教育部科技查新工作站調(diào)查與分析

張偉聰

1 統(tǒng)計(jì)分析

1.1 調(diào)查對(duì)象

教育部于1992 年開(kāi)始設(shè)立“高等學(xué)?？萍柬?xiàng)目咨詢及成果查新中心工作站”，截止2013 年，共設(shè)立84 所科技查新工作站(以下簡(jiǎn)稱“查新工作站”)。本研究以查新工作站為調(diào)查對(duì)象，84 所查新工作站按查新類別劃分為15 所綜合類、52 所理工類、10 所農(nóng)學(xué)類以及7 所醫(yī)學(xué)類。

1.2 調(diào)查內(nèi)容與方法

筆者設(shè)計(jì)了《教育部科技查新工作站基本情況調(diào)查表》，內(nèi)容包括查新工作站的區(qū)域分布、資源現(xiàn)狀、人員配置、業(yè)務(wù)狀況、查新收費(fèi)、查新時(shí)間、業(yè)務(wù)內(nèi)容、委托途徑、服務(wù)對(duì)象、查新咨詢專家制度、客戶意見(jiàn)反饋制度、查新管理系統(tǒng)應(yīng)用、檔案管理和網(wǎng)站(網(wǎng)頁(yè))建設(shè)。通過(guò)訪問(wèn)各個(gè)高校館主頁(yè)和查新工作站主頁(yè)、查閱教育部科技查新工作站2010- 2012 年年檢報(bào)告，合理采集教育部高校館事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，對(duì)問(wèn)卷中未能收集的信息予以補(bǔ)充。最后將所獲得數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用SPSS 6.0 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

1.3 調(diào)查結(jié)果與分析

筆者向84 所查新工作站發(fā)出問(wèn)卷，回收84 份，其中10 份通過(guò)“問(wèn)卷星”返回問(wèn)卷結(jié)果，其余均通過(guò)QQ 或郵件回收，問(wèn)卷有效回收率達(dá)100%。

1.3.1 地區(qū)分布

查新工作站主要分布在華東和華北，分別為23 所和17 所，兩地區(qū)合計(jì)占47.62%(見(jiàn)表1)。排名前五名的省份是：江蘇12 所、北京10所、廣東9 所、上海7 所、陜西6 所，表明查新工作站主要分布在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。查新工作站集中于省會(huì)城市，如江蘇12 所查新工作站中，7 所位于南京；廣東9 所查新工作站中，7所位于廣州。

1.3.2 查新文獻(xiàn)資源情況

隨著信息資源數(shù)字化加速，查新工作站的信息資源建設(shè)從紙質(zhì)館藏資源向數(shù)據(jù)庫(kù)資源轉(zhuǎn)變[1]。綜合類查新工作站擁有的數(shù)據(jù)庫(kù)最多，主因是綜合類查新工作站涉及的學(xué)科多，這些學(xué)科都能進(jìn)行查新項(xiàng)目委托。比如，北京大學(xué)圖書(shū)館擁有中外文數(shù)據(jù)庫(kù)504 個(gè)，華中科技大學(xué)圖書(shū)館擁有中外文數(shù)據(jù)庫(kù)464 個(gè)(截至2012 年底)。

表1 科技查新工作站地區(qū)分布表

1.3.3 查新人員配備

(1)數(shù)量。圖1 表明，查新人員數(shù)量除2009 年輕微回落外，其他年份逐年壯大。從查新員和審核員數(shù)量看，構(gòu)成比例趨于均衡。2012 年全國(guó)查新工作站查新人員1526 人，比2007 年增加近60%。調(diào)查也發(fā)現(xiàn)，各查新工作站的查新人員分布不均衡，有的僅有5 人，最多的則有27 人。

圖1 2007-2012 年查新工作站查新人員數(shù)量

(2)職稱。圖2 表明，查新人員的數(shù)量構(gòu)成、職稱結(jié)構(gòu)等漸趨均衡，主要是高級(jí)(正高或副高)和中級(jí)職稱。部分查新工作站的查新人員職稱結(jié)構(gòu)失衡，沒(méi)有高級(jí)職稱的專職查新員。由于調(diào)查方式以問(wèn)卷為主，數(shù)據(jù)可能存在誤差，該結(jié)果的精確性有待進(jìn)一步驗(yàn)證。審核員基本上具有高級(jí)(正高或副高)職稱[2]。

圖2 查新工作站查新人員數(shù)量與職稱分布情況

1.3.4 查新課題情況

(1)查新數(shù)量。2006- 2012 年查新量詳見(jiàn)表2。調(diào)查顯示：第一，在查新數(shù)量方面，課題委托查新的總量和年均量呈持續(xù)增長(zhǎng)趨勢(shì)，說(shuō)明查新業(yè)務(wù)在不斷發(fā)展，查新工作站的影響力和輻射范圍逐年擴(kuò)大，科研主管部門(mén)越來(lái)越重視科技查新的鑒定作用；第二，在校內(nèi)外課題比例方面，校內(nèi)、校外課題平均查新量逐年增長(zhǎng)。值得注意的是，自2007 年起校外查新量比例逐年上升，說(shuō)明查新工作站重心開(kāi)始向校外用戶轉(zhuǎn)移，社會(huì)服務(wù)職能不斷擴(kuò)展；第三，國(guó)內(nèi)和國(guó)外查新對(duì)比，以國(guó)內(nèi)查新項(xiàng)目為主，說(shuō)明我國(guó)科技發(fā)展和創(chuàng)新水平可進(jìn)一步與國(guó)際接軌；第四，在查新課題申報(bào)級(jí)別方面，70%左右的查新課題均為省部級(jí)或以上申報(bào)項(xiàng)目，市廳局級(jí)或以下課題僅占較小一部分。

表2 2006-2012 年查新工作站查新量情況

(2)查新用途。查新委托的目的(即查新用途)包括科研立項(xiàng)、成果申報(bào)、博碩士論文開(kāi)題、獲獎(jiǎng)申報(bào)以及專利申請(qǐng)五個(gè)方面。2012 年科研立項(xiàng)和博碩士論文開(kāi)題的查新委托總量為27377 個(gè)，占查新項(xiàng)目總量63.8%，說(shuō)明查新工作越來(lái)越受重視，查新報(bào)告成為科研立項(xiàng)、評(píng)審必須提供的申報(bào)材料之一[3]。成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)的查新委托總量為13131 個(gè)，位居第二，占查新項(xiàng)目總量的30.6%，這兩種用途的查新委托都屬于科研主管部門(mén)對(duì)科研成果及其質(zhì)量進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)[4]。值得注意的是，用于專利申請(qǐng)的查新僅257 項(xiàng)，占0.5%。

1.3.5 查新收費(fèi)和查新時(shí)間

統(tǒng)計(jì)顯示，查新工作站基本上結(jié)合所屬地區(qū)的物價(jià)水平，按照相關(guān)文件規(guī)定收取科技查新服務(wù)費(fèi)；上海海事大學(xué)查新工作站是唯一免費(fèi)提供查新服務(wù)的查新工作站，但只限校內(nèi)用戶。在查新收費(fèi)中，中文查新的費(fèi)用最少為100 元；外文查新費(fèi)用最少為100 元，最多為1500 元；中外文查新費(fèi)用最少為150 元，最多為2000 元。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不包含國(guó)際聯(lián)機(jī)(Dialog、STN、ESA 等)[5]檢索費(fèi)用。理工類和醫(yī)學(xué)類查新工作站收費(fèi)較高，綜合類和農(nóng)學(xué)類查新工作站收費(fèi)較低。

各查新工作站出具查新報(bào)告的時(shí)間不盡相同。出具中文查新報(bào)告時(shí)間最短的是西南大學(xué)查新工作站，為3 個(gè)工作日；最長(zhǎng)的則為10個(gè)工作日；平均為6.2 個(gè)工作日。出具外文查新報(bào)告最短的為5 個(gè)工作日，最長(zhǎng)為15 個(gè)工作日，平均為8 個(gè)工作日。出具中外文查新報(bào)告最短為7 個(gè)工作日，最長(zhǎng)為15 個(gè)工作日，平均為12 個(gè)工作日。

1.3.6 業(yè)務(wù)內(nèi)容和委托方式

查新工作站除提供查新服務(wù)外，還提供查收查引(SCI、EI 等)、代查代檢、定題跟蹤以及讀者咨詢等服務(wù)[6]。部分查新工作站還開(kāi)展新生入學(xué)教育、學(xué)科館員、文獻(xiàn)檢索教學(xué)、館際互借和原文傳遞等服務(wù)，6 所查新工作站針對(duì)企業(yè)提供競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)分析服務(wù)。在委托方式(途徑)方面，除常規(guī)的現(xiàn)場(chǎng)委托外，84 所查新工作站均實(shí)現(xiàn)電子委托，比如采用E- mail、QQ、MSN。東南大學(xué)、北京科技大學(xué)等少數(shù)查新工作站建立查新委托和查詢系統(tǒng)，客戶只要登錄查新工作站主頁(yè)，填寫(xiě)和上傳資料，就可以完成查新委托；用戶還可以根據(jù)查新工作站提供的賬號(hào)查詢課題的查新進(jìn)度。

1.3.7 服務(wù)對(duì)象

2012 年查新工作站服務(wù)對(duì)象中，高校教師、社會(huì)科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、學(xué)生、其他所占比例分別為36.2% 、31.2% 、30.1% 、0.7%、1.8%，這與查新工作站校內(nèi)外課題比例的發(fā)展趨勢(shì)相符。查新工作站的社會(huì)服務(wù)部分(校外課題)占61.7%，遠(yuǎn)大于單純?yōu)楦咝＝處熖峁┓?wù)的部分。

1.3.8 用戶意見(jiàn)反饋制度建設(shè)情況

84 所查新工作站均根據(jù)《科技查新規(guī)范》的要求建立用戶意見(jiàn)反饋制度，但提供直接反饋渠道(包括QQ、E- mail 和在線反饋系統(tǒng))的只有23 所，大部分查新工作站只提供電話或現(xiàn)場(chǎng)反饋。在反饋意見(jiàn)數(shù)量上，最低年均反饋意見(jiàn)0 條，最多年均反饋意見(jiàn)243 條，年平均反饋意見(jiàn)95 條。用戶反饋意見(jiàn)的收集主要以當(dāng)面交流為主。個(gè)別查新工作站對(duì)用戶反饋的意見(jiàn)缺乏重視，對(duì)用戶的意見(jiàn)不予回復(fù)或回復(fù)時(shí)滯，造成用戶流失。

1.3.9 查新咨詢專家制度建設(shè)情況

84 所查新工作站均建立查新咨詢專家?guī)?，部分查新工作站還把查新專家的名字、職稱、專業(yè)、聯(lián)系方式發(fā)布在查新工作站主頁(yè)上。查新咨詢專家一般具備博士學(xué)位或副教授以上職稱。但對(duì)咨詢庫(kù)專家的使用情況進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)不少查新工作站咨詢專家?guī)煨瓮撛O(shè)。84 所查新工作站中，有32 所的年均咨詢數(shù)為0 次，而最高年平均咨詢數(shù)也僅110 次?？傮w來(lái)說(shuō)，數(shù)量偏低，查新咨詢專家的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

1.3.10 查新管理系統(tǒng)應(yīng)用情況

華東地區(qū)有15 所查新工作站建立查新管理系統(tǒng)，占已建(共37 所)查新管理系統(tǒng)的40.54%；華北地區(qū)有5 所查新工作站建立查新管理系統(tǒng)；其他6 個(gè)地區(qū)建立查新管理系統(tǒng)的查新工作站有17 所，東南地區(qū)沒(méi)有1 所查新工作站應(yīng)用查新管理管理系統(tǒng)。

1.3.11 檔案管理情況

查新工作站均設(shè)立專職的檔案管理人員，對(duì)查新檔案實(shí)行專人管理，個(gè)別查新工作站對(duì)查新檔案還實(shí)現(xiàn)電子、紙質(zhì)等不同載體的保存。上海交通大學(xué)查新工作站等開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案實(shí)行嚴(yán)格管理。同時(shí)把管理系統(tǒng)發(fā)布在查新工作站主頁(yè)上，系統(tǒng)提供所有課題的相關(guān)信息，并附帶查詢功能，方便查新人員進(jìn)行查詢。

1.3.12 查新站網(wǎng)頁(yè)建設(shè)情況

筆者訪問(wèn)了84 所查新工作站的網(wǎng)站，各站主頁(yè)的內(nèi)容一般包括查新工作站簡(jiǎn)介、查新委托流程、服務(wù)項(xiàng)目、規(guī)章制度、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)鏈接。個(gè)別查新站還包括查新資源、查新檔案、用戶反饋、查新進(jìn)度查詢等信息，甚至設(shè)立“查新工作站風(fēng)采”欄目，加強(qiáng)查新業(yè)務(wù)的宣傳和推廣。網(wǎng)頁(yè)建設(shè)上有特色的有江南大學(xué)、浙江大學(xué)和上海交通大學(xué)等查新工作站。江南大學(xué)查新工作站提供在線委托平臺(tái)，用戶可以通過(guò)平臺(tái)查詢委托信息和查新委托進(jìn)度；浙江大學(xué)查新工作站提供“委托須知”、“查新反饋”、“查新站工作人員發(fā)表相關(guān)論文”等信息和鏈接。

2 調(diào)查結(jié)論與建議

(1)地方經(jīng)濟(jì)情況影響當(dāng)?shù)夭樾鹿ぷ髡镜陌l(fā)展?！翱萍际堑谝簧a(chǎn)力”，一個(gè)地區(qū)的發(fā)展離不開(kāi)科技進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的地區(qū)更應(yīng)注重科技，而查新工作站的輔助功能應(yīng)受到重視[7]。

(2)資源數(shù)字化進(jìn)程加快。隨著資源數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，查新工作站的資源越來(lái)越豐富，且向數(shù)字化資源傾斜，文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化、趨于合理，為查新工作站之間的資源共享奠定了基礎(chǔ)。

(3)查新人員的數(shù)量與質(zhì)量并重。從調(diào)查數(shù)據(jù)看，查新人員的總體數(shù)量上升，職稱、學(xué)歷等結(jié)構(gòu)也進(jìn)一步得到提升。

(4)查新數(shù)量不斷上升，查新用途與層次更分明。無(wú)論何種方式或?qū)哟?，查新?shù)量都呈上升趨勢(shì)。值得注意的是，查新層次越來(lái)越分明，省部級(jí)或以上科研項(xiàng)目立項(xiàng)查新多，市廳局級(jí)或以下課題立項(xiàng)查新的較少?？蒲胁樾率钦n題立項(xiàng)的基礎(chǔ)研究之一，建議關(guān)注市廳局級(jí)或以下課題立項(xiàng)查新工作的重要性。

(5)絕大多數(shù)查新工作站收取一定的查新服務(wù)費(fèi)，收費(fèi)比較合理。

(6)查新工作站出具查新報(bào)告時(shí)間缺乏統(tǒng)一規(guī)定，建議制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

(7)社會(huì)服務(wù)不斷擴(kuò)大，為與其他機(jī)構(gòu)的合作打下了基礎(chǔ)。

(8)系統(tǒng)管理更具效率。很多查新工作站采用系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化與高效化。但應(yīng)注意的是：在采用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化等現(xiàn)代技術(shù)時(shí)須重視安全隱患，畢竟科研查新涉及委托人的隱私、科研成果。

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