理上職責與權(quán)益靈活運用，在具體的工作中不能過于死板，這樣才能充分體現(xiàn)出高校檔案管理工作的獨特性。

（一）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則

各單位檔案的管理制度要嚴格按照國家標準來執(zhí)行，這樣有助于制度執(zhí)行的標準化、規(guī)范化，但不是說所有單位的檔案管理制度千篇一律。高等學校因規(guī)模、類型、層次的差異，應根據(jù)自身特點不斷地實踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。

（二）職責、權(quán)益兼顧原則

在檔案制度的制定過程中，一定要明確領(lǐng)導干部和檔案管理人員的工作職責范圍及權(quán)限，同時也應保護其合法權(quán)益。當前高等學校忽視管理人員的權(quán)益，這極大地影響管理人員的工作熱情，也影響到整個學校的發(fā)展。建立高校檔案工作制度必須把明確職責和保護權(quán)益放到同等重要的地位。

（三）制定、執(zhí)行并重原則

制度建設的首要工作是根據(jù)本單位實際情況，制定出一系列系統(tǒng)、科學、合理的檔案管理制度。才能檢驗其制度是否適合單位發(fā)展、是否可以調(diào)動工作人員積極性，關(guān)鍵在于制度的執(zhí)行。各單位應關(guān)注各項制度落實情況，在實踐中不斷完善，使制度更加人性化、規(guī)范化、合理化。

三、高等學校檔案現(xiàn)代化管理的有效措施

對于高校檔案管理的現(xiàn)狀及其發(fā)展的原則可以看出，要促進學校各項工作活動的有序進行，必須加強對檔案的數(shù)字化管理及現(xiàn)代化建設。從根本上革新管理理念，提高工作人員的業(yè)務素質(zhì)。將高?，F(xiàn)代化檔案管理建設落實到工作的實處。

（一）革新管理理念

管理理念是促進高校檔案管理工作提升的關(guān)鍵所在，觀念的創(chuàng)新就是要在檔案管理中堅持以人為本，即在工作中圍繞著如何服務于人以及促進人的發(fā)展，尤其是更好地服務于廣大教師和學生的需求。其次，觀念的更新還要樹立起全面發(fā)展的管理理念，通過加強內(nèi)部培訓，增強全體師生員工的檔案意識。最后，要建立起與其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展的管理理念，與高校其他管理工作協(xié)調(diào)，更好地服務于學校教學管理工作。

（二）信息化管理

隨著計算機信息技術(shù)進入校園，實現(xiàn)高校檔案管理的信息化是必然趨勢，樹立科學發(fā)展觀，落實高校檔案管理數(shù)字化和信息化的實現(xiàn)。目前大多數(shù)高校的信息化管理還停留在文件及目錄管理上，對于深人細致更加規(guī)模化的信息化管理還尚有欠缺。因此在檔案管理過程中進行系統(tǒng)化的計算機信息系統(tǒng)建設是極為必要的。要做好檔案管理的信息化，就需要從檔案管理的各個環(huán)節(jié)著手，將數(shù)字化管理落到實處，具體來說就需要在檔案資料的收集時，做到電子文件收集的正確、齊全，在電子文檔的錄入和系統(tǒng)檢測中做好監(jiān)督工作，以確保檔案的安全性和準確性。在館藏資源的整理過程中，管理人員則需要通過不同的分類建立計算機檢索系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理與在線使用的同步，從而通過數(shù)字化的管理為教師和學生提供更加完善和便捷的服務，減輕管理人員的工作負擔。

（三）提高管理人員的素質(zhì)

管理人員素質(zhì)的高低直接影響高校檔案管理的水平，學校應該加強檔案人才隊伍的建設，明確崗位職責，提高管理人員的整體素質(zhì)。尤其是在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的時代背景下，需要加強對管理人員信息化管理的培訓，增強其信息化管理的操作技能，既要懂得如何整理歸檔檔案，又要懂的現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)知識，成為檔案管理的復合型人才，以適應現(xiàn)代社會的挑戰(zhàn)。

四、結(jié)語

對于高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是具有一定時代意義的，在建設其現(xiàn)代化的發(fā)展之路，要提高工作人員的素質(zhì)，提升其業(yè)務管理水平。最大限度的實現(xiàn)檔案管理工作的綜合價值。另外在檔案建設中要注重工作形式的創(chuàng)新。將現(xiàn)代化的創(chuàng)新理念運用到實際工作中，實現(xiàn)學校各部門間的工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

參考文獻：

[1]郭楊.基于創(chuàng)新體系下的高等學校檔案管理問題的研究[J].華章.2012.01.20