中小企業(yè)辦公室檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題及解決策略

馬英

[摘 要]我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)在21世紀(jì)已經(jīng)有了飛速的發(fā)展，企業(yè)辦公室檔案的管理建設(shè)將面對(duì)各式各樣的挑戰(zhàn)。本文基于此，簡(jiǎn)要分析了中小企業(yè)辦公室檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題，并對(duì)改進(jìn)中小企業(yè)辦公室檔案管理工作的策略進(jìn)行了初步探究。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè)；辦公室檔案管理工作；現(xiàn)存問(wèn)題；解決策略

前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的迅速增強(qiáng)，隨著我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的迅速發(fā)展，我國(guó)檔案管理的相關(guān)工作在21世紀(jì)已經(jīng)有了飛速的發(fā)展。但與此同時(shí)，各類(lèi)企業(yè)對(duì)于辦公室檔案管理的需求正在與日俱增，辦公室檔案管理工作將面對(duì)各式各樣的挑戰(zhàn)。在現(xiàn)代辦公室檔案的管理模式中，管理人員如何全面應(yīng)用現(xiàn)代的信息技術(shù)，如何處置多方面的檔案信息資源，并對(duì)此加以管理與利用，如何建立檔案管理的信息管理路徑，為企業(yè)的持續(xù)進(jìn)步和可持續(xù)發(fā)展提供必要的支持，將會(huì)成為時(shí)下相關(guān)企業(yè)中的檔案管理人員共同面對(duì)的棘手難題。

一、中小企業(yè)辦公室檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題分析

（一）中小企業(yè)辦公室檔案管理人員自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)存在一定缺陷

中小企業(yè)的辦公室檔案管理工作實(shí)際上是一門(mén)技術(shù)與實(shí)踐共存的管理工作，近幾年來(lái)，隨著檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的迅速加快，這門(mén)工作更是對(duì)從事的管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)。然而，在這樣一個(gè)辦公室檔案管理模式迅速發(fā)展的背景下，管理人員往往不熟悉檔案管理工作的相關(guān)流程和工作環(huán)境，進(jìn)而降低了檔案管理工作的效率。而除此之外，還有相當(dāng)一部分的中小企業(yè)不選用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，而是將檔案管理人員這一工作崗位作為超編職工的“根據(jù)地”。這部分超編員工往往由于學(xué)歷、年齡等多方面的原因，并不能很好地為企業(yè)員工服務(wù)。而在一些復(fù)合型較強(qiáng)的行政管理研究工作中，由于專(zhuān)業(yè)技能的缺乏，相關(guān)優(yōu)質(zhì)性的檔案研究與管理服務(wù)更是難以開(kāi)展。

（二）檔案管理觀念跟不上時(shí)代需求，管理制度和管理方式較為落后

隨著辦公室檔案管理工作的不斷完善，中小企業(yè)的辦公室檔案管理工作也已經(jīng)漸漸由當(dāng)初的封閉性的管理模式轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)階段全方位多功能的管理模式，但這同樣也對(duì)檔案管理工作人員提出了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。就目前中小企業(yè)的檔案管理工作而言，有很大一部分工作人員還存在著“大鍋飯”和“平均主義”等不良思想，導(dǎo)致檔案管理工作人員隊(duì)伍缺乏活力與熱情，員工的積極性普遍不高，而中小企業(yè)高層人員也難以有時(shí)間有精力對(duì)員工采取有效的激勵(lì)機(jī)制，最終使得檔案管理工作無(wú)法為企業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

二、改進(jìn)中小企業(yè)辦公室檔案管理工作的策略分析

（一）加大信息時(shí)期辦公室檔案工作人員綜合能力的建設(shè)力度

二十一世紀(jì)是一個(gè)全球信息化的新型時(shí)代，信息的時(shí)效性以及辦公室檔案管理的專(zhuān)業(yè)性決定了辦公室檔案管理者的勞動(dòng)是知識(shí)性的勞動(dòng)。因此，相關(guān)的辦公室檔案工作者更要適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的新型要求，注重培養(yǎng)優(yōu)良的協(xié)調(diào)溝通能力，有效提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量和效果。在面對(duì)繁雜的檔案管理及歸類(lèi)工作時(shí)，能夠在保證檔案管理的正確性的同時(shí)，進(jìn)一步提升工作效率。同時(shí)還要力爭(zhēng)做創(chuàng)新型的檔案管理者，不斷學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)新知識(shí)，多關(guān)注企業(yè)不同部門(mén)的重點(diǎn)工作動(dòng)態(tài)，結(jié)合檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)，努力提升檔案管理工作水平，加強(qiáng)對(duì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理多種應(yīng)用的知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)單一專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)向多元化知識(shí)學(xué)習(xí)力度的轉(zhuǎn)變，努力成長(zhǎng)為中小型企業(yè)二十一世紀(jì)下迫切需求的復(fù)合型管理人才。

（二）建立辦公室檔案信息化管理模型，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化

當(dāng)前的中小型企業(yè)多利用紙質(zhì)檔案實(shí)行相關(guān)管理與記錄，而檔案信息化模型的成功構(gòu)建可以進(jìn)一步完成以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主的重大轉(zhuǎn)變，相關(guān)的企業(yè)將會(huì)以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理進(jìn)程為前提，以企業(yè)電子文件的歸檔和管理為目的，達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理模型的相關(guān)建設(shè)的目的。另一方面，檔案信息的全數(shù)字化有利于企業(yè)全面實(shí)施電子公文，保證今后形成的檔案以電子文件為主，在進(jìn)行檔案接收、存儲(chǔ)時(shí)進(jìn)一步提升其利用效率。此外，在檔案的管理尚未完全實(shí)現(xiàn)信息化的情況下，當(dāng)今企業(yè)的管理模式并不能完全符合現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的大體方向。通過(guò)建立檔案信息化的管理模型，可以使檔案信息的管理模式順利地與國(guó)際新型管理模式接軌，使得以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技進(jìn)一步普及與不斷發(fā)展。以計(jì)算機(jī)為主的檢索工具將可以保證非常高的檢索速率，并能通過(guò)多角度的檢索方式，達(dá)到檔案檢索的全自動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、存儲(chǔ)與提供利用的一體化服務(wù)。

（三）引進(jìn)尖端的檔案管理人才，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性

在中小企業(yè)辦公室檔案管理工作的過(guò)程中，很多檔案管理人員的管理方式方法多是憑借日常的工作經(jīng)驗(yàn)，一方面是由于多數(shù)管理者是從基層逐步走來(lái)，他們自認(rèn)為對(duì)基層的管理比較了解，自我感覺(jué)憑多年的經(jīng)驗(yàn)足以勝任管理層的工作，另一方面則是由于這些檔案管理人員自身缺乏對(duì)新知識(shí)、新理念、新方法的學(xué)習(xí)，自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還存在一定缺陷。但隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，不難看出，這種憑借工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理模式已經(jīng)難以符合新時(shí)期下企業(yè)日益增加的各種需求，基于此，筆者認(rèn)為中小企業(yè)辦公室的檔案工作可以效仿大型企業(yè)的管理模式，引進(jìn)尖端的檔案管理人才，讓其對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行全面的“診斷”，再根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況制定出相應(yīng)的管理措施，從而提高整體水平，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今信息高速發(fā)展的新時(shí)代，辦公室檔案管理工作可謂是任重而道遠(yuǎn)，如何從理論中不斷創(chuàng)新，從實(shí)踐中勇敢開(kāi)拓，將成為每個(gè)檔案管理人員必須面對(duì)和努力解決的重要課題。真正實(shí)現(xiàn)最高層次的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，革新不同檔案的編研與管理工作，更應(yīng)當(dāng)是檔案管理工作人員今后工作的重點(diǎn)奮斗目標(biāo)。只有采取一系列改進(jìn)辦公室檔案管理工作的策略，中小企業(yè)才能更深層次體現(xiàn)檔案管理工作的重要價(jià)值，進(jìn)一步促使高質(zhì)量的檔案知識(shí)高效服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)，促使企業(yè)自身為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造更大利益。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭琨.企業(yè)檔案信息化管理的創(chuàng)新路徑研究[J].中國(guó)檔案管理體系探討.2003，7（20）：177-180.