孫亞鵬，李潤(rùn)求，龔日朝，楊 清，施式亮

(1．湖南科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程學(xué)院;2．湖南科技大學(xué)教務(wù)處;3．湖南科技大學(xué)能源與安全工程學(xué)院，湖南湘潭411201)

教務(wù)管理工作是高等學(xué)校管理工作的核心和基礎(chǔ)，教務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。近幾年來(lái)，湖南科技大學(xué)的辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大，師生人數(shù)迅速增加，大大增加了教務(wù)管理工作的工作量和難度，傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理和服務(wù)的要求。因此，在優(yōu)化教務(wù)管理模式的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)手段的信息化與自動(dòng)化，提高工作效率，建立一套科學(xué)、穩(wěn)定、高效的教務(wù)管理信息系統(tǒng)具有十分重大的戰(zhàn)略與現(xiàn)實(shí)意義。

湖南科技大學(xué)教務(wù)處自2003年進(jìn)行了一系列的教務(wù)信息化建設(shè)工作，由于信息化發(fā)展本身階段性的限制和經(jīng)驗(yàn)的不足，在前期的建設(shè)中，雖然取得了一定的成績(jī)，但還存在一些問(wèn)題，如業(yè)務(wù)流程不合我校管理、操作過(guò)于繁瑣、不夠人性化、信息管理制度和規(guī)范不夠完善等等。在學(xué)校精細(xì)化、信息化的大背景下，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和相關(guān)職能部門(mén)的大力支持下，教務(wù)處總結(jié)前期建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新版教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行管理進(jìn)行了頂層設(shè)計(jì)的嘗試和實(shí)踐，經(jīng)過(guò)4個(gè)教學(xué)周年運(yùn)行的檢驗(yàn)，取得了很好的效果。下面將對(duì)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)的研究和實(shí)踐進(jìn)行闡述。

1 頂層設(shè)計(jì)基本介紹

1．1 頂層設(shè)計(jì)的概念

頂層設(shè)計(jì)是運(yùn)用系統(tǒng)論的方法，從全局的角度，對(duì)某項(xiàng)任務(wù)或者某個(gè)項(xiàng)目的各方面、各層次、各要素統(tǒng)籌規(guī)劃，以集中有效資源，高效快捷地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)［1］。當(dāng)前，頂層設(shè)計(jì)的理念已逐步滲入我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的方方面面，成為各領(lǐng)域貫徹科學(xué)發(fā)展觀、追求可持續(xù)發(fā)展的重要指導(dǎo)思想。

1．2 國(guó)內(nèi)外頂層設(shè)計(jì)現(xiàn)狀

國(guó)外信息化頂層設(shè)計(jì)中，最有代表性的是美英德三國(guó)的電子政務(wù)頂層設(shè)計(jì)的體系［2］。在國(guó)內(nèi)，一方面，繼續(xù)對(duì)信息化頂層設(shè)計(jì)的理論、技術(shù)、方法等進(jìn)行探討和研究，另一方面，也在一些行業(yè)開(kāi)展了信息化頂層設(shè)計(jì)的實(shí)踐。國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究和實(shí)踐為教務(wù)管理信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)提供了重要的借鑒，但是，有關(guān)理論和實(shí)踐與國(guó)情緊密相關(guān)，行業(yè)特點(diǎn)和局限也很突出，有關(guān)做法很難簡(jiǎn)單挪用到我校的教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)和管理的頂層設(shè)計(jì)工作中來(lái)，還需針對(duì)教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)和管理進(jìn)行更多理論上的研究和探討，以及開(kāi)展更多的實(shí)踐。

2 教務(wù)管理信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)

教務(wù)管理信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)的基本目標(biāo)是通過(guò)規(guī)范數(shù)據(jù)和教務(wù)業(yè)務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享與教務(wù)業(yè)務(wù)信息化自動(dòng)化。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需要通過(guò)對(duì)教務(wù)業(yè)務(wù)綜合分析與抽象，建立教務(wù)信息資源共享與教務(wù)業(yè)務(wù)的規(guī)范框架，形成指導(dǎo)教務(wù)基本信息資源、管理系統(tǒng)、運(yùn)行支撐和安全保障為目標(biāo)的技術(shù)規(guī)范、行政規(guī)章和軟件產(chǎn)品系列［3］。

從頂層設(shè)計(jì)這一理念的內(nèi)涵來(lái)看，教育管理信息化的頂層設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)包括對(duì)核心理念、功能需求、管理制度、推進(jìn)實(shí)施、安全保障的全面規(guī)劃。這五個(gè)方面互為因果、絲絲入扣，任何一方面的脫節(jié)都有可能對(duì)教育管理信息化建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成產(chǎn)生全局性的影響，因此，對(duì)我校的教務(wù)管理信息化進(jìn)行“頂層設(shè)計(jì)”必須從這幾個(gè)方面全面入手、綜合解決［4］。

2．1 核心理念

在核心理念上，提出以培養(yǎng)方案為中心的科學(xué)規(guī)范的管理模式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校是以人才培養(yǎng)為中心目標(biāo)的，而在人才培養(yǎng)的過(guò)程中，又是以培養(yǎng)方案為指導(dǎo)，所以說(shuō)培養(yǎng)方案是學(xué)校教學(xué)組織日常運(yùn)行的根本大法。培養(yǎng)方案的制定、變更、執(zhí)行等等應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范，這種規(guī)范可以依靠教務(wù)管理信息系統(tǒng)來(lái)執(zhí)行。我們進(jìn)行教務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，基于這種理念，依據(jù)學(xué)校的相關(guān)管理規(guī)定，在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，對(duì)培養(yǎng)方案的制定、變更、執(zhí)行等等進(jìn)行了嚴(yán)格的權(quán)限分配管理和審核流程設(shè)計(jì)。后續(xù)的排課、選課、成績(jī)管理、重修管理、畢業(yè)審核、教材管理等等模塊都嚴(yán)格依照培養(yǎng)方案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)運(yùn)行，這樣整個(gè)教務(wù)管理信息系統(tǒng)就以培養(yǎng)方案為中心有序而又系統(tǒng)地組織起來(lái)了，而培養(yǎng)方案本身又依靠系統(tǒng)的數(shù)據(jù)規(guī)范和嚴(yán)格的管理流程設(shè)計(jì)進(jìn)行了規(guī)范，在運(yùn)行中確保了其權(quán)威性、科學(xué)性、可控性。圖1 是培養(yǎng)方案的制定審核流程，圖2 是培養(yǎng)方案中的審核課程。

圖1 培養(yǎng)方案的制定審核流程

圖2 培養(yǎng)方案中的審核課程

2．2 功能需求

在功能需求的制定和管理上，按照項(xiàng)目管理方式進(jìn)行，合作方的軟件開(kāi)發(fā)公司按照我校提交的功能需求文檔進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，滿足我校要求。功能需求是系統(tǒng)最基本組成，它的有與無(wú)、好與差直接影響到學(xué)校教務(wù)工作的正常運(yùn)行，所以功能需求上的管理工作非常重要。在學(xué)校內(nèi)部由系統(tǒng)員負(fù)責(zé)提出系統(tǒng)整體性的功能需求和配合學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的功能需求。具體的教務(wù)管理工作上的業(yè)務(wù)需求由教務(wù)處各職能科室負(fù)責(zé)在校內(nèi)進(jìn)行需求的收集和整理，提交業(yè)務(wù)主管副處長(zhǎng)審核通過(guò)后，交由系統(tǒng)員和系統(tǒng)主管副處長(zhǎng)審核，審核后的功能需求提交公司進(jìn)行開(kāi)發(fā)和測(cè)試，最后上線運(yùn)行。在這樣的模式下，開(kāi)發(fā)的需求能更好地切合用戶的要求，經(jīng)過(guò)1個(gè)教學(xué)周年的需求收集和開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)形成了按照教務(wù)流程和業(yè)務(wù)科室分工的16個(gè)二級(jí)功能模塊，基本覆蓋了學(xué)校教務(wù)的工作內(nèi)容，完成了教務(wù)業(yè)務(wù)的信息化自動(dòng)化規(guī)范化。系統(tǒng)二級(jí)功能模塊如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)二級(jí)功能模塊圖

2．3 管理制度

在管理制度上，由學(xué)校教務(wù)處和合作公司組成聯(lián)席會(huì)議，在簽訂的正式法律合同框架下共同商議和決策涉及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和管理運(yùn)行的重大事件。組織人事上，由教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)直接主管系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行工作，設(shè)立專人轉(zhuǎn)崗專編來(lái)負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的日常管理和維護(hù)工作。規(guī)章制度上，信息化和學(xué)校精細(xì)化管理互相切合，進(jìn)行研究和探索，根據(jù)學(xué)校基本情況制定了相關(guān)的規(guī)定，如《湖南科技大學(xué)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《湖南科技大學(xué)教育信息化建設(shè)項(xiàng)目暫行管理辦法》《電子數(shù)據(jù)管理辦法》《教務(wù)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定》等等，信息化的手段和管理上的配合互相依托，互相促進(jìn)，能達(dá)到更好的效果。

2．4 推進(jìn)實(shí)施

教務(wù)管理信息系統(tǒng)是一個(gè)大工程，涉及的用戶有三萬(wàn)多學(xué)生，一千多教職工，關(guān)系到學(xué)校教學(xué)工作的正常運(yùn)行，在推進(jìn)實(shí)施的過(guò)程中必須小心謹(jǐn)慎，合理科學(xué)規(guī)劃。我校根據(jù)實(shí)際情況，采取了數(shù)據(jù)整理規(guī)范先行、流程上游和核心模塊優(yōu)先的實(shí)施策略，滿足了教學(xué)管理工作的需要，也保障了系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運(yùn)行。

2．5 安全保障

教務(wù)管理信息系統(tǒng)涉及到學(xué)校教務(wù)管理工作的核心數(shù)據(jù)，其安全問(wèn)題不能有絲毫懈怠，在現(xiàn)有條件下從管理和技術(shù)兩個(gè)方面入手，盡最大努力采取安全措施保障系統(tǒng)安全。在管理上通過(guò)上述的相關(guān)管理規(guī)定將責(zé)任落實(shí)到人。在培訓(xùn)上加強(qiáng)使用人員的安全教育，比如要求定期更換密碼、加強(qiáng)密碼強(qiáng)度等等。在技術(shù)上和學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心合作，進(jìn)行了數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程定時(shí)自動(dòng)備份，對(duì)合作公司也提出了一些加強(qiáng)安全方面的功能需求，比如數(shù)據(jù)防篡改檢測(cè)等等。

3 結(jié)語(yǔ)

教務(wù)管理信息系統(tǒng)發(fā)展至今，在取得巨大成績(jī)的同時(shí)，也還存在一些問(wèn)題，比如受制于學(xué)校數(shù)字化校園的基礎(chǔ)建設(shè)工作，學(xué)校的其他單位系統(tǒng)的信息共享和交互還有可提升之處;信息化隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)，現(xiàn)行的學(xué)校人事政策還可加大對(duì)該系列崗位的政策鼓勵(lì);近年來(lái)，教務(wù)信息化發(fā)展所依賴的業(yè)務(wù)背景要求和技術(shù)條件都發(fā)生了一定的變化，如何適應(yīng)新要求、利用新技術(shù)，也是必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)已成為教務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)階段亟需開(kāi)展、不可或缺的工作。本文基于頂層設(shè)計(jì)的理念，站在全局的視角高度總結(jié)了教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的核心內(nèi)容，給出了其頂層設(shè)計(jì)的框架和體系，對(duì)于今后進(jìn)行教務(wù)管理信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)具有一定的理論啟發(fā)及實(shí)踐指導(dǎo)意義。

［1］紀(jì)大海．頂層設(shè)計(jì)與教育科學(xué)發(fā)展［J］．教育政策研究，2009(9):28－29．

［2］任友群．教育治理視角下的教育管理信息化頂層設(shè)計(jì)［J］．中國(guó)教育信息化，2014(18):24－25．

［3］田曉慶．頂層設(shè)計(jì)內(nèi)涵及其對(duì)高校發(fā)展戰(zhàn)略的引領(lǐng)［J］．吉林省教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014(11):82－83．

［4］謝萬(wàn)杰．高校教務(wù)管理信息化的探索與實(shí)踐［J］．中國(guó)教育信息化，2009(3):13－15．