文/吉林省棉麻畜產(chǎn)品公司 郭英明

目前，辦公室對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重要影響，是企業(yè)重要組織結(jié)構(gòu)。可以認(rèn)為現(xiàn)代化辦公室職能包括辦文辦會(huì)、信息調(diào)研、督查督辦、稅收宣傳、文檔管理、信訪接待、財(cái)務(wù)管理等。而辦公室職能發(fā)揮也需要堅(jiān)持一定的原則，而筆者認(rèn)為要做好辦公中所包含的所有職務(wù)，首先必須遵循和具備這五項(xiàng)職能：堅(jiān)持以人為本是其基本原則；堅(jiān)持精細(xì)嚴(yán)密—是其關(guān)鍵；堅(jiān)持改革創(chuàng)新—是其條件；堅(jiān)持無(wú)私奉獻(xiàn)—是其一種信念；而堅(jiān)持清正廉潔—是其一種精神，只有堅(jiān)持以上基本原則，才能更好地發(fā)揮辦公室職能。筆者針對(duì)目前辦公室職能發(fā)揮的現(xiàn)狀簡(jiǎn)單分析如何才能更好地發(fā)揮出辦公室職能

一、辦公室職能發(fā)揮的關(guān)鍵

（一）關(guān)鍵是要吃透“兩頭”

1.吃透上頭?！俺酝干项^”就是首先要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)方針政策有一定的了解，并且能夠較好地把上級(jí)組織政策和基層的實(shí)際情況相結(jié)合，這樣對(duì)做好辦公室職能才有保障。只要了解了這些方針政策，對(duì)以后的工作是有很大的幫助的，如果是新手的話，這樣是有利于更快的掌握辦公室職能的核心的。

2.吃透下頭?！俺酝赶骂^”就是除了深刻到了解上級(jí)組織方針、政策外，還要熟知下級(jí)基本情況，要想更好地辦公室職能還要在這其中了解組織基層工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題。

3.吃透中間。當(dāng)“吃透上頭”和“下頭”是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其中關(guān)鍵還是要吃透中間。辦公室中間工作無(wú)非就是要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路要有清晰的認(rèn)識(shí)、工作方法要正確、對(duì)于工作中的特點(diǎn)要準(zhǔn)確把握，要有更深的領(lǐng)悟，不能局限于表面。

（二）開(kāi)展好調(diào)查研究

針對(duì)以上組織上、中、下的關(guān)系、任務(wù)等能夠清楚的認(rèn)識(shí)，就要開(kāi)始用實(shí)際行動(dòng)去做到以上的“三頭”——對(duì)組織方針、政策有一定的了解，熟知組織基層基本情況以及領(lǐng)導(dǎo)意圖、要求、方向，這樣有利于調(diào)查研究工作的開(kāi)展。此外，要開(kāi)展好的調(diào)查研究，就必須在這之前做好充分的準(zhǔn)備以及充分的前提工作。首先，需要明確調(diào)查的意圖、調(diào)查的目的、調(diào)查的范圍、調(diào)查中會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題以及解決問(wèn)題的對(duì)策。

（三）轉(zhuǎn)變辦公室服務(wù)理念

服務(wù)態(tài)度是最能體現(xiàn)辦公室工作人員的親和力和工作態(tài)度，是否能夠勝任和做好當(dāng)前工作的基本標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵。然而，要做好辦公室職能，就應(yīng)該有時(shí)時(shí)刻刻都能轉(zhuǎn)變自己對(duì)他人服務(wù)的態(tài)度。變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)：被動(dòng)的態(tài)度不僅是在學(xué)習(xí)中會(huì)給學(xué)習(xí)造成不良的影響，同樣在工作中也是如此。主動(dòng)的為他人服務(wù)，會(huì)給他人帶來(lái)溫馨和快樂(lè)的笑容，同時(shí)也會(huì)擁有一顆好的心態(tài)和一種好的心情去面對(duì)一天當(dāng)中工作上所遇到的工作麻煩。其次，要變單一服務(wù)為全面服務(wù)。在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，辦公室服務(wù)也不應(yīng)該滿足于當(dāng)下社會(huì)現(xiàn)狀，擺脫單一而傳統(tǒng)的辦公室職能模式，而全面的辦公室職能發(fā)揮需要我們進(jìn)一步的對(duì)服務(wù)理念的改革與轉(zhuǎn)變。最后，變一般服務(wù)為優(yōu)質(zhì)服務(wù)。辦公室職能發(fā)揮效果如何關(guān)鍵取決于辦公室服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化，只有更好的提升個(gè)人的職業(yè)素質(zhì)，才能更好地發(fā)揮出辦公室職能，才能全面深化辦公室職能模式的創(chuàng)新與發(fā)展。

（四）樹(shù)立良好辦公室形象

樹(shù)立良好的形象是每一份工作，每一個(gè)員工應(yīng)該擁有的職業(yè)道德和基本素質(zhì)。一個(gè)好的形象是一個(gè)公司和企業(yè)的臉面，良好的形象是一個(gè)人走向成功的開(kāi)始，辦公室良好的形象就是在于辦公室工作人員要著裝得體，不著奇裝異服，清爽的面孔，必要時(shí)可以畫一點(diǎn)淡妝，以表示對(duì)人們的尊敬，端正的五官以及親和的語(yǔ)言，都是良好形象中的重中之重。

（五）充分發(fā)揮辦公室團(tuán)體優(yōu)勢(shì)

一是對(duì)上司領(lǐng)導(dǎo)：要充分發(fā)揮好參謀助手的作用，幫助上司領(lǐng)導(dǎo)排除工作中的困擾，做好參謀和助手這一職能。二是對(duì)同一層次的同事：要充分發(fā)揮好運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐的作用，辦公室人員對(duì)于與自己平起平坐的同事，要做好一個(gè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐的作用。三是對(duì)下屬：要充分發(fā)揮好橋梁紐帶的作用，辦公室職能同時(shí)還有聯(lián)系著上司領(lǐng)導(dǎo)和同事下屬的一根紐帶，要做好“中間人”，才會(huì)得到更多的關(guān)懷和信任。四是對(duì)公司以外的人員，要充分發(fā)揮好“窗口”的作用，一個(gè)公司是否能夠走得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)，是否能夠越來(lái)越向更好的方向發(fā)展，是否能夠越來(lái)越成功。首先取決于辦公室職能的發(fā)揮，是否具有一個(gè)辦事流程有條不紊，辦事能力強(qiáng)，辦事效率高的辦公室。

（六）不斷完善和提高職員的技能

首先，要把領(lǐng)導(dǎo)重視作為搞好辦公室工作的先決條件：有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，就應(yīng)該可以積極的發(fā)揮自己的努力和優(yōu)勢(shì)，積極做好辦公室職能。其次，把勤奮學(xué)習(xí)作為辦公室自身建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)?！盎畹嚼?，學(xué)到老”是一個(gè)千古不變的名言警句，勤奮學(xué)習(xí)不僅要為個(gè)人知識(shí)與技能的完善與發(fā)展，同時(shí)也是擴(kuò)寬自己視野，提升自身內(nèi)涵和修養(yǎng)的有效途徑。最后，把甘于奉獻(xiàn)作為辦公室人員必須具備的職業(yè)精神。無(wú)論這份工作是否是自己所感興趣的，但是若你從事了辦公室工作，就應(yīng)該擁有一顆甘于奉獻(xiàn)的心來(lái)為組織服務(wù)。

二、總結(jié)

筆者針對(duì)目前對(duì)辦公室職能發(fā)揮現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出如何更好地發(fā)揮企業(yè)辦公室職能，如何成為一名優(yōu)秀的辦公室職員，辦公室職能是組織未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵，也是組織必須不斷建設(shè)與完善的組織結(jié)構(gòu)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室職能發(fā)揮要以科學(xué)技術(shù)為核心，以完善辦公室管理制度為保障，以高尚的職業(yè)精神為引領(lǐng)，以創(chuàng)新理念為靈魂，不斷提高自身的素質(zhì)和職業(yè)技能，才能更好地發(fā)揮出辦公室的職能。隨著時(shí)代不斷進(jìn)步，為了辦公室也許會(huì)朝著更加多元化的方向發(fā)展，對(duì)于傳統(tǒng)辦公室模式一種革新與發(fā)展。

[1]李清蓮.實(shí)施“四五四”形象工程充分發(fā)揮辦公室的職能作用[J].河北企業(yè),2008,11:29-30.

[2]賈太杰.新形勢(shì)下進(jìn)一步發(fā)揮辦公室職能作用[J].河南電大,1996,04:46-48.

[3]廖德根.文秘人員如何搞好調(diào)研工作[J].統(tǒng)計(jì)與決策,2003,10:93-94.