淺談動態(tài)管理是企業(yè)檔案管理的可行之路

文/中鐵大橋局集團(tuán)第二工程有限公司 李慶麗

“管理與時代同步”是各項事業(yè)發(fā)展永恒的主題，隨著我國改革的進(jìn)展和社會主義各項事業(yè)的發(fā)展,企業(yè)檔案管理也應(yīng)實現(xiàn)“檔案管理與時代同步”，使企業(yè)檔案管理更好地體現(xiàn)時代性，把握規(guī)律性，富于創(chuàng)造性。圍繞這一主題，筆者以中鐵大橋局集團(tuán)二公司檔案管理為例，淺談動態(tài)管理模式是企業(yè)檔案管理的必由之路。

一、國家檔案局10號令為檔案動態(tài)管理提供了依據(jù)

2012年12月17日國家檔案局發(fā)布10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，對企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高的要求，因此，二公司順應(yīng)形勢的發(fā)展，按照《規(guī)定》中“正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限”和“企業(yè)文件材料歸檔范圍”“企業(yè)檔案的保管期限”的規(guī)定，同時依據(jù)“企業(yè)在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本企業(yè)形成文件材料的現(xiàn)實作用和歷史價值，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限”的要求，對公司檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，針對檔案管理中存在的問題，利用近一年的時間對公司檔案進(jìn)行了清理、規(guī)范、梳理，并結(jié)合工作實際，實施了檔案動態(tài)歸檔制度，變過去檔案年度上報歸檔為現(xiàn)在的動態(tài)歸檔管理模式，通過一年多的工作實踐，形成公司檔案動態(tài)管理良性工作機(jī)制，大大提高了檔案的歸檔質(zhì)量。

二、科學(xué)整合檔案資源為檔案動態(tài)管理奠定了基礎(chǔ)

根據(jù)10號令的有關(guān)規(guī)定，二公司對現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行了科學(xué)整合，以便于搜集、便于查詢、便于調(diào)閱、便于管理為目的，分為“科技檔案類，實物、聲像、印章類，文書檔案類”3類施行動態(tài)管理。

一是對科技檔案施行動態(tài)分類管理。根據(jù)二公司科技檔案原有10大項歸檔內(nèi)容，把其中7項納入動態(tài)歸檔范圍，包括：中標(biāo)通知書、開工報告、施工合同、反映工程總里程設(shè)計圖、質(zhì)量鑒定證書、竣工驗收報告、工程結(jié)算單：該結(jié)算單可能出具的較晚，公司將及時追繳。其他反映工程總里程竣工圖、施工總結(jié)、竣工圖和其它竣工資料可在竣工后集中、及時進(jìn)行移交。

二是對實物、聲像、印章施行動態(tài)綜合管理。過去公司對此類檔案由于種種原因一直管理不到位，習(xí)慣于工程竣工后再去聯(lián)系相關(guān)人員辦理此類檔案的移交工作，極易造成此類檔案在項目施工過程中由于人員變動或存放不便而丟失的現(xiàn)象?，F(xiàn)在公司施行了聲像檔案同步移交歸檔，印章檔案實現(xiàn)了動態(tài)追蹤管理，其他實物檔案按季度目錄清單報表實現(xiàn)了和工程項目同步對接管理。

三是對文書檔案施行動態(tài)即時管理。嚴(yán)格落實“三改”，即：一改過去年度歸檔形式，變現(xiàn)在的季度目錄清單報表形式，檔案室根據(jù)上報的文書目錄清單及時反饋意見，對重要文書隨時進(jìn)行追繳歸檔；二改以往文件由部門分散移交歸檔的拖拉方式，變?yōu)槟壳坝蓹n案室向總經(jīng)理辦公室和黨委辦公室根據(jù)兩辦網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)生成的目錄清單先進(jìn)行初步確認(rèn)歸檔文件范圍，再由各部門負(fù)責(zé)人確定后由檔案室集中進(jìn)行相應(yīng)紙質(zhì)文件及文件審批表、文件批復(fù)單的打印工作；三改公司非文件類文書一往被動歸檔形式，現(xiàn)采取上門現(xiàn)場確認(rèn)的方式，大大減少了公司非文件類重要文書流失的現(xiàn)象。

三、完善規(guī)章制度體系為檔案動態(tài)管理提供了保障

根據(jù)10號令的有關(guān)規(guī)定，二公司不斷規(guī)范檔案動態(tài)管理目錄，嚴(yán)格檔案動態(tài)上報程序、落實檔案動態(tài)管理制度，確保各類檔案的安全性、完整性、時效性。

一是規(guī)范檔案動態(tài)管理目錄。二公司對3類動態(tài)管理檔案的目錄范圍進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，并形成電子文檔，便于利用信息技術(shù)準(zhǔn)確、便捷地查詢、調(diào)閱，如：對實物檔案歸檔明確目錄范圍為“項目部在工程質(zhì)量、施工進(jìn)度、勞動競賽、科技創(chuàng)新、先進(jìn)評比中所獲得上級單位頒布的獎杯、獎狀、獎牌、獎旗、證書等榮譽實物檔案；?。ú浚┘壱陨项I(lǐng)導(dǎo)、社會知名人士為項目部所題字、題詞、作畫等名人字畫實物檔案；同行、上級、政府等贈送給項目部具有紀(jì)念意義的禮品贈品等實物檔案；橋模、畫冊、紀(jì)念章等對企業(yè)具有紀(jì)念意義的實物檔案；其他經(jīng)公司認(rèn)定具有保存價值的實物檔案”5項。

二是嚴(yán)格檔案動態(tài)上報程序。為確保檔案動態(tài)全面、及時，二公司不斷完善上報程序，要求公司所屬各項目部辦公室每月留意各類檔案的動態(tài)情況，及時收集、歸檔、上報相關(guān)信息，并建立項目部內(nèi)部月統(tǒng)計匯總制度；每季度根據(jù)日常所掌握情況和月上報情況，按照目錄范圍要求填寫、上報《XX類檔案累計登記季報表》；公司檔案室對各項目部所報清單進(jìn)行審核并回復(fù)審核意見，對重大檔案采取上門現(xiàn)場確認(rèn)的方式，確定《XX類檔案累計登記季報表》所列檔案是否符合“10號令”應(yīng)歸檔的范圍，并確定正式向公司檔案室移交歸檔日期。

三是落實檔案動態(tài)管理制度。加強制度建設(shè)，是二公司施行檔案動態(tài)管理的有效舉措，如：建立完善了各類檔案歸檔動態(tài)表上報制度，每個季度后10日前，項目部上報《XXXX工程項目XXXX年X季度XX類檔案歸檔情況動態(tài)表》，公司檔案室匯總后及時匯編并在全公司范圍內(nèi)發(fā)布《中鐵大橋局二公司工程項目XXXX年X季度XX類檔案歸檔情況動態(tài)表》，及時掌握各類檔案動態(tài)歸檔情況。公司檔案室將根據(jù)各項目部各類檔案搜集情況及時下發(fā)《XX類檔案動態(tài)歸檔通知單》。

二公司通過認(rèn)真貫徹落實10號令，科學(xué)整合檔案資源，完善規(guī)章制度體系，創(chuàng)新檔案歸檔動態(tài)管理模式，給檔案管理帶來可喜的變化：

一是檔案管理更加完善，檔案歸檔總量大幅提高，據(jù)公司統(tǒng)計2013年公司非文件類文書歸檔達(dá)184件，超過了近五年的總和，實現(xiàn)量的提升；二是檔案資料更加規(guī)范，據(jù)公司組織調(diào)查，施行檔案動態(tài)管理以來，檔案歸檔合格率達(dá)到100%，實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍；三是檔案查詢更加快捷，過去查閱歷史檔案平均需要20分鐘，現(xiàn)在通過規(guī)范的目錄、準(zhǔn)確的電子文檔，不到1分鐘一“搜”便知；四是檔案調(diào)閱更加準(zhǔn)確，在施行檔案動態(tài)管理過程中，公司規(guī)定“對重大檔案采取上門現(xiàn)場確認(rèn)的方式”，確保了歸檔檔案的全面、真實、準(zhǔn)確、無遺漏，檔案調(diào)閱準(zhǔn)確率達(dá)100%。

實踐證明，二公司施行檔案動態(tài)管理有效破解了過去“檔案歸檔時效性不強、歸檔質(zhì)量不高、檔案擱置、查詢難、調(diào)閱難”等方面的問題，為企業(yè)檔案管理找到了一條可行之路。