摘 要：最近幾年，不論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)了快速的發(fā)展，而其在社會(huì)建設(shè)中的作用正在日漸凸顯。從現(xiàn)階段的發(fā)展情況來(lái)看，國(guó)內(nèi)檔案管理事業(yè)表現(xiàn)出了明顯的科學(xué)化趨勢(shì)，特別是人口和計(jì)劃生育檔案管理。人口和計(jì)劃生育檔案實(shí)際上就是在計(jì)劃生育政策執(zhí)行過(guò)程中收集、整理的相關(guān)信息。人口和計(jì)劃生育檔案能夠作為相關(guān)部門的一項(xiàng)重要數(shù)據(jù)參考，從而制定出更加科學(xué)化與合理化的對(duì)策。不僅如此，它還能夠向育齡群體提供高水平的服務(wù)。對(duì)此，本文闡述了人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理的意義，分析了現(xiàn)階段這一工作的發(fā)展情況，并提出了幾點(diǎn)做好人口和計(jì)劃生育檔案建設(shè)的意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：人口；計(jì)劃生育；檔案

很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我國(guó)的人口數(shù)量都排在世界的首位，而在經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的發(fā)展之后積累了大量的相關(guān)信息、數(shù)據(jù)等，這就使得做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作顯得十分必要了[1]。近些年來(lái)，我國(guó)人口計(jì)劃生育工作始終嚴(yán)格遵循我國(guó)的相關(guān)法律規(guī)范，而這在很大程度上促進(jìn)了人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。在新時(shí)期下研究人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的科學(xué)途徑，從而深入發(fā)展這一工作內(nèi)容的科學(xué)化發(fā)展，為我國(guó)的和諧社會(huì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)具有非常重要的意義。

1 科學(xué)管理人口和計(jì)劃生育檔案的意義

自改革開(kāi)放至今，我國(guó)的社會(huì)主義社會(huì)建設(shè)獲得了較快的發(fā)展。而人口和計(jì)劃生育檔案管理工作和相關(guān)政府部門的工作水平與整體形象息息相關(guān)。不僅如此，這一工作內(nèi)容還會(huì)對(duì)我國(guó)社會(huì)的未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響[2]。在和諧社會(huì)建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)水平提升的新時(shí)期，若要從整體上實(shí)現(xiàn)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的科學(xué)化就必須要明確該工作的重要意義。

1.1 人口和計(jì)劃生育檔案的重要性

人口和計(jì)劃生育檔案的重要性主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，它是多種人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的重要來(lái)源。將保存在檔案中的相關(guān)信息、圖像等進(jìn)行深入的研究能夠獲得一系列的數(shù)字結(jié)果，而將這些結(jié)果應(yīng)用到政府所指定的決策中，使其能夠更加清晰的掌握各個(gè)地區(qū)的人口發(fā)展情況，并做出針對(duì)性的安排。其次，科學(xué)、合理的使用檔案已有信息，并挖掘其中潛在的信息，例如隨時(shí)關(guān)注流動(dòng)人口的動(dòng)向等，有助于做好流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作[3]。最后，通過(guò)人口和計(jì)劃生育檔案資料人們能夠在第一時(shí)間內(nèi)獲悉最新的人口與計(jì)劃生育政策及其相關(guān)資訊，從而實(shí)現(xiàn)“少生快富”。尤其是為借助相關(guān)檔案資料為廣大家庭講解獨(dú)生子女優(yōu)惠政策，進(jìn)而改善其生活質(zhì)量。

1.2 科學(xué)管理人口和計(jì)劃生育檔案的含義

科學(xué)管理人口和計(jì)劃生育檔案的含義通常是指以先進(jìn)的觀念為基礎(chǔ)，高水平技術(shù)為載體，切實(shí)有效的策略為手段，對(duì)檔案管理工作實(shí)施高效的管理。在此過(guò)程中，我們必須要明確一點(diǎn)，那就是人口和計(jì)劃生育檔案管理科學(xué)化過(guò)程中所涉及到的多個(gè)方面都要掌握的非常清晰，尤其是在科學(xué)化方面。這并不只是特指所使用管理方法的科學(xué)化，這是由于這種單一的做法將會(huì)制約其自身的進(jìn)一步發(fā)展。不僅如此，人口和計(jì)劃生育檔案管理科學(xué)化不應(yīng)止于此，而是要延伸到具體工作過(guò)程中的所有小環(huán)節(jié)。我們不能將檔案管理科學(xué)化建設(shè)看作是人口計(jì)劃生育部門單方面的責(zé)任與義務(wù)，而是號(hào)召更多的群眾加入到這一工作中來(lái)。

2 人口和計(jì)劃生育檔案工作的現(xiàn)狀

到目前為止，我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作中的不足突出表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視[4]。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，基層人口計(jì)生檔案室所負(fù)責(zé)的管理工作是做好人口和計(jì)劃生育檔案工作的重要前提條件。但是調(diào)查資料顯示，這一管理工作常常都是其中最為薄弱的一個(gè)內(nèi)容。很大一部分領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有了解到基層檔案管理工作的必要性。所以，檔案工作很難在基層人口計(jì)生工作中占據(jù)一席之地，更不說(shuō)落實(shí)這一環(huán)節(jié)的理念、相關(guān)政策等。另一方面為檔案環(huán)境條件差。正是由于基層檔案管理工作未得到應(yīng)有的關(guān)注與貫徹，所以基層工作人員的專業(yè)能力、管理觀念等都存在一定的問(wèn)題，背離了我國(guó)相關(guān)的規(guī)范要求。因此，在這樣一群管理觀念薄弱、素質(zhì)低以及經(jīng)驗(yàn)缺乏的基層檔案人員的“管理”下，人口和計(jì)劃生育檔案管理工作往往會(huì)出現(xiàn)各種各樣的漏洞，且科學(xué)性與規(guī)范性十分缺乏。

3 人口和計(jì)劃生育檔案管理的建設(shè)

近些年來(lái)，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)都有了飛速發(fā)展，人口和計(jì)劃生育檔案管理工作任務(wù)日漸繁重，而且難度也越來(lái)越高[5]。人口和計(jì)劃生育檔案管理已經(jīng)不僅僅是之前的數(shù)字錄入與登記工作了，現(xiàn)今已經(jīng)增加為了多種不同專業(yè)類型的數(shù)據(jù)分析。在這一背景下，人口和計(jì)劃生育檔案管理必須要引入計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等，發(fā)揮出這些先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而制定出完整的科學(xué)化管理程序[6]。而在具體的檔案管理工作中，必須要做到：①全方位的整理已有檔案資料，刪除沒(méi)有使用價(jià)值的信息，保留具有挖掘潛力的信息，并重新組合具有關(guān)聯(lián)性的檔案，從而提升其規(guī)范性；②對(duì)已經(jīng)整理好的資料進(jìn)行細(xì)致的分類，并為不同的分類命名，從而使其更加直觀，有效發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索作用。在此過(guò)程中，為進(jìn)一步提高檢索的完整性，分類工作中必須要按照我國(guó)的相關(guān)分類規(guī)范分類、題名；③分級(jí)次著錄，節(jié)省人力資源，提高工作效率。案卷分層次著錄，特別是對(duì)人口報(bào)表等相關(guān)信息的著錄應(yīng)盡可能采取圖表級(jí)。而對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行影音采集刻盤分類管理；④盡可能使用關(guān)鍵詞，縮短檢索時(shí)間。通常情況下，主題詞的查找過(guò)程較為繁瑣，而且效率也不高，因此，應(yīng)盡可能將關(guān)鍵詞取而代之。實(shí)際上，這也就是根據(jù)資料的具體內(nèi)容來(lái)自主對(duì)其進(jìn)行題名，從而找出其中的關(guān)鍵詞。之后，在錄入電腦中后，借助電腦的批量處理功能進(jìn)行相關(guān)的操作。

管理人員在人口和計(jì)劃生育檔案管理中起著非常重要的作用，而且其自身素質(zhì)的高低直接影響著人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的質(zhì)量，因此做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的第一步就是提高工作人員的素質(zhì)[7]。很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，人們對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的印象就是單一、繁瑣、毫無(wú)技術(shù)性，然而當(dāng)我們將新型技術(shù)引入其中后，便會(huì)有效的提升這一工作的技術(shù)性。因此，聘用具有專業(yè)能力、綜合素質(zhì)高的管理人員是做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的前提條件了。不僅如此，政府部門還要專門委派人員對(duì)管理工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，從而在在職中增強(qiáng)他們的工作能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，相關(guān)部門決策層人員必須要對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作有正確的認(rèn)知。明確人口和計(jì)劃生育檔案管理工作自身對(duì)社會(huì)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的價(jià)值，并將其作為和諧社會(huì)建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一筆難得的資源。相關(guān)部門要提起對(duì)這一工作內(nèi)容的重視，還要提供給一定的資金支持，從而為實(shí)現(xiàn)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的科學(xué)化創(chuàng)造前提條件。而人口計(jì)劃生育部門檔案管理工作負(fù)責(zé)人要不斷提升自身的工作素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)新型知識(shí)，在不斷的實(shí)踐中積累人口和計(jì)劃生育檔案管理科學(xué)化的寶貴經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)我國(guó)的人口和計(jì)劃生育事業(yè)的未來(lái)進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介

張路（1971-），女，山東威海，大學(xué)，館員，研究方向：人口和計(jì)劃生育檔案的管理。endprint