淺析江蘇地方高校人事檔案管理體制
——兼與彭堅同志商榷

文/常熟理工學院 任紅燕

淺析江蘇地方高校人事檔案管理體制
——兼與彭堅同志商榷

文/常熟理工學院 任紅燕

江蘇各高校人事檔案管理體制各異。從干部任用體制變化、工作人員安排、保管條件和檔案材料收集等方面看，高校人事檔案應該集中統(tǒng)一管理。高校人事檔案扎口人事部門管理利于人事檔案材料的收集歸檔和人事檔案作用的發(fā)揮，是人事檔案管理工作的本質(zhì)要求。

人事檔案；管理體制

高校人事檔案是在組織人事等管理活動中形成的，經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映個人經(jīng)歷和德能勤績的，以教職工個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形式的檔案。是考察和了解人才的重要依據(jù)，是落實人員待遇和澄清人員問題的重要憑證，是開發(fā)、使用人才及人才預測的重要手段。高校人事檔案工作具體包括人事檔案實體管理、人事檔案信息管理等方面的內(nèi)容，是為組織、人事及其他工作提供檔案信息服務的工作。①

一、江蘇高校人事檔案管理體制現(xiàn)狀

高校人事檔案按人員性質(zhì)可分為干部檔案和工人檔案，目前江蘇大部分省屬高校根據(jù)“分級管理”原則，處級干部檔案由黨委組織部負責管理，其他干部檔案和工人檔案由人事部門管理；一部分高校統(tǒng)一由人事處負責管理；少數(shù)高校統(tǒng)一由學校檔案館（室）負責管理。這與2006年2月14日江蘇省委組織部和省教育廳黨組聯(lián)合發(fā)文《關于規(guī)范省屬高校干部人事檔案管理機構設置問題的通知》（蘇組通[2006]14號）有關。該文件要求江蘇省屬高?！氨M快明確干部人事檔案管理機構、人員歸口組織人事部門統(tǒng)一管理”。

二、高校人事檔案應集中統(tǒng)一管理

隨著干部任用體制的改革，逐漸建立起了干部能上能下的體制，今天的處級干部明天或許就是一名普通教師，反之今天的普通教師明天可能提拔為處級干部是常有的事。在這種背景下，干部人事檔案工作實行分級管理會增加人力消耗，不利于提高工作效率。從人員安排看，高校處級干部數(shù)量不會超過安排專職人員的標準，所以處級干部人事檔案由組織部門管理的單位，都是安排工作人員兼職完成，當工作人員手頭有其他工作時，檔案工作往往讓位于其他工作，這樣反而不利于處級干部人事檔案的日常管理。從保管條件方面考慮，由于處級干部檔案數(shù)量有限，往往不會被安排專門庫房，無法做到查借閱分開，不利于檔案的安全保管。從材料收集方面看，黨員材料、干部任免材料等由黨委組織部工作中產(chǎn)生的應歸檔材料，大多是常規(guī)性材料，歸檔工作一般比較順利。處級干部人事檔案不由組織部門管理的單位，由于干部人事檔案管理人員非常容易獲取相關信息，因而即便組織部門不主動移交，也能及時與黨委組織部門溝通，將材料接收歸檔。所以高校處級干部檔案由黨委組織部管理的規(guī)定，顯然不適合現(xiàn)實發(fā)展要求。鑒于此，筆者認為，高校人事檔案應該集中統(tǒng)一管理。

三、高校人事檔案由人事部門統(tǒng)一管理的優(yōu)勢

近幾年，受“大檔案”理論的影響，江蘇有的高校將人事檔案移交給學校檔案館（室）統(tǒng)一管理。檔案的生命力在于檔案的利用?！按髾n案”理論是在檔案利用現(xiàn)狀低迷的情況下提出的，目的是通過加強檔案資源建設以提高檔案的利用效益。但實踐表明，人事檔案由檔案館(室)管理，將不利于材料的收集和開發(fā)利用，這就違背了檔案工作的初衷。筆者認為，高校人事檔案應該由人事部門統(tǒng)一管理。

（一）高校人事檔案扎口人事部門統(tǒng)一管理的優(yōu)勢

1.利于人事檔案材料的收集歸檔。人事檔案是人事信息的載體，一卷齊全完整的人事檔案，可以準確反映教職工個人經(jīng)歷和德能勤績等各方面情況。人事檔案作用的發(fā)揮有賴于檔案材料收集的齊全完整。由于眾多原因，人事檔案材料不完備，出現(xiàn)材料短缺現(xiàn)象普遍存在。目前在非人事部門管理人事檔案的高校中，這種現(xiàn)象尤其嚴重。人事檔案管理是動態(tài)性的管理工作，要不斷充實新內(nèi)容，增加新材料。人事部門的職能決定了大部分材料均由其直接產(chǎn)生或由其經(jīng)手。具體包括干部履歷材料、各類考核材料、工資變動審批表、專業(yè)技術職務評審材料和教職工進修材料、各種反映個人學術水平等的榮譽材料等。這些檔案材料中，除年度考核材料、工資變動審批表屬常規(guī)性材料，其余檔案材料人事部門接收或產(chǎn)生的時間相對不固定，涉及到的相關人員信息，人事部門外的其他部門也比較難掌握全面。所以干部人事檔案扎口檔案館（室）管理的高校，這些非常規(guī)性材料往往收集不全，導致人事檔案難以客觀、全面、歷史地反映教職工的真實情況。這也是江蘇省委組織部和省教育廳黨組聯(lián)合下發(fā)蘇組通[2006]14號文件的原因之一。相反，干部人事檔案扎口人事部門負責管理，則利于檔案管理人員掌握各類相關信息，及時催收相關應歸檔材料。

同時，人事部門負責人才的引進，從其他單位調(diào)入的人員和錄用的應屆高校畢業(yè)生的人事檔案往往首先由他們接收。若由學校檔案館統(tǒng)一管理，檔案館的接收工作就比較被動，是否能及時接收往往取決于人事部門移交積極性的高低。檔案館接收到人事檔案后，審核工作能否有效開展，也完全取決于人事部門能否將人員調(diào)動登記表等記載個人基本情況的材料及時移交。人事部門接收檔案和本部門產(chǎn)生檔案材料都是陸陸續(xù)續(xù)的，有的高校人事部門為了減少移交時來回跑動所需時間，往往將接收到的檔案和產(chǎn)生的應歸檔材料積累到一定數(shù)量才一次性辦理移交手續(xù)，導致有的檔案在他們接收到數(shù)月后才被移交給檔案館；而檔案館對于新進人員的基本情況掌握也不全面，對所接收檔案進行整理審核時并不能及時發(fā)現(xiàn)所缺材料。待接收到人員調(diào)動登記表等材料時，才發(fā)現(xiàn)有重要材料諸如專業(yè)技術職務評審表或學歷學位材料、進修材料等未歸檔或歸檔不齊全，錯過了追要檔案材料的最好時間。若人事檔案扎口人事部門負責管理，檔案管理人員可以在第一時間核對應接收檔案數(shù)量，并對接收的檔案進行審核。

2.利于發(fā)揮人事檔案的作用，激發(fā)人事檔案工作生命力。人事部門是干部人事檔案最主要的利用單位，以筆者所在學校為例，近幾年人事部門利用人事檔案的數(shù)量占總利用數(shù)量的80%以上。干部人事檔案由人事部門負責管理，可以減少工作流程，提高檔案利用率。目前，為提高工作效率，適應信息時代發(fā)展要求，高校人事部門普遍建立、使用人事信息管理系統(tǒng)。如果要確保人事信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的準確性，勢必根據(jù)人事檔案所記載內(nèi)容進行信息核對。人事檔案材料的收集、鑒定、整理和歸檔工作是一個持續(xù)不斷的工作，這意味著人事部門會反復利用到人事檔案。高校人事檔案若由高校檔案館統(tǒng)一管理，尤其是檔案庫房與人事部門不在同一辦公地的，查檔人員必須來回跑動，浪費時間，客觀上降低了工作效率。若檔案館將檔案實體外借給人事部門，則不利于檔案的日常管理和安全保管。有的高校人事部門新建人事信息系統(tǒng)時，很多信息由教職工個人自行填報，而正是由于上述原因，人事部門根本沒有與檔案實體記載進行核對，致使人事檔案失去了其應有的作用。相反，人事檔案扎口人事部門管理的高校，人事檔案的作用就得到了充分發(fā)揮。如蘇州大學人事處下設人事信息與檔案管理科，學校明確維護人事信息管理系統(tǒng)和干部電子檔案管理系統(tǒng)，確保信息安全與準確；提供人事檔案的查閱、借閱，出具公證材料及相關證明等工作是該科室主要職責。人事信息系統(tǒng)中的信息以人事檔案記載為準，保證了信息的準確性。

（二）與高校人事檔案納入綜合檔案管理必要性觀點的商榷

彭堅在《論高校檔案的“大綜合”——高校人事檔案納入綜合檔案管理問題分析與對策》①一文中提出將人事檔案納入綜合檔案管理，認為此舉有其必要性：整合資源、優(yōu)化保障的需求；人員專業(yè)素質(zhì)提升的本質(zhì)要求。

彭堅認為獨立保管的人事檔案保管條件往往不符合庫房建設要求。納入統(tǒng)一管理后，可統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地的分配，能保障檔案保管條件，可整合檔案資源，更全面地對檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調(diào)。筆者認為，是否有檔案辦公用地和保管條件能否合格，主要在于對人事檔案工作的重視程度，與歸屬哪個部門管理沒有直接關系。人事檔案在人事部門管理，更利于發(fā)揮其作用，人事檔案工作自然會被重視。另一方面，客觀上人事檔案集中管理后，數(shù)量比較大，要求安排相對獨立的庫房和辦公場所反而容易做到。同時，只要重視，在庫房安裝空調(diào)、溫濕度監(jiān)控設備等技防措施也自然會到位。

彭堅認為，從事人事檔案的干部缺少培訓、交流機會，專業(yè)知識往往是緩慢甚至是停滯不前的，檔案統(tǒng)一管理后專業(yè)人員的培訓可納入高校檔案培訓的統(tǒng)一安排，繼續(xù)教育機會明顯增加。筆者認為，這個說法對于江蘇高校人事檔案工作者而言，顯然并不符合實際。江蘇地方高校干部人事檔案的業(yè)務指導單位是江蘇省委組織部，為提高干部人事檔案從業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)，江蘇省委組織部會不定期組織業(yè)務培訓。同時，還建有一QQ群，全省高校人事檔案工作者以及省委組織部干部檔案室領導和工作人員以及干檔室分管領導都在這個群里，這個群目前是業(yè)務指導和群員們討論業(yè)務工作的重要平臺。還按地區(qū)建立有高校人事檔案工作協(xié)作組，協(xié)作組不定期組織活動，是高校人事檔案工作人員提高業(yè)務水平的橋梁。省委組織部干檔室的工作電話向高校人事檔案工作者公布，高校人事檔案工作者有業(yè)務問題隨時可向省委組織部相關人員進行咨詢。

四、高校人事檔案扎口人事部門管理，是人事檔案工作本質(zhì)要求

人事檔案信息管理是高校人事檔案工作應有之義，而人事檔案信息與人事信息有著不可分割的關系，很多時候甚至可以將兩者等同。在檔案信息審核方面，人事檔案工作者與人事部門工作人員的工作有著相同之處。如對出生時間、參加工作時間等信息的認定等政策性很強的工作，人事部門的人要了解相關政策，人事檔案工作者也必須掌握認定方法。如果人事檔案由檔案館管理，這兩部分信息就分屬不同部門管理，總體上不利于工作效率的提高。如《干部履歷表》和“三齡兩歷”的審核按規(guī)定均由組織人事部門承擔；而根據(jù)人事檔案工作要求，人事檔案工作人員對于新接收的檔案材料，要從形式到內(nèi)容進行審核，發(fā)現(xiàn)形式不規(guī)范或內(nèi)容不準確的要退回相關部門重新制作。如果人事檔案扎口學校檔案館(室)負責管理，這種審核工作就要做兩遍，這在一定程度上浪費了學校的人力。

注釋：

①彭堅.論高級檔案的“大綜合”——高校人事檔案納入綜合檔案管理問題分析與對策[J].檔案與建設.2012(10):7-9.

[1]朱玉媛,周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢:武漢大學出版社,2011.