于濤
摘 要:隨著我國科學技術(shù)的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理方式逐漸深入到各個領(lǐng)域,人事檔案信息化在促進管理工作完善發(fā)展的同時也帶來一些不利的影響。本文通過分析人事檔案信息公開的積極作用,說明其存在的問題,提出合理的改善措施。
關(guān)鍵詞:信息公開;人事檔案;管理工作;措施
1 人事檔案信息公開的積極作用
1.1 促進人事檔案管理工作的發(fā)展
人事檔案兼具機密性和服務(wù)性,帶有很強的專業(yè)性和政治性,在檔案管理工作逐漸邁入電子化、數(shù)字化的時代,人事檔案服務(wù)性的功能更加突出。人事檔案信息公開是對檔案所記錄的信息進行加工、接收,然后輸出給檔案利用者的過程,可以充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)性的功能,展現(xiàn)人事檔案信息的利用價值,滿足檔案利用者的合理需求。在人事檔案信息公開的過程中,檔案管理人員在得到信息反饋時,能夠及時的發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的不足,有目的、有針對性的改進工作,例如,當人事檔案中的文件材料不全、內(nèi)容失真、未能夠真實、客觀的反映出檔案所有者的情況,就會給檔案利用者造成極大的干擾,而采取檔案信息公開的管理方式,可以方便檔案管理人員及時查漏補缺,提高檔案管理工作的效率,促進人事檔案管理工作的發(fā)展。
1.2 建設(shè)強大的人才隊伍
人事檔案的機密性要求檔案管理人員的具有一定的專業(yè)知識,因此,建設(shè)一支強大、專業(yè)的人才隊伍是做好人事檔案管理工作的前提。人事檔案記錄了人才在社會實踐中的技能、經(jīng)歷等,濃縮了人才的信息,人才的面貌、特點和專長等可以通過人事檔案全面、客觀的展現(xiàn)給檔案利用者。人事檔案信息公開可以便于各級組織和人事部門領(lǐng)導(dǎo)詳細的了解人才的情況,根據(jù)不同人才的特點和能力,進行合理科學的安排,實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置,充分調(diào)動人才工作的積極性和創(chuàng)造性,促使人才在合適的工作崗位上不斷地努力奮斗,實現(xiàn)自己的人生價值。
1.3 實現(xiàn)全社會人力資源共享
人才是推動企業(yè)、社會發(fā)展的巨大因素,社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)離不開人才的參與。人事檔案是了解人才的重要依據(jù)之一,可以幫助檔案利用者做到“知人善任”。全面、準確、真實的人事檔案信息,可以讓檔案利用者更容易的發(fā)現(xiàn)自己所需要的人才,達到人才資源的優(yōu)化配置,同時,國家以及地方有關(guān)部門可以根據(jù)人事檔案中的信息,統(tǒng)計分析全國、當?shù)氐娜瞬刨Y源情況,系統(tǒng)、全面的了解人才的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)、文化程度等,以便做出科學合理的預(yù)測,制定出切實可行的長遠規(guī)劃,合理地培養(yǎng)人才、使用人才。
2 人事檔案信息公開存在的問題
2.1 流動人員的人事檔案信息管理不規(guī)范
人事檔案信息中的一部分信息是可以公開的,并且這些公開信息不會影響檔案所有者的利益,例如,檔案信息中個人的工作學習情況、身體健康狀況、家庭成員情況等。但是,由于人才具有流動性,人事檔案信息不可能及時的更新調(diào)整,給人事檔案管理工作帶來極大的影響。 另外,由于管理檔案的有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作,沒有歸檔意識和利用意識,導(dǎo)致檔案信息不完整、陳舊,再加上疏于管理,檔案管理人員隨意存放流動人員的人事檔案,致使人事檔案里的一些個人隱私泄露,影響流動人員的人事檔案信息的機密性。
2.2 缺乏人事檔案信息公開的管理政策
在實施人事檔案信息公開制度之前,人事檔案是不能被隨便查閱的,而在人事檔案信息公開制度推行以后,檔案所有者不僅具有查閱和借用本人的檔案、了解自己直系親屬的檔案的權(quán)利,也具有監(jiān)督本人檔案的形成和利用全過程的權(quán)利。但是,受到人才資源流動頻繁的影響,許多人事檔案管理部門沒有能制定出相應(yīng)的政策去有效的解決這一問題,導(dǎo)致大量的人事檔案出現(xiàn)“棄檔”的現(xiàn)象,并且一些人事檔案糾紛問題也不時發(fā)生,阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。
2.3 人事檔案的管理水平低
雖然已經(jīng)進入信息化時代,但是一些地區(qū)、單位的管理設(shè)備卻未能及時的更新,部分單位沒有及時引進先進的設(shè)備,利用計算機系統(tǒng),把紙質(zhì)的人事檔案信息,準確的輸入到專門的管理數(shù)據(jù)庫,建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫;另外,一些單位不重視人事檔案管理工作,缺乏管理意識,導(dǎo)致存放人事檔案的庫房結(jié)構(gòu)、設(shè)置不合理,造成人事檔案損毀甚至丟失的現(xiàn)象。管理水平低下,致使人事檔案所記錄的人才信息缺乏真實性、科學性。
2.4 缺乏必要的監(jiān)督
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度發(fā)達的現(xiàn)代,人事檔案管理工作水平得到了很大的提升,但是,由于網(wǎng)絡(luò)本身的缺陷,信息的迅捷化、透明化給人事檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)。人事檔案具有機密性,檔案里的機密信息是不能隨意公開的,因此,必須建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機制,確保檔案所有者的個人隱私權(quán)不受侵犯。
3 人事檔案信息公開的措施
3.1 建立健全相關(guān)的法律法規(guī)
法律、法規(guī)具有約束性,制定人事檔案信息公開的相應(yīng)法律、法規(guī)可以更好地促進人事檔案管理工作的發(fā)展。有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)實際情況,規(guī)范人事檔案管理工作,制定統(tǒng)一的管理規(guī)范,通過立法、執(zhí)法等方式,確保檔案管理工作的有序進行,為人事檔案信息公開提供健康的社會環(huán)境。
3.2 制定人事檔案信息公開的政策
人事檔案記錄了檔案所有者的大量信息,檔案所有者有權(quán)利知曉檔案里的信息,因此,國家應(yīng)該制定相應(yīng)的政策,維護檔案所有者的知情權(quán)。同時,人事檔案管理部門應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理規(guī)范,防止人事檔案內(nèi)容殘缺、失真,影響人事檔案的利用價值;大力開展培訓活動,提高檔案管理人員的管理水平和管理能力,建立獎懲機制,鼓勵檔案管理人員的管理工作,提高檔案管理人員工作的積極性【1】。
3.3 加強人事檔案管理基礎(chǔ)工作
人事檔案的服務(wù)性要求檔案信息必須具有真實性、全面性、客觀性,因此,檔案管理工作應(yīng)該及時、廣泛、完整的搜集新的人事檔案材料,豐富檔案信息,確保人事檔案能夠科學的反映檔案所有者的情況,避免信息的失真和滯后。利用優(yōu)質(zhì)的檔案信息,為檔案利用者提供可靠的信息資源,提高人事檔案管理的水平,充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能,為人事檔案信息公開奠定堅實的基礎(chǔ)。
3.4 加強對人事檔案信息公開的監(jiān)督力度
信息技術(shù)的使用大大提高了檔案管理工作的效率,減輕了檔案管理工作人員的負擔,節(jié)省了大量的人力、物力。檔案管理部門應(yīng)該大力引進先進的技術(shù)設(shè)備,實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化,建立完善的信息數(shù)據(jù)庫,確保檔案信息的完整性;加強對檔案管理人員的培訓活動,提高檔案管理人員的素質(zhì),使其具有法律意識和責任意識,維護檔案所有者的隱私權(quán)。
3.5 建立合理的組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)
人事檔案的管理組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)應(yīng)該符合國家法律規(guī)范,在國家檔案行政部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實行分級管理的制度,接受同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。配備專門的管理干部,負責管理定量的人事檔案資料,確保有專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)管理工作;根據(jù)檔案的管理范圍的大小,制定合理的管理方式,確保有專業(yè)的檔案管理工作人員負責人事檔案管理工作【3】。實行民主監(jiān)督制度,聽取群眾對人事檔案信息公開的合理意見和建議,樹立權(quán)威、可靠的檔案管理部門的形象,增強人事檔案信息的可信度,提升公民對人事檔案管理部門的認可度,以保證人事檔案信息公開能夠獲得廣大群眾的支持。
4 總結(jié)
總而言之,人事檔案信息公開是適應(yīng)時代發(fā)展需要的一種新型的檔案管理方式,在給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時也促進了人事檔案管理工作的發(fā)展。因此,檔案管理部門應(yīng)該積極的開展人事檔案信息公開工作,建立專業(yè)的人才隊伍,提高管理水平,充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能,為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),達到社會資源共享的效果。
參考文獻
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