ePS供應(yīng)商評分系統(tǒng)在醫(yī)院藥品采購管理體系中的應(yīng)用

沈 烽，張 健，黃 源，吳穎坤，金 樑，張 青，劉 榮（上海交通大學醫(yī)學院附屬新華醫(yī)院，上海 200092）

當前，我國醫(yī)院已邁入了信息化時代，各種醫(yī)院管理信息系統(tǒng)和醫(yī)療臨床信息系統(tǒng)正在普及。醫(yī)院信息化使醫(yī)院工作流程發(fā)生了徹底的改變，也使醫(yī)院得到了全面發(fā)展。我院已使用ePS（Electronic pharmaceutical supplies）即電子化藥品物流平臺3年左右，該平臺是由新華醫(yī)院與上海格銀信息技術(shù)有限公司共同開發(fā)研制的，目前使用的是ePS 1.0版本。我們通過幾年的應(yīng)用，有效地發(fā)揮了該平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析優(yōu)勢，且注重過程痕跡管理。其中，該平臺數(shù)據(jù)中的供應(yīng)商評分系統(tǒng)能客觀反映過程中各項數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對不同供應(yīng)商的有效、公正的管理。該系統(tǒng)主要通過5個部分（供應(yīng)商資質(zhì)審核能力20分，訂單可供貨率20分，訂單處理20分，驗收出庫效率20分，藥品質(zhì)量處理能力20分）來客觀高效地管理供應(yīng)商資質(zhì)和藥品采購過程，并通過各分模塊的智能化的軟件設(shè)計，可任意統(tǒng)計某一時間段供應(yīng)商的評分[1]，為新藥供應(yīng)商選擇及供應(yīng)商淘汰提供依據(jù)，以下進行詳細介紹。

1 評估內(nèi)容

1.1 供應(yīng)商資質(zhì)審核（20分）

供應(yīng)商資質(zhì)主要審核內(nèi)容包括[2]：（1）加蓋企業(yè)公章的生產(chǎn)或經(jīng)營企業(yè)許可證，營業(yè)執(zhí)照復印件；（2）加蓋企業(yè)公章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的企業(yè)法定代表人的委托授權(quán)書原件；（3）藥品銷售人員的身份證復印件等。

該分模塊評分標準：（1）經(jīng)營許可證過期扣5分；（2）營業(yè)執(zhí)照過期扣5分；（3）《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》（GSP）過期扣5分；（4）委托書過期扣5分；（5）不主動修改信息扣5分。判斷依據(jù)：藥庫依照供應(yīng)商提供的紙質(zhì)文件修改平臺信息為扣分依據(jù)。以上各扣分項累計，最高扣分為20分。同時，以上證照失效前3個月系統(tǒng)都會變色提示，供應(yīng)商客戶端處也能同時知曉證照即將過期情況，及時在其客戶端上進行維護更新，再將蓋章后的紙質(zhì)資質(zhì)提交醫(yī)院藥庫，藥庫負責人核對無誤后確認并留檔；確認后的變更電子信息提交上一級主管進行審批，通過后完成整個資質(zhì)的變更手續(xù)。運用電子化管理供應(yīng)商資質(zhì)后，供應(yīng)商主動性增強，且所有供應(yīng)商資質(zhì)是否即將失效無需憑人工記憶，以確保在庫供應(yīng)商資質(zhì)的有效性。任一供應(yīng)商資質(zhì)過期，系統(tǒng)都會自動鎖定該供應(yīng)商的一切采購行為。

1.2 訂單可供貨率（20分）

每次訂單的可供貨率（某一供應(yīng)商實際到貨品種數(shù)與采購訂單上的品種數(shù)之比的百分率）將直接影響到醫(yī)院藥品的正常供應(yīng)，特別是在目前醫(yī)院藥品庫存量普遍都較低的情況下。該模塊評分標準：（1）可供貨率為100%時不扣分；（2）可供貨率為95%～99%時扣5分；（3）可供貨率為90%～94%時扣10分；（4）可供貨率為81%～89%扣15分；（5）可供貨率＜80%時扣20分。

供應(yīng)商代表將更注重缺貨藥品信息，及時與醫(yī)院藥品采購員進行溝通，并告知缺貨原因，采購員可另尋采購渠道，確保臨床藥品供應(yīng)，同時可減少由于缺貨而造成的扣分現(xiàn)象。到貨后又及時告知信息，真正加強采購員與供應(yīng)商代表之間的有效溝通。

1.3 訂單處理（20分）

該模塊評分標準：（1）不按時到貨（判斷依據(jù)：在供應(yīng)商資質(zhì)內(nèi)，預先維護好該供應(yīng)商送貨周期，如1天或2天等，如果送貨周期為1天的訂單，送貨時間超過第2天下班時間時即扣分）扣5分；（2）同一品種送貨2個批次，每個批次扣0.2分，最多扣2分；（3）同一個品種送貨3個批次，每個批次扣0.3分，最多扣3分；（4）沒有在網(wǎng)上及時發(fā)單，扣5分；（5）有拒收情況（如外包裝破損、票貨不符、批號有誤、效期有誤等）每個品種扣5分。

1.4 驗收出庫效率（20分）

該模塊評分標準：（1）每分鐘處理1～3.99箱（某一供應(yīng)商，總的送貨箱數(shù)除以驗收所花費時間，即為該供應(yīng)商的驗收效率，時間由系統(tǒng)自動記錄）扣15分；（2）每分鐘處理4～6.99箱扣10分；（3）每分鐘處理7～10.99箱扣5分；（4）每分鐘處理＞11箱扣0分。

2009－2011年供應(yīng)商驗收效率的平均值比較見表1。

表1 2009－2011年供應(yīng)商驗收效率比較Tab 1 Comparison of drug acceptance efficiency from 2009 to 2011

由表1可知，由于我院從2009年5月份開始在藥品入庫驗收上運用ePS，因此，2011年比2009年驗收效率提高了201%。

1.5 藥品質(zhì)量問題處理能力（20分）

1.5.1 傳統(tǒng)模式是通過手工輸入方式進行登記、記錄，缺陷有：1）數(shù)據(jù)手工登記或計算機輸入信息不統(tǒng)一（包括藥品名稱、規(guī)格、質(zhì)量原因等）。2）登記數(shù)據(jù)不能共享。3）年度人工統(tǒng)計分析花費時間長。4）供應(yīng)商獲取藥品質(zhì)量問題信息不及時。

1.5.2 ePS客戶端輸入優(yōu)勢：1）藥庫和各藥房可以共享“藥品質(zhì)量問題登記信息庫”。2）提高效率。3）供應(yīng)商能及時獲取質(zhì)量問題登記信息。藥品質(zhì)量問題登記模塊的運用，可統(tǒng)計與產(chǎn)出相應(yīng)的報表：①A型、B型藥品質(zhì)量問題占比[3]（A型藥品質(zhì)量問題：生產(chǎn)過程中存在的藥品質(zhì)量問題，也就是出廠前就存在的藥品質(zhì)量問題，如無標簽、標簽脫落、空盒、空泡、含異物、裝量不足等；B型藥品質(zhì)量問題：流通、使用過程中出現(xiàn)的藥品質(zhì)量問題，也就是出廠后出現(xiàn)的質(zhì)量問題，如破損、變色等）；②部門登記占比（年度各部門登記出現(xiàn)藥品質(zhì)量問題的次數(shù)占比）；③質(zhì)量問題原因分析；④質(zhì)量問題處理天數(shù)統(tǒng)計排序；⑤供應(yīng)商處理能力統(tǒng)計；⑥供應(yīng)商藥品質(zhì)量問題出現(xiàn)頻次統(tǒng)計分析；⑦生產(chǎn)企業(yè)藥品質(zhì)量問題出現(xiàn)頻次排序。

對每年登記的藥品質(zhì)量問題的信息進行整理排序，以供應(yīng)商處理能力（年度該供應(yīng)商解決藥品質(zhì)量問題數(shù)/該供應(yīng)商登記藥品質(zhì)量問題總數(shù)的百分比；處理藥品質(zhì)量問題時首先進行記錄，并提交給相應(yīng)的供應(yīng)商，進行退貨處理）、處理效率來進行評分，兩項內(nèi)容各為10分。2009－2011年供應(yīng)商藥品質(zhì)量問題處理情況比較見表2。

表2 2009－2011年藥品質(zhì)量問題處理情況比較Tab 2 Comparison of the unqualified products treatment capability from 2009 to 2011

由表2可見，我院運用ePS平臺后，供應(yīng)商處理能力和平均處理天數(shù)都得到了明顯的促進提高。與2009年比，藥品質(zhì)量問題處理能力提高了32%；平均處理藥品質(zhì)量問題的天數(shù)由2009年的149天下降到2011年的55天，處理效率[（2011年處理平均天數(shù)－2009年處理平均天數(shù)）/2009年處理平均天數(shù)×100%]提高了63%。

2 評估后效果

自2009年起我院開始采用ePS客戶端進行藥品供應(yīng)商多維度評分，由于采購過程采用全程掃描方式，ePS客戶端能客觀反映任何時間段供應(yīng)商的評分結(jié)果，各供應(yīng)商能及時了解在該時間段扣分原因，有針對性地處理解決。醫(yī)院每年根據(jù)評分情況對供應(yīng)商進行分級，分級標準：A級，＞95.00分；B級，90.00～94.99分；C級，85.00～89.99分；D級，80.00～84.99分；E級，＜80分。2009－2011年供應(yīng)商年度評估分級結(jié)果比較見表3。

表3 2009－2011年供應(yīng)商年度評估分級結(jié)果比較Tab 3 Comparison of the annual grade report from 2009 to 2011

由表3可見，在應(yīng)用ePS初期，由于傳統(tǒng)物流模式應(yīng)用的普遍性，A級供應(yīng)商只有4家，B級供應(yīng)商為10家，共有17家供應(yīng)商納入C級水平，故大多數(shù)供應(yīng)商都分布在B級和C級，占79%；2010年，該狀況得到明顯改善，A級供應(yīng)商為20家，B類供應(yīng)商為12家，C類供應(yīng)商為2家，A類和B類供應(yīng)商占比為94%，供應(yīng)商藥品物流配送水平得到了明顯的提升。隨著各家供應(yīng)商物流水平大幅度提升，對評分標準可進一步細化，2011年A級供應(yīng)商為27家，B級供應(yīng)商為7家，已無C級供應(yīng)商，ePS平臺的應(yīng)用可有效改善供應(yīng)商物流水平。

3 討論

2010年整個年度采用ePS供應(yīng)商評分系統(tǒng)后，供應(yīng)商的服務(wù)意識明顯加強，由過去只關(guān)心訂單的單一工作模式到目前更深層次地去關(guān)心缺貨品種情況、物流狀況、藥品售后服務(wù)等內(nèi)容，真正轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)供應(yīng)商服務(wù)模式。由于評分結(jié)果將直接關(guān)系到供應(yīng)商銷售額以及新進藥品供應(yīng)商的選擇[4]，故供應(yīng)商代表會盡力去做好與評分相關(guān)的工作。

由于本評分系統(tǒng)的應(yīng)用，藥庫花在供應(yīng)商資質(zhì)管理上的時間大大減少，藥師可以將更多的時間用于對臨床藥師以及一線藥房的信息服務(wù)與支持上，如“藥品供應(yīng)信息”“相似藥品比較圖片提示”“呆滯藥品處理”等，藥庫由過去的藥品供應(yīng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樗幤沸畔?shù)據(jù)支持的工作模式，更好地服務(wù)于臨床。

3.1 為選擇新進藥品供應(yīng)商提供數(shù)據(jù)依據(jù)

每年“供應(yīng)商分級評估”結(jié)果可作為醫(yī)院藥事會通過新藥供應(yīng)商選擇依據(jù)之一。

3.2 為供應(yīng)商淘汰提供依據(jù)

目前，一家三級甲等醫(yī)院藥品供應(yīng)商至少有二三十家甚至更多，隨著醫(yī)療體制改革的深入發(fā)展，供應(yīng)商數(shù)量多則勢必會影響藥品供應(yīng)效率；同時，一、二級藥品供應(yīng)商之間的調(diào)劑，增加了中間成本，大大降低了供應(yīng)商物流效率，導致部分批發(fā)企業(yè)已經(jīng)虧損或面臨虧損[5]。因此，理想的藥品供應(yīng)商應(yīng)為2～3家，而本評分系統(tǒng)的使用為供應(yīng)商的淘汰提供了客觀依據(jù)。

3.3 為供應(yīng)商提高藥品配送物流管理提供依據(jù)

醫(yī)院每年可根據(jù)ePS平臺上統(tǒng)計的“供應(yīng)商年度評分”表，可提供信息使供應(yīng)商針對自己物流配送中的薄弱環(huán)節(jié)進行有效改進，不斷提高物流配送水平，更好地服務(wù)于醫(yī)院。

[1]范開華.精益管理在我院藥品庫房的實施及體會[J].中國藥房，2011，22（25）：2355.

[2]上海市食品藥品監(jiān)督管理局.上海市醫(yī)療機構(gòu)藥劑管理規(guī)范：試行[S].2004-06-01.

[3]沈烽，張健，王蘭珍，等.藥品質(zhì)量數(shù)據(jù)分析在醫(yī)院藥庫管理中的應(yīng)用[J].中國藥房，2009，20（10）：760.

[4]彭?，?，胡麗輝，吳新榮.醫(yī)院藥庫實施供貨公司評價的意義及其模式探討[J].中國藥房，2008，19（34）：2672.

[5]藤志喜，王彥.我國醫(yī)藥物流信息化建設(shè)制約因素探討[J].中國藥房，2009，20（10）：725.