構(gòu)建檔案知識(shí)服務(wù)模式的思考

史玉秋

[摘 要]知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作也面臨知識(shí)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的雙重沖擊。由此看來，我們的思想正在得到了解放，那就是使檔案管理走向知識(shí)資源管理。筆者就構(gòu)建檔案知識(shí)服務(wù)模式的必要性及構(gòu)建策略進(jìn)行了分析，從而能真正滿足用戶的需求、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

[關(guān)鍵詞]檔案；服務(wù)；知識(shí)；模式

一、知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)可以促使人們重新認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值

（一）檔案知識(shí)服務(wù)是檔案管理的創(chuàng)新。知識(shí)服務(wù)是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實(shí)體管理模式、信息管理模式走向知識(shí)管理模式的關(guān)鍵。傳統(tǒng)檔案管理重視檔案的收集、整理與保管，忽視檔案的開發(fā)與利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。由此可見，知識(shí)服務(wù)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案服務(wù)在服務(wù)理論、服務(wù)目的、服務(wù)主體等諸多方面具有革命性的創(chuàng)新

（二）知識(shí)管理和檔案管理的管理目標(biāo)十分接近。知識(shí)服務(wù)是在綜合利用檔案信息和其它顯性與隱性知識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分析、綜合與提煉，所形成的信息成果不僅改變了原生檔案信息的形式特征，而且一定程度上改變了檔案信息的內(nèi)容特征。同時(shí)，知識(shí)管理在檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)中。都貫穿著社會(huì)需要和提供利用服務(wù)工作的要求，檔案的利用服務(wù)工作直接體現(xiàn)了檔案工作的目的和方向。知識(shí)管理的目標(biāo)是為了沉淀本單位的最佳實(shí)踐、促進(jìn)知識(shí)共享、消除信息孤島。在檔案管理中，檔案管理的目標(biāo)是為組織的各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求。兩者都是以組織內(nèi)的知識(shí)共享為目標(biāo)。

（三）檔案的利用服務(wù)是整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的重要組成部分。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員忠實(shí)地保管著檔案，被動(dòng)地為用戶提供檔案，而把如何從數(shù)量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識(shí)的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識(shí)，創(chuàng)造價(jià)值的這個(gè)過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻(xiàn)，因而也就只能“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”。同時(shí)，知識(shí)服務(wù)要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上，從建立數(shù)據(jù)庫到建穴知識(shí)庫上”，“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識(shí)甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識(shí)需求，為信息、知識(shí)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)做出了巨大的貢獻(xiàn)

二、構(gòu)建知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式探索

（一）構(gòu)建支持知識(shí)服務(wù)的知識(shí)團(tuán)隊(duì)。知識(shí)服務(wù)是以信息和知識(shí)的搜尋、組織、分析、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問題和環(huán)境，融入用戶解決問題的全過程中，提供能有效支持知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的服務(wù)。由于檔案服務(wù)工作的不斷深化對(duì)工作人員素質(zhì)提出了高要求，具備優(yōu)良的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好工作的根本。它包括廣博的科學(xué)文化知識(shí)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等，工作人員的業(yè)務(wù)能力不僅體現(xiàn)在運(yùn)用各種先進(jìn)的處理技術(shù)方面，而且也體現(xiàn)在對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容的掌握、了解、引導(dǎo)用戶利用上，能夠運(yùn)用多學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，成為利用者利用文獻(xiàn)的向?qū)Ш皖檰?。在利用者服?wù)工作中，不斷提高個(gè)人的綜合分析能力、研究能力、語言表達(dá)能力是十分重要的。信息化大潮的臨近讓信息的價(jià)值前所未有地凸顯出來。信息時(shí)代需要的檔案管理不僅僅局限于檔案的分類、歸檔和管理，也要求檔案信息能在更高的平臺(tái)上為需要信息的人們創(chuàng)造價(jià)值。

（二）組織、建立社會(huì)組織的知識(shí)庫。知識(shí)管理的根本目的可以促使人們重視定義檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理不能停留于被動(dòng)的、單一的、滯后的服務(wù)，而必須融入組織的核心活動(dòng)，為組織創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)效益最大化服務(wù)，為提升組織核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)。同時(shí)，知識(shí)庫并不是存儲(chǔ)相對(duì)容易獲得的文件、合同、單據(jù)或慣例的靜態(tài)信息庫，它的內(nèi)容包括人力資源狀況、每個(gè)職位所需的技能及評(píng)價(jià)方法、組織機(jī)構(gòu)歷史上所發(fā)生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻(xiàn)、報(bào)告等眾多方面，且擁有動(dòng)態(tài)的結(jié)構(gòu)。隨著我國(guó)檔案信息化工作的推進(jìn)，檔案館管理逐漸采用現(xiàn)代化的管理工具、技術(shù)和方法，為知識(shí)庫的建立提供了良好基礎(chǔ)設(shè)施。

（三）運(yùn)用支撐知識(shí)管理與知識(shí)服務(wù)的信息技術(shù)。知識(shí)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)最終取決于通過開展知識(shí)服務(wù)。知識(shí)服務(wù)是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實(shí)體管理模式、信息管理模式走向知識(shí)管理模式的關(guān)鍵。傳統(tǒng)檔案管理重視檔案的收集、整理與保管，忽視檔案的開發(fā)與利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。因此，在檔案管理諸環(huán)節(jié)工作中，檔案服務(wù)尤其需要以知識(shí)管理思想理念為指導(dǎo)，借助知識(shí)管理技術(shù)方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)的過渡。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

三、結(jié)束語

檔案知識(shí)服務(wù)是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實(shí)體管理模式、信息管理模式走向知識(shí)管理模式的關(guān)鍵。因此，在檔案管理諸環(huán)節(jié)工作中，檔案服務(wù)尤其需要以知識(shí)管理思想理念為指導(dǎo)，借助知識(shí)管理技術(shù)方法進(jìn)行創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)從檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)的過渡。

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