文/陳玉姐

學(xué)校檔案是指學(xué)校在學(xué)校建設(shè)、教育教學(xué)、學(xué)校管理及財務(wù)管理等活動中直接形成的有保存、查考、利用價值的文字、圖表和圖像等多種形式、各類載體的歷史記錄，是學(xué)校的重要精神文化財富。檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，加強學(xué)校檔案管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校各項工作。

一、學(xué)校檔案類別

學(xué)校檔案一般包括學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案等各個方面，記載著學(xué)校發(fā)展的歷程。

學(xué)籍檔案是學(xué)生個人的所有信息及其在學(xué)校學(xué)習(xí)生活的所有情況的匯總。教學(xué)檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學(xué)計劃的實施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實驗、實踐教學(xué)等培養(yǎng)學(xué)生全過程的材料?？蒲袡n案是學(xué)校教職員工開展各項課題研究、參加兩課評比、參加信息化教學(xué)大賽、參加職業(yè)教育論壇、文明風(fēng)采大賽、技能大賽等各項活動的全過程材料。人事檔案是學(xué)校所有教職員工個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，事關(guān)教職員工個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、退休待遇等方面，和教師的個人利益聯(lián)系緊密，是學(xué)校檔案中的重要組成部分。文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、總結(jié)工作、制定計劃的可靠信息資料。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是對學(xué)校經(jīng)濟活動的記錄和反映?；n案將所建工程的名稱、年代、承建單位、樓宇的具體參數(shù)一一列清，務(wù)必做到明確、詳細(xì)、準(zhǔn)確，還包括建筑、安裝圖紙等。職業(yè)學(xué)校為保證學(xué)生的技能訓(xùn)練，采購了大量的實習(xí)實訓(xùn)設(shè)備，設(shè)備檔案將實習(xí)實訓(xùn)設(shè)備的名稱、具體參數(shù)一一標(biāo)明，并附有該設(shè)備的生產(chǎn)廠家，設(shè)備的結(jié)構(gòu)圖、電氣安裝圖等。

二、技能大賽檔案

技能大賽檔案是學(xué)校教科研檔案的重要組成部分。全國職業(yè)院校技能大賽是中華人民共和國教育部發(fā)起，聯(lián)合國務(wù)院有關(guān)部門、行業(yè)和地方共同舉辦的一項全國性職業(yè)教育學(xué)生競賽活動。全國各個省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市積極參與，是專業(yè)覆蓋面最廣、參賽選手最多、社會影響最大、聯(lián)合主辦部門最全的國家級職業(yè)院校技能賽事，成為中國職教界的年度盛會。

2007年至2014年共舉行了八屆全國技能大賽。2014年大賽共設(shè)12個專業(yè)類的95個比賽項目，參賽選手逾萬人。江蘇省、淮安市技能大賽亦相應(yīng)舉辦了8屆。2014年第八屆淮安市職業(yè)院校技能大賽，我校參加了現(xiàn)代制造、電工電子、交通運輸、財經(jīng)商貿(mào)、旅游服務(wù)、藝術(shù)類6大類的技能競賽。我校獲得了優(yōu)秀組織獎；財經(jīng)商貿(mào)、信息技術(shù)、文化教育類獲團(tuán)體一等獎，電工電子、藝術(shù)類獲團(tuán)體二等獎，現(xiàn)代制造類獲團(tuán)體三等獎；環(huán)境藝術(shù)設(shè)計類王弘戟老師獲“技術(shù)能手”稱號；王弘戟等16名師生獲一等獎，共獲75人次獲一、二、三等獎。

自2008年起，我們檔案室配合相關(guān)系部專業(yè)教師，對技能大賽的相關(guān)資料進(jìn)行收集整理。按項目類別，年份，國賽、省賽、市賽三個級別收集各項目的競賽方案、競賽秩序冊、模擬練習(xí)題、競賽試題等。

收集的難度是巨大的，特別是我們沒有參加的國賽、省賽項目的材料，競賽方案、競賽秩序冊是比較方便的，但是模擬練習(xí)題、競賽試題等是相當(dāng)?shù)睦щy，有些項目的確也沒能收集齊全。通過和專業(yè)教師合作，把相關(guān)材料整理歸檔，并加入了我校的相應(yīng)項目的集訓(xùn)計劃；每年度的技能大賽指導(dǎo)教師省級培訓(xùn)，我校均會派指導(dǎo)教師參加，培訓(xùn)資料也加入項目材料中。通過近7年的努力，我校的技能大賽檔案基本建立。

三、技能大賽檔案應(yīng)用

檔案的價值在于利用，技能大賽檔案的建設(shè)就更加明確地是為了應(yīng)用。在資料收集之初，我們就確定，技能大賽檔案建設(shè)是電子檔案。其一是因為，數(shù)字化檔案建設(shè)是信息化管理的必要條件。其二是因為，大賽材料的面廣、量大，使用率高。技能大賽自2007年開始比賽以來，大賽的項目、項目的內(nèi)容在不斷地改進(jìn)完善之中，各地的省、市級比賽只能跟著國賽走。因此，為了跟蹤國賽的方向，參與技能大賽比賽、訓(xùn)練的老師都要把大賽多年資料放到一起，進(jìn)行認(rèn)真地比對研究，試圖分辨國賽的脈搏，提前制定我校新一年度應(yīng)對市級、省級、國家級等各級比賽的訓(xùn)練方案。

技能大賽的檔案存放在學(xué)校檔案室，是相對固定的。參與比賽、訓(xùn)練的教師、學(xué)生每年會有變動，特別是學(xué)生。每一新學(xué)年的開學(xué)初，在學(xué)校教務(wù)處的統(tǒng)一組織下，參加比賽的教師、學(xué)生都會到檔案室來借閱技能大賽檔案；每當(dāng)這個時候，我們檔案室就會給新加入的教師、學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的目的，一是讓教師、學(xué)生了解已建檔案的使用方法，二是讓教師、學(xué)生注意收集新的資料，并及時提交檔案室，以期檔案能保持最新、最全的資料為技能大賽服務(wù)。

通過技能大賽檔案的建立和使用，我校技能大賽成績也逐年提升，當(dāng)然主要成績是比賽選手的、是指導(dǎo)教師的，但是作為一名檔案人，作出了檔案人應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

如何更好地挖掘檔案資源為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)，是擺在檔案工作者面前的一項重大課題。