探析房產(chǎn)檔案的信息化管理

孫麗君

[摘 要]作為房地產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展的基礎(chǔ)，房產(chǎn)檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天具有重要的作用。所以，清楚的了解房產(chǎn)檔案的作用、房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)、房產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題和房產(chǎn)檔案的信息化管理十分重要。

[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；作用；特點(diǎn)；信息化；管理

引言

在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)業(yè)也獲得了蓬勃的生命力，得到了迅速的發(fā)展。而房產(chǎn)檔案管理作為房地產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，在房地產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展的今天也起到了巨大的作用。

一、對(duì)房產(chǎn)檔案作用的認(rèn)識(shí)

房產(chǎn)檔案主要是指房地產(chǎn)業(yè)的管理部門(mén)在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買(mǎi)賣(mài)、房屋拆遷、建筑用地和租賃用地中，通過(guò)收集、整理等過(guò)程，按照特定的方法形成的能夠直接反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、房屋現(xiàn)實(shí)狀況和土地使用狀況的文件材料，這些材料主要以文字、計(jì)算材料，圖紙，圖表，照片，錄像帶，錄音帶等各種形式為載體。

在房產(chǎn)檔案建立形成之后，當(dāng)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)以各種不同的形式不斷的發(fā)生變化時(shí)，或者是，當(dāng)房屋的現(xiàn)有狀態(tài)發(fā)生轉(zhuǎn)移或變更時(shí)，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容必須不斷地被補(bǔ)充一些新的材料，才能夠保證其真實(shí)性和連續(xù)性，防止發(fā)生各種不必要的糾紛。

二、房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)分析

（一）具有法律的依據(jù)性

房產(chǎn)檔案是對(duì)產(chǎn)權(quán)變化和房屋的現(xiàn)有狀態(tài)轉(zhuǎn)移或變更的記錄，對(duì)調(diào)解各種糾紛起到了重要的作用，它是確認(rèn)產(chǎn)權(quán)和房屋現(xiàn)有狀態(tài)的重要依據(jù)，是除了產(chǎn)權(quán)證書(shū)外，另一種被法律所認(rèn)可的憑證。當(dāng)前各種房屋交易糾紛紛至沓來(lái)，這時(shí)，房產(chǎn)檔案就起到了重要的作用，成為了重要的法律依據(jù)。

（二）具有區(qū)域的壟斷性

房產(chǎn)管理屬于屬地管理，而且每個(gè)地區(qū)都只有一個(gè)房產(chǎn)管理部門(mén)，因此房產(chǎn)管理就具有了區(qū)域的壟斷性。因此，房產(chǎn)管理部門(mén)的工作效率就決定了該地的房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展情況。因此，為了該地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，保持市場(chǎng)的秩序化，房產(chǎn)管理部門(mén)就必須加大硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（三）具有社會(huì)的信息性

房產(chǎn)檔案作為反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、房屋現(xiàn)實(shí)狀況和土地使用狀況的文件材料，本身就具有社會(huì)的信息性。即使對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行了信息化管理，但是，它仍是信息傳遞的載體，具有社會(huì)的信息性。

（四）具有動(dòng)態(tài)性

當(dāng)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)以不同的方式在發(fā)生變化時(shí)，或者，當(dāng)房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容就必須進(jìn)行補(bǔ)充，詳細(xì)并及時(shí)的記錄房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)、房屋的自然狀態(tài)變化的具體情況，這就決定了房產(chǎn)檔案管理具有動(dòng)態(tài)性。

（五）具有使用的頻繁性

房產(chǎn)檔案在社會(huì)生活中經(jīng)常會(huì)被用到，例如：買(mǎi)賣(mài)、繼承、抵押房屋時(shí)，或者是發(fā)生房屋糾紛時(shí)，又或者是房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)。所以房產(chǎn)檔案具有使用的頻繁性。

三、房產(chǎn)檔案管理的缺陷分析

人工的房產(chǎn)檔案管理存在著多種缺陷，主要可以分為三類(lèi)：第一類(lèi)是房產(chǎn)檔案有積攢的現(xiàn)象，房產(chǎn)檔案資料因?yàn)閿?shù)量大、種類(lèi)繁多、房產(chǎn)信息變更快等原因，造成了房產(chǎn)檔案不能得到及時(shí)的整理和分類(lèi)，這也就造成了房產(chǎn)檔案的堆積現(xiàn)象；第二類(lèi)是房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的管理水平不高，主要是因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，這就造成了房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的工作效率低，管理水平不高；第三類(lèi)房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性給工作帶來(lái)了一定的難度，因?yàn)楫?dāng)買(mǎi)賣(mài)、繼承、抵押房屋時(shí)，或者是發(fā)生房屋糾紛時(shí)，又或者是房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容就必須進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)發(fā)生的各種情況進(jìn)行最詳細(xì)的記錄，而且因?yàn)榉康禺a(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，各種變更每天都會(huì)發(fā)生，并且數(shù)量十分巨大，這就給房產(chǎn)檔案的管理工作帶來(lái)了許多的困難。

因?yàn)槿斯さ姆慨a(chǎn)檔案管理存在著許多的缺陷，所以房產(chǎn)檔案的信息化管理就獲得了巨大的發(fā)展空間，它可以在一定程度上解決大部分的問(wèn)題。

四、房產(chǎn)檔案的信息化管理分析

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為主要核心的房產(chǎn)檔案信息化管理也得到了廣泛的應(yīng)用，而且也會(huì)逐漸代替復(fù)雜的人工房產(chǎn)檔案管理。房產(chǎn)檔案的信息化管理有利于改變工作模式和工作方法，極大地提高房產(chǎn)檔案管理的效率；有利于提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和和水平，保證房產(chǎn)檔案得到及時(shí)的整理和更新。

房產(chǎn)檔案的信息化管理首先可以有效地保護(hù)房產(chǎn)檔案的原件，滿(mǎn)足使用者的各種需要；其次是可以深層次的揭示房產(chǎn)檔案的具體內(nèi)容，進(jìn)行傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案服務(wù)，主要包括提供目錄，進(jìn)行查詢(xún)、復(fù)制和借閱等服務(wù)；然后是可以將繁瑣的房產(chǎn)檔案進(jìn)行濃縮，提取其中的精華，去除沒(méi)有利用價(jià)值的房產(chǎn)檔案信息，減少房產(chǎn)檔案的信息量；最后是可以對(duì)房產(chǎn)檔案中的原件信息進(jìn)行綜合的分析和研究，提高信息的準(zhǔn)確性。

同時(shí)在對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理是應(yīng)該堅(jiān)持做到：第一，保證做好房產(chǎn)檔案信息化過(guò)程中的技術(shù)處理工作；第二，保證做好信息化房產(chǎn)檔案的保存工作；

第三，保證工作人員的綜合素質(zhì)，具有良好的工作效率；第四，保證各部門(mén)之間具有清晰的職能分配；第五，采用信息化和紙質(zhì)文件相互協(xié)調(diào)的房產(chǎn)檔案管理。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著產(chǎn)業(yè)信息化的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理的信息化成為了信息發(fā)展的趨勢(shì)，它滿(mǎn)足了社會(huì)發(fā)展的需要，也是保證房地產(chǎn)業(yè)蓬勃生機(jī)的基礎(chǔ)，有利于提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率，減少房產(chǎn)檔案管理工作的缺陷。

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