高校教學檔案管理的信息化技術應用研究

邢楠楠

[摘 要]隨著社會經濟的發(fā)展，網絡技術的普及，各行各業(yè)已全面步入信息化時代。信息成為現(xiàn)代人類社會勞動資本之外的又一個重要的生產要素。為使高校的檔案管理工作更高效更科學地發(fā)展，信息化技術在高校的檔案管理工作中的全面使用成為必然，只有對傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式進行探索和改進，才能在高校檔案管理工作中真正實現(xiàn)科學化和高效性。本文是關于信息化技術在高校檔案管理中的全面運用的探析，希望對高校檔案管理工作有一定的參考價值。

[關鍵詞]信息化技術；高校；教學檔案管理

經濟的快速發(fā)展和信息技術的進步，改變了整個社會的工作模式，隨之影響了人們的生活方式，使人們的娛樂方式、交流手段對現(xiàn)代信息化技術的依賴性越來越高。最初現(xiàn)代信息化技術的應用取決于計算機技術的發(fā)展，各種電子軟件和信息化的設備的普及應用所提供的服務，的確解決了我們生活和工作中所遇到的很多問題，為生活提供了便利，為工作帶來了高效。信息化的技術平臺在企業(yè)管理中的廣泛應用，真正實現(xiàn)了工作的高效率，直接帶來了經濟利益快速增長。只有信息化技術在各個社會管理領域中的廣泛普及和系統(tǒng)應用，才迎來了數(shù)字信息化時代的到來。高校作為文化傳播高度集中的場所，理所應當對現(xiàn)代技術的應用先知先覺，目前看來，過于傳統(tǒng)保守的管理模式只能使高校對現(xiàn)代化信息的接受處于滯后狀態(tài)，信息化技術在高校管理工作中的普及應用已勢在必行。而其中教學檔案的管理的是高校管理工作中的重要組成部分，為有效緩解檔案管理的壓力，使工作變得更為高效且系統(tǒng)，關鍵取決于對信息化技術的應用。

一、高校教學檔案管理信息化技術的應用現(xiàn)狀

（一）管理重視程度的意識較薄弱

在高校中往往將教學和科研作為衡量教師工作的標準，那教學、科研管理自然就成為了高校管理工作的重點，高校在這種主流管理意識的引導下，對教學的理解僅限于“教”與“學”，關注的對象也往往落在教師和學生身上，片面的認為檔案管理像其它高校行政工作一樣并非如教學、科研顯得那么重要。

教學檔案的管理，較其它的管理工作的確具有一定的單調性，但對管理系統(tǒng)性和科學性的要求使其檔案工作顯得尤為重要。但目前高校中很多管理人員由于對檔案管理工作的重視程度不夠，并且對工作的標準和要求偏低，以至于在管理過程中工作人員的執(zhí)行力會直接受到影響。不管是過去還是現(xiàn)在，時效性對高校的二級學院檔案管理來說都顯得尤為重要。在信息化應用程度不高的時代，假如高校教學文件或學生檔案不能及時做到歸類，未歸檔文件久而久之的積壓便會不知去向，對檔案保存的完整性和安全性造成一定的損失，為教學輔助工作帶來不同程度的負面影響。

隨著信息化技術在各個行業(yè)領域的滲透，對高校教學檔案管理工作的要求也在不斷提高。但檔案管理工作是否能取得成效，依然首先取決于管理者對工作的重視程度。

（二）信息化管理模式規(guī)范化的缺乏

對管理工作的規(guī)范化要求同樣適用于高校檔案管理工作，信息技術建設的不健全直接影響管理工作整體水平。目前大多數(shù)高校二級學院教學檔案的整理缺乏統(tǒng)一的管理標準，于是無法實現(xiàn)真正的信息資源的共享。正是由于教學檔案管理沒有建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，不管是在信息資源建設，應用軟件開發(fā)，還是在標準規(guī)范的建設方面，沒有建立統(tǒng)一的目錄檔案系統(tǒng)，導致每個教學環(huán)節(jié)的歸納都是各行其是，這樣一來的管理層次無法提升。高校中二級學院對教學檔案的保管，只能是停留在相對滯后的管理方法上，管理在規(guī)范性、服務性以及資源共享性方面距離信息化檔案管理的要求還存在很大的發(fā)展空間。

不僅如此，管理模式規(guī)范化的缺乏在高校的教學檔案信息化應用中，存在眾多的安全隱患。隨著網絡技術的發(fā)展給信息化技術管理安全工作帶來了一系列的問題，不注重網絡黑客或網絡病毒的防護，將會給教學檔案管理帶來不必要的損失。因此在教學檔案管理中一定要進行網絡安全部署，防止一切不利因素給信息化管理帶來的干擾。

（三）管理人員的管理技術有待提高

目前在高校對教師及管理人員學歷、能力素養(yǎng)需求較其它行業(yè)整體水平偏高的影響下，現(xiàn)在高校中負責教學檔案的管理人員在綜合素質、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保證二級學院教學檔案工作信息化的順利開展，就必須具備相應技術管理專業(yè)的知識。但從大多數(shù)高校實際情況來看，缺乏真正掌握教學檔案信息化管理技術的人員，因為這對檔案管理的人員信息化技術的要求相對專業(yè)，不僅要熟練掌握檔案管理工作流程，還要能夠根據(jù)各自二級學院實際情況合理配備和運用教學資源。這樣一來，要求高校教學檔案管理人員必須要注重信息化管理知識的學習和經驗的積累，并對教學檔案管理水平進行科學、合理的自我評估。

二、高校教學檔案管理信息技術應用的必要性

高校的教學檔案信息包括教師課堂教學教案、教學日歷，以及教學過程中所使用的教學方法及教學成果。信息化技術在高校的檔案管理中的應用，可以有效地輔助高校實現(xiàn)教學改革過程，進一步改進教學質量，提高教學水平。隨著教輔工作中信息化技術的應用，教學檔案數(shù)字化管理程度的提高，使其變得更為系統(tǒng)化、合理化。伴隨教輔工作效率的提高，教師可以將更多的時間、精力投入到教學、科研中來，保證各種教學活動的全面開展，學術會議的順利召開。數(shù)字化技術的在教學檔案中的不斷更新、應用，使信息化可以更好地為廣大師生提供“教”與“學”的服務，使高校的教學檔案的利用率大大提高，不僅滿足了二級學院教學檔案的需要，也是高校檔案管理的必然趨勢。

（一）是檔案管理工作的內容和程序精簡化的表現(xiàn)形式

教學檔案實現(xiàn)信息化管理是指利用高科技的信息技術對檔案的信息進行分類、存儲，由于數(shù)字化的信息存儲更加方便快捷，有效節(jié)省了教學檔案信息存儲的空間和時間，使存儲信息更加的全面和完整。電子信息化的存儲方式真正保證了檔案管理中的信息準確率，并且在保存過程中不會像紙質檔案材料那樣易損，是教學檔案質量提高的一個重大突破。

信息化技術使教學檔案管理的內容更為精簡，工作程序更為便利，大大縮短了管理人員的工作時間，保證了教學檔案存儲信息的時效性，有利提高管理的工作水平和效率。

（二）實現(xiàn)校務管理工作公正化、清晰化的有效途徑

高校教學檔案信息化規(guī)范化建設，目前體現(xiàn)在校務管理平臺尤其是公告欄，例如高校辦學、教師的聘任、招生及畢業(yè)生就業(yè)和出國留學的條件都會通過校級網絡平臺信息公告欄里進行通知，以便全校師生對信息的全面接收。作為二級學院教學檔案的管理，需要將其有效的信息作為電子檔案文件分類存儲，有效的擴大了校級網絡平臺的功能，是提高教學檔案管理工作的水平，真正實現(xiàn)高校的校務管理公正化、清晰化的有效途徑。

（三）提高教學檔案的利用率的客觀需要

信息化的技術在高校的檔案管理工作中的引入，使教學資源配置得到充分優(yōu)化，減少檔案管理工作所用的時間，并且節(jié)省高校人力、物力、和財力。為學院師生提供全面信息資源，降低檔案信息查找的難度，使檔案管理的工作程序更為規(guī)范，并且提升了檔案管理的水平和管理者服務的能力。加強了檔案信息資源的開發(fā)，使檔案資源的利用率增加。教學檔案的利用率的提高意味著檔案管理工作對教學工作的影響越來越明顯，所以，提高教學檔案的利用率也是發(fā)展高校教學工作的客觀需要。

（四）促進高校教輔工作發(fā)展的必然趨勢

網絡技術不斷的發(fā)展，使社會和經濟都取得了巨大的發(fā)展和進步，在這種形勢下，高等學校既面臨著機遇也面臨著挑戰(zhàn)。在社會結構的轉型期間，高校教育所面臨的重大挑戰(zhàn)就是面對高等教育的大眾化以及產業(yè)化應如何提高教學質量，如何讓教輔工作更科學化的發(fā)展，從而對促進教學工作起到更為積極的作用。對教輔工作現(xiàn)代化改革的首要目標就是實現(xiàn)高校教學檔案的信息化管理，這是高校教輔工作發(fā)展的必然趨勢，也是決定高校全面推行現(xiàn)代化教育理念的客觀需要。

三、高校教學檔案管理信息化技術的應用

（一）構建數(shù)字化信息的檔案系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，利用寬帶數(shù)據(jù)的通信傳輸技術，使教學檔案的資源和信息實現(xiàn)數(shù)字化。教學管理的數(shù)字化作為先進的管理體系，其系統(tǒng)眾多，例如，多媒體網絡技術，TCP/IP等技術，還有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（Oracle，300GB的PH光盤庫，以及各種各樣的掃描儀器，利用軟件的開發(fā)工具），將高校教學檔案建立成一個目錄庫，以及電子化的信息系統(tǒng)。甚至部分教學檔案，即便非檔案資料管理的人員，同樣可以根據(jù)需要使用管理號碼，直接上網瀏覽，這樣一來，方便了查閱的教師，豐富了檔案管理的手段，提高了檔案管理的效率，使高校教學檔案的管理工作更加的規(guī)范、便捷。

（二）信息技術的主要應用體現(xiàn)

首先，通過網絡平臺及管理軟件的使用，部分教學、科研信息更為公開，使教學人員與教輔人員之間的溝通變得高效。直接影響就是提高管理工作的效率，使其查閱更加方便、快捷且準確，降低在管理中由于人為因素而所引發(fā)的檔案存儲失誤，使高校檔案管理的工作更加的規(guī)范化、高效化、精準化。其次，通過信息技術的培訓，能夠使相關人員掌握最新的信息化管理手段，進一步提高綜合管理能力，使其更好地適應信息化檔案管理工作的要求。

（三）建立高校教學檔案信息安全保障體系

社會網絡化的應用發(fā)展給教學檔案管理帶來高效的同時，也增加了檔案信息的不安全因素，因此，高校教學檔案管理的信息保密性就顯得尤為重要。建立信息化的安全保障體系，在高校教學檔案信息化管理的工作中，對信息造成安全威脅的網絡黑客以及網絡病毒等要有充分的防范意識。因此，必須相應具備完整的安全防范系統(tǒng)，將重要的電子檔案信息做好備份，在安全性的基礎上確保教學檔案信息的完整性。

四、高校教學檔案信息化管理的發(fā)展趨勢

（一）檔案信息呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢

隨著社會現(xiàn)代化程度的提高，檔案信息也呈現(xiàn)出了多元化發(fā)展的趨勢。雖然教學檔案資料，各雖然各種電子的文本、網絡、還及音像資料已成為教學檔案資料的重要組成部分，但是二級學院所要整理的學生檔案和試卷檔案的保存形式是紙質為主的。雖然電子化管理模式已經滲透于檔案信息的管理過程，但不同的教學檔案信息，對存放的空間、存儲的時間都有著更為細化的要求。針對這種資料種類多元化的趨勢，要對檔案的存儲結構進行信息合理配置。將電子資源作為檔案管理主要手段，做好專業(yè)性的電子檔案信息存儲，將已擴大的教學檔案的接收內容進行及時的歸類、調整，使教學檔案信息管理實現(xiàn)真正的多元化發(fā)展。

（二）檔案資料種類的多樣化趨勢

隨著檔案信息的多元化發(fā)展，在曾經的紙質、電子及影像等教學檔案資料種類的基礎上，也呈現(xiàn)出更加多樣化的趨勢。以符號形式存在的信息資料，包括各類信息符號構成的文本，在學校高效能的管理體制下，簡單的紙質信息載體已經不能適應教學檔案管理的需求。尤其在電子技術的廣泛應用的今天，檔案信息的載體越來越多，于是檔案資料的種類便呈現(xiàn)多樣化的趨勢。

在教學檔案管理過程中，通過擴大教學資料信息的采集的范圍、縮短信息錄入及輸出的時間，強化管理工作的服務意識，使檔案管理能夠更適合教學工作的需求，為其它教輔工作順利開展提供便利條件，只有加快科學的信息化的檔案管理手段，將多樣化的現(xiàn)代檔案資料的應用于教學，才能實現(xiàn)真正的信息化技術管理。

結語

綜上所述，高校教學檔案的管理是一個嚴謹且系統(tǒng)化的工作，只有信息化技術程度的不斷完善，才能跟得上高校教學信息的快速發(fā)展。對于信息化技術在教學檔案管理中的應用一定要結合本校自身的實際情況，不斷轉變檔案管理的思路，工作態(tài)度嚴謹，技術求新，實現(xiàn)真正高效的管理模式。管理過程中對存在的問題和弊端進行及時總結并改進，構建高效性的教學檔案信息化的管理系統(tǒng)，進一步完善檔案管理工作，真正實現(xiàn)教學檔案的資源共享，更好的為高校教學、管理工作提供服務。

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