淺談檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法

謝晶

[摘 要]我們在檔案管理工作中，人們也將檔案信息化管理工作和網(wǎng)絡信息技術相結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案信息化管理，這樣就有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的相關問題。文章通過對傳統(tǒng)檔案信息管理中存在的相關問題進行概述，討論了現(xiàn)代化檔案信息化管理工作的創(chuàng)新改進方法，以供參考。

[關鍵詞]檔案管理工作；信息化；管理創(chuàng)新

隨著社會的不斷發(fā)展，人們也將檔案管理工作作為其中重要的組成部分，這不僅是當前我國社會經(jīng)濟建設的基礎，還給人們提供了大量的信息資源。但是，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法在實際應用的過程中，存在著許多的問題，而且和現(xiàn)代化社會發(fā)展不相符，因此對傳統(tǒng)的檔案信息管理是很有必要的。為此，在現(xiàn)代化檔案信息管理的過程中，人們就將一些先進的科學技術應用到其中，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的信息化建設，從而有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中的相關缺陷。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方式與信息社會不相適應

在當前我國社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，檔案信息數(shù)據(jù)的控制管理有著十分重要的意義，它不僅可以為人們提供大量的信息資源，還有利于社會、經(jīng)濟和文化的發(fā)展建設，從而為我國構(gòu)建社會主義和諧社會打下了扎實的基礎。不過，隨著時代的不斷進步，人們在檔案信息管理工作中所涉及到的信息工作量也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方法在實際應用的過程中，不但其工作效率較低，而且也存在著一定的危險性，使得人們在檔案信息管理過程中，十分容易出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。為此，我們在當前檔案管理工作中，就要采用先進的科學技術，來對傳統(tǒng)的檔案信息管理工作進行創(chuàng)新和改進，從而使得檔案信息管理工作的質(zhì)量和效率得到有效的提高。

二、信息化是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要標志

目前，我們也步入到了一個信息化的時代，其信息技術已經(jīng)廣泛的應用到了各個領域當中，這不僅有利于社會經(jīng)濟的發(fā)展，還給人們的生活、生產(chǎn)以及學習帶來了極大的便利。而且隨著時代的不斷進步，人們也將許多先進的科學技術應用到信息化技術當中，這就使得信息技術的效益得到了進一步的提升。

在當前現(xiàn)代化檔案管理工作當中，人們?yōu)榱耸沟脵n案管理工作的效率得到進一步的提高，也開始對現(xiàn)代化檔案管理模式進行相應的創(chuàng)新和改進，并且將信息技術的相關內(nèi)容融入到其中，這樣就知識的檔案管理工作的效益得到了增強。因此，在當前我國檔案行業(yè)發(fā)展的過程中，信息化技術的應用有著十分重要的意義，它不僅是現(xiàn)代化檔案信息化管理的基礎內(nèi)容，還是現(xiàn)代化檔案信息化管理創(chuàng)新改進的主要部分。

三、制約檔案信息化·管理因素分析

一是認知差異，導致信息化建設進展緩慢。部分領導和檔案人員對檔案信息化建設的重要性和必要性認識不清，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，對檔案信息化建設的總體思路和目標不明確，資源共建與共享意識不強，覺得傳統(tǒng)的管理體制和管理方式能適應工作需要，缺乏開拓創(chuàng)新精神，對檔案信息化建設不屑一顧，致使檔案信息化建設僅僅停留在計算機硬件配置和目錄輸入的起步工作上。

二是經(jīng)費不足，阻礙了檔案信息化建設的發(fā)展。檔案信息化建設是一項投入較高，回報周期較長的工程，經(jīng)費短缺、資金不足一直是困擾檔案信息化發(fā)展的一個重要因素。

三是業(yè)務不熟，不能適應信息化建設需要。目前，在我們檔案管理人員中，畢業(yè)于檔案專業(yè)或計算機專業(yè)的人才極少，多數(shù)人員的年齡、文化知識結(jié)構(gòu)不合理，雖也受過計算機和專業(yè)知識培訓，但掌握的信息技術和專業(yè)技能十分有限，導致計算機操作的人員比例小。部分人員缺乏敬業(yè)精神，怕承擔責任，更無力承擔檔案信息化建設的任務。

四、改變檔案信息化管理的幾點對策

一是要轉(zhuǎn)變思想，提高認識。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理都要圍繞經(jīng)濟建設、經(jīng)濟發(fā)展這個中心。企業(yè)檔案管理也必須為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展來服務。在市場經(jīng)濟大潮中，企業(yè)不斷變化，舊的體制和管理方式逐步要擯棄，而新的體制在逐步形成，要求我們在思想上提高認識，更新觀念，推進企業(yè)檔案信息化管理，適應企業(yè)發(fā)展的要求。

二是要具備現(xiàn)代化的觀念。計算機和信息技術的快速發(fā)展，已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著油田辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進油田檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

三是要有適應時代發(fā)展的內(nèi)部管理。對于河南油田檔案部門來說，要把檔案工作納入企業(yè)領導的議事日程，解決檔案工作中出現(xiàn)的問題，為檔案工作創(chuàng)造必要的條件。采用科學的管理手段，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎是非常必要的。

四是要有先進的設備和技術。推進檔案信息化管理，我們一方面要不失時機地爭取主管領導的支持，力爭改變我們設備條件，為現(xiàn)代化打下基礎，同時也應不失時機地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設備盡可能地與工作實際相結(jié)合，在檔案管理中發(fā)揮作用。

五、結(jié)束語

總而言之，在當前我國的行業(yè)發(fā)展的過程中，人們?yōu)榱耸沟脵n案管理工作的質(zhì)量和效率得到進一步的增強，就將一些新型的技術手段和管理方法應用到其中，從而對其管理模式進行不斷的創(chuàng)新和改進，這樣不但滿足了當前我國檔案管理工作發(fā)展的相關要求，還使得檔案管理工作的效益得到進一步的增強，進而推動了我國現(xiàn)代化檔案管理行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)了資源共享，給人們的生活帶來了極大的便利。

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