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      關于泉州中綠的企業(yè)內(nèi)部控制問題的研究

      2014-12-13 01:24:47黃海鷗
      商場現(xiàn)代化 2014年29期
      關鍵詞:內(nèi)部控制現(xiàn)狀對策

      黃海鷗

      摘 要:會計在企業(yè)中的作用越來越大,通過會計信息分析和會計選擇能夠有效的提升企業(yè)決策的正確性,降低企業(yè)決策的風險。不僅如此,會計通過成本分析以及其他的信息分析已經(jīng)融入到企業(yè)控制管理中。在我國很多中小型企業(yè)雖然也重視財務部門,但是財務部門并沒有起到企業(yè)內(nèi)部控制管理的作用,缺乏有效的監(jiān)督和管理,導致企業(yè)在經(jīng)營中存在著或多或少的風險,本文研究的重點就是以泉州中綠企業(yè)為例,來分析該企業(yè)出現(xiàn)的內(nèi)部控制問題,并提出幾點針對性的解決方案。

      關鍵詞:內(nèi)部控制;現(xiàn)狀;對策

      一、內(nèi)部控制理論概述

      企業(yè)內(nèi)部控制制度是指企業(yè)內(nèi)部為有效進行經(jīng)營管理,制定而成的一系列的規(guī)章制度、措施以及方法的總稱,這些不同的措施或者方法以及制度之間是相互制約且相互監(jiān)督的。企業(yè)內(nèi)部控制有不同于一般的管理制度,企業(yè)內(nèi)部控制則主要是以一個企業(yè)或者某一個經(jīng)濟組織的活動為總體,并采取一系列的方法、措施以及程序?qū)⑵鋬?nèi)部控制體系從而形成的一種特殊的管理制度。

      企業(yè)內(nèi)部控制不僅僅包含了企業(yè)最高管理層的授權(quán)和決策,同時還包括了企業(yè)經(jīng)營活動中的一切,比如從產(chǎn)品研發(fā)、原料的采購到投產(chǎn),再到產(chǎn)品生產(chǎn)過程的品質(zhì)控制、成本費用控制以及銷售時的應收款風險及費用控制等,還包括企業(yè)內(nèi)部的績效考核,評價控制等,這些不同的控制內(nèi)容都需要通過各種預算、計劃、核算資料以及各種信息分析資料來實現(xiàn)的,可以說企業(yè)內(nèi)部控制從宏觀上是控制整個公司,從微觀上則是細分到企業(yè)的每個經(jīng)營活動,由此可見企業(yè)內(nèi)部控制制度和其他形式的制度是有著明顯的區(qū)別的。

      二、泉州中綠的基本情況、內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

      1.泉州中綠的基本情況

      泉州中綠于2005年在福建泉州市注冊成立,主要生產(chǎn)銷售玉米乳、黑豆?jié){、紅豆?jié){、果蔬汁等粗食飲品,擁有TP、CAN、PP、PET系列加工生產(chǎn)線、上萬噸貯藏能力的冷庫,年生產(chǎn)能力30萬噸、凍庫儲藏能力達上萬噸。

      2.泉州中綠內(nèi)部控制現(xiàn)狀

      (1)資產(chǎn)管理方面的控制

      以泉州中綠為例,目前公司的固定資產(chǎn)和低值易耗都統(tǒng)一由行政部門主管、使用部門分管、財務部門建帳核算的方式,實現(xiàn)使用部門和財務部門各種固定資產(chǎn)臺賬的統(tǒng)一,看起來這種模式能夠有效的實現(xiàn)對資產(chǎn)的管理,但是卻因為資產(chǎn)調(diào)撥的隨意性,往往造成同一個資產(chǎn)在多個相關部門獨立建賬,而導致財務部門出現(xiàn)一物多帳的問題,這顯然會造成企業(yè)內(nèi)部固定資產(chǎn)管理的不準確性,另外公司資產(chǎn)在外出維修時,由于物資外出單不能夠即時登記,這往往會引起一些物品外出過后就沒有返回的問題,導致公司資產(chǎn)的流失現(xiàn)象。

      (2)生產(chǎn)銷售方面的控制

      生產(chǎn)銷售是由企業(yè)的生產(chǎn)部門和業(yè)務部門共同制定,業(yè)務部門向生產(chǎn)部門提交訂單,生產(chǎn)部門按照業(yè)務部門提交的訂單向采購部門申請相應的生產(chǎn)原料,并根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有生產(chǎn)線的產(chǎn)能向業(yè)務部門提供交期,業(yè)務部門向客戶提供準確的交期,經(jīng)過確認然后進行生產(chǎn),生產(chǎn)的合格品由業(yè)務部門申請配送至全國各客戶倉庫。

      這一系列的過程都有相關部門的控制,比如采購部門的原料采購則有相應的來料檢驗確認原料是否合格,領料有辦理出庫手續(xù),生產(chǎn)過程則有過程品質(zhì)控制人員進行全程控制,包裝則有出貨品質(zhì)控制人員進行最后的控制,整個內(nèi)部控制過程非常清晰,這在大部分情況下都不會出現(xiàn)嚴重的品質(zhì)或是成本超標問題,但是由于相關制度的不健全,比如信息流傳過程中存在信息失真的問題在該企業(yè)非常嚴重,這是由于沒有在該企業(yè)建立統(tǒng)一的企業(yè)信息管理系統(tǒng),從而導致庫存信息不準確,因為特殊采購的頻繁發(fā)生導致某些產(chǎn)品生產(chǎn)成本超標,過程控制的簡單抽檢讓產(chǎn)品品質(zhì)不斷下降等。

      (3)往來款管理方面的控制

      泉州中綠公司往來款主要由業(yè)務部門、采購部門以及財務部門共同管理,目前采用的管理模式是兩種對應關系,一個是業(yè)務部門和財務部門對應的應收裝款問題,另一個是由采購部門和財務部門對應的應付賬款的問題。對于應收賬款問題,建立了30天、60天以及90天預警機制,對于超過應付賬款期限,財務部門立刻聯(lián)系業(yè)務部門向客戶催收賬款。但是對于應付賬款,雖然規(guī)定了每周三準予付款,但是由于過多的手續(xù)的牽制,導致了應付賬款存在嚴重的拖拉問題,嚴重影響了和供應商合作共贏的關系。

      與此同時,應收賬款往往也因為財務部門沒有及時提醒,導致應收賬款催繳延期,甚至出現(xiàn)嚴重過期導致應收賬款的風險,因為這中間并沒有形成一個有效的控制制度,應收賬款并沒有通過建立一個有效的系統(tǒng)以讓財務部和業(yè)務部門及時掌握款項回收及催收信息。

      (4)費用支出方面的控制

      泉州中綠費用支出主要體現(xiàn)在平時的日常開銷,差旅人員的報銷、招待費、交通費以及各種行政事務的日常支出,這些費用每一筆雖然看起來很少,但是每個月統(tǒng)計下來卻同樣是一筆不小的開銷。雖然針對這部分費用通過預算控制來避免平時的大手大腳的消費,但是由于預算控制制度流于形式、準確性也相對較差,導致費用超標問題嚴重,也就是說費用的支出看起來形成了控制,但是卻沒有取得好的效果。

      3.泉州中綠內(nèi)部控制的問題

      (1)相關管理制度不完善

      公司管理體制與管理方法存在很多的問題,比如缺乏系統(tǒng)的信息流管理體制導致公司內(nèi)部部門之間信息的不對稱、資產(chǎn)管理不到位、預算控制流于形式等,同時獎懲考核的機制也出現(xiàn)問題,從目前泉州中綠的內(nèi)部考核機制來看,獎勵偏少,懲罰過多,造成員工消極思想日趨嚴重、人員流動性強。由于技術人員流失率偏高,導致公司人員培訓費用不斷增加的同時,生產(chǎn)效益也受到一定程度的影響。

      (2)內(nèi)部控制監(jiān)督不力

      在泉州中綠的內(nèi)部控制制度中,實際上質(zhì)量體系控制以及內(nèi)部控制體系還是非常完備的,但是由于各種規(guī)章制度執(zhí)行不到位、流于形式,且公司沒有完善的監(jiān)督部門以及多級控制系統(tǒng)沒有得到有效的實施。監(jiān)督部門是多級控制系統(tǒng)的初始化,而多級控制則是將監(jiān)督進行了進一步的升級,通過公司決策和經(jīng)營目標的控制系統(tǒng)以及預算執(zhí)行和控制系統(tǒng)的實施,才能夠有效的完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,有效的提升監(jiān)督能力,但是這一點在泉州中綠還是非常欠缺的,連最起碼的獨立的審計部門或?qū)徲嬋藛T也沒有,自然很難保障內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。endprint

      三、應對泉州中綠內(nèi)部控制問題的建議

      1.加強內(nèi)部控制制度體系的建設

      (1)制定標準工作流程

      制定科學完善的標準工作控制流程,能夠有助于管理層決策能夠被貫徹執(zhí)行,管理層所指定的各種措施程序都需要經(jīng)過授權(quán)和批準,然后在進行職責的劃分和設計再加上運用恰當?shù)膽{證和恰當?shù)陌踩胧┮约蔼毩⒌臋z查和評價機制來完成指定的貫徹執(zhí)行,促進公司內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)。而這些活動和措施都需要管理層制定一個標準的工作流程,所有的工作能夠在這個標準流程上進行流轉(zhuǎn),如果出現(xiàn)異常則需要特例的申請,從而保證各種控制措施得以執(zhí)行。

      (2)加強對憑證及相關記錄的控制

      在企業(yè)的內(nèi)部控制制度中,具有非常明顯的監(jiān)督力以及可追溯力的就是各種單據(jù)以及記錄和財務相關的憑證,目前對于這類文件往往存在兩個部分,一部分是紙質(zhì)的文檔,另一種是電子的文檔,目前在泉州中綠這家企業(yè)中,主要采用的依然是紙質(zhì)的文檔進行保存,這顯然是不利于記錄和單據(jù)的可追溯性,同時也不利于這類憑證和記錄的保存,所以通過建立會計信息系統(tǒng)或者企業(yè)管理信息系統(tǒng),來實現(xiàn)對這類文件的電子檔的管理,通過備份技術讓這些數(shù)據(jù)能夠在隨時被查閱,這樣就能夠明顯的提升憑證和記錄的監(jiān)督作用。

      (3)有效實施績效考核制度

      對企業(yè)的員工要全面實施績效考核制度,其最終的目的就是要挖掘員工的潛力,盡可能的提升員工的工作業(yè)績以及促使這些員工的發(fā)展,最終實現(xiàn)的是企業(yè)和員工的共贏。實際上績效考核制度不僅是對員工的鞭策,同時要起到一種激勵的作用。公司為實現(xiàn)既定的工作目標,應實施有效的激勵、獎懲機制,激勵全體員工參與企業(yè)管理和控制的主觀能動性。公司通過定期舉行績效考評會議,作為對其工作目標完成情況的事后控制,不僅可以總結(jié)一定時期的工作成果,同時也是發(fā)現(xiàn)問題、改進工作的過程。通過績效考評,配合一些必要的獎懲措施,將公司的目標與部門、個人工作目標緊密地聯(lián)系在一起,公司的目標也將通過部門及個人工作目標的實現(xiàn)而實現(xiàn)。

      2.完善監(jiān)督制度

      (1)推行職務不兼容制度

      推行職務不兼容制度是提升企業(yè)內(nèi)部控制制度最基本的策略,現(xiàn)在很多企業(yè)都存在著領導兼任多個部門的職務,比如有的領導兼任了品管和生產(chǎn)的職務,這往往會引起品管對生產(chǎn)監(jiān)督的效應下降,特別是在生產(chǎn)趕貨很急的狀態(tài)下,品管的工作往往就變得如走過場一樣,并不能夠很好的完善生產(chǎn)的品質(zhì),這往往會造成客戶過多的投訴。因此要想完善企業(yè)的內(nèi)部控制,就需要盡可能的避免企業(yè)內(nèi)部職務的不兼容性,要確保權(quán)力和職務之間的相互制約,這樣才能夠起到一定的監(jiān)督作用。

      (2)加強授權(quán)的管控

      對于領導的授權(quán)同樣也需要經(jīng)過第三方的監(jiān)管,因為很多授權(quán)活動特別是基層領導干部的授權(quán),往往因為自身對于決策或者信息的掌握的不充分,其授權(quán)的效應會相對較低,對于這部分的授權(quán)要通過獨立的審計部門進行監(jiān)督控制,從而避免授權(quán)錯誤給公司帶來巨大的經(jīng)營風險,同時對于公司高層領導的授權(quán)活動,同樣也要經(jīng)過獨立的審計部門進行定期的審計,確保授權(quán)的正當性和權(quán)威性。

      (3)強化預算管理制度

      預算管理是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個組成部分,同樣也具有一定的可執(zhí)行性,因為預算管理制度能夠有效的避免因為人為的因素導致的不當?shù)南M問題,通過有效的預算能夠盡可能的將每個月的消費者計算清楚,如果發(fā)現(xiàn)本月的預算超支,那么就應該針對超支的問題進行分析,找出超支的原因,從而進一步預算下個月的經(jīng)費,通過這樣的循環(huán)能夠有助于形成固定的消費模式,當出現(xiàn)消費異常時,就能夠被很快發(fā)現(xiàn),從而實現(xiàn)了對費用支出的控制,實際上預算管理制度不僅僅能夠應用于企業(yè)的日常辦公以及各種生產(chǎn)輔助用品的預算,同時也能夠應用于企業(yè)生產(chǎn)原材料的預算,通過全面預算管理制度來促進企業(yè)的內(nèi)部控制,而且預算管理制度實際上也是一種有效的監(jiān)督方式,是完善企業(yè)內(nèi)部控制制度監(jiān)督力的具體方法。

      由此可見,企業(yè)在制度建設上要抓住控制的關鍵點,在監(jiān)督體制的完善上要堅持不相容職務相分離的原則,加強對授權(quán)的管控,進一步引入全面預算管理機制,才能夠更好的完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標,從而進一步提升企業(yè)的核心競爭力,以適應目前日益競爭激烈的環(huán)境。

      參考文獻:

      [1]尤會連.論財務管理與內(nèi)控制度建設[J].中國外資,2011(12).

      [2]王海鳳.對企業(yè)財務管理與財務風險控制的思考[J].商場現(xiàn)代化,2011(16).

      [3]林萍.企業(yè)內(nèi)部控制制度建設的探索[J].生產(chǎn)力研究,2011(08).

      [4]趙曉玲.淺談全面預算管理模式在企業(yè)財務管理中的應用[J].經(jīng)濟研究導刊,2011(24).endprint

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