文/十堰日報社 李代霞

單位的人事檔案都是以員工的實際情況來進(jìn)行記錄的，是單位對于員工進(jìn)行考核的主要參照，還與職工的各種福利相關(guān)；有了人事檔案，就有了考核評鑒的標(biāo)準(zhǔn)。因此人事檔案有著很重要的作用。這也使得單位的人事部門要對員工的人事檔案在管理和利用方面要格外認(rèn)真；人事部門想要行之有效地提升對于人事檔案的管理和利用，就要不斷地強(qiáng)化負(fù)責(zé)人事檔案的管理人員其自身的專業(yè)技能和素質(zhì)。

一、人事檔案的意義

人事檔案作為員工在單位中的行為記錄，完整地記錄了員工平時的工作表現(xiàn)等，因此在很多方面都有著重要的意義。

（一）為單位的干部考核提供資料

管理層可以利用單位內(nèi)部的人事檔案進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)不同干部之間不同的特點(diǎn)優(yōu)勢，可以有效地進(jìn)行干部之間的優(yōu)勢整合；依照事業(yè)制定的發(fā)展戰(zhàn)略方向，事業(yè)現(xiàn)階段的人才發(fā)展需求等，不斷調(diào)整對于現(xiàn)有干部的管理，從而更好地促進(jìn)事業(yè)的良性有序的發(fā)展。

（二）增加歸屬感

完整完善的員工人事檔案記錄了員工的整個情況，這樣一來如果職工家庭或是其他有什么需要，單位可以在第一時間知道，并給與一定的幫助，可以有效地增加職工的事業(yè)歸屬感；定期組織職工進(jìn)行體檢并認(rèn)真記錄再案，以防出現(xiàn)一些不可預(yù)見的事情；另外還可以依照檔案中的工作年限、工作效率等情況，單位可以將福利的選擇權(quán)交給職工，讓他們自己去選擇。通過類似這種方式來對人事檔案進(jìn)行利用，可以有效地增加職工的集體感和歸屬感，減少關(guān)鍵崗位人員的流失。

（三）員工的合理規(guī)劃

人事檔案，使得單位能夠為員工進(jìn)行合理的崗位規(guī)劃。人事檔案完整的記錄了員工在事業(yè)中的生活、取得的大大小小的工作業(yè)績、也會有失敗的記錄，這樣一來檔案就可以成為人事部門的管理人員在對職工的心理、生理、思想等諸多方面進(jìn)行分析的主要依據(jù)，可以較為準(zhǔn)確地對員工進(jìn)行定位，合理地開展未來的規(guī)劃，使得員工可以充分發(fā)揮其作用。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理有可能出現(xiàn)的不足

（一）沒有足夠的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)層的重視是人事檔案管理與利用的基礎(chǔ)前提；但是現(xiàn)如今還有一些單位管理人員沒有看到人事檔案管理的重要性，還沒有將人事檔案的管理和應(yīng)用放在較為重要的位置上，對其關(guān)心程度較低；一般來說有以下幾點(diǎn)表現(xiàn):首先就是單位的人事部門對于檔案的管理和利用不重視，部門內(nèi)部沒有專項負(fù)責(zé)的管理人員，相關(guān)的管理制度不完善，人事部門對于人事檔案的管理和利用標(biāo)準(zhǔn)不一。其次單位的人事部門并不是十分清楚相關(guān)的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)人事管理工作的同志對于相關(guān)的法律法規(guī)學(xué)習(xí)不夠。再次是單位內(nèi)部的人事部門人員構(gòu)成不穩(wěn)定，參與人事檔案管理的工作人員更迭較快，不利于管理工作的持續(xù)。最后是單位對于人事檔案管理預(yù)算較低，相關(guān)的辦公設(shè)備不齊全，沒辦法很好地確保管理工作的開展。

（二）人員構(gòu)成，專業(yè)技能仍需加強(qiáng)

事業(yè)單位內(nèi)部都有人事部門，但是負(fù)責(zé)人事的工作人員基本上沒有經(jīng)過專業(yè)的人事檔案管理學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，有的工作人員的檔案管理能力不強(qiáng)，專業(yè)素質(zhì)還有待提高。一般的人事工作人員對于檔案管理的要求和范圍等方面的內(nèi)容并不清晰，檔案的分類歸類不準(zhǔn)確，另外加之不是專門負(fù)責(zé)人事檔案，平時還有其他的人事工作使得其沒有充分的時間進(jìn)行管理和利用，難以有效地保障人事檔案在管理和利用方面的合理和規(guī)范。

另一方面，隨著單位的事業(yè)規(guī)模發(fā)展，內(nèi)部的人員越來越多，人事檔案也在不斷地增加；還使用之前的紙質(zhì)檔案會在儲存方面出現(xiàn)問題；然而使用現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理，人事部門工作人員對于這方面沒有進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)，也會對人事檔案的管理和利用有一些影響。

三、如何進(jìn)行解決和加強(qiáng)

要做到行之有效地解決人事檔案所存在的不足等，就要做到以下幾點(diǎn)：

（一）提高對于人事檔案的重視

單位的管理人員，尤其是中高層的領(lǐng)導(dǎo)層要提高對于人事檔案的重視程度，看到其多方面不同的重要作用，把員工人事檔案的管理工作提到一個新的高度上來，定期檢查檔案管理工作，聽取并解決所存在的問題和不足；單位的管理層在指定發(fā)展戰(zhàn)略和計劃時，要將人事檔案管理工作也要考慮進(jìn)去，將檔案管理工作轉(zhuǎn)變成為計劃性強(qiáng)、檢查到位、工作成效高的管理，促進(jìn)人事檔案管理和利用工作的積極發(fā)展。

（二）設(shè)立專項部門和管理人員

單位的人事部門內(nèi)部要按照國家的有關(guān)法律法規(guī)，設(shè)立專項部門和管理人員，可以有效地確保人事檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性；另外還要不斷對于專項人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使得管理人員可以詳細(xì)仔細(xì)地了解相關(guān)法律法規(guī)，增加自身的專業(yè)素養(yǎng)，將專業(yè)的理論與實踐工作相結(jié)合，提升工作的效率和效果。

四、結(jié)語

人事檔案的管理和利用在單位事業(yè)中處于一個很重要的地位，對于事業(yè)未來的發(fā)展，人員的崗位規(guī)劃等都不可小覷的作用，因此針對于現(xiàn)階段所存在的問題和不足，一定要及時進(jìn)行解決，這樣才能降低人員以及關(guān)鍵崗位人才的流失率，行之有效地促進(jìn)事業(yè)良性、積極向上地發(fā)展。

[1]董世賢.淺談人事檔案的管理與利用[J].經(jīng)營管理者,2012(06).