論項目管理在公共圖書館中的應用

張笑品

[摘 要]我國項目管理理論從企業(yè)走向社會的各個行業(yè)，而將項目管理的理論引入到公共圖書館信息資源整合中來是公共圖書館人的一個重要課題。

[關鍵詞]項目管理；公共圖書館；應用

21世紀的公共圖書館面臨日益復雜的信息環(huán)境，呈現(xiàn)更加豐富多彩的存在形式，數(shù)字化和網絡化深刻地改變著公共圖書館的形態(tài)和內容，其管理也必然隨之發(fā)展和進步。然而較之于經濟活動領域，公共圖書館管理的變革似乎步子更慢一些，公共圖書館的業(yè)務工作、服務、乃至于經營活動尚缺乏革新的動力，還沒有形成適應發(fā)展趨勢的范式，可供整個行業(yè)借鑒參考。公共圖書館處理對象的數(shù)字化是公共圖書館自產生以來所發(fā)生的影響最為深遠的變化，公共圖書館有可能直接對知識內容進行處理，加上業(yè)務聯(lián)系和服務方式的網絡化，使原先的公共圖書館業(yè)務流程面臨很大沖擊，公共圖書館管理也不得不服從發(fā)展的步伐，進行業(yè)務流程重組.并引入許多新的管理因素和管理方式。

項目管理作為一種輕便靈活的管理形式，帶來了許多全新的管理理念和大量的管理技巧與技術，作為社會轉型期或者對于復雜社會組織基本管理的一種補充，它已經在許多行業(yè)和領域獲得了巨大的成功。公共圖書館作為一種承擔特定職能的社會機構，長期以來形成了其特定的管理模式和方法，引入項目管理必然能給公共圖書館管理帶來新的理念和活力。

一、公共圖書館進行項目管理的必要性

任何社會機構作為社會活動的基本細胞都有其定位和屬性。計劃經濟年代國家操辦一切，任何機構單位都納入國家政府管轄范圍。隨著改革的深入以及我國加入WTO，企業(yè)的經濟細胞作用凸顯，政府機構、企業(yè)和事業(yè)單位二類機構的劃分格局是吧能繼續(xù)維持下去，公共圖書館作為事業(yè)單位的法律地位是不是穩(wěn)定，公共圖書館到底是什么性質的實體，將來的發(fā)展趨勢是什么？這些都不能確定。然而只有—樣可以確定，那就是公共圖書館的管理模式是不會一成不變的，從大的意義上來說，項目管理給我們提供了變革的契機。

任何社會機構的管理都是圍繞其職能和目標施行的，公共圖書館的核心價值在于通過對各種文獻的保存和利用達到交流知識、傳播文化的目的，公共圖書館的管理也必然服從于它的制度，以維持公共圖書館功能的正常發(fā)揮。公共圖書館的管理在很多方面與—般社會機構的管理是相同或近似的，例如人事管理、財務管理等等，所不同的是其實現(xiàn)核心價值的管理，業(yè)務管理，公共圖書館的業(yè)務管理圍繞其業(yè)務流程而設計，涉及資源采購、編目、典藏、流通、期刊管理、讀者服務等整個業(yè)務過程的各個環(huán)節(jié)，隨著計算機的使用，業(yè)務管理的整個過程被固化在公共圖書館自動化系統(tǒng)中，構成公共圖書館管理的中心內容。然而隨著數(shù)字化和網絡化的發(fā)展，公共圖書館的信息環(huán)境發(fā)生了很大的變化，數(shù)字圖書館的提出就是這樣一種變化的結果。在向數(shù)字圖書館過渡的過程中，傳統(tǒng)的公共圖書館業(yè)務管理必須建立一種自學習、自適應的機制，調整自身，才能適者生存。項目管理的許多理念和方法正好提供了這種可能性，它正在為業(yè)務管理提供營養(yǎng)。在項目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收為業(yè)務管理的組成部分，從而使業(yè)務管理不斷得到發(fā)展和提高；這個過程正在企業(yè)管理領域非常激烈地進行著，例如企業(yè)流程再造、知識管理等等的提出，都經歷了這樣的過程。

從整合社會資源的角度考慮，現(xiàn)代公共圖書館常常被賦予更高的目標，它已不再是只具有保存文化、傳播知識、娛樂大眾等傳統(tǒng)功能的機構，各級政府和社會大眾還希望它同時兼有信息樞紐的功能。在我國，一些大型的公共圖書館常常能夠提供非常專業(yè)的信息咨詢與研究服務，常常擁有非?，F(xiàn)代化的信息加工、制作能力，有的甚至擁有圖書、期刊、電子資料等非常全面的出版發(fā)行渠道，能夠開發(fā)、研制和出版多種數(shù)據(jù)庫和其他信息產品。這類公共圖書館實際上已經成為信息服務產業(yè)的一部分，有能力向社會提供全面的高水平的信息增值服務。項目管理這種形式能夠為復雜機構的管理提供面向任務的實現(xiàn)機制，使這些機構能夠集中人力或其他資源實現(xiàn)一些特定的目標、任務，突擊解決一些瓶頸問題，克服單兵作戰(zhàn)的不足。公共圖書館的機構設置來自于傳統(tǒng)公共圖書館的管理模式，現(xiàn)代公共圖書館常常要完成一些實驗性、臨時性或突發(fā)性的任務，而在原有管理框架中則難以解決，為此，必須借助項目管理這種靈活的方式，先進行目標明確、資源投入的試驗，經試行后再考慮與原有機構建制進行整合。

由于大量采用現(xiàn)代化技術，圖書館在“升級”的過程中會涉及到很多項目，同時圖書館人才的不足，常常采用資源外包的方式管理系統(tǒng)，項目管理的應用將不可避免甚至非常普遍。

二、公共圖書館項目管理的模式和管理過程

（一）公共圖書館項目管理的模式

就項目的屬性來看，凡是目標明確、有一定獨立性、必須利用一定的資源完成的工作都可以作為項目，因此在引入項目管理以前，公共圖書館早就在同項目打交道了；項目不一定必須按項目管理的程序和方法來做，但是項目管理的方法往往能夠帶來出奇制勝的效果。公共圖書館工作有許多內容可以成為“項目”，例如公共圖書館的館舍建設一般都是按照項目管理的方法進行運作的，我國建筑行業(yè)自20世紀70年代后期就開始普遍采用項目制，以后擴大到各類工程；著名數(shù)學家華羅庚在推行項目制方面做出過很大貢獻；圖書館的計算機應用開發(fā)頂目也多采用項目制進行管理，這也與公司普遍采用項目制管理有關，幾乎所有的軟件公司都全面采用項目管理，軟件公司職能部門設置的目的就是為大大小小的項目服務，類似采用全面項目管理的機構還有廣告公司、影視制作公司等等。

公共圖書館是否能夠全面推行項目制管理呢，目前有一種“項目泛化”的管理思潮，認為任何管理對象都可以泛化為“項目”，甚至日常重復性的工作，也被看作是可重復的項目，由于公共圖書館的傳統(tǒng)管理還是行之有效的，因此我們不主張把這種項目泛化。但是公共圖書館管理工作中的確有許多內容可以作為項目進行管理，除了上述的工程類、技術應用類項目之外，凡是與公共圖書館現(xiàn)有機構建制基本無關（即現(xiàn)有組織機構中沒有“當然”的部門應該從事這項工作），有明確的目標，需要調動一定的人力、物力、財力在—定的時間內完成的工作、都可以列為項目，這些工作如果按照項目管理的規(guī)則去做不一定能夠帶來事半功倍的效果，以求消耗最小，利益最大，并避免傳統(tǒng)管理的許多弊端。

（二）項目的生命周期和管理過程

項目管理的主要內容就是進行項目的定義、計劃、執(zhí)行、控制和結束。生命周期是項目的基本特點之一，雖然有人把周期性重復的工作也作為項目，但項目必須在可預見的期限內有始有終。項目的生命周期可以差別很大，但都可以劃分為四個階段：（1）前期策劃與決策；（2）設計與計劃；（3）實施與控制；（4）結束與移交。不同類型的項目在生命周期的不同階段具有不同的特征，例如資源消耗不同，應該采取不同的方式進行管理。在項目的策劃和決策階段，應該進行預研，提出可行性分析報告，進行項目定義，明確項目目標，并計算項目的資源投入，提供決策參考。項目策劃和決策階段一般還設有項目組，尚未正式立項，但項目管理必須以此作為起點，做為好的開頭往往是成功的—半。此過程一般由主管部門委托第三方，或由圖書館自行承擔，也可以向社會和廠商征集項目方案，作為下一步項目計劃與設計的前期準備。經過項目評估和審批流程，明確了項目的邊界和投入后，即可立項，進入項目和設計階段。該階段需要進行需求分析、概要設計、詳細設計、任務劃分、人員配備、成本計算、資源分配、進度安排，有些過程需要詳細科學地測度；項目如果涉及技術復雜，或金額巨大，可編寫項目指南，進行招標。詳細的項目計劃是項目控制實施的基礎，其中主要文檔同時也是合同的附件，是項目執(zhí)行的依據(jù)。例如需求報告是需求管理的依據(jù)，應該力求規(guī)范。從這個階段開始就有許多軟件可以輔助進行項目管理了。

三、結論

在公共圖書館中應用項目管理的最大益處，是令員工工作目標清晰、工作范圍明確、責任分明、成果明顯，提高管理效率，避免互相扯皮推諉，工作遲滯不前的狀況。項目化管理，使項目人員的溝通、合作、協(xié)調能力與團隊精神得到重復的培養(yǎng)和檢驗。項目成功完成，也就是每一個人都成功了，令員工充滿成就感，保持員工持續(xù)的工作熱情。

參考文獻：

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[2]鄭一仙.我國省市圖書館管理改革策論[J].中國圖書館學報，2000（05）.