胡菊芳?。ㄖ袊?guó)人民大學(xué)圖書館 北京 100872)
基于知識(shí)管理的圖書館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)創(chuàng)新研究*
胡菊芳(中國(guó)人民大學(xué)圖書館 北京 100872)
中國(guó)人民大學(xué)圖書館在文獻(xiàn)傳遞工作中,以知識(shí)管理理論為指導(dǎo),進(jìn)行了一系列文獻(xiàn)傳遞服務(wù)創(chuàng)新的嘗試:不斷優(yōu)化工作流程,提高文獻(xiàn)傳遞服務(wù)績(jī)效;拓展多個(gè)聯(lián)盟間的合作服務(wù),方便讀者利用;整合文獻(xiàn)傳遞中產(chǎn)生的信息資源,優(yōu)化館藏建設(shè);進(jìn)行多種形式的讀者培訓(xùn),促進(jìn)知識(shí)傳播;樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念,推動(dòng)知識(shí)服務(wù)。
知識(shí)管理圖書館服務(wù)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)創(chuàng)新
文獻(xiàn)傳遞是文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)本著優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共享的原則,遵照一定的協(xié)議,在不違背知識(shí)產(chǎn)權(quán)的情況下,通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)的復(fù)印、掃描、電子版文獻(xiàn)下載,利用網(wǎng)絡(luò)傳輸給讀者,或郵寄給讀者的非返還式服務(wù)[1]。我國(guó)的文獻(xiàn)傳遞服務(wù)主要出現(xiàn)在圖書館界,為了彌補(bǔ)本館資源不足,更好地服務(wù)讀者,是一種為本館讀者獲取外館文獻(xiàn)和為外館讀者傳遞本館文獻(xiàn)的資源共享方式[2]。
1.1現(xiàn)狀
近年來(lái),隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用,國(guó)內(nèi)圖書館界及一些文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)紛紛通過(guò)建立聯(lián)盟合作進(jìn)行文獻(xiàn)傳遞服務(wù),如CALIS (China Academic Library & Information System,中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng))、CASHL(China Academic Humanities and Social Sciences Library,中國(guó)高校人文社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)中心)、NSTL(National Science and Technology Library,國(guó)家科技圖書文獻(xiàn)中心)、BALIS(Beijing Academic Library & Information System,北京地區(qū)高校圖書館文獻(xiàn)資源保障體系)、TALIS(Tianjin Academic Library & Information System,天津高等教育文獻(xiàn)信息中心)、ZADAL(Zhejiang Academic Digital Library,浙江省高校數(shù)字圖書館)、FULinK(Information-Sharing Platform of the University Union in Fuzhou,福州大學(xué)城文獻(xiàn)信息資源共享服務(wù)平臺(tái))等,這些聯(lián)盟各有特色,各具優(yōu)勢(shì),越來(lái)越多的圖書館同時(shí)參加了多個(gè)聯(lián)盟。
1.2問(wèn) 題
盡管文獻(xiàn)傳遞服務(wù)為本館讀者的文獻(xiàn)保障提供了很大便利,但是在文獻(xiàn)傳遞的服務(wù)過(guò)程中,也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。例如,讀者等待文獻(xiàn)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng),讀者承擔(dān)的費(fèi)用過(guò)高[3];文獻(xiàn)傳遞的滿足率不高,甚至傳遞的文獻(xiàn)不是讀者想要的文獻(xiàn),或者文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)中顯示已滿足讀者需要等信息,實(shí)際上讀者并沒(méi)有收到文獻(xiàn)[4];一個(gè)圖書館有多個(gè)文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)并行,給讀者提交申請(qǐng)帶來(lái)不便,等等。這些問(wèn)題影響了文獻(xiàn)傳遞的績(jī)效,也讓讀者對(duì)該項(xiàng)服務(wù)產(chǎn)生負(fù)面情緒,不利于其進(jìn)一步發(fā)展[5]。
1.3現(xiàn)有解決方案的不足之處
對(duì)于以上問(wèn)題,業(yè)界紛紛提出了一些解決方案。例如,改進(jìn)文獻(xiàn)傳遞流程[6]、加大讀者宣傳力度、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、堅(jiān)持讀者費(fèi)用補(bǔ)貼政策[7]、提高書目數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)質(zhì)量[8],從外館獲取的文獻(xiàn)在圖書館進(jìn)行備份,以便以后的讀者使用[9],等等。通過(guò)這些措施,圖書館在一定程度上提高了文獻(xiàn)傳遞的績(jī)效,但筆者認(rèn)為,這些措施仍然存在著一些不足。例如,如何擴(kuò)大聯(lián)盟間的合作,如何獲取補(bǔ)貼的經(jīng)費(fèi)來(lái)源,如何調(diào)動(dòng)讀者利用文獻(xiàn)傳遞的積極性;在多個(gè)聯(lián)盟并行的情況下,如何減少文獻(xiàn)傳遞入口,為讀者提供方便;對(duì)于多人從事文獻(xiàn)傳遞的圖書館,如何解決一個(gè)文獻(xiàn)傳遞員完成的申請(qǐng)其他館員也能隨時(shí)查看原文的問(wèn)題;本館在文獻(xiàn)傳遞過(guò)程中產(chǎn)生的信息資源應(yīng)如何管理從而更有效地促進(jìn)與優(yōu)化本館的館藏建設(shè)。這些問(wèn)題亟待深入研究。
2.1知識(shí)管理理論應(yīng)用的可行性
“知識(shí)管理是確定、收集和傳播共享組織中的知識(shí),包括知識(shí)的管理和運(yùn)用知識(shí)的管理,來(lái)創(chuàng)造、獲取和使用知識(shí)以增強(qiáng)組織的應(yīng)變與創(chuàng)新能力的活動(dòng) ”[10]。知識(shí)管理的特點(diǎn),一方面表現(xiàn)為將員工的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作中的顯性知識(shí),方便大家利用;另一方面,通過(guò)顯性知識(shí)的有效管理,將其轉(zhuǎn)化為員工的工作技能與創(chuàng)新能力,提高工作績(jī)效[11]。知識(shí)管理的目標(biāo)是推進(jìn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)的創(chuàng)新、挖掘、整合與共享,將信息和智力資本轉(zhuǎn)化為持久的價(jià)值,將組織成員與他們所需要的知識(shí)結(jié)合起來(lái),最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)傳播與共享[12]。
圖書館文獻(xiàn)傳遞的知識(shí)管理表現(xiàn)為對(duì)文獻(xiàn)傳遞員隱性知識(shí)的管理,幫助館員捕獲、整理、利用、傳播文獻(xiàn)傳遞過(guò)程中所積累的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí),充分挖掘文獻(xiàn)傳遞員頭腦中的隱性知識(shí),并對(duì)文獻(xiàn)傳遞工作中的顯性信息資源進(jìn)行更加有效的管理,優(yōu)化本館館藏,為本??蒲信c教學(xué)更好地提供文獻(xiàn)保障。
2.2基于知識(shí)管理的文獻(xiàn)傳遞優(yōu)勢(shì)
知識(shí)管理的利用更利于挖掘文獻(xiàn)傳遞員的隱性知識(shí),文獻(xiàn)傳遞員在處理每一條讀者申請(qǐng)時(shí),都需要判斷、識(shí)別文獻(xiàn)信息的完整性和準(zhǔn)確性;對(duì)于不同文獻(xiàn)如何進(jìn)行館藏定位,都需要文獻(xiàn)傳遞員的知識(shí)積累。圖書館利用知識(shí)管理能將文獻(xiàn)傳遞員積累的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)分享給大家,便于其他文獻(xiàn)傳遞員少走彎路,同時(shí)可以在全校師生間廣泛傳播。
圖書館利用知識(shí)管理有利于文獻(xiàn)傳遞工作中顯性知識(shí)即信息資源的有效管理。圖書館文獻(xiàn)傳遞的信息資源是雜亂無(wú)序的,利用知識(shí)管理對(duì)這些信息資源進(jìn)行整序、分類、標(biāo)引等一系列加工,并對(duì)其進(jìn)行深度分析,不僅使其成為圖書館館藏資源的一部分,還能促進(jìn)館藏的優(yōu)化,使本館館藏順應(yīng)學(xué)校的學(xué)科建設(shè),進(jìn)一步為本校的教學(xué)與科研服務(wù)。
中國(guó)人民大學(xué)圖書館(以下簡(jiǎn)稱我館)在文獻(xiàn)傳遞工作中,以知識(shí)管理理論為指導(dǎo),進(jìn)行了一系列服務(wù)創(chuàng)新的嘗試,使我館文獻(xiàn)傳遞的服務(wù)范圍、服務(wù)速度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)管理方面都有顯著提高,同時(shí)為豐富和優(yōu)化我館館藏提供了決策依據(jù)。
3.1不斷優(yōu)化工作流程,提高文獻(xiàn)傳遞服務(wù)績(jī)效。
我館不僅參加了CASHL、CALIS、BALIS三個(gè)系統(tǒng)的文獻(xiàn)傳遞服務(wù),而且還是CASHL的學(xué)科服務(wù)館[13],并于2007年12月成為BALIS文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)中心[14],接收了該系統(tǒng)的大部分“委托申請(qǐng)”;2011年作為CALIS系統(tǒng)的北京區(qū)域中心[15],接收該系統(tǒng)的“待查待檢”申請(qǐng),文獻(xiàn)傳遞的工作量大。為此,我館安排4名館員專職從事該項(xiàng)工作。
2011年,由于我館BALIS系統(tǒng)的“委托申請(qǐng)”多,而“委托申請(qǐng)”與 “普通申請(qǐng)” 相比,其文獻(xiàn)信息通常不完善,多為外語(yǔ)文獻(xiàn),需要我館通過(guò)其他機(jī)構(gòu)獲取原文,檢索難度大。因此,我館由兩名外語(yǔ)水平相對(duì)較高的文獻(xiàn)傳遞員負(fù)責(zé)BALIS系統(tǒng)的文獻(xiàn)傳遞,另兩名文獻(xiàn)傳遞員負(fù)責(zé)CASHL、CALIS的文獻(xiàn)傳遞。
2012年,由于我館CALIS“待查待檢”(檢索難度類似BALIS“委托申請(qǐng)”)申請(qǐng)大量增加,文獻(xiàn)傳遞小組對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了調(diào)整,將有關(guān)申請(qǐng)根據(jù)緊急程度和難易程度分3輪進(jìn)行處理,具體措施為:文獻(xiàn)傳遞小組在各個(gè)系統(tǒng)建立個(gè)人文件夾,并建“疑難申請(qǐng)”文件夾。由業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的文獻(xiàn)傳遞員負(fù)責(zé)各系統(tǒng)內(nèi)的“加急”申請(qǐng),進(jìn)行第一輪突擊,其他文獻(xiàn)傳遞員按事務(wù)號(hào)的先后順序?qū)⑸暾?qǐng)劃撥到自己的文件夾進(jìn)行處理,并將處理不了的申請(qǐng)移入“疑難申請(qǐng)”文件夾,由從事文獻(xiàn)傳遞年限長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的文獻(xiàn)傳遞員負(fù)責(zé)“疑難申請(qǐng)”的最后處理,保證文獻(xiàn)傳遞的“滿足率”。此外,每周五下午,由我館長(zhǎng)期從事文獻(xiàn)傳遞工作的資深館員介紹檢索經(jīng)驗(yàn),帶動(dòng)其他文獻(xiàn)傳遞員提高檢索技能。
2013年,由于實(shí)行了BALIS文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)和CALIS系統(tǒng)的融合服務(wù),BALIS的54家高校成員館(BALIS文獻(xiàn)傳遞成員館目前有91家)加入了CALIS文獻(xiàn)傳遞服務(wù),這些高校讀者可以直接向CALIS系統(tǒng)發(fā)送申請(qǐng)。我館作為BALIS文獻(xiàn)傳遞中心,其“委托申請(qǐng)”量相對(duì)減少,因此再次調(diào)整工作流程,由每個(gè)文獻(xiàn)傳遞員每天按順序?qū)⑸暾?qǐng)劃撥到自己的文件夾進(jìn)行處理,處理不了的申請(qǐng)?jiān)僖迫搿耙呻y申請(qǐng)”文件夾,每天下班前一小時(shí),全體文獻(xiàn)傳遞員針對(duì)“疑難申請(qǐng)”進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”,利用集體智慧處理“疑難申請(qǐng)”。這樣,既提高了文獻(xiàn)傳遞的時(shí)效性和滿足率,又能讓文獻(xiàn)傳遞員及時(shí)交流工作經(jīng)驗(yàn),充分挖掘每一位文獻(xiàn)傳遞員頭腦中的隱性知識(shí),進(jìn)一步提升文獻(xiàn)傳遞隊(duì)伍整體的服務(wù)能力,以提高文獻(xiàn)傳遞的服務(wù)績(jī)效。
3.2拓展多個(gè)聯(lián)盟間的合作服務(wù),方便讀者利用。
2013年,由于進(jìn)行了BALIS文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)與CALIS系統(tǒng)的融合服務(wù),我館讀者的申請(qǐng)費(fèi)用除了享受CALIS中心的50%補(bǔ)貼之外,另一半由BALIS中心補(bǔ)貼,讀者通過(guò)這兩個(gè)系統(tǒng)的文獻(xiàn)傳遞享受了全免費(fèi)[16]。2014年,我館實(shí)現(xiàn)了BALIS與CASHL的協(xié)同服務(wù),讀者在CASHL系統(tǒng)的申請(qǐng)享受CASHL的部分補(bǔ)貼,剩下的部分由BALIS中心進(jìn)行補(bǔ)貼。因此,目前我校讀者所有的文獻(xiàn)傳遞申請(qǐng),都享受全免費(fèi)。不僅如此,通過(guò)系統(tǒng)融合,我館還為讀者解決了多個(gè)系統(tǒng)檢索、傳遞文獻(xiàn)的麻煩,實(shí)現(xiàn)了一個(gè)入口(BALIS/ CALIS原文傳遞融合系統(tǒng))提交讀者申請(qǐng),方便使用,大大提高了讀者利用文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的積極性和滿意度。
3.3整合文獻(xiàn)傳遞中產(chǎn)生的信息資源,優(yōu)化館藏建設(shè)。
首先,建立文獻(xiàn)傳遞網(wǎng)絡(luò)共享空間。我館有多個(gè)文獻(xiàn)傳遞員處理申請(qǐng),當(dāng)遇到讀者問(wèn)詢“系統(tǒng)申明申請(qǐng)已完成,可是讀者沒(méi)收到文獻(xiàn)”的問(wèn)題時(shí),每個(gè)文獻(xiàn)傳遞員都會(huì)核查自己的文件夾,十分影響查找速度。為了解決這一問(wèn)題,我館將傳遞的文獻(xiàn)按事務(wù)號(hào)集中存儲(chǔ)在共享空間,以方便文獻(xiàn)傳遞員查找。
其次,制作文獻(xiàn)傳遞檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。文獻(xiàn)傳遞員對(duì)本館讀者申請(qǐng)的外館文獻(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)引,并上傳原文。一方面,文獻(xiàn)傳遞員對(duì)本校讀者需要的文獻(xiàn)按刊名或書名進(jìn)行聚類、按同一種期刊傳遞文章的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)排序,分析哪些書刊是本校圖書館需要購(gòu)置的,并為采訪部門提出書刊采購(gòu)建議,從而優(yōu)化本館的館藏建設(shè)。另一方面,對(duì)于不同讀者對(duì)同一文獻(xiàn)的申請(qǐng),文獻(xiàn)傳遞員可以從該數(shù)據(jù)庫(kù)下載,從而提高文獻(xiàn)傳遞的效率。目前,我館文獻(xiàn)傳遞檔案數(shù)據(jù)庫(kù)已標(biāo)引了10 000余篇各類文獻(xiàn),并上傳了原文;整合了332篇文章,補(bǔ)全了我館缺藏的10種期刊的部分卷期。
3.4進(jìn)行多種形式的讀者培訓(xùn),促進(jìn)知識(shí)傳播。
“授之以魚”不如“授之以漁”。 每年開(kāi)學(xué)初,我館文獻(xiàn)傳遞小組利用“圖書館的資源與服務(wù)專題培訓(xùn)”,為全校新生進(jìn)行“教你如何獲取館外文獻(xiàn)資源”的講座,告知新生如何使用本館的文獻(xiàn)傳遞服務(wù),為自己的學(xué)習(xí)與科研提供文獻(xiàn)保障;同時(shí),文獻(xiàn)傳遞小組將在工作中積累的文獻(xiàn)檢索技能廣泛傳授給讀者。針對(duì)博士研究生的畢業(yè)論文寫作要求,文獻(xiàn)傳遞小組主動(dòng)聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo),請(qǐng)他們召集本院的博士生為其進(jìn)行專場(chǎng)培訓(xùn),教會(huì)他們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何對(duì)本研究領(lǐng)域的科研成果進(jìn)行全方位的文獻(xiàn)檢索,以及如何利用文獻(xiàn)傳遞服務(wù)快速獲取本館未收藏的文獻(xiàn),以便掌握科研現(xiàn)狀,為博士論文的寫作提供文獻(xiàn)保障。
3.5樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念,推動(dòng)知識(shí)服務(wù)。
文獻(xiàn)傳遞員應(yīng)樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念,強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)[17]。由于很多讀者不了解圖書館的文獻(xiàn)傳遞服務(wù),感覺(jué)圖書館文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)復(fù)雜,提交文獻(xiàn)申請(qǐng)麻煩,不愿意利用文獻(xiàn)傳遞服務(wù)等。這就需要文獻(xiàn)傳遞員強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),由被動(dòng)接收讀者申請(qǐng)轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)讀者的類型向其提供具有針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)。
首先,我館的文獻(xiàn)傳遞服務(wù)主動(dòng)嵌入“科學(xué)研究的方法”課堂,在任課教師講完如何進(jìn)行科學(xué)研究的文獻(xiàn)綜述后,由圖書館文獻(xiàn)傳遞員向?qū)W生講述“學(xué)術(shù)資源一站式檢索與獲取技巧”課程,廣受師生歡迎。
其次,針對(duì)教授科研任務(wù)重,沒(méi)有時(shí)間參加文獻(xiàn)傳遞服務(wù)培訓(xùn),文獻(xiàn)傳遞員利用E-mail主動(dòng)向他們宣傳,鼓勵(lì)他們申請(qǐng)文獻(xiàn),并接受他們通過(guò)E-mail 發(fā)送的文獻(xiàn)需求,由文獻(xiàn)傳遞員代為進(jìn)行系統(tǒng)申請(qǐng)。
再次,文獻(xiàn)傳遞小組對(duì)本校重點(diǎn)科研項(xiàng)目進(jìn)行定題跟蹤服務(wù),化文獻(xiàn)傳遞服務(wù)為知識(shí)服務(wù)。中國(guó)人民大學(xué)是以人文社科類為主要學(xué)科的學(xué)校,學(xué)校教授承擔(dān)的國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金重大項(xiàng)目代表了科研的前沿,承擔(dān)著為國(guó)家建設(shè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的任務(wù)。自2013年起,我館文獻(xiàn)傳遞小組已為本校兩個(gè)社會(huì)科學(xué)基金重大項(xiàng)目進(jìn)行了科研跟蹤,定期全面查詢項(xiàng)目的科研進(jìn)展、最新文獻(xiàn),一站式傳遞文獻(xiàn)300余篇,為課題負(fù)責(zé)人全面、及時(shí)地了解科研動(dòng)態(tài),提供了文獻(xiàn)支撐,并由文獻(xiàn)傳遞的知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)化為本校教授的知識(shí)創(chuàng)新。
文獻(xiàn)傳遞工作是一項(xiàng)基于信息內(nèi)容的知識(shí)型服務(wù)[18]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的日新月異,該項(xiàng)服務(wù)也會(huì)面臨新的挑戰(zhàn)。知識(shí)管理理論為改進(jìn)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)提供了實(shí)踐的指導(dǎo),既有利于對(duì)館員進(jìn)行科學(xué)的人本管理和人文管理,充分調(diào)動(dòng)文獻(xiàn)傳遞員的主觀能動(dòng)性,發(fā)揮其創(chuàng)造性,使其工作中積累的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為圖書館員團(tuán)隊(duì)的顯性文獻(xiàn)檢索技能,并將其技能廣泛傳播,為全校學(xué)生的科學(xué)研究打下基礎(chǔ);進(jìn)而將文獻(xiàn)傳遞服務(wù)轉(zhuǎn)化為知識(shí)服務(wù),促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新;也能科學(xué)地管理文獻(xiàn)傳遞信息資源,將無(wú)序的外部資源整合、融入到本館的館藏建設(shè)中,豐富了館藏?cái)?shù)量、優(yōu)化了館藏質(zhì)量;對(duì)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變,推動(dòng)知識(shí)創(chuàng)新產(chǎn)生了積極影響。
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Research on the Innovation of the Document Delivery Service in the Library Based on the Knowledge Management
Taking the knowledge management theory as the instruction, Renmin University of China Libraries have carried on the attempt of a series of the service innovation in the document delivery work: constantly optimizing the work flow and improving the performance of the document delivery service; expanding the cooperative service of a plurality of alliances in order to be convenient for readers to use; integrating information resources from the document delivery and optimizing the collection construction; carrying out various forms of the reader training and promoting the knowledge dissemination; setting up the active service concept to promote the knowledge service.
Knowledge management; Library service; Document delivery; Service innovation
G252
B
*本文系國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金重大項(xiàng)目“國(guó)家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機(jī)制研究”成果之一,項(xiàng)目編號(hào):13&ZD184。
胡菊芳 女,1970年生,現(xiàn)工作于中國(guó)人民大學(xué)圖書館,從事文獻(xiàn)傳遞工作,館員。
2014-12-08 ]